Cuprins
Cumperi pentru activitate un laptop, o mașină de cusut sau o mobilă de la cineva care nu are firmă și nu îți poate da factură. Achiziția se poate înregistra în contabilitatea PFA-ului, dar numai cu documentele potrivite: un borderou de achiziție, dovada că bunul a intrat în gestiunea activității și dovada plății. Mai jos vezi ce documente întocmești, când bunul devine mijloc fix, pe ce durată îl amortizezi și un exemplu complet pe 2026.
Actualizat noiembrie 2026. Pentru bunurile intrate în patrimoniu din 1 ianuarie 2026, pragul de încadrare ca mijloc fix este 5.000 de lei (OUG nr. 8/2026). Pentru cele intrate până la 31 decembrie 2025 rămâne 2.500 de lei.
Ce documente îți trebuie când cumperi de la o persoană fizică
| Document | Ce dovedește | Cine îl întocmește |
|---|---|---|
| Borderou de achiziție (cod 14-4-13) | ce ai cumpărat, cantitatea și valoarea | cumpărătorul, în momentul achiziției |
| Contract de vânzare-cumpărare | că bunul a fost vândut, la ce preț și de cine | cumpărătorul și vânzătorul |
| Proces-verbal de recepție | că bunul a intrat în gestiunea activității | cumpărătorul |
| Dovada plății (extras, ordin de plată, dispoziție de plată către casierie) | că s-a plătit suma | banca sau cumpărătorul |
Borderoul de achiziție este documentul prevăzut pentru cumpărările de la persoane fizice. Contractul îl poate înlocui numai dacă are tot ce trebuie să aibă un document justificativ: denumirea, numărul și data, părțile, ce s-a cumpărat, cantitatea și valoarea, semnăturile. Pentru un mijloc fix, folosește-le pe amândouă. Cumpărarea se înregistrează în contabilitate doar dacă dovedești că bunul a intrat în gestiunea activității, de regulă prin procesul-verbal de recepție. Păstrează și dovada plății: fără ea, nimic nu arată că banii au ajuns la vânzător.
Potrivit pct. 6 din Normele generale de întocmire și utilizare a documentelor financiar-contabile (anexa nr. 1 la OMFP nr. 2634/2015), documentele justificative provenite din tranzacții/operațiuni de cumpărare a unor bunuri de la persoane fizice, pe bază de borderou de achiziție/carnet de comercializare, pot fi înregistrate în contabilitate numai în cazul în care se face dovada intrării în gestiune a bunurilor respective.
Potrivit Normelor specifice de utilizare a documentelor financiar-contabile (anexa nr. 2 la același ordin), borderoul de achiziție (cod 14-4-13) servește ca:
- document de înregistrare în gestiune a bunurilor cumpărate de la persoane fizice;
- document justificativ de înregistrare în contabilitate a valorii bunurilor cumpărate;
- document pentru justificarea sumelor primite ca avans spre decontare pentru achiziții sau pentru decontarea sumelor plătite pentru achiziții de la persoane fizice.
Un model de borderou de achiziție și un model de notă de recepție pentru neplătitorii de TVA găsești pe GhidPFA.ro.
Mijloc fix sau obiect de inventar
Un bun cumpărat la mâna a doua se încadrează după aceleași reguli ca unul nou. Este mijloc fix dacă îndeplinește cumulativ trei condiții:
- îl folosești în activitate;
- are, la data intrării în patrimoniu, o valoare egală sau mai mare decât pragul legal;
- are o durată normală de utilizare mai mare de un an.
| Data intrării bunului în patrimoniu | Prag de încadrare ca mijloc fix | Sub prag înseamnă |
|---|---|---|
| până la 31 decembrie 2025 | 2.500 lei | obiect de inventar |
| din 1 ianuarie 2026 | 5.000 lei | obiect de inventar |
Valoarea pe care o compari cu pragul este prețul plătit vânzătorului. Persoana fizică nu facturează TVA, așa că nu ai TVA de dedus nici dacă ești plătitor de TVA. Sub prag, bunul este obiect de inventar: cheltuiala se deduce în anul în care o plătești. Opțional, îl poți amortiza (art. 28 alin. (21) din Codul fiscal). Pentru regulile pe larg, vezi Exemplu de amortizare laptop, telefon și tabletă și Cheltuieli cu achiziția de obiecte de inventar.
Prețul unui mijloc fix nu este cheltuială deductibilă la plată. Îl recuperezi doar prin amortizare, lună de lună (art. 68 alin. (7) lit. h) din Codul fiscal). Metodele de calcul sunt explicate în Amortizarea mijloacelor fixe la PFA.
Pe ce durată amortizezi un bun second-hand
Când cunoști istoricul bunului
Dacă știi de când e folosit bunul (factura inițială, certificatul de garanție) și durata normală nu s-a consumat, îl amortizezi pe durata normală rămasă (HG nr. 2139/2004, Catalog, cap. III, pct. 3). Duratele normale sunt cele din Catalog; la calculatoare, grupa 2.2.9, între 2 și 4 ani. Un vânzător persoană fizică nu a ales niciodată o durată normală, așa că o alegi tu din intervalul Catalogului și scazi lunile trecute de la prima folosire. Notează alegerea într-o decizie scrisă și păstreaz-o lângă borderou.
Când nu îl cunoști: comisia tehnică
Dacă durata normală a expirat sau nu ai date despre bun, durata o stabilește o comisie tehnică sau un expert tehnic independent (același punct din Catalog). Legea nu spune cine face parte din comisie. La un PFA fără angajați, practica este ca titularul să stabilească durata printr-o decizie scrisă, motivată de starea și vechimea bunului. Pentru un bun scump, un expert tehnic independent e varianta mai greu de contestat.
Citești despre taxe? ContApp le calculează automat pentru tine.
Facturare, e-Factura, registre, Declarația Unică și declarații TVA — de la 49 lei/lună.
Cât plătești pe bun
Când cumperi de la cineva cu care nu ai legături de familie sau de afaceri, legea nu îți cere să dovedești prețul pieței. Prețul trebuie totuși să fie credibil pentru un bun de același tip, marcă și vechime, pentru că plata e justificată doar prin documentele întocmite de tine. Păstrează lângă borderou câteva anunțuri similare, din perioada cumpărării. Dacă vânzătorul îți e soț sau rudă până la gradul al treilea, sunteți persoane afiliate, iar prețul trebuie să fie cel de piață (art. 7 pct. 26 și art. 11 alin. (4) din Codul fiscal).
Exemplu: laptop second-hand cumpărat în 2026
Toate datele de mai jos sunt ipoteze de lucru. Un PFA neplătitor de TVA, în sistem real, cod CAEN 6210, cumpără pe 10 martie 2026 de la o persoană fizică un laptop folosit, cu 5.400 lei. Anunțurile similare pe care le-a păstrat cer între 5.200 și 5.700 lei. Vânzătorul îi dă factura inițială din martie 2024, deci laptopul e folosit din martie 2024. PFA-ul îl recepționează și îl pune în funcțiune tot în martie 2026.
Catalogul dă pentru grupa 2.2.9 o durată normală între 2 și 4 ani. Titularul alege 4 ani (48 de luni) și o notează într-o decizie. Din martie 2024 până în martie 2026 s-au consumat 24 de luni, deci rămân 48 − 24 = 24 de luni. Laptopul e mijloc fix: valoarea de 5.400 lei e mai mare decât pragul de 5.000 lei, iar durata rămasă depășește un an. Documente: contract, borderou de achiziție, proces-verbal de recepție, ordin de plată din contul PFA.
Cu metoda liniară, amortizarea lunară este 5.400 ÷ 24 = 225 lei, din aprilie 2026 (luna următoare punerii în funcțiune) până în martie 2028.
| An | Luni | Amortizare deductibilă (225 lei × luni) |
|---|---|---|
| 2026 (apr.–dec.) | 9 | 2.025 lei |
| 2027 | 12 | 2.700 lei |
| 2028 (ian.–mar.) | 3 | 675 lei |
| Total | 24 | 5.400 lei |
Plata de 5.400 lei se trece în Registrul-jurnal de încasări și plăți, dar nu e cheltuială deductibilă: prețul unui mijloc fix se recuperează doar prin amortizare. În 2026 se deduc 2.025 lei.
Ce se întâmplă la vânzător
Pentru persoana fizică, banii primiți din vânzarea unui bun mobil din patrimoniul personal nu sunt venit impozabil (art. 62 lit. m) din Codul fiscal): nu plătește impozit, nu datorează contribuții și nu declară nimic. Situația se schimbă dacă vinde des, cumpărând ca să revândă — atunci vânzările au caracter de continuitate și devin activitate economică, cu obligație de înregistrare. Detalii în Venituri ocazionale sau cu caracter de continuitate.
În ContApp
În ContApp introduci laptopul la Imobilizări, alegi clasa de amortizare 2.2.9 și durata rămasă — în exemplul de mai sus, 24 de luni. Aplicația calculează planul de amortizare, completează Registrul de evidență fiscală și Registrul imobilizărilor și generează procesul-verbal de dare în folosință și fișa mijlocului fix. Încearcă ContApp.
Întrebări frecvente
Pot înregistra în contabilitatea PFA un bun cumpărat fără factură?
Da, de la o persoană fizică: borderou de achiziție (sau contract care are toate elementele unui document justificativ), proces-verbal de recepție și dovada plății.
Vânzătorul plătește impozit pe banii primiți?
Nu, dacă bunul e din patrimoniul personal și vânzarea nu are caracter de continuitate.
Pe câte luni amortizez un mijloc fix second-hand?
Pe durata normală rămasă, dacă știi de când e folosit bunul; altfel, pe durata stabilită de o comisie tehnică sau de un expert tehnic independent.
Bunul second-hand costă sub 5.000 de lei. Ce fac?
Obiect de inventar: cheltuiala se deduce în anul în care o plătești. Opțional, îl poți amortiza. Pragul de 5.000 lei se aplică intrărilor din 2026.
Cum cumpăr marfă de la cineva care și-a închis firma și nu îmi mai poate da factură?
Poți cumpăra bunurile de la persoana fizică pe baza unui contract de vânzare-cumpărare și a unui borderou de achiziție, însoțite de proces-verbal de recepție. Cu aceste documente introduci marfa în gestiune la prețul de achiziție. Despre evidența mărfii, vezi Gestiunea stocurilor la PFA.
Pot plăti vânzătorul în numerar?
Da, cu dispoziție de plată către casierie, în limita plafoanelor de plăți în numerar. Plafoanele sunt explicate în Plafoane la plăți și încasări în numerar.
Bază legală: Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal — art. 7 pct. 26, art. 11 alin. (4), art. 28 alin. (2), (12) și (21), art. 62 lit. m), art. 68 alin. (4) și (7) lit. h); OUG nr. 8/2026; HG nr. 2139/2004, Catalogul privind clasificarea și duratele normale de funcționare a mijloacelor fixe, cap. III, pct. 3; OMFP nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile.
2 comentarii
10 iunie 2026 at 9:35
15 iulie 2026 at 11:07