Înregistrarea veniturilor și cheltuielilor în sistem real

Înregistrarea veniturilor și cheltuielilor în sistem real

Veniturile din activități independente cuprind veniturile din activități de producție, comerț, prestări de servicii și veniturile din profesii liberale, realizate în mod individual și/sau într-o formă de asociere, inclusiv din activități adiacente.

Veniturile din profesii liberale sunt obținute din prestarea de servicii cu caracter profesional, potrivit actelor normative speciale care reglementează organizarea și exercitarea profesiei respective. Profesiile liberale nu pot fi impuse la norma de venit. Lista de profesii liberale o găsești aici.

Se supun impozitului pe veniturile din activități independente persoanele fizice care realizează venituri în mod individual și/sau într-o formă de asociere constituită potrivit dispozițiilor legale și care nu dă naștere unei persoane juridice, în vederea desfășurării de activități în scopul obținerii de venituri.

Sunt impuse impozitului pe venit veniturile obținute de persoanele fizice care desfășoară activități economice independente și sunt organizate ca:

• PFA – Persoană fizică autorizată;
• II – Întreprindere individuală;
• IF – Întreprindere Familială;
• PFI – Persoane Fizice Independente;
• Profesii Liberale; 
• Alte asocieri de persoane fizice;

Important! Conform regulilor contabilității în partidă simplă, operațiunile de încasări și plăți efectuate, se înregistrează cronologic în Registrul Jurnal de Încasări și Plăți (RJIP) la data documentului de plată sau de încasare și nu la data facturii sau contractului. Se completează un singur RJIP pentru toată activitatea desfășurată.

Înregistrarea veniturilor în sistem real

Venitul net anual din activități independente se determină în sistem real, pe baza datelor din contabilitate, ca diferența între venitul brut și cheltuielile deductibile efectuate în scopul realizării de venituri, cu excepția cazului în care contribuabilul este impus la norma de venit sau obține venituri din drepturi de proprietate intelectuală.

Important. Veniturile obținute din activități independente ce se realizează într-o fracțiune de an sau în perioade diferite ce reprezintă fracțiuni ale aceluiași an, se consideră venit anual. Perioada impozabilă este anul fiscal.

În cazul activităților independente venitul brut cuprinde, cf art 68 din Codul fiscal:

1. sumele încasate și echivalentul în lei al veniturilor în natură din desfășurarea activității;
2. veniturile sub formă de dobânzi din creanțe comerciale sau din alte creanțe utilizate în legătură cu o activitate independentă;
3. câştigurile din transferul activelor din patrimoniul afacerii, utilizate într-o activitate independentă, exclusiv contravaloarea bunurilor din patrimoniul personal afectate exercitării activităţii, rămase la încetarea activităţii;
4. veniturile din angajamentul de a nu desfășura o activitate independentă sau de a nu concura cu o altă persoană;
5. veniturile din anularea sau scutirea unor datorii de plată apărute în legătură cu o activitate independentă;
6. veniturile înregistrate de casele de marcat cu memorie fiscală, instalate ca aparate de taxat pe autovehiculele de transport persoane sau bunuri în regim de taxi.

Nu sunt considerate venituri brute:

1. aporturile sau echivalentul în lei al aporturilor în natura făcute la începerea unei activități sau în cursul desfășurării acesteia;
2. sumele primite sub formă de credite bancare sau de împrumuturi de la persoane fizice sau juridice;
3. sumele primite ca despăgubiri;
4. sumele sau bunurile primite sub formă de sponsorizări, mecenat sau donații.

Documentele justificative pentru înregistrarea veniturilor sunt în funcție de specificul activității:

– factura fiscală însoțită de chitanță, dacă este încasată în numerar sau extras de cont bancar, dacă este încasată prin bancă.

