Achiziția de bunuri de la persoane fizice pot fi înregistrate în contabilitate numai în cazurile în care se face dovada intrării în patrimoniu a bunurilor respective, prin întocmirea borderoului de achiziție sau contractului de vânzare-cumpărare și a notei de recepție și constatare de diferențe, după caz, și a plății acestora pe bază de dispoziție de plată-încasare către casierie sau cu extras bancar.
Potrivit prevederilor pct. 6 din OMFP 2364/2015 privind documentele financiar-contabile:
6. Documentele justificative provenite din tranzactii/ operatiuni de cumparare a unor bunuri de la persoane fizice, pe baza de borderou de achizitie/carnet de comercializare, pot fi înregistrate in contabilitate numai in cazul in care se face dovada intrării in gestiune a bunurilor respective.
Potrivit prevederilor din Normele Specifice de utilizare a documentelor financiar-contabile (Anexa nr. 2), aprobate prin OMFP 2364/2015 privind documentele financiar-contabile, Borderoul de achizitie (Cod 14-4-13) servește ca:
– document de înregistrare în gestiune a bunurilor cumparate de la persoane fizice;
– document justificativ de înregistrare in contabilitate a valorii bunurilor cumparate;
– document pentru justificarea sumelor primite ca avans spre decontare pentru achiziții sau pentru decontarea sumelor plătite pentru achiziții de la persoane fizice.
Borderoul de achizitie se întocmește de către persoana care efectuează aprovizionarea cu bunuri de la persoane fizice, în momentul achizitiei.
În baza Borderoului de achizitie se întocmește Nota de intrare-receptie, deoarece numai in acest fel se face dovada intrării în gestiune a bunurilor respective.
Un model de borderou de achizitie gasiti aici.
Un model de Nota de receptie pentru neplatitori de TVA gasiti aici.
Achiziția de mijloace fixe second-hand
Mijloacele fixe sunt considerate bunuri cu durată de utilizare mai mare de un an și cu valoarea de achiziție mai mare de 2.500 lei inclusiv TVA, pentru neplătitori de TVA, sau de 2.500 lei fără TVA pentru plătitorii de TVA.
Important! De la 1 ianuarie 2026, valoarea unui mijloc fix trebuie sa fie cel puțin 5.000 lei.
Plata achiziției de mijloace fixe nu este deductibilă la data plății, doar amortizarea acestora este deductibilă.
Un echipament sau un utilaj este considerat mijloc fix dacă îndeplinește cumulativ următoarele condiții:
a) este deținut și utilizat în producția, livrarea de bunuri sau în prestarea de servicii, pentru a fi închiriat terților sau în scopuri administrative;
b) are o valoare de achiziție mai mare de 2.500 de lei, la data intrării în patrimoniul contribuabilului;
c) are o durată normală de utilizare mai mare de un an.
Bunurile a căror valoare este sub 2.500 de lei (5.000 lei începând cu 1 ianuarie 2026) sunt considerate obiecte de inventar; costul cu achiziția lor este înregistrat și este deductibil la momentul plății.
Platitorii de TVA amortizează mijlocul fix la valoarea de achiziție fără TVA, iar neplătitorii de TVA iau în calcul prețul de achiziție a mijlocului fix cu TVA inclus.
Atenție la perioada de amortizare. In cazul mijloacelor fixe achizitionate cu durata normala de utilizare neconsumata, pentru care se cunosc datele de identificare (data punerii in functiune, durata normala de utilizare rămasă), recuperarea valorii de intrare se realizează pe durata normala de functionare ramasa.
In cazul mijloacelor fixe achizitionate cu durata normala de functionare expirata sau pentru care nu se cunosc datele de identificare, durata normala de functionare se stabilește de către o comisie tehnica sau expert tehnic independent.
Comisia tehnica poate fi reprezentată de titularul activității care stabilește durata normala de functionare și prețul de achizitie prin negociere cu vanzatorul. In principiu, pretul platit persoanei fizice, trebuie sa reflecte pretul de piata pentru produsele de același gen, marca, vechime etc. Se poate face o analiza de piața pe website-urile de profil cu arhivarea a cel puțin 3 oferte asemănătoare cu produsul achiziționat.
Din punct de vedere al vanzatorului – persoana fizica
Pentru evitarea unor implicații fiscale, persoana fizica completează o declarație în care menționează că bunurile vandute provin din patrimoniul personal si nu sunt achizitionate in scopul revanzarii, deci nu se obțin de venituri cu caracter de continuitate.
În acest fel venitul obținut din vanzarea acestor bunuri nu este impozabil, nu se datorează contribuții sociale și nu se declara în declarația unică.
Exemplu de achiziție laptop second-hand
Date contribuabil: Întreprindere individuală, neplătitor TVA, contabilitate în partidă simplă.
- Codul CAEN: 6201 Activități de consultanță în tehnologia informației;
- Titularul întreprinderii individuale folosește în activitatea zilnică un laptop achiziționat în data de 15 mai 2022 ca persoana fizica;
- Valoare de achiziție este de 6.240 lei cu TVA inclus, conform facturii de emisa de catre furnizor;
- Perioada de amortizare pentru aceste bunuri este între 24 și 48 de luni. De la data achiziției au trecut 21 de luni (iunie 2022 – ian 2024), a mai rămas o perioada de utilizare de 27 de luni.
- În data de 25 ianuarie 2024 se decide transferul acestui laptop în gestiunea Întreprinderii individuale la prețul de 27 luni * 130 lei = 3.510 lei;
- Se întocmește borderoul de achizitie si se realizează plata in din contul întreprinderii în contul persoanei fizice. (Se putea achita si cu numerar, prin completarea unei dispoziții de plata catre caserie);
- Achizitia se înregistrează in contabilitate și în registrul de încasări și plăți la data achiziției, conform documentelor:
- Raportat la activitatea desfășurată cheltuiala este integral deductibilă, deoarece bunul este folosit în activitatea curentă pentru obținerea de venituri;
- Bunul cumpărat este considerat mijloc fix deoarece:
- – are valoare de achiziție mai mare de 2500 lei;
- – este folosit pe o perioadă mai mare de un an;
- Se consultă catalogul cu clasificarea mijloacelor fixe utilizate în economie și duratele normale de funcționare ale acestora. Bunul achiziționat se încadrează la grupa 2.2.9 Calculatoare, electronice și echipamente periferice;
- Durata de amortizare este de 27 de luni – durata normala de functionare ramasa;
- Pentru calculul amortizarii lunare folosim metoda amortizarii liniare: Amortizare = 3.510/27 luni)=130,00 lei pe luna;
- Începem să deducem amortizarea începând cu luna februarie 2024;
- Amortizare în anul 2024 = 11 x 130,00 = 1.430,00 lei;
- Amortizare în anul 2025 = 12 x 130,00 = 1.560,00 lei;
- Amortizare în anul 2026 = 4 x 130,00 = 520,00 lei;
- La calculul venitului net pe anul 2024 se scade din venitul brut suma de 1430,00 lei ce reprezintă costul utilizării laptopului pentru această perioadă.
Pentru gestiunea mijlocului fix am folosit programul de contabilitate Contapp, care generează automat următoarele documente și calculează automat amortizarea în Registrul de Evidență Fiscală:
- Planul de amortizare pe o perioadă de 27 de luni.
- Proces verbal de dare în folosință a mijloacelor fixe;
- Fișa mijlocului fix – Tabletă IPAD;
- Registrul Imobilizărilor.
Tot ca în exemplul de mai sus se procedeaza si în cazul achiziționării de obiecte de inventar.
Bunurile a căror valoare este sub 2.500 de lei (5.000 lei începând cu 1 ianuarie 2026), sunt considerate obiecte de inventar si nu se amortizeaza; costul cu achiziția lor este înregistrat și este deductibil la momentul plății.
