Cuprins
Exemplu pentru veniturile realizate în 2026, care se declară și se plătesc până la 25 mai 2027. Regulile și plafoanele sunt cele din Taxe PFA 2026. Declarația Unică pentru 2026 nu există încă — formularul completat pentru acest exemplu îl adăugăm după închiderea anului, împreună cu registrele.
Un an fiscal întreg la un PFA impozitat în sistem real, calculat de la prima încasare până la suma de plată. Nu formule în abstract: încasări reale, bonuri de combustibil, o mașină în comodat, un laptop care se amortizează și un abonament de sală care se deduce doar în parte.
Rezultatul, pe scurt: din 122.400 lei încasați și 38.871,17 lei cheltuieli deductibile rezultă un venit net de 83.528,83 lei, pentru care se datorează 12.150 lei CAS, 8.353 lei CASS și 6.303 lei impozit — în total 26.806 lei. Mai jos e drumul complet până la aceste cifre.
Dacă vrei întâi regulile, nu exemplul, sunt în Taxe PFA 2026 pentru plafoane și cote, în calculul impozitului în sistem real pentru mecanica formulei și în înregistrarea veniturilor și cheltuielilor pentru ce intră în registru și cu ce document.
Profilul activității din acest exemplu
Popescu V. Ioan Persoană Fizică Autorizată, cod CAEN 6210 — activități de realizare a software-ului la comandă.
- contabilitate în partidă simplă, impozitare în sistem real, neplătitor de TVA, fără salariați;
- sediul profesional se află în apartamentul titularului. Ca să nu crească impozitul pe clădire, nu s-a declarat activitate economică la acea adresă — și, în consecință, nu se deduc utilitățile și nici amenajările. Regulile complete sunt în cheltuielile cu sediul profesional;
- autoturismul este proprietatea personală a titularului și se folosește în activitate în baza unui contract de comodat;
- are clienți în Uniunea Europeană, deci este înregistrat pentru operațiuni intracomunitare, cu cod special de TVA;
- la 1 ianuarie 2026 a întocmit decizia internă de numerotare a facturilor, obligatorie conform OMFP 2634/2015.
Veniturile încasate în 2026
În sistem real venitul se înregistrează la încasare, nu la facturare. Ce ai facturat în decembrie și încasezi în ianuarie este venitul anului următor.
| Facturat în cursul anului 2026 | 133.200 |
| minus facturat în 2026, încasat în ianuarie 2027 | −16.800 |
| plus facturat în 2025, încasat în 2026 | +6.000 |
| Venit brut încasat în 2026 | 122.400 |
O parte din facturi au fost emise către un client din Irlanda, pe codul special de TVA, în limba engleză pentru beneficiar și în limba română pentru arhivă. Pentru fiecare lună în care s-au prestat servicii intracomunitare s-a depus declarația 390, cu valoarea facturii convertită la cursul din ziua facturii.
Ce apare în registru fără să fie venit
La începutul anului titularul a creditat activitatea cu un aport de 4.000 lei, restituit după primele încasări, și a mutat 2.500 lei între conturile proprii. Ambele trec prin bancă, deci ambele se înregistrează în Registrul-jurnal pe baza extrasului — altfel soldul nu se potrivește. Niciuna nu este venit: au categorii fiscale separate, 100% neimpozabile.
Totalul încasărilor din registru este așadar 128.900 lei, din care 122.400 lei venituri impozabile.
Cheltuielile integral deductibile
Sunt cheltuielile efectuate în cadrul activității, justificate prin documente și plătite în cursul anului. Se deduc integral, fără plafon.
| Cheltuiala | lei |
|---|---|
| Abonament la programul de contabilitate — Contabilitate Expert | 480 |
| Reînnoirea certificatului de semnătură digitală calificată | 210 |
| Comisioane și servicii bancare, 12 × 45 | 540 |
| Hosting, domeniu și licențe software | 3.480 |
| Pregătire profesională: o conferință și un curs online | 3.150 |
| Deplasare la conferință: transport și cazare | 3.950 |
| Telefon și internet, pe CUI-ul activității | 1.680 |
| Asigurare de risc profesional | 900 |
| Obiect de inventar: monitor | 2.950 |
| Obiect de inventar: scaun ergonomic | 1.780 |
| Obiect de inventar: telefon, achiziție intracomunitară (750 € × 5,20) | 3.900 |
| TVA 21% plătită la achiziția intracomunitară | 819 |
| Diferență de curs la plata cu cardul (3.942,50 − 3.900) | 42,50 |
| Total | 23.881,50 |
Deplasarea titularului: transport și cazare da, diurnă nu. Cheltuielile de transport și cazare pe perioada deplasării în interesul activității sunt deductibile, dar titularul unei activități independente nu își acordă diurnă. Indemnizația de delegare se poate deduce doar pentru salariați, iar în acest exemplu nu există salariați.
