Lista de cheltuieli deductibile la PFA și Profesii Liberale.

Odată cu intrarea in vigoare a noului Cod fiscal, de la 1 Ianuarie 2024, și cu calculul CASS la venitul net realizat, introducerea de cheltuieli deductibile în contabilitate devine si mai necesara.

De ce? Pentru ca orice cheltuiala deductibila introdusa, creează o reducere de impozit si de contribuții sociale de sănătatea de 19%.

Ca exemplu, daca transferi mașina din patrimoniul personal in patrimoniul activitatii, poți amortiza 1.500 lei pe luna si vei câștiga 285 lei reducere la impozit si CASS in fiecare luna. Nu am luat in calcul si celelalte cheltuieli cu autoturismul pe care le poți introduce in contabilitate.

De ce 19%, te întrebi? Pentru că la o baza impozabilă de 100 lei, CASS este 10 lei deductibil, deci baza impozitului este 100-10= 90 lei x 10% procentul de impozit = 9 lei impozit datorat la stat. In total 19 lei din 100 lei venit brut. Prin urmare:

Din 2024 câștigi 19% la fiecare cheltuiala deductibilă introdusa in contabilitate prin reducere de impozite.

Observație! Nu am luat in calcul și posibilitatea ca in 2024 sa reduci cheltuielile sub pragul de 12/24 de salarii la CAS si atunci impactul cheltuielilor deductibile este si mai mare.

Important! Aceste articol este dedicat tuturor activităților care aplică sistemul real de impozitare, indiferent de forma de organizare: PFA, II, IF, PFI, Profesii liberale, Cabinete medicale, alte asocieri.

Reguli pentru stabilirea cheltuielilor deductibile PFA

Atenție! Pentru veniturile obținute în 2023 se aplică prevederile Codului fiscal din 2023. Pentru veniturile obținute în 2024 se aplica noul Cod Fiscal modificat prin legea 296/2023 și următoarele modificări. Până la data de 25 Mai 2024 se completează capitolul I din Declarația Unică 2024, unde definitivăm impozitul și contribuțiile sociale datorate pentru veniturile obținute în 2023, ca urmare aplicăm Codul fiscal din 2023. La capitolul II din Declarația Unică 2024, estimăm veniturile din 2024, pentru care aplicăm prevederile Codului fiscal 2024.

Conform codului fiscal, condițiile generale pe care trebuie să le îndeplinească cheltuielile efectuate pentru a putea fi deduse din venit, în funcție de natura acestora, sunt:

a) să fie cuprinse în cheltuielile exercițiului financiar al anului în cursul căruia au fost plătite;

b) să fie efectuate în cadrul activităților independente, justificate prin documente; (documentul să fie emis pe numele PFA/PFI/II/IF),

Documentele contabile pentru justificarea cheltuielilor din cadrul activității sunt:

  • factura fiscală, borderoul de achiziții, fila din carnetul de producător, însoțite de documente de plată;
  • bonul fiscal emis de casele de marcat,

Bonurile fiscale emise de aparatele de marcat fiscale – casa de marcat – reprezentând plăți efectuate, trebuie să îndeplinească următoarele condiții pentru ca plata să fie considerată deductibilă:

  • să fie însoțite de factura emisă pe numele activității – numele PFA/PFI/II/IF, sau
  • pe bon este tipărit CUI-ul PFA/PFI/II/IF (când valoarea plății este mai mică de 100 de euro), sau
  • se întocmește ordin de deplasare, decont cheltuieli, NIR pentru bunuri intrate în gestiune, la care se anexează bonul fiscal.

Important! Principiul general de deductibilitate: o plată efectuată reprezintă o cheltuială deductibilă dacă este realizată cu scopul de a obține venituri în cadrul activității desfășurate. Titularul trebuie să justifice în fața organului de control că orice plată efectuată respectă acest principiu pe lângă regulile de mai sus.

Important! Toate operațiunile efectuate în numele activității se înregistrează în Registrul Jurnal de Încasări și Plăți pe baza documentelor justificative. Deductibilitatea plăților efectuate se stabilește după încheierea anului fiscal și se completează în Registrul de Evidență Fiscală, pe categorii de cheltuieli.