– în condițiile utilizării aparatelor de marcat electronice fiscale, în conformitate cu prevederile legale, înregistrarea veniturilor se realizează în baza raportului fiscal de închidere zilnică (numit și raport Z – zilnic) și a registrului special, întocmit în condițiile defectării aparatelor de marcat electronice fiscale.

În relațiile cu persoanele juridice, contribuabilii sunt obligați, pentru sumele încasate atât pe bază de chitanță, bon fiscal etc., cât și prin bancă, să întocmească factură. În relațiile cu persoanele fizice, contribuabilii sunt obligați, pentru sumele încasate prin bancă, să întocmească factură.

Veniturile de altă natură decât cele din activitatea de baza se vor înregistra la data realizării lor pe baza documentelor care justifică încasarea lor.

Important! Dacă activitatea PFA/II/IF presupune, conform codului CAEN, prestarea de servicii, este necesară încheierea unui contract de prestări servicii cu fiecare client.

Pentru fiecare tip de activitate desfășurată se va întocmi Fișa pentru operațiuni diverse, în care se vor înregistra toate documentele în ordine cronologică. Totalurile lunare din fișa pentru operațiuni diverse se vor înregistra în Jurnalul privind operațiuni diverse, grupate pe feluri de activități. Totalul veniturilor din jurnalul privind operațiuni diverse reprezintă venitul contribuabilului, (o practică contabilă rareori întâlnită în gestiunea unei activități independente).

Contribuabilii care încasează în numerar toate veniturile realizate pot să evidențieze aceste venituri numai în Registrul-jurnal de încasări și plăți, nefiind obligatorie Fișa pentru operațiuni diverse și a Jurnalului de operațiuni diverse.

Important cu privire la facturare!

Conform codului fiscal „(…) persoana impozabilă are obligația de a emite o factură cel târziu până în cea de-a 15-a zi a lunii următoare celei în care ia naștere faptul generator al taxei, cu excepția cazului în care factura fiscala a fost deja emisă. De asemenea, persoana impozabilă trebuie să emită o factură fiscală pentru suma avansurilor încasate în legătură cu o livrare de bunuri/prestare de servicii cel târziu până în cea de-a 15-a zi a lunii următoare celei în care a încasat avansurile, cu excepția cazului în care factura a fost deja emisă”.

Deși această prevedere apare în codul fiscal la capitolul dedicat TVA, prevederea trebuie aplicată și de persoanele care nu sunt plătitoare de TVA. Astfel, factura trebuie emisă în termen de 15 zile a lunii următoare prestării serviciilor.

Înregistrarea cheltuielilor în sistem real

Condițiile generale pe care trebuie să le îndeplinească cheltuielile aferente veniturilor, pentru a putea fi deduse, sunt:

1. să fie efectuate în cadrul activităților desfășurate în scopul realizării venitului, justificate prin documente;
2. să fie cuprinse în cheltuielile exercițiului financiar al anului în cursul căruia au fost plătite;
3. să reprezinte cheltuieli cu salariile și cele asimilate salariilor;
4. să respecte regulile privind amortizarea;
5. să respecte regulile privind deducerea cheltuielilor reprezentând investiții în mijloace fixe pentru cabinetele medicale, în conformitate cu prevederile Codului Fiscal art. 28 alin. (20) „Contribuabilii care investesc în mijloace fixe destinate prevenirii accidentelor de muncă și bolilor profesionale, precum și înființării și funcționării cabinetelor medicale pot deduce integral valoarea acestora la calculul profitului impozabil la data punerii în funcțiune sau pot recupera aceste cheltuieli prin deduceri de amortizare, potrivit prevederilor prezentului articol.”;
6. să reprezinte cheltuieli cu prime de asigurare efectuate pentru:

• active corporale sau necorporale din patrimoniul afacerii;
• activele ce servesc ca garanție bancară pentru creditele utilizate în desfășurarea activității pentru care este autorizat contribuabilul;
• bunurile utilizate în cadrul unor contracte de închiriere sau de leasing, potrivit clauzelor contractuale;
• asigurarea de risc profesional.