Telefonul a fost cumpărat de la un magazin din Germania, la prețul de 750 €, plătit cu un card în lei. Cursul BNR din ultima zi bancară anterioară plății a fost de 5,20 lei/euro, deci bunul se înregistrează în Registrul-jurnal la 3.900 lei — aceeași valoare care stă și la baza TVA-ului. Banca a reținut însă 3.942,50 lei de pe card, la cursul ei propriu, iar diferența de 42,50 lei este cheltuială deductibilă. O singură achiziție generează astfel trei înregistrări separate: prețul bunului, TVA-ul de plată la achiziția intracomunitară și diferența de curs. Fiind neplătitor de TVA cu cod special, contribuabilul a depus declarația 390 și decontul special 301 și a plătit TVA-ul de 819 lei — 21% din 3.900 lei — în contul de TVA, nu în contul unic. TVA-ul plătit astfel este cheltuială deductibilă.
Autoturismul în comodat: 50% la utilizare, zero la amortizare
Mașina a rămas în proprietatea titularului ca persoană fizică. Contractul de comodat transmite dreptul de folosință, nu pe cel de proprietate — și de aici decurge tot regimul fiscal.
| Cheltuiala | Plătit | Deductibil |
|---|---|---|
| Combustibil | 7.200 | 3.600 |
| Reparații, revizie, anvelope | 3.400 | 1.700 |
| ITP, rovinietă, spălătorie, parcare | 1.100 | 550 |
| Asigurare RCA | 1.480 | 0 |
| Total | 13.180 | 5.850 |
Două lucruri de reținut din tabelul de mai sus.
- Nu există amortizare. Un bun care nu a intrat în patrimoniul activității pe baza unui document emis pe numele ei nu se amortizează, oricât ar valora și oricât l-ai folosi în activitate.
- RCA-ul nu se deduce deloc. Asigurarea și impozitul pe mijlocul de transport sunt cheltuieli ale proprietarului, nu ale utilizatorului. La o mașină cumpărată de PFA, închiriată sau în leasing, RCA-ul s-ar fi dedus 50%.
Pentru deducerea de 50% nu este nevoie de foaie de parcurs: sunt suficiente factura sau bonul fiscal și documentul de plată. Foaia de parcurs devine obligatorie doar când ceri deducere integrală. Toate variantele — mașina activității, comodat, închiriere, leasing — sunt comparate în cheltuielile cu autoturismul la PFA.
Cheltuielile plafonate în euro
Patru categorii au plafoane exprimate în euro. Se plătesc integral, dar se deduc doar până la plafon.
| Cheltuiala | Plătit | Plafon | Deductibil | Nedeductibil |
|---|---|---|---|---|
| Pensie facultativă, pilon 3 | 3.000 | 400 € = 2.060 | 2.060 | 940 |
| Abonament medical privat | 1.860 | 400 € = 2.060 | 1.860 | 0 |
| Abonament la sală de sport | 1.740 | 100 € = 515 | 515 | 1.225 |
| Cotizație la asociație profesională | 600 | 4.000 € = 20.600 | 600 | 0 |
| Total | 7.200 | 5.035 | 2.165 |
Abonamentul medical și cotizația profesională sunt sub plafon, deci se deduc integral — o categorie plafonată nu înseamnă automat o deducere parțială. Abonamentul sportiv, în schimb, are un plafon de doar 100 de euro pe an pentru fiecare persoană, redus de la 400 de euro începând cu 2024, așa că din 1.740 de lei plătiți se deduc 515.
Partea deductibilă a tuturor cheltuielilor plafonate — mașina și cele patru categorii în euro — este 5.850 + 5.035 = 10.885 lei.
De ce plafoanele în euro se pot calcula abia la final de an
Limita exprimată în euro se transformă în lei la cursul de schimb mediu anual comunicat de Banca Națională a României pentru anul în care s-a efectuat plata. Nu la cursul zilei plății și nu la cursul de la 31 decembrie.
Cifrele din tabelul de mai sus sunt provizorii. Cursul mediu anual al anului 2026 se comunică de BNR abia în ianuarie 2027, deci nimeni nu poate calcula astăzi valoarea exactă a plafoanelor. Am folosit un curs estimat de 5,15 lei/euro și actualizăm exemplul după închiderea anului. Deducerea corectă se stabilește oricum la completarea Registrului de evidență fiscală, adică după 31 decembrie.