Categorii de cheltuieli conform art. 68 din Codul fiscal

Cheltuieli integral deductibile100% deductibile
Cheltuieli integral nedeductibile100% nedeductibile
Cheltuieli cu impozitul pe venit, amenzi, dobânzi și penalități de întârziere100% nedeductibile
Plăți din transferuri și restituiri de aporturi100% nedeductibile
Contribuții de asigurări sociale – perioada 2016 – 2024100% nedeductibile (se deduc prin declaratia unică sectiunea 1.4)
Achiziție obiecte de inventar100% deductibile
Achiziție de imobilizări100% nedeductibile la data plătii (se deduc prin amortizare)
Cotizații plătite la asociațiile profesionaledeductibile în limita a 4.000 de euro pe an
Contribuțiile profesionale obligatorii datorate organizațiilor profesionaledeductibile în limita a 5% din venitul brut
Cheltuieli cu pensie privată pilon 3deductibile în limita a 400 euro pe an
Cheltuieli cu asigurări medicale privatedeductibile în limita a 400 euro pe an
Cheltuieli cu activități sportivedeductibile în limita a 400 euro pe an in 2023
deductibile în limita a 100 euro din 2023
Contribuțiile profesionale obligatorii datorate organizațiilor profesionaledeductibile în limita a 5% din venitul brut
Cheltuieli cu autoturismul deductibile 50%50% deductibile
Cheltuieli cu sponsorizarea5% deductibile din baza de calcul
Cheltuieli de protocol2% deductibile din baza de calcul

În programul de contabilitate ContApp poți înregistra toate operațiunile de mai sus prin alegerea corectă a unei categorii fiscale de cheltuieli. Programul va calcula automat deductibilitatea pentru fiecare plată introdusă și va genera Registrul de evidență fiscală.

Achiziția de mijloace fixe și alte imobilizări

Un echipament este considerat mijloc fix dacă îndeplinește cumulativ următoarele condiții:

a) este deținut și utilizat în producția, livrarea de bunuri sau în prestarea de servicii, pentru a fi închiriat terților sau în scopuri administrative;

b) are o valoare fiscală mai mare decât limita stabilită prin hotărâre a Guvernului, la data intrării în patrimoniul contribuabilului: 2.500 de lei fără TVA (de la 1 Iulie 2013).

c) are o durată normală de utilizare mai mare de un an.

Bunurile a căror valoare este sub 2.500  de lei, dar sunt utilizate pe o perioadă mai mare de un an, sunt considerate obiecte de inventar și costul cu achiziția lor este deductibil la momentul plății.

Plata efectuată în scopul achiziționării de mijloace fixe amortizabile (cu valoarea mai mare de 2.500 lei inclusiv TVA pentru neplătitori de TVA sau de 2.500 lei fără TVA pentru plătitorii de TVA) nu este deductibilă la data plății, acestea trebuie amortizate și doar amortizarea lunară a acestora este deductibilă conform planului de amortizare.

Exemplu: Achiziție Laptop cu valoarea de 6.000 lei. Se introduce in ContApp pe Imobilizari si se alege categoria de amortizare de „2.2.9. Calculatoare electronice și echipamente periferice. Mașini și aparate de casă, control și factură” iar la perioada de amortizare se alege 24 de luni. Aplicația calculează automat amortizarea pentru 24 de luni, completează Registrul de Evidență Fiscală și Registrul Imobilizărilor.

  • clădiri și spații de producție și depozitare, amortizarea este deductibilă;
  • masini și utilaje pentru producție, amortizarea este deductibilă;
  • aparate de măsură și control, amortizarea este deductibilă;
  • mobilier și amenajări la sediu, sunt deductible dacă aveți înregistrată activitate la sediu sau la punctul de lucru; pentru amenajări, durata de amortizare este egală cu perioada rămasă până la sfârșitul contractului de închiriere sau de comodat;
  • birotica, tehnica de calcul, telefoane mobile, cărți de specialitate,  sunt cheltuieli deductibile, de regulă obiecte de inventar;
  • programe informatice, sunt cheltuieli deductibile, raportat la perioada de utilizare;
  • brevete, mărci, licențe, sunt cheltuieli deductibile, raportat la perioada de utilizare;

Cf codului fiscal, cheltuielile aferente achiziționării de brevete, drepturi de autor, licențe, mărci de comerț sau fabrică, drepturi de explorare a resurselor naturale și alte imobilizări ne-corporale recunoscute din punct de vedere contabil,  se recuperează prin intermediul deducerilor de amortizare liniară pe perioada contractului sau pe durata de utilizare, după caz.

  • drepturi de autor și de proprietate intelectuală, sunt cheltuieli deductibile, raportat la perioada de utilizare;

În Contapp, se creează articol în categoria „Achiziții de imobilizări”, se introduce factura de achiziții și se merge la secțiunea active unde se completează fișa mijlocului fix, de unde se selectează la clasele de amortizare ” Imobilizări necorporale” cu durata de amortizare de 36 de luni.

E-factura PFA si Profesii Liberale

Achiziția de obiecte de inventar

Dacă durata de utilizare este mai mare de 1 an dar valoarea de achiziție este mai mică de 2.500 lei, atunci sunt considerate obiecte de inventar și plata efectuată pentru achiziția lor este deductibilă la data plății (nu se amortizează pe mai mulți ani).

Exemplu: Achizitie telefon în valoare de 1.999 lei, intra pe cheltuieli deductibile la data plății.

