Cheltuieli cu sediul profesional la PFA și Profesiile liberale

Dacă îți desfășori activitatea de la sediul profesional — fie că e un apartament, o cameră din casă sau un spațiu închiriat — o parte din chirie și din utilități intră pe cheltuieli deductibile. Cât anume depinde de două lucruri: dacă ai declarat activitate la acea adresă și pe numele cui vin facturile.

Mai jos ai ce poți deduce, cum se împarte pe suprafață, ce se schimbă la impozitul pe clădire dacă declari activitate și cum înregistrezi totul în ContApp. Regulile generale sunt în articolul despre cheltuielile deductibile și nedeductibile.

Ce cheltuieli cu sediul poți deduce

La calculul venitului net sunt deductibile:

• chiria pentru spațiul în care se desfășoară activitatea, precum și cea pentru utilajele și instalațiile folosite în activitate, în baza unui contract de închiriere — integral deductibilă;
• utilitățile și cheltuielile de întreținere — energie, apă, gaz, salubritate. Aici deducerea depinde de cum e folosit spațiul: integral, dacă spațiul e folosit doar pentru activitate; la cota-parte, dacă în același imobil se și locuiește;
• cheltuielile de întreținere și funcționare a spațiului chiar dacă documentele sunt emise pe numele proprietarului, și nu pe numele activității. Normele Codului fiscal prevăd expres acest caz.

Cota-parte se stabilește pe suprafață: suprafața folosită pentru activitate, împărțită la suprafața totală a imobilului. Contractul trebuie să prevadă suprafața utilizată — sau numărul de camere — din totalul imobilului.

Condiția de bază: activitatea declarată

Pe CUI-ul activității sau pe numele proprietarului

Restul se decide după un singur lucru: ce scrie pe factura de utilități.

Facturile sunt pe CUI-ul activității

Dacă contractul cu furnizorul de utilități și facturile sunt emise pe numele activității — PFA, întreprindere individuală sau familială, profesie liberală — deci pe factură apare CUI-ul sau CIF-ul activității, cheltuielile se introduc integral pe cheltuieli deductibile.

Dacă la același sediu mai funcționează și alte activități, care deduc la rândul lor utilitățile, refacturează-le cota-parte care le revine. Se procedează la fel și când la sediul profesional sau la punctul de lucru locuiesc și persoane fizice, de exemplu proprietarii imobilului.

Facturile sunt pe numele proprietarului

Dacă contractul de furnizare a utilităților și facturile sunt emise pe numele proprietarului imobilului, deci pe factură nu apare CUI-ul activității, calculezi procentul de cheltuieli care revine activității și doar acea parte intră pe cheltuieli deductibile.

La dosarul cu documente justificative adaugi copia facturii de utilități și dovada plății: dispoziție de plată, pentru plata în numerar, sau extras bancar.

Impozitul pe clădire, când declari activitate

Declararea de activități economice la sediul profesional sau la punctul de lucru schimbă modul în care se calculează impozitul pe clădire, datorat primăriei. Merită să știi cum, înainte de a decide ce declari. Iar dacă lucrezi și într-un spațiu diferit de sediu, pașii de urmat sunt în ghidul despre autorizarea unui punct de lucru.

Prin activitate economică se înțelege că în acel loc se realizează prestări de servicii sau livrări de bunuri: cabinete medicale, cabinete notariale, contabilitate, frizerii, service, comerț și așa mai departe.

Cotele impozitului pe clădire

Impozitul se calculează ca cotă × valoare impozabilă, iar cota depinde de modul de utilizare a clădirii:

Fiecare primărie stabilește cota exactă din interval, prin hotărâre de consiliu local, și poate adăuga alte taxe. Valoarea impozabilă pe metru pătrat se actualizează periodic prin lege, așa că suma finală o afli doar de la direcția de impozite și taxe locale de care aparții.

Impozitul pe clădiri se plătește în două tranșe: până la 31 martie și până la 30 septembrie.