Atenție să nu confunzi cele două cursuri: operațiunile în valută se înregistrează la cursul BNR din ultima zi bancară anterioară operațiunii, iar plafoanele în euro se convertesc la cursul mediu anual. Aceste cursuri sunt aplicate automat de aplicația ContApp.
Obiect de inventar sau mijloc fix: pragul de 5.000 de lei
Din 2026, un bun cu durată de utilizare mai mare de un an este mijloc fix dacă valoarea de intrare este de cel puțin 5.000 de lei — prag ridicat de la 2.500 de lei prin OUG nr. 8/2026. Sub prag rămâne obiect de inventar.
| Bun | Valoare | Încadrare | Cum se deduce |
|---|---|---|---|
| Monitor | 2.950 | obiect de inventar | integral, în anul plății |
| Scaun ergonomic | 1.780 | obiect de inventar | integral, în anul plății |
| Telefon | 3.900 | obiect de inventar | integral, în anul plății |
| Laptop | 9.600 | mijloc fix | prin amortizare |
Laptopul a fost cumpărat pe CUI-ul activității în martie 2026 și pus în funcțiune în aceeași lună. Durata aleasă este de 3 ani, din intervalul de 2–4 ani prevăzut de Catalogul aprobat prin HG nr. 2139/2004 pentru echipamente de calcul. Amortizarea începe cu luna următoare punerii în funcțiune, dovedită prin procesul-verbal de dare în folosință.
Amortizarea laptopului în 2026:
9.600 lei ÷ 36 de luni = 266,67 lei pe lună
266,67 × 9 luni, aprilie–decembrie = 2.400 lei
Plata celor 9.600 de lei apare în Registrul-jurnal, dar cu deductibilitate zero: se deduce amortizarea, nu plata. Dacă ai trece și plata pe cheltuieli deductibile, ai deduce același bun de două ori. Calculul complet, cu metodele de amortizare comparate, este în amortizarea mijloacelor fixe la PFA, iar un exemplu pe echipamente IT în amortizarea unui laptop, telefon și tabletă.
Cheltuielile de protocol și baza lor de calcul
Protocolul se deduce în limita a 2% dintr-o bază de calcul care se determină ca diferență între venitul brut și cheltuielile deductibile, altele decât cheltuielile de protocol și cele pentru burse private. Cu alte cuvinte, se calculează ultimul, după ce toate celelalte cheltuieli sunt stabilite.
| Baza de calcul pentru cheltuielile de protocol | |
| Venit brut încasat | 122.400,00 |
| Se scad cheltuielile integral deductibile | −23.881,50 |
| Se scade partea deductibilă a cheltuielilor plafonate | −10.885,00 |
| Se scade amortizarea | −2.400,00 |
| Baza de calcul | 85.233,50 |
| Cheltuieli de protocol deductibile, 2% × 85.233,50 | 1.704,67 |
Din cei 2.400 de lei plătiți pentru protocol se deduc 1.704,67, iar 695,33 rămân nedeductibili.
Venitul net: tabelul complet
| 1 | Venit brut încasat în 2026 | 122.400,00 |
| 2 | Cheltuieli integral deductibile | 23.881,50 |
| 3 | Cheltuieli deductibile parțial — partea deductibilă | 10.885,00 |
| 4 | Amortizare | 2.400,00 |
| 5 | Cheltuieli de protocol deductibile | 1.704,67 |
| 6 | Total cheltuieli deductibile (rd. 2+3+4+5) | 38.871,17 |
| 7 | Venit net anual (rd. 1 − rd. 6) | 83.528,83 |
Pentru comparație, cheltuielile plătite în cursul anului care nu au scăzut venitul net: partea de 50% din cheltuielile auto (5.850 lei), RCA-ul (1.480), pensia facultativă peste plafon (940), abonamentul sportiv peste plafon (1.225) și protocolul peste plafon (695,33). La acestea se adaugă achiziția laptopului, care se deduce prin amortizare, și contribuțiile plătite în cursul anului, despre care mai jos.
CAS, CASS și impozitul pentru 2026
Salariul minim de referință pentru 2026 este 4.050 lei, cel în vigoare la 1 ianuarie. Din el rezultă plafoanele: 24.300 lei (6 salarii), 48.600 lei (12 salarii), 97.200 lei (24 de salarii) și 291.600 lei (72 de salarii).