În ContApp se creează articol în categoria „Achiziții de obiecte de inventar” și se creează automat o intrare în Registrul Obiectelor de Inventar.

Cheltuieli cu achiziția de autoturisme

Cheltuielile cu autovehiculele care sunt utilizate parțial în activitatea economica sunt deductibile limitat.

(14) Prin excepție de la prevederile art. 7 pct. 44 și 45, pentru mijloacele de transport de persoane care au cel mult 9 scaune de pasageri, incluzând și scaunul șoferului, din categoria M1, ….. cu modificările și completările ulterioare, cheltuielile cu amortizarea sunt deductibile, pentru fiecare, în limita a 1.500 lei/lună…… Sunt exceptate situațiile în care mijloacele de transport respective se înscriu în oricare dintre următoarele categorii:

a) vehiculele utilizate exclusiv pentru servicii de urgență, servicii de pază și protecție și servicii de curierat;

b) vehiculele utilizate de agenții de vânzări și de achiziții, precum și pentru test drive și pentru demonstrații;

c) vehiculele utilizate pentru transportul de persoane cu plată, inclusiv pentru serviciile de taximetrie;

d) vehiculele utilizate pentru prestarea de servicii cu plată, inclusiv pentru închiriere către alte persoane, transmiterea dreptului de folosință, în cadrul contractelor de leasing operațional sau pentru instruire de către școlile de șoferi.

Cheltuielile cu amortizarea unui autoturism utilizat parțial în activitate este limitată la 1.500 lei pe lună. Diferența de amortizare, care este peste valoarea de 1500 lei, nu este deductibilă. O activitate independentă poate avea o singură mașină, deoarece există un singur titular. Un autoturism în plus, sau mai multe, pot fi justificate de existența salariaților și/sau îndeplinirea condițiilor de mai sus.

Exemplu: O PFA achiziționează un autoturism VW Passat Variant Elegance TDI SCR DSG, în valoare de 155.990 lei cu TVA inclus. PFA nu este plătitoare de TVA și valoarea TVA intră în prețul de achiziție, care trebuie amortizată. Autoturismul este utilizat parțial în activitate economică, prin urmare amortizarea este limitată la 1.500 lei.

Din catalogul mijloacelor fixe și durate normale de funcționare, se selectează categoria 2.3.2.1.1. – autoturisme, cu durata de amortizare între 4 și 6 ani. Se observă că pentru a deduce o valoare mai mare, durata de amortizare trebuie să fie maximă, de 6 ani.

  • 4 ani = amortizare deductibilă = 48 * 1.500 = 72.000 lei
  • 5 ani = amortizare deductibilă = 60 * 1.500 = 90.000 lei
  • 6 ani = amortizare deductibilă = 72 * 1.500 = 108.000 lei

Chiar și alegând perioada maximă de 6 ani, rămânem cu amortizare nedeductibilă: 155.990 – 108.000 = 47.990 lei

În ContApp, calculele de mai sus se fac automat. Se înregistrează achiziția la Facturi furnizori, la fișa mijlocului fix se alege perioada de amortizare de 72 de luni și se bifează în fișa mijlocului fix amortizare limitată la 1.500 lei pe lună. Astfel, se va genera automat Planul de amortizare și Registrul de evidență fiscală cu amortizarea deductibilă calculată pentru fiecare an.

Cheltuieli cu utilizarea autoturismelor

Cheltuieli cu utilizarea autoturismului se deduc 50% dacă este utilizat parțial în activitatea economică sau 100% dacă autoturismul este utilizat exclusiv în activitatea economică.

Cheltuielile de funcționare sunt limitate la 50% pentru „vehicule rutiere motorizate care nu sunt utilizate exclusiv în scopul desfășurării activității și a căror masă totală maximă autorizată nu depășește 3.500 kg și nu au mai mult de 9 scaune de pasageri, incluzând și scaunul șoferului, aflate în proprietate sau în folosință”.

Aceste cheltuieli sunt integral deductibile pentru situațiile în care vehiculele respective se înscriu în oricare dintre următoarele categorii:

  1. vehiculele utilizate exclusiv pentru servicii de urgență, servicii de pază și protecție și servicii de curierat;
  2. vehiculele utilizate de agenții de vânzări și de achiziții;
  3. vehiculele utilizate pentru transportul de persoane cu plată, inclusiv pentru serviciile de taximetrie;
  4. vehiculele utilizate pentru prestarea de servicii cu plată, inclusiv pentru închirierea către alte persoane sau pentru instruire de către școlile de șoferi;
  5. vehiculele utilizate ca mărfuri în scop comercial.

„Justificarea utilizării vehiculelor, în sensul acordării deductibilității integrale la calculul rezultatului fiscal, se efectuează pe baza documentelor financiar-contabile și prin întocmirea foii de parcurs care trebuie să cuprindă cel puțin următoarele informații: categoria de vehicul utilizat, scopul și locul deplasării, kilometrii parcurși, norma proprie de consum carburant pe kilometru parcurs.”

Dacă desfășurați activități economice în cel puțin una din categoriile de mai sus puteți deduce integral cheltuielile cu autovehiculele.

Cheltuielile cu autoturismele care intră sub incidența acestor prevederi nu includ cheltuielile privind amortizarea.

Autoturismul poate fi proprietatea PFA sau este preluat în folosință de la altă persoană, de regulă de la titularul PFA. În ultima situație proprietarul autoturismului încheie un contract de comodat (folosință gratuită) sau un contract de închiriere (în schimbul unei sume de bani) cu PFA/II/Profesia Liberală.

În cele mai multe cazuri autovehiculele sunt utilizate parțial în activitatea economică, prin urmare cheltuielile sunt deductibile 50%.

  • asigurarea RCA și CASCO este cheltuială deductibilă doar dacă se specifică clar în contract că aceste cheltuieli  revin în sarcina utilizatorului, în limita a 50%.
    • Atenție, asigurarea RCA și CASCO sunt deductibile numai pentru autovehicule închiriate, în leasing sau achiziționate în cadrul activității. Nu sunt cheltuieli deductibile în cazul contractului de comodat încheiat între proprietar si utilizator – activitatea economica.
  • impozitul local aferent autoturismelor utilizate care nu sunt în proprietatea PFA, nu este cheltuială deductibilă. Este un impozit pe proprietate. Se pot deduce și taxele locale dacă autoturismul este în proprietatea PFA.
  • rovinieta și ITP sunt cheltuieli deductibile, la fel și taxele de pod sau de autostradă, în limita a 50% din valoare;
  • chiria pentru autoturismul utilizat conform contract de închiriere este cheltuială deductibilă în limita a 50% din valoarea chiriei;
  • cheltuielile de funcționare, întreținere și reparații, combustibil, rovinietă – specificate în contractul de comodat auto – aferente autoturismelor folosite de contribuabil sunt deductibile în limita a 50% din valoarea lor, la cel mult un singur autoturism aferent fiecărei persoane, (de exemplu, spălarea mașinii este deductibilă 50%).

Nu trebuie întocmite foi de parcurs dacă se deduce 50% din cheltuielile cu autovehiculele rutiere. Sunt suficiente factura fiscală/bonul fiscal (bonul fiscal să aibă înscris CUI/CIF).

Introducerea cheltuielilor cu autoturismele în ContApp,

Dacă sunteți plătitor de TVA și aveți factură sau bon fiscal (bonul cu valoarea de până în 100 de euro), sunteți interesat să introduceți aceste documente la Facturi furnizori și să le plătiți la Plăți furnizori, ca să evidențiați TVA-ul separat.

Dacă nu sunteți plătitor de TVA, introduceți bonurile direct la plăți diverse. Categoria fiscală este, după caz „Cheltuieli integral deductibile” dacă vă încadrați la criteriile de deducere de 100% a acestei categorii de cheltuieli sau „Cheltuieli cu autoturismul deductibile 50%” dacă folosiți autovehiculul parțial în activitatea economică.

  • Dacă avem factură și document de plată, înregistrăm factura la Facturi furnizori și plata la plăți furnizori. Plătitorii de TVA trebuie să înregistreze factura/bonul fiscal (de combustibil) la Facturi furnizori pentru a deduce TVA-ul.
  • Dacă avem doar bon fiscal emis de casa de marcat și nu deducem TVA, atunci înregistrăm direct la plăți diverse

Alte cheltuieli cu transportul

  • sunt cheltuieli deductibile efectuate pe perioada deplasării titularului, în țară și în străinătate, în scopul desfășurării activității, reprezentând cheltuieli de cazare și transport biletul de avion, cazarea la hotel.
  • nu se acordă diurnă titularului PFA/PFI/II/IF.
  • cheltuielile efectuate de utilizator reprezentând chiria – rata de leasing – în cazul contractelor de leasing operațional, respectiv cheltuielile cu dobânzile pentru contractele de leasing financiar, stabilite în conformitate cu prevederile privind operațiunile de leasing și societățile de leasing sunt deductibile în proporție de 50%.
  • sunt deductibile integral cheltuielile cu transportul de bunuri și de persoane, cum ar fi biletele de tren, de autobuz, transportul cu taxiul, biletul de avion, costul cu serviciul de transport de marfă furnizat de terți.

Cheltuieli cu comunicațiile

  • abonament de internet fix  este deductibil dacă aveți înregistrată activitate la sediul profesional sau la punctul de lucru unde aveți internet fix;
  • abonament de telefon mobil este deductibil. Pentru conformare completă cu prevederile codului fiscale transferați abonamentul pe numele PFA;

În ContApp se creează articol nou „Abonament Orange” sau „Convorbiri GSM” pe categoria fiscală de „Cheltuieli Integral deductibile”.

Asigurări private, cheltuieli sociale și profesionale

  • cheltuielile cu primele de asigurare pentru bunurile (activele) din patrimoniul personal/patrimoniul afacerii, când acestea reprezintă garanție bancară pentru creditele utilizate în desfășurarea activității pentru care este autorizat contribuabilul.
  • asigurarea pentru bunurile utilizate în cadrul unor contracte de închiriere sau de leasing, potrivit clauzelor contractuale,
  • toate plățile efectuate conform statului de salarii, inclusiv taxe și contribuții, sunt cheltuieli deductibile (Atenție! datoriile neplătite către salariat sau către bugetul de stat nu sunt cheltuieli deductibile, doar plățile efectuate);
  • asigurarea de risc profesional este deductibilă, (de exemplu cea impusă de lege pentru un contabil sau pentru un medic);
  • cheltuieli  efectuate pentru salariați pe perioada delegării/detașării în altă localitate, în țară și în străinătate, în interesul serviciului, reprezentând indemnizațiile (diurnă) plătite acestora, precum și cheltuielile de transport și cazare;
  • cheltuielile reprezentând tichetele de masă acordate de angajatori, potrivit legii;
  • contribuțiile la fonduri de pensii facultative potrivit Legii nr. 204/2006 privind pensiile facultative, cu modificările și completările ulterioare, și cele reprezentând contribuții la schemele de pensii facultative, calificate astfel în conformitate cu legislația privind pensiile facultative de către Autoritatea de Supraveghere Financiară, efectuate către entități autorizate, stabilite în state membre ale Uniunii Europene sau aparținând Spațiului Economic European, plătite în scopul personal al contribuabilului, indiferent dacă activitatea se desfășoară individual sau într-o formă de asociere, în limita echivalentului în lei a 400 euro anual pentru fiecare persoană. În Contapp se creează articol la plăți diverse și se alege categoria fiscală „Cheltuieli cu pensie privată pilon 3”.

În ContApp se introduc plățile aferente pensiei facultative pilon 3 la categoria „Cheltuieli cu pensie privată pilon 3” și aplicația va completa automat Registrul de Evidență Fiscală cu partea de cheltuieli deductibile, și va calcula partea nedeductibilă dacă se depășește plafonul de 400 de euro pe an.

  • primele de asigurare voluntară de sănătate, conform Legii nr. 95/2006 privind reforma în domeniul sănătății, republicată, plătite în scopul personal al contribuabilului, indiferent dacă activitatea se desfășoară individual sau într-o formă de asociere, în limita echivalentului în lei a 400 euro anual pentru fiecare persoană. În ContApp se creează articol la plăți diverse și se alege categoria fiscală „Cheltuieli cu asigurări medicale private”.

În ContApp se introduc plățile aferente de asigurări de sănătate private la categoria „Cheltuieli cu asigurarea medicală privată” și aplicația va completa automat Registrul de Evidență Fiscală cu partea de cheltuieli deductibile, și va calcula partea nedeductibilă dacă se depășește plafonul de 400 de euro pe an.

Important! Plafonul de 400 euro se transformă în lei la cursul mediu comunicat de Banca Națională a României pentru anul în care s-a efectuat plata. Pentru 2022 cursul mediu stabilit de BNR este de 4,9315 lei pentru un euro. ContApp calculează automat partea deductibilă și nedeductibilă a acestor cheltuieli și le afișează în Registrul de evidență fiscală.

  •  contribuții profesionale obligatorii datorate, potrivit legii, organizațiilor profesionale din care fac parte contribuabilii;
  • cheltuieli cu dezvoltarea profesională și cursuri de specializare sunt deductibile dacă sunt necesare în activitatea desfășurată;
  • cheltuielile pentru pregătirea profesională și perfecționarea salariaților acestuia;
  • cheltuieli pentru asigurarea securității și sănătății în muncă,- cotizații plătite la asociațiile profesionale în limita a 4.000 euro anual;

În ContApp pentru plăți aferente cheltuielilor cu cotizațiile profesionale se creează articol cu categoria fiscală de „Cotizații plătite la asociațiile profesionale în limita a 4.000 euro anual” și aplicația va calcula automat partea de cheltuieli nedeductibile, dacă se depășește plafonul de 4.000 de euro pe an.

Cheltuieli cu contribuțiile sociale și impozitele datorate

Cheltuieli reprezentând contribuția obligatorie pentru asigurări sociale (CAS) este integral deductibilă la calculul venitului net. Este deductibilă contribuția datorată pentru anul fiscal pentru care se calculează. Atenție în contabilitate și în REF, CAS plătit se introduce ca și cheltuială nedeductibilă. CAS se deduce exclusiv prin secțiunea 1.4 din Declarația unică la nivelul contribuției datorate. În Contapp toate plățile de contribuții sociale se introduc pe categoria „Contribuții de asigurări sociale – perioada 2016-2023” 100% nedeductibile.

Până în 2017, inclusiv, contribuțiile sociale CAS și CASS (obligatorii) au fost deductibile, începând cu 2018 s-a schimbat modul de calcul a venitului net impozabil:

  • Pentru 2016 și 2017 – erau deductibile CAS și CASS datorate (nu plătite), pe care ANAF le stabilea și le scădea din venitul net după ce contribuabilul depunea declarația 200;
  • Pentru 2018 – 2023 este deductibil doar CAS (datorat), calculul venitului impozabil este realizat de contribuabil (CASS nu mai este deductibil);
  • Incepand cu 2024 și CASS va fi cheltuiala deductibila la calculul venitului impozabil. Asteptam formularu declaratiei unice pentru 2024 ca sa vedem cum se va deduce.

În ContApp, plățile aferente CAS și CASS se înregistrează un articol nou la Plăți diverse, (ex. Plată CAS 2023) pe categoria fiscală de „Contribuții de asigurări sociale – perioada 2016-2023”.

Important! Introducerea în calculul venitului net a contribuției datorate la CAS este diferită pentru activitățile care contribuie la sisteme proprii de asigurări sociale (avocati, notari) care se încadrează la art 68. litera i): să reprezinte contribuții de asigurări sociale plătite la sistemele proprii de asigurări sociale și/sau contribuții profesionale obligatorii plătite, potrivit legii, organizațiilor profesionale din care fac parte contribuabilii; În acest caz CAS se include la cheltuieli deductibile alături de celelalte cheltuieli ale activității.

Cheltuieli de protocol, sponsorizare și de publicitate

  • cheltuielile de sponsorizare, mecenat, precum și pentru acordarea de burse private, efectuate conform legii, în limita unei cote de 5% din baza de calcul.
  •  cheltuielile de protocol, în limita unei cote de 2% din baza de calcul.

În ContApp, plățile reprezentând cheltuieli de protocol se înregistrează pe categoria fiscală de „Cheltuieli de protocol”. ContApp va calcula automat baza de calcul, partea de cheltuieli deductibile și partea nedeductibile și va afișa sumele în Registrul de Evidență Fiscală. Baza de calcul se determină ca diferență între venitul brut și cheltuielile deductibile, altele decât cheltuielile de sponsorizare, mecenat, pentru acordarea de burse private, cheltuielile de protocol, a se vedea exemplul de calcul din ghid

  • cheltuielile efectuate pentru activitatea independentă, cât și în scopul personal al contribuabilului sau asociaților sunt deductibile numai pentru partea de cheltuială care este aferentă activității independente;
  • cheltuielile sociale (ajutoare acordate salariaților), sunt deductibile în limita sumei obținute prin aplicarea unei cote de până la 5% asupra valorii anuale a cheltuielilor efectuate cu salariile personalului;
  • scăzămintele, perisabilitățile, pierderile rezultate din manipulare / depozitare, potrivit legislației în materie, inclusiv cheltuielile cu bunuri cu termen depășit de valabilitate sunt deductibile limitat. În funcție de tipul produsului legea stabilește un procent care poate ajunge rareori la maxim 2% din pierderile constatate;
  • mese la restaurant, pot fi încadrate ca cheltuieli de protocol și deductibile conform regulilor de mai sus;
  • cheltuielile ocazionate cu participarea la evenimente pot fi deductibile în condițiile în care sunt legate de activitatea desfășurată;
  • mâncare și bunuri de menaj cumparate de la supermarket NU sunt cheltuieli deductibile, dar pot fi incluse pe cheltuieli de protocol;
  • cheltuielile cu hainele sau costume speciale, pot fi deductibile doar pentru acele activități economice care prin desfășurarea lor impun o anumită ținută specificată expres în clauzele contractuale dintre PFA și beneficiar;
  • servicii de infrumusetare sunt deductibile doar pentru acele activități economice care prin desfășurarea lor impun o anumită ținută specificată în clauzele contractuale dintre PFA și beneficiar;
  • sunt deductibile integral dobânzile aferente creditelor bancare (altele decât cele pentru achiziționarea de autoturisme care sunt deductibile 50%);
  • cheltuielile cu comisioanele și cu alte servicii bancare sunt deductibile dacă contul bancar este deschis pe numele PFA. Dacă se folosește contul personal, comisioanele plătite băncii nu sunt deductibile.

În situația în care se rețin comisioane la încasări externe de către banca clientului, fără documente justificative nu puteți înregistra în contabilitate acest comision. Dacă aveți stipulat în contract că vi se reține acest comision, atunci puteți să încasați factura la valoarea totală și în aceeași zi cu încasarea să înregistrați și plata acestui comision. Totuși, în acest caz recomandarea este să negociați plata acestui comision de către client și să nu fie reținut din venitul facturat.

  • sunt deductibile și cheltuielile de reclamă și publicitate reprezintă cheltuielile efectuate pentru popularizarea numelui contribuabilului, produsului sau serviciului, precum și costurile asociate producerii materialelor necesare pentru difuzarea mesajelor publicitare când reclama și publicitatea se efectuează prin mijloace proprii. Se includ în categoria cheltuielilor de reclamă și publicitate și bunurile care se acordă în cadrul unor campanii publicitare ca mostre, pentru încercarea produselor și demonstrații la punctele de vânzare, precum și alte bunuri acordate cu scopul stimulării vânzărilor
  • cheltuielile cu achiziționarea de materii prime, materiale consumabile, obiecte de inventar și mărfuri, sunt cheltuieli deductibile la data plății lor;
  • cheltuielile cu lucrările executate și serviciile prestate de terți (printare, încărcare cartușe, servicii de pază, publicitate, web design, găzduire web, contabilitate), sunt cheltuieli deductibile la data plății lor;
  • cheltuielile efectuate de contribuabil pentru executarea de lucrări și prestarea de servicii pentru clienți sunt cheltuieli deductibile la data plății lor;

În ContApp, toate plățile de cheltuieli integral deductibile se înregistrează pe categoria fiscală de „Cheltuieli integral deductibile”. ContApp va afișa sumele în Registrul de Evidență Fiscală.

Cheltuieli de la sediul profesional sau cu punctele de lucru

  • chiria aferentă spațiului în care se desfășoară activitatea, cea aferentă utilajelor și altor instalații utilizate în desfășurarea activității, în baza unui contract de închiriere, reprezintă cheltuieli integral deductibile;
  • cheltuielile cu energia și apa, reprezintă cheltuieli integral deductibile;
  • cheltuielile de întreținere (inclusiv energie și apă) de la sediul profesional sau punctul de lucru, se deduc proporțional cu suprafața pe care o ocupă activitatea desfășurată din spațiul total al imobilului (apartament sau casă). În contract trebuie specificată suprafața utilizată (sau numărul de camere) de PFA/II/IF/PFI din total imobil, reprezintă cheltuieli integral deductibile;
  • sunt cheltuieli deductibile și cele efectuate pentru întreținerea și funcționarea spațiilor folosite pentru desfășurarea afacerilor chiar dacă documentele sunt emise pe numele proprietarului, și nu pe numele contribuabilului.

Deductibilitatea  acestor cheltuieli presupune ca titularul să declare la registrul comerțului că la sediul profesional, sau la punctul de lucru, se desfășoară activități economice sau activități de birou, (această declarație conduce la creșterea impozitului local pe proprietate).

Atenție! Dacă înainte de 2016 o persoană fizică plătea 0,1% impozit pe locuința în care desfășura o activitate economică,  din 2016 acesta poate crește și de 20 de ori prin hotararea Consiliului Local.

Cum să nu plătești impozitul majorat:

  • daca nu este absolut necesar, nu declara activitate la sediul profesional. Dacă prestezi servicii,  acestea pot fi desfășurate și la sediul clienților.
  • nu deduce cheltuielile cu utilitățile de la sediul profesional.

Însă, dacă este absolut necesar să desfășori activitate (activități de comerț, reparații, consultanță cu vizite de la clienți, atelier de producție), stabilește precis suprafața necesară pentru activitate, ca procent din toată suprafața locuinței. Vei plăti impozitul majorat doar pentru această suprafață în care îți desfășori activitatea.

Mai multe informații legate de impozitul pe imobile pot fi obținute la direcția de taxe locale. Fiecare primărie are independența de a stabili nivelul impozitului în funcție de politica proprie.

Cum se înregistrează în contabilitate aceste cheltuieli

​Dacă contractul de furnizare și facturile sunt emise pe numele activității, adică pe numele PFA, II, IF, Profesiei Liberale, deci pe factura este scris CUI/CIF-ul activității, atunci aceste cheltuieli se introduc integral pe cheltuieli deductibile. În caz că la același sediu mai funcționează și alte persoane, care deduc la rândul lor cheltuieli cu utilitățile, atunci refacturați cota-parte de cheltuieli ce revine acestora.  Se procedează la fel și în cazul în care la sediul profesional/punctul de lucru locuiesc alte persoane fizice, de exemplu proprietarii imobilului.

​În ContApp creați furnizorii, creați articol cu categoria fiscală de cheltuieli integral deductibile. Facturile le introduceți la “Facturi furnizori” și le plătiți la “Plăti furnizori”.

​Dacă contractul de furnizare utlități și facturile sunt emise pe numele proprietarului imobilului, deci pe factură NU este scris CUI/CIF-ul activității, atunci se calculează procentul de cheltuieli ce revin activității  și doar această parte se se introduce integral pe cheltuieli deductibile. Plata către proprietar se justifică cu contractul de închiriere/comodat unde se specifică cota-parte de cheltuieli (de exemplu, activitatea ocupă o cameră de 20 mp dintr-un apartament care are 60 de mp, atunci cota-parte de cheltuieli este de 33%). În plus, la dosar se adaugă copie după factura de utilități, și dovada plății: dispoziție de plată sau extras bancar, după caz.

În ContApp, nu mai este necesar să creați furnizorii în acest caz, se creează articol cu categoria fiscală de cheltuieli integral deductibile și mergeți direct la plăti diverse pentru înregistrarea plăților efectuate pe categoria fiscală de „Cheltuieli integral deductibile”.

Lista de cheltuieli nedeductibile

  • sumele sau bunurile utilizate de contribuabil pentru uzul personal sau al familiei sale;
  • achiziția de alcool și țigări, nu reprezintă cheltuieli deductibile;
  • donații de orice fel;
  • ratele aferente creditelor angajate;
  • cheltuielile privind bunurile constatate lipsă din gestiune sau degradate și neimputabile, dacă inventarul nu este acoperit de o poliță de asigurare;
  • începând cu 2021 nu mai sunt deductibile cheltuielile cu costul de achiziţie al aparatelor de marcat electronice fiscale puse în funcţiune în anul respectiv, acestea se deduc din impozitul datorat in cursu acelui an;
  • impozitul pe venit plătit anticipat sau datorat;
  • dobânzile/majorările de întârziere, amenzile, sumele sau valoarea bunurilor confiscate ca urmare a încălcării dispozițiilor legale în vigoare și penalitățile, datorate autorităților române/străine, potrivit prevederilor legale, cu excepția celor plătite, conform clauzelor din contractele comerciale încheiate cu aceste autorități;

În ContApp plățile reprezentând cheltuieli nedeductibile se introduc pe categoria fiscală de „Cheltuieli Integral nedeductibile”. Sumele plătite pentru acest tip de cheltuieli nu vor fi afișate în Registrul de Evidență Fiscală.

Economist și antreprenor, absolvent ASE, Facultatea de ​Contabilitate și ​Informatică de ​Gestiune. Din 2010 sunt specializat în ​contabilitatea și fiscalitatea persoanelor care desfășoară activități independente (PFA, PFI, II, Profesii liberale) sau obțin venituri din alte surse (chirii, investiții etc). În 2012 am înființat site-ul Gestiunepfa.ro, una dintre sursele principale de informații pentru cei interesați, iar din 2021 am lansat aplicația ContApp - platformă online de management fiscal-contabil pentru PFA și Profesii Liberale.

Leave a comment

5 comentarii

unde apare aceasta precizare in codul fiscal? …(de exemplu, activitatea ocupă o cameră de 20 mp dintr-un apartament care are 60 de mp, atunci cota-parte de cheltuieli este de 33%)

Toth Noemi
-

29 februarie 2024 at 17:46

Plata CAS a unui pfa cu venitur sub plafonul celor 12 salarii, adică plata opțională a CAS e tot cheltuiala deductibila?

Ionut
-

29 februarie 2024 at 9:44

Care este diferenta intre „Cotizații plătite la asociațiile profesionale deductibile în limita a 4.000 de euro pe an” si „Contribuțiile profesionale obligatorii datorate organizațiilor profesionale”? Exista vreun principiu care sa le diferentieze, ca sa stim in ce categorie incadram diferite taxe, cotizatii si contributii? De exemplu, sunt psiholog, platesc cotizatie anuala obligatorie la Colegiul Psihologilor (este organizatie sau asociatie profesionala?) + alte taxe cerute de Colegiu in cazul in care am nevoie de anumite documente de la ei. In afara de acestea, sunt membru in alte asociatii profesionale si platesc cotizatii anuale, apartenenta la anumite asociatii poate fi obligatorie pentru desfasurarea activitatii, iar pentru altele nu. Multumesc!

Felicia Nechita
-

20 ianuarie 2024 at 15:24

De ce spuneți că pentru a fi considerată o cheltuială deductibilă, pe bonurile aferente cheltuielii, cu valoare sub 100 Euro trebuie să fie înscris CUI-ui? Aceasta nu este o condiție doar pentru plătitorii de TVA? Există o bază legală în acest sens? Eu sunt PFA neplătitor de TVA. Înțelesesem că nu există această obligație în acest caz, deoarece nu deduc TVA.

Adrian
-

12 decembrie 2023 at 15:07

Buna ziua,

Se poate considera ca deductibila rata la leasing auto financiar, luat prin PFA (norma de venit) cu cod 6202? Daca da cat %?

Multumesc,
Cu stima,
Filip T.

Filip
-

12 decembrie 2023 at 7:46