7. să fie efectuate pentru salariați pe perioada delegării/detașării în altă localitate, în țară și în străinătate, în interesul serviciului, reprezentând indemnizațiile plătite acestora, precum și cheltuielile de transport și cazare;
8. să fie efectuate pe perioada deplasării contribuabilului care își desfășoară activitatea individual și/sau într-o formă de asociere, în țară și în străinătate, în scopul desfășurării activității, reprezentând cheltuieli de cazare și transport;
9. să reprezinte contribuții de asigurări sociale plătite la sistemele proprii de asigurări sociale și/sau contribuții profesionale obligatorii plătite, potrivit legii, organizațiilor profesionale din care fac parte contribuabilii;
10. să fie efectuate în scopul desfășurării activității și reglementate prin acte normative în vigoare;
11. În cazul activelor neamortizabile prevăzute la art. 28 alin. (4) din codul Fiscal, cheltuielile sunt deductibile la momentul înstrăinării și reprezintă prețul de cumpărare sau valoarea stabilită prin expertiză tehnică la data dobandirii, după caz.

(1) Sunt cheltuieli deductibile cheltuielile efectuate pentru organizarea şi desfăşurarea învăţământului profesional şi tehnic şi învăţământului dual preuniversitar şi universitar, în conformitate cu reglementările legale din domeniul educaţiei naţionale, cu excepţia cheltuielilor cu amortizarea care sunt deductibile potrivit prevederilor alin. (4) lit. d).

(2) Sunt cheltuieli deductibile contravaloarea testelor medicale de diagnosticare a infecţiei COVID-19 efectuate pentru contribuabil, cu scopul depistării şi prevenirii răspândirii coronavirusului SARS-CoV-2, pentru asigurarea desfăşurării activităţii, individual sau într-o formă de asociere, pe perioada instituirii stării de urgenţă sau de alertă, potrivit legii.

Înregistrările se fac numai pe baza documentelor justificative:

• bonul fiscal de la casa de marcat însoțit sau nu de factură;
• chitanță însoțită de factură;
• borderoul de achiziții de la persoane fizice sau contract de vânzare cumpărare pentru mijloace fixe;
• extrasul de cont bancar însoțit de factură sau bon fiscal;

Documentele provenite din relațiile de cumpărare a unor bunuri de la persoane fizice pot fi înregistrate în evidența contabilă în partidă simplă numai în cazurile în care se face dovada intrării în patrimoniu a bunurilor respective, prin întocmirea borderoului de achiziție sau contractului de vânzare-cumpărare sau a notei de recepție și constatare de diferențe, după caz, și a plății acestora pe bază de dispoziție de plată-încasare către casierie.

Care sunt cheltuielile deductibile (pe care le poți scădea din venitul brut)?