Venitul net de 83.528,83 lei se află între 12 și 24 de salarii minime.
| Calcul | lei | |
|---|---|---|
| CAS | baza aleasă = 12 salarii = 48.600 × 25% | 12.150 |
| CASS | 10% × 83.529 | 8.353 |
| CASS deductibilă | integral — venitul net depășește 6 salarii minime | 8.353 |
| Venit net impozabil | 83.529 − 12.150 − 8.353 | 63.026 |
| Impozit pe venit | 63.026 × 10% | 6.303 |
| Total de plată | 12.150 + 8.353 + 6.303 | 26.806 |
Citești despre taxe? ContApp le calculează automat pentru tine.
Facturare, e-Factura, registre, Declarația Unică și declarații TVA — de la 49 lei/lună.
CAS nu este 25% din venitul net
Este cea mai frecventă eroare de calcul. 25% din 83.529 ar însemna 20.882 lei. CAS datorată este însă 12.150 lei, pentru că cota se aplică pe baza de calcul aleasă, iar aceasta nu poate fi mai mică decât plafonul atins. Rezultă doar două valori posibile într-un an: 12.150 lei peste plafonul de 12 salarii și 24.300 lei peste plafonul de 24 de salarii.
Dacă în declarația precompletată apare altă sumă, verifică baza de calcul declarată la capitolul I înainte de depunere.
Când CASS nu se deduce integral
În exemplul de față CASS se deduce integral, pentru că venitul net depășește plafonul de 6 salarii. Regula are însă o limită care se vede doar la venituri mici: CASS este deductibilă în limita venitului net realizat, iar diferența datorată până la plafonul de 6 salarii nu este cheltuială deductibilă.
Dacă venitul net ar fi fost 18.000 de lei, sub plafonul de 6 salarii: CASS datorată ar fi fost 2.430 de lei, la plafonul minim, dar deductibilă doar 1.800 de lei, adică 10% din venitul net. Diferența de 630 de lei nu s-ar fi dedus. Ambele cazuri sunt calculate în exemplul de CASS deductibilă din Taxe PFA 2026.
Contribuțiile plătite în cursul anului nu sunt cheltuieli deductibile. CAS și CASS aferente anului 2025, plătite în mai 2026, se înregistrează în Registrul-jurnal — banii au ieșit din cont — dar nu intră în Registrul de evidență fiscală. Nu influențează venitul net și nici încadrarea în plafoane. Se deduce contribuția datorată pentru anul respectiv, la stabilirea venitului impozabil, prin secțiunea 1.4 din Declarația Unică. Același regim îl are și impozitul pe venit plătit pentru anul anterior.
Recomandarea este să achitați CAS și CASS din contul personal, pentru ca sunt plăți aferente CNP-ului nu activității desfășurate.
Registrul de evidență fiscală
Toate cifrele de mai sus se adună în Registrul de evidență fiscală, documentul din care rezultă venitul net anual. Distincția pe care se sprijină tot calculul: în Registrul-jurnal înregistrezi ce s-a întâmplat, în Registrul de evidență fiscală stabilești ce se impozitează.
Concret: bonul de combustibil de 600 de lei intră în Registrul-jurnal cu 600 de lei, la data de pe bon, și ajunge în Registrul de evidență fiscală cu 300. RCA-ul de 1.480 de lei intră în registru cu 1.480 și ajunge în REF cu zero. Registrul de evidență fiscală se întocmește înainte de depunerea Declarației Unice și se arhivează împreună cu documentele care au stat la baza lui.
Cum se completează, rând cu rând, este explicat în Registrul de evidență fiscală pentru PFA. Ce se scrie în Registrul-jurnal, cu ce document și în ce zi, este în înregistrarea veniturilor și cheltuielilor în sistem real, iar lista completă a registrelor obligatorii în registrele obligatorii în contabilitatea PFA.
Lista completă a cheltuielilor deductibile, cu toate plafoanele, este în cheltuieli deductibile și nedeductibile la PFA.
În programul de contabilitate ContApp nu calculezi manual niciunul dintre procentele de mai sus. Înregistrezi plata la valoarea de pe document, alegi categoria fiscală o singură dată, iar aplicația aplică procentul, gestionează plafoanele în euro la cursul corect, calculează amortizarea și duce totul în Registrul de evidență fiscală.
Inventarierea patrimoniului
Contribuabilii care desfășoară activități economice au obligația să inventarieze patrimoniul cel puțin o dată pe an, conform Legii contabilității nr. 82/1991 și OMFP nr. 170/2015 privind contabilitatea în partidă simplă. Se inventariază toate elementele patrimoniale — active și datorii — iar rezultatul se consemnează în documentele prevăzute de lege.
Pentru exemplul de față se întocmesc decizia de inventariere, lista de inventariere, procesul-verbal privind rezultatul inventarierii și Registrul-inventar. Toate bunurile, drepturile și obligațiile aferente activității se înscriu în Registrul-inventar și constituie patrimoniul afacerii. Autoturismul nu apare acolo: este în comodat, deci rămâne în patrimoniul personal al titularului.
Cum se face inventarierea, pas cu pas, este în inventarul patrimoniului la PFA și profesiile liberale.
Ce depui și până când
| Obligația | Termen |
|---|---|
| Declarația 390, pentru prestările și achizițiile intracomunitare | 25 ale lunii următoare celei în care au avut loc operațiunile |
| Decontul special de TVA 301 și plata TVA la achiziția intracomunitară | 25 ale lunii următoare achiziției |
| Registrul de evidență fiscală, completat pentru 2026 | înainte de depunerea Declarației Unice |
| Inventarierea patrimoniului | cel puțin o dată pe an |
| Declarația Unică cu venitul realizat în 2026 | 25 mai 2027 |
| Plata impozitului, CAS și CASS | 25 mai 2027, în contul unic |
Pentru anul 2026 nu se estimează venitul și nu se depune nicio declarație în cursul anului: estimarea a fost eliminată. Se declară doar ce s-a realizat, după încheierea anului fiscal. Plata se poate face oricând până la termen, în contul unic, iar ANAF nu mai emite decizii de impunere — contribuțiile se calculează prin autoimpunere.
Termenele și secțiunile de completat sunt în ghidul Declarației Unice.
Documentele acestui studiu de caz
Documentele completate pentru anul 2026 se adaugă aici după închiderea anului fiscal. Un registru se completează pe măsură ce anul se desfășoară și se închide la 31 decembrie, iar Declarația Unică pentru 2026 se depune abia până la 25 mai 2027. Setul va cuprinde:
- Registrul-jurnal de încasări și plăți;
- Registrul de evidență fiscală;
- Registrul imobilizărilor și fișa mijlocului fix pentru laptop;
- lista obiectelor de inventar în folosință;
- decizia de inventariere, lista de inventariere, procesul-verbal și Registrul-inventar;
- Declarația Unică pentru veniturile realizate în 2026, completată.
Întrebări frecvente
Pot deduce amortizarea mașinii dacă am contract de comodat?
Nu. Comodatul transmite dreptul de folosință, nu pe cel de proprietate, iar mașina rămâne în patrimoniul personal al titularului. Se deduc 50% din cheltuielile de utilizare — combustibil, reparații, întreținere, ITP, rovinietă — dar nu amortizarea și, în interpretarea noastră, nici RCA-ul sau impozitul pe mijlocul de transport.
CAS este 25% din venitul net realizat?
Nu. Cota de 25% se aplică pe baza de calcul aleasă, care nu poate fi mai mică decât plafonul de 12 sau 24 de salarii minime. În 2026 rezultă doar două valori: 12.150 lei dacă venitul net depășește 48.600 lei și 24.300 lei dacă depășește 97.200 lei. La un venit net de 83.529 lei, CAS datorată este 12.150 lei, nu 20.882.
De la ce valoare un bun devine mijloc fix în 2026?
De la 5.000 de lei valoare de intrare, dacă durata de utilizare depășește un an. Pragul a crescut de la 2.500 de lei prin OUG nr. 8/2026. Sub prag bunul este obiect de inventar și se deduce integral în anul plății; peste prag se deduce amortizarea, eșalonat, iar plata rămâne în registru ca operațiune nedeductibilă.
La ce curs se calculează plafoanele exprimate în euro?
La cursul de schimb mediu anual comunicat de BNR pentru anul în care s-a efectuat plata, nu la cursul zilei. Pentru anul 2026 acest curs se comunică în ianuarie 2027, deci deducerea exactă se stabilește la completarea Registrului de evidență fiscală, după încheierea anului.
Contribuțiile plătite în cursul anului sunt cheltuială deductibilă?
Nu la calculul venitului net. CAS și CASS plătite în 2026 pentru obligațiile anului 2025 se înregistrează în Registrul-jurnal, dar nu intră în Registrul de evidență fiscală și nu influențează venitul net. Contribuțiile se deduc separat, la stabilirea venitului impozabil, prin secțiunea 1.4 din Declarația Unică, și se ia în calcul contribuția datorată pentru anul respectiv, nu cea plătită.
Când depun Declarația Unică pentru veniturile din 2026?
Până la 25 mai 2027, cu același termen și pentru plată. În cursul anului 2026 nu se depune nimic și nu se estimează venitul — estimarea a fost eliminată. Registrul de evidență fiscală trebuie completat înainte de depunerea declarației.