Ce declari la primărie și în ce termen

Dacă imobilul trece de la rezidențial la mixt, pentru că ai declarat activitate la acea adresă, depui la Direcția de Impozite și Taxe Locale o declarație fiscală pentru stabilirea impozitului pe clădirile rezidențiale, nerezidențiale sau cu destinație mixtă aflate în proprietatea persoanelor fizice, model ITL 001.

Un detaliu care îți poate economisi bani: pentru clădirile cu destinație mixtă deținute de persoane fizice, raportul de evaluare nu este necesar. Valoarea impozabilă o stabilește primăria, din datele pe care le are deja și din suprafețele pe care le declari tu. Unele primării îl cer în continuare, deși pentru acest caz nu poate fi întocmit conform legii.

Cum ții impozitul la minimul legal

Principiul e simplu: declară exact ce folosești.

Dacă nu desfășori efectiv activitate la sediu, nu ai ce declara. Un domiciliu fiscal la o adresă la care nu se realizează prestări de servicii sau livrări de bunuri rămâne impozitat ca locuință, la cota rezidențială — asta prevede Codul fiscal, nu e o interpretare. Multe activități de servicii se desfășoară efectiv la sediul clientului, iar atunci adresa sediului rămâne doar adresă.

Dacă desfășori activitate la sediu — comerț, reparații, consultanță cu vizite de la clienți, atelier de producție — stabilește precis suprafața de care ai nevoie, ca procent din suprafața locuinței, și declară-o. Impozitul majorat se aplică doar acelei suprafețe.

Și încă un motiv de a declara suprafețele: dacă nu le declari deloc, se aplică cota unică de 0,3% pe toată clădirea, în loc de cotele separate pe fiecare parte. De regulă iese mai mult, deci nedeclararea suprafețelor te costă, nu te scutește.

Cum înregistrezi cheltuielile în ContApp

Când facturile sunt pe CUI-ul activității: creezi furnizorii, creezi articolul cu categoria fiscală de cheltuieli integral deductibile, introduci facturile la „Facturi furnizori”, iar plata o înregistrezi la „Plăți furnizori”, conform documentului de plată — chitanță, bon fiscal sau extras bancar.

Când facturile sunt pe numele proprietarului: factura de utilități nu se înregistrează, pentru că nu e emisă pe numele activității. Suma reprezentând cota-parte se înregistrează la „Plăți diverse”, pe categoria fiscală de cheltuieli deductibile. Documentul justificativ este dispoziția de plată, pentru plata în numerar, sau extrasul bancar, pentru transfer bancar.

Tutorialul de mai jos arată pas cu pas cum se înregistrează cheltuielile cu sediul în ContApp.

Întrebări frecvente

Pot deduce utilitățile dacă factura e pe numele proprietarului?

Da, la cota-parte care revine activității. Normele Codului fiscal prevăd expres că sunt deductibile cheltuielile de întreținere și funcționare a spațiilor folosite pentru activitate chiar dacă documentele sunt emise pe numele proprietarului. Contractul de închiriere sau de comodat trebuie să prevadă cota-parte și modul de calcul.

Cum calculez cota-parte?

Pe suprafață: suprafața folosită pentru activitate, împărțită la suprafața totală. O cameră de 20 m² într-un apartament de 60 m² dă o cotă-parte de 33%.

Dacă declar activitate la sediu, din ce moment plătesc impozit majorat?

De la 1 ianuarie a anului următor celui în care ai făcut modificarea. Declarația se depune însă în 30 de zile de la modificare.

Îmi cere primăria un raport de evaluare. Este obligatoriu?

Pentru clădirile cu destinație mixtă deținute de persoane fizice, nu. Valoarea impozabilă se stabilește de primărie, din datele proprii și din suprafețele declarate de tine.

Ce se întâmplă dacă nu declar suprafețele folosite pentru activitate?

Se aplică o cotă unică de 0,3% pe toată suprafața clădirii, în loc de cotele separate pe fiecare parte. De regulă iese mai mult.

Chiria plătită pentru sediu e integral deductibilă?

Da, dacă spațiul e folosit pentru activitate și există contract de închiriere. Dacă închiriezi de la o persoană fizică, ai și obligația de a reține impozitul la sursă și de a-l declara prin Declarația 100.