• cheltuielile cu achiziționarea de materii prime, materiale consumabile, obiecte de inventar și mărfuri;
• cheltuielile cu lucrările executate și serviciile prestate de terți;
• cheltuielile efectuate de contribuabil pentru executarea de lucrări și prestarea de servicii pentru clienți;
• chiria aferentă spațiului în care se desfășoară activitatea, cea aferentă utilajelor și altor instalații utilizate în desfășurarea activității, în baza unui contract de închiriere;
• dobânzile aferente creditelor bancare;
• cheltuielile cu comisioanele și cu alte servicii bancare;
• cheltuielile cu primele de asigurare care privesc imobilizarile corporale și necorporale, inclusiv pentru stocurile deținute, precum și primele de asigurare pentru asigurarea de risc profesional potrivit legii;
• cheltuielile cu primele de asigurare pentru bunurile din patrimoniul personal, când acestea reprezintă garanție bancară pentru creditele utilizate în desfășurarea activității independente a contribuabilului;
• cheltuielile cu amortizarea fiscală (vezi punctul 3 mai jos);
• cheltuielile poștale și taxele de telecomunicații;
• cheltuielile cu energia și apa;
• cheltuielile cu transportul de bunuri și de persoane;
• cheltuielile cu impozitele și taxele, altele decât impozitul pe venit;
• cheltuielile de natură salarială, reprezentând salariul și contribuțiile pentru asigurările sociale;
• cheltuielile efectuate de utilizator, reprezentând chiria (rata de leasing) în cazul contractelor de leasing operațional, respectiv cheltuielile cu amortizarea și dobânzile pentru contractele de leasing financiar, stabilite în conformitate cu prevederile privind operațiunile de leasing și societățile de leasing;
• cheltuielile cu pregatirea profesională pentru contribuabili si salariații lor;
• cheltuielile ocazionate de participarea la congrese și alte întruniri cu caracter profesional;
• cheltuielile cu funcționarea și întreținerea, aferente bunurilor care fac obiectul unui contract de comodat, potrivit înțelegerii din contract, pentru partea aferentă utilizării în scopul afacerii;
• cheltuielile de reclamă și publicitate care reprezintă cheltuielile efectuate pentru popularizarea numelui contribuabilului, produsului sau serviciului în baza unui contract scris, precum și costurile asociate producerii materialelor necesare pentru difuzarea mesajelor publicitare când reclama și publicitatea se efectuează prin mijloace proprii;
• alte cheltuieli efectuate în scopul realizarii veniturilor. Sunt cheltuieli deductibile și cele efectuate pentru întreținerea și funcționarea spațiilor folosite pentru desfășurarea afacerilor chiar dacă documentele sunt emise pe numele proprietarului, și nu pe numele contribuabilului;
• Cheltuielile cu combustibilul și reparațiile auto sunt deductibile în limita a 50% din valoarea lor pentru autovehiculele rutiere motorizate, destinate exclusiv transportului rutier de persoane, cu o greutate maximă autorizată de până la 3.500 kg și cu un număr maxim de 9 scaune pasageri, inclusiv șoferul. 

Important. Nu trebuie întocmite foi de parcurs dacă se deduce maxim 50% din cheltuielile cu autovehiculele rutiere.

Sunt deductibile integral cheltuielile cu combustibilul și cu reparațiile pentru:

1. autovehiculele utilizate pentru: intervenție, reparații, pază și protecție, curierat, transport de personal la și de la locul de muncă, vehiculele utilizate drept care de reportaj, cele utilizate de agenți de vânzări și de recrutare a forței de muncă;
2. vehiculele utilizate pentru transportul de persoane cu plată, inclusiv pentru activitatea de taxi.
3. vehiculele utilizate pentru închirierea către alte persoane, inclusiv pentru instruirea în cadrul școlilor de șoferi.

Autovehiculul trebuie să fie în proprietatea sau în folosința contribuabilului. Dovada folosinței se poate face prin întocmirea unui contract de comodat între proprietarul autovehicului și titularul PFA/II/IF. Poate să fie una și aceeași persoană. Modelul de contract de comodat pentru autovehicule și alte utilaje este în arhivă și îl poți completa.

