Cont bancar, POS și casă de marcat la PFA: ce e obligatoriu în 2026

Ca PFA, întreprindere individuală sau întreprindere familială ai trei întrebări de lămurit înainte de primul client: îți trebuie cont bancar, trebuie să accepți plata cu cardul și ai nevoie de casă de marcat? Răspunsurile depind de forma de organizare și de cine te plătește.

Mai jos găsești tabelul de decizie, apoi fiecare obligație explicată pe scurt, cu trimitere la ghidul dedicat. Regulile sunt cele în vigoare din 1 ianuarie 2026, după Legea 239/2025.

Ce îți trebuie, pe scurt

Oricare ar fi situația, numerarul încasat și plătit respectă plafoanele din Legea 70/2015.

Contul bancar: obligatoriu sau recomandat?

PFA, ÎI și ÎF

Legea nu spune explicit că un PFA trebuie să aibă cont bancar. Obligația expresă de cont e doar pentru firme, adică pentru persoanele juridice. În practică însă nu te poți conforma fără el: din 2026 ești obligat să accepți plăți prin mijloace moderne — card, link de plată, cod QR — iar toate presupun un cont bancar în care intră banii. Singura excepție e ca toate plățile și încasările să treacă exclusiv prin conturi bancare, deci tot printr-un cont.

Recomandarea noastră e ca acest cont să fie deschis pe CUI-ul PFA-ului. Acolo încheie banca, de regulă, contractul pentru acceptarea cardurilor, iar extrasele activității rămân separate de cele personale.

Profesii liberale

Dacă ești înregistrat la ANAF ca profesie liberală, poți lucra și pe un cont deschis pe CNP. Nu ai obligația de a accepta plata cu cardul, pentru că regula din OUG 193/2002 privește doar entitățile din registrul comerțului. Recomandarea rămâne un cont folosit exclusiv pentru activitate. Dacă nu știi în ce categorie ești, vezi lista profesiilor liberale.

Persoane juridice

Pentru SRL și celelalte persoane juridice, contul e obligatoriu: trebuie să dețină un cont de plăți în România sau la Trezorerie pe toată durata activității. O firmă nou-înființată are 60 de zile lucrătoare ca să-l deschidă. Amenda pentru lipsa contului e de 3.000–10.000 lei, iar firma fără cont poate fi declarată inactivă fiscal.

De ce merită un cont separat pentru activitate

• Extrasul e document justificativ. Îl păstrezi 5 ani, socotiți de la 1 iulie a anului următor, și îl prezinți la control. Dacă folosești contul personal, controlul vede și tranzacțiile tale personale. Detalii despre arhivarea documentelor.
• Contabilitatea iese din extras. Încasările și plățile activității se trec în Registrul-jurnal de încasări și plăți pe baza extrasului. Cu un cont separat, soldul din registru se leagă direct de cel din bancă, fără să tot scoți cheltuielile personale.
• Comisioanele bancare devin cheltuieli ale activității. Costurile contului și ale cardului deschise pe activitate se deduc; cele ale contului personal, nu.
• La control, sursa banilor e clară. O încasare personală amestecată