Cuprins
Inventarul este una dintre puținele obligații anuale ale unui PFA care nu se depune nicăieri și, tocmai de aceea, se uită ușor. Îl faci la începutul activității, cel puțin o dată pe an și la încetarea activității, iar rezultatul lui se trece în Registrul-inventar.
Articolul acesta explică cine e obligat să facă inventarul, ce documente întocmești, cum completezi Registrul-inventar și ce faci cu diferențele constatate. Pentru imaginea de ansamblu a tuturor registrelor, vezi registrele obligatorii la PFA.
Cine este obligat să facă inventarul
Conform Ordinului ministrului finanțelor publice nr. 170/2015 privind contabilitatea în partidă simplă, persoanele care conduc contabilitatea în partidă simplă au obligația să efectueze inventarul patrimoniului la începutul activității, cel puțin o dată pe an, precum și la încetarea activității.
„Inventarul patrimoniului cuprinde toate elementele de natura activelor și datoriilor care contribuie la desfășurarea activității persoanei care conduce contabilitatea în partidă simplă și se face cu respectarea prevederilor Ordinului ministrului finanțelor publice nr. 2.861/2009 pentru aprobarea Normelor privind organizarea și efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii.”
Ordinul nr. 2.861/2009, art. 1 alin. (3): „persoanele care obțin venituri din activități independente și sunt obligate, potrivit legii, să organizeze și să conducă evidența contabilă în partidă simplă aplică prevederile prezentului ordin.”
În practică, obligația îi privește pe:
- PFA, întreprinderile individuale și familiale impuse în sistem real, care țin contabilitate în partidă simplă;
- profesiile liberale, care aplică numai sistemul de contabilitate în partidă simplă.
Activitățile impuse la normă de venit nu sunt obligate să facă inventarul patrimoniului, pentru că nu au obligația de a conduce contabilitatea în partidă simplă. Ce evidență țin, în schimb, e explicat în evidența la normă de venit.
Când se face inventarul
Inventarierea patrimoniului este obligatorie în trei momente:
- la începutul activității;
- cel puțin o dată pe an, de regulă la sfârșitul anului fiscal, pe 31 decembrie;
- la încetarea activității.
Inventarul anual se face, pe locuri de gestiune, pentru mijloacele fixe, obiectele de inventar, stocurile de materii prime și materiale și mărfuri. Toate bunurile, drepturile și obligațiile legate de activitate se înscriu în Registrul-inventar și constituie patrimoniul afacerii.
Ce se inventariază
Inventarierea înseamnă ansamblul operațiunilor prin care se constată existența tuturor elementelor de activ și de datorii, cantitativ-valoric sau numai valoric, la data la care se efectuează. Scopul ei e stabilirea situației reale a acestor elemente.
La un PFA, în inventar intră, după caz:
- mijloacele fixe, la valoarea de intrare, alături de amortizarea înregistrată până la 31 decembrie — pragul de la care un bun devine mijloc fix este de 5.000 lei, de la 1 ianuarie 2026; detalii în amortizarea mijloacelor fixe;
- obiectele de inventar folosite în activitate, inclusiv cele deja deduse integral la plată — vezi și achiziția în rate;
- stocurile de materii prime, materiale și mărfuri, acolo unde există — vezi gestiunea stocurilor la PFA;
- disponibilitățile în contul bancar al activității și în casă;
- creanțele — sumele pe care le ai de încasat de la clienți;
- datoriile activității față de terți și față de titularul activității. Impozitul pe venit, CAS și CASS datorate pe CNP nu intră aici: sunt obligații ale persoanei fizice, nu ale activității. La datorii poți înscrie suma totală sau pe categorii;
- alte elemente specifice activității: comerț, servicii, producție.
- nu intră bunurile personale pe care nu le-ai cumpărat pe activitate, chiar dacă le folosești în activitate — de exemplu, laptopul personal.
Operațiunea constă în numărarea, cântărirea, măsurarea și evaluarea elementelor inventariate. Prin inventariere constați diferențele dintre evidență și realitate — plusurile sau minusurile față de valoarea scriptică. La cele mai multe activități independente, mai ales la cele fără stocuri sau imobilizări, nu apar diferențe, iar rezultatul inventarierii este o confirmare a valorilor din evidență.
Pașii inventarierii, în ordine
Răspunderea pentru organizarea inventarierii revine, la activitățile independente, titularului activității. La un PFA, inventarul îl face de regulă titularul însuși, desemnat prin decizia de inventariere.
- întocmești decizia de inventariere, cu data de 31 decembrie a anului fiscal;
- întocmești listele de inventariere, pe care înscrii ce ai constatat faptic;
- compari rezultatele cu evidența și întocmești procesul-verbal privind rezultatele inventarierii;
- completezi Registrul-inventar cu rezultatele finale.
Valorile de comparat le iei din evidența ta: încasările și plățile din Registrul-jurnal de încasări și plăți, iar cheltuielile cu amortizarea și soldurile de la sfârșitul anului din Registrul de evidență fiscală.
Documentele pe care le întocmești
Decizia de inventariere
Decizia de inventariere stabilește persoana responsabilă de inventariere și modul sau metodele folosite. O completezi imediat după încheierea anului fiscal, o arhivezi împreună cu celelalte documente și o prezinți la cerere organelor de inspecție fiscală.
Lista de inventariere
Lista de inventariere servește ca:
- document pentru inventarierea bunurilor aflate în gestiune;
- document pentru inventarierea rechizitelor de birou, a imprimatelor și a materialelor pentru ambalare;
- document pentru inventarierea mărfurilor și ambalajelor din unitățile cu amănuntul la care evidența se ține cantitativ-valoric;
- document pentru stabilirea minusurilor și plusurilor valorice din gestiunile inventariate;
- document justificativ de înregistrare în evidența de la locurile de depozitare și în evidența contabilă în partidă simplă;
- document pentru întocmirea Registrului-inventar.
Se întocmește în două exemplare, la locurile de depozitare. Pentru bunurile deteriorate total sau parțial, degradate, fără mișcare sau care nu mai pot fi valorificate se întocmesc liste de inventariere separate. Pentru bunurile în ambalaje originale intacte, pentru lichidele a căror cantitate nu se poate stabili prin transvazare și măsurare sau pentru mărfurile în vrac, a căror cântărire ar fi costisitoare ori le-ar degrada, în listă menționezi modul în care ai făcut inventarierea și datele tehnice care stau la baza calculelor.
În listele de inventariere înscrii stocurile faptice, stabilite prin numărare, cântărire, măsurare sau cubare, imediat după determinarea cantităților, în ordinea în care au fost grupate și cu unitățile de măsură din evidență. Valoarea de inventar se stabilește cu respectarea prevederilor legale.
Înainte de a stabili rezultatele — prin compararea stocului faptic cu soldul scriptic din evidență — verifici exactitatea evaluărilor, calculelor, totalizărilor și înregistrărilor. Greșelile găsite cu această ocazie se corectează înainte de stabilirea rezultatelor.
Citești despre taxe? ContApp le calculează automat pentru tine.
Facturare, e-Factura, registre, Declarația Unică și declarații TVA — de la 49 lei/lună.
Procesul-verbal privind rezultatele inventarierii
Procesul-verbal cuprinde, în principal:
- data întocmirii;
- numele și prenumele persoanelor care au făcut inventarierea;
- numărul și data deciziei de inventariere;
- gestiunea inventariată;
- data începerii și a terminării operațiunii de inventariere;
- rezultatele inventarierii;
- concluziile și propunerile privind cauzele plusurilor și ale lipsurilor constatate și persoanele vinovate, precum și măsurile propuse;
- volumul stocurilor depreciate, fără mișcare, cu mișcare lentă sau greu vandabile și propunerile de reintegrare a lor în circuitul economic;
- propunerile de scoatere din uz a obiectelor de inventar și de declasare sau casare a unor stocuri;
- constatările privind păstrarea, depozitarea, conservarea și integritatea bunurilor, precum și alte aspecte legate de gestiunea inventariată.
Registrul-inventar: cum îl completezi
Registrul-inventar (cod 14-1-2/b) servește ca document contabil de înregistrare a elementelor de natura activelor și datoriilor inventariate: elementele patrimoniale, creanțele și datoriile. Îl întocmești într-un singur exemplar și îl completezi la începutul activității, la sfârșitul exercițiului financiar și la încetarea activității. La încetare, îl completezi cu valoarea elementelor inventariate faptic la acea dată.
Îl completezi fie element cu element, fie preluând totalurile din listele de inventariere, pe elemente grupate după natura lor. În al doilea caz, listele de inventariere se anexează la registru. Registrul are trei coloane:
| Coloana | Ce înscrii |
|---|---|
| 1 — Nr. crt. | numărul curent al fiecărei operațiuni, în ordine cronologică |
| 2 — Denumirea elementelor inventariate | elementul inventariat sau denumirea grupei de elemente, preluată din lista de inventariere |
| 3 — Valoarea de inventar | valoarea de intrare a elementelor patrimoniale, potrivit documentelor justificative, sau totalurile din listele de inventariere; pentru creanțe și datorii, valoarea rămasă de încasat, respectiv de plată |
Exemplu. Un PFA de servicii, în sistem real, fără mijloace fixe și fără stocuri. Toate cifrele sunt ipoteze ale exemplului. La 31 decembrie, Registrul-inventar arată așa:
| Nr. crt. | Denumirea elementelor inventariate | Valoarea de inventar (lei) |
|---|---|---|
| 1 | Obiecte de inventar: imprimantă multifuncțională | 900 |
| 2 | Disponibil în contul bancar al activității la 31 decembrie | 12.450 |
| 3 | Creanțe: factura emisă în decembrie, neîncasată la 31 decembrie | 3.000 |
| 4 | Datorii: factura de la furnizorul de internet, neplătită la 31 decembrie | 350 |
Imprimanta a fost dedusă integral la plată, pentru că e sub pragul de 5.000 lei, dar rămâne în inventar cât timp o folosești în activitate. Factura neîncasată și cea neplătită nu apar în Registrul-jurnal de încasări și plăți, pentru că banii nu s-au mișcat, dar apar aici, la creanțe și la datorii.
Registrul-inventar se arhivează împreună cu documentele justificative care au stat la baza întocmirii lui. Dacă ții evidența cu ajutorul unui program, registrul se editează anual sau la cererea organului de control. Termenul de păstrare este cel general, de 5 ani — vezi arhivarea documentelor contabile.
Registrul-inventar la un PFA fără bunuri
Este întrebarea care apare cel mai des: ce trec în registru dacă activitatea se desfășoară online, nu am cumpărat nimic pe PFA și nu am sume de încasat?
Obligația de a face inventarul rămâne, chiar dacă lista e scurtă. Registrul nu înregistrează doar bunuri, ci și disponibilitățile, creanțele și datoriile. La un astfel de PFA, la 31 decembrie apar de regulă:
- disponibilul din contul bancar al activității — soldul din extrasul de la 31 decembrie;
- datoriile rămase de plată la acea dată, dacă există, inclusiv cele față de bugetul de stat;
- creanțele, dacă ai facturi emise și neîncasate.
Un registru cu două-trei rânduri este un registru valid. Important e ca valorile să se potrivească cu evidența: disponibilul, cu extrasul de cont; creanțele și datoriile, cu facturile.
Plusuri și minusuri constatate la inventar
Sunt cheltuieli nedeductibile minusurile constatate lipsă din gestiune și cheltuielile cu bunurile degradate și neimputabile, dacă inventarul nu este acoperit de o poliță de asigurare.
În partidă simplă, plata pentru achiziția de stocuri sau bunuri a fost considerată cheltuială deductibilă în anul în care a avut loc. De aceea, minusurile sau degradările constatate la inventar și neimputabile majorează venitul impozabil al anului fiscal în care au fost constatate.
Plusurile constatate la inventar generează venituri impozabile, prin valorificarea bunurilor constatate în plus.
Exemplu. O întreprindere individuală cu activitate în comerț constată la inventarul de la sfârșitul anului o lipsă de marfă de 3.500 lei: stocul faptic e mai mic decât stocul scriptic cu 3.500 lei. Dacă lipsa nu poate fi imputată unei persoane — de exemplu vânzătorului, dacă există — și prejudiciul nu se poate recupera, cei 3.500 lei majorează venitul impozabil al anului încheiat. Motivul: la achiziție, plata mărfurilor către furnizori a fost deja considerată cheltuială deductibilă.
Ce riști dacă nu faci inventarul
Neefectuarea inventarului se sancționează conform Legii contabilității nr. 82/1991, cu amendă de la 300 la 4.000 lei. Celelalte contravenții pe care le poate constata un control la un PFA sunt adunate în articolul despre amenzile la PFA.
Pentru o activitate fără stocuri, inventarul durează câteva minute, iar primul lui obiectiv e tocmai îndeplinirea obligației legale.
Exemplu complet de documente
Documentele de mai jos sunt un exemplu întocmit pentru anul fiscal 2024, pentru activitatea din exemplul de calcul al taxelor PFA în sistem real. Studiul de caz a fost între timp actualizat pe cifrele lui 2026; documentele de inventar pentru 2026 se publică după închiderea anului.
- Decizia de inventariere;
- Procesul-verbal privind rezultatul inventarierii;
- Lista de inventariere;
- Registrul-inventar.
Cum generezi inventarul în ContApp
În ContApp, decizia de inventariere, lista de inventariere, procesul-verbal și Registrul-inventar se generează automat, din datele pe care le ai deja în aplicație: obiectele de inventar, mijloacele fixe, soldul contului, facturile neîncasate și cele neplătite. Vezi aici cum generezi inventarul în câteva minute.
Întrebări frecvente
Trebuie să fac inventarul dacă sunt impus la normă de venit?
Nu. Activitățile impuse la normă de venit nu au obligația de a conduce contabilitatea în partidă simplă, deci nici pe cea de a face inventarul patrimoniului. Obligația privește activitățile impuse în sistem real și profesiile liberale.
Când fac inventarul la PFA?
La începutul activității, cel puțin o dată pe an — de regulă la 31 decembrie — și la încetarea activității. Rezultatele se trec în Registrul-inventar.
Ce trec în Registrul-inventar dacă nu am cumpărat nimic pe PFA?
Registrul nu cuprinde doar bunuri. Trec disponibilul din contul bancar al activității la 31 decembrie, datoriile rămase de plată, inclusiv față de bugetul de stat, și creanțele, dacă ai facturi neîncasate. Un registru cu două-trei rânduri este valid.
Pot ține Registrul-inventar în format electronic?
Da. Dacă ții evidența cu ajutorul unui program, Registrul-inventar se editează anual sau la cererea organului de control și se arhivează împreună cu documentele justificative care au stat la baza lui.
Ce se întâmplă cu o lipsă constatată la inventar?
Dacă lipsa nu este imputabilă și nu e acoperită de o poliță de asigurare, este cheltuială nedeductibilă și majorează venitul impozabil al anului în care a fost constatată, pentru că bunurile au fost deja deduse la plată.
Ce amendă risc dacă nu fac inventarul?
Neefectuarea inventarului se sancționează conform Legii contabilității nr. 82/1991, cu amendă de la 300 la 4.000 lei.
Un comentariu
30 ianuarie 2023 at 16:13