• cheltuielile pentru acordarea de burse private, efectuate conform legii, în limita unei cote de 5% din baza de calcul; (important, incepand cu 2024 cheltuielile cu sponsorizarea/mecenat nu mai sunt deductibile la calculul venitului impozabil)
• cheltuielile de protocol, în limita unei cote de 2% din baza de calcul. Baza de calcul se determină ca diferența între venitul brut și cheltuielile deductibile, altele decât cheltuielile de sponsorizare; mecenat, pentru acordarea de burse private, cheltuielile de protocol;
• suma cheltuielilor cu indemnizația plătită pe perioada delegării și detașării în altă localitate, în țară și în străinătate, în interesul serviciului, în limita a de 2,5 ori nivelul legal stabilit pentru instituțiile publice, (nu se acordă diurnă titularilor de activități independente);
• pierderile privind bunurile perisabile, în limitele prevăzute de actele normative în materie;
• cheltuielile reprezentând tichetele de masă acordate de angajatori, potrivit legii;
• cheltuielile reprezentând voucherele de vacanţă acordate de angajatori, potrivit legii;
• contribuțiile efectuate la fonduri de pensii facultative, în conformitate cu legislația în vigoare, plătite în scopul personal al contribuabilului, indiferent dacă activitatea se desfăşoară individual sau într-o formă de asociere, în limita echivalentului în lei a 400 euro anual pentru fiecare persoană;
• prima de asigurare voluntară de sănătate, conform legii, în limita echivalentului în lei a 400 euro anual pentru o persoană;
• cheltuieli reprezentând contribuția obligatorie pentru asigurări sociale (CAS) este integral deductibilă la calculul venitului impozabil – se deduce prin declarația unică, secțiune 1.4;
• cheltuielile de funcționare, întreținere și reparații, aferente autoturismelor folosite de contribuabil sau membru asociat sunt deductibile limitat, la cel mult un singur autoturism aferent fiecărei persoane;
• cheltuielile reprezentând contribuţii sociale obligatorii datorate în calitate de angajatori;
• cheltuieli pentru asigurarea securităţii şi sănătăţii în muncă, potrivit legii;
• dobânzi aferente împrumuturilor de la persoane fizice şi juridice, altele decât instituţiile care desfăşoară activitatea de creditare cu titlu profesional, utilizate în desfăşurarea activităţii, pe baza contractului încheiat între părţi, în limita nivelului dobânzii de referinţă a Băncii Naţionale a României,
• cheltuielile efectuate de utilizator, reprezentând chiria – rata de leasing – în cazul contractelor de leasing operaţional, respectiv cheltuielile cu amortizarea şi dobânzile pentru contractele de leasing financiar, stabilite în conformitate cu prevederile privind operaţiunile de leasing şi societăţile de leasing;
• cotizaţii plătite la asociaţiile profesionale în limita a 4.000 euro anual;
• cheltuielile reprezentând contribuţiile profesionale obligatorii datorate, potrivit legii, organizaţiilor profesionale din care fac parte contribuabilii, în limita a 5% din venitul brut realizat;
• contravaloarea abonamentelor pentru utilizarea facilităţilor sportive în vederea practicării sportului şi educaţiei fizice cu scop de întreţinere, plătite în scopul personal al contribuabilului, în limita echivalentului în lei a 400 euro in 2023, (100 euro din 2024) anual pentru fiecare persoană.

Important! Plata CAS la Casa de Pensie, ca urmare a unui contract încheiat personal (opțional/facultativ) nu este deductibilă la calculul venitului net din activități independente. Doar CAS angajat prin declarația unică este deductibila.

Atenție! Pentru perioada fiscală 2018-2023 contribuția pentru asigurări sociale de sănătate (CASS) nu este deductibilă la calculul venitului net. CASS este deductibila incepand cu 2024.

– cheltuielile efectuate pentru activitatea independentă, cât și în scopul personal al contribuabilului sau asociaților sunt deductibile numai pentru partea de cheltuială care este aferentă activității independente;

Următoarele cheltuieli nu sunt deductibile:

• sumele sau bunurile utilizate de contribuabil pentru uzul personal sau al familiei sale;
• impozitul pe venit datorat;
• donații de orice fel;
• amenzile, confiscările, dobânzile, penalitățile de întârziere și penalitățile datorate, potrivit prevederilor legale, altele decât cele plătite conform clauzelor din contractele comerciale;
• ratele aferente creditelor angajate;
• cheltuielile de achiziţionare sau de fabricare a bunurilor şi a drepturilor amortizabile din Registrul-inventar;
• cheltuielile privind bunurile constatate lipsă din gestiune sau degradate și neimputabile, dacă inventarul nu este acoperit de o poliță de asigurare;
• cheltuielile cu amortizarea bunurilor din patrimoniul personal afectate exercitării activităţii, potrivit legii;
• cheltuielile cu costul de achiziţie al aparatelor de marcat electronice fiscale – acestea se deduc prin declarația unică, secțiunea 1.4. Prevedere abrogata incepand cu 2024.
• În ceea ce privește cheltuielile cu autoturismele nu sunt deductibile 100% dacă nu se îndeplinesc condițiile de mai jos:

Contribuabilii care nu efectuează cheltuieli de natura celor care sunt deductibile plafonat pot să evidențieze aceste cheltuieli numai în registrul-jurnal de încasări și plăți, nemaifiind obligatorie întocmirea fișei pentru operațiuni diverse și, implicit, a Jurnalului privind operațiuni diverse. Pentru cheltuielile cu amortizarea se va întocmi Fișa pentru operațiuni diverse.

Pentru cheltuielile deductibile plafonat, înainte de înregistrarea totalului din fișa pentru operațiuni diverse se va calcula cota care este deductibilă și numai aceasta se va înregistra în Jurnalul privind operațiuni diverse pentru cheltuieli.

Cheltuielile deductibile fiscal, integral sau limitat, cât și cele nedeductibile, se înregistrează în registrul de încasări și plăți (RJIP), pe baza de documente justificative, cronologic, la data realizării lor.

Începând cu data de 1 Martie 2015 registrele contabile nu se mai parafează la administrația financiară. RJIP se poate completa și în format electronic (în excel sau în program dedicat) cu condiția de a putea fi listat oricând, la cererea inspecției fiscale.

Important! Cheltuielile cu serviciile trebuie însoțite de contracte de prestări servicii între PFA/II/IF ca beneficiar și prestatorul serviciului, altfel cheltuiala nu este deductibilă.  

Jurnalul de vânzări și jurnalul de cumpărări

Sunt obligatorii pentru contribuabilii înregistrați în scopuri de TVA, pentru operațiunile efectuate în desfășurarea activităților economice. Sunt necesare mai ales pentru urmărirea veniturilor:

• Venituri facturate de 300.000 lei (obținute din activități care nu sunt scutite de TVA), trebuie să te înregistrezi ca plătitor de TVA;
• Pragul de 100.000 euro pentru veniturile obținute până la sfârșitul anului 2022, respectiv 25.000 euro pentru veniturile obținute în 2023 și anii următori, (se folosește cursul BNR de la sfârșitul anului fiscal). Dacă se depășește pragul activitatea se va impune în sistem real începând cu anul următor.

Operațiuni efectuate în valută

ORDINUL   Nr. 170 din 17 februarie 2015 pentru aprobarea Reglementărilor contabile privind contabilitatea în partidă simplă, punctul  “18: Operațiunile efectuate în valută  se evidențiază  în contabilitate în moneda națională, utilizându-se cursul de schimb valutar de la data efectuării operațiunii.

Prin curs de schimb de la data efectuării operațiunii se înțelege cursul de schimb al pieței valutare, comunicat de Banca Națională a României, din ultima zi bancară anterioară operațiunii, disponibil ca informație la momentul efectuării operațiunii (încasare, plată, emitere de documente).

Sumele aferente operațiunilor în valută se înregistrează în Registrul‐jurnal de încasări și plăți (cod 14‐1‐1/b) în lei, cu menționarea în coloana de explicații a valorii în valută.”

Important! Limita echivalentului în euro a cheltuielilor deductibile limitat din Codul fiscal, se transformă în lei la cursul mediu anual comunicat de Banca Națională a României pentru anul în care s-a efectuat plata.

Folosește ContApp și calculează automat cheltuielile deductibile și venitul impozabil

Cu aplicația ContApp poți rezolva rapid problemele de mai sus prin alegerea corectă a unei categorii fiscale de cheltuieli, și aplicația va calcula automat deductibilitatea, nu contează valuta de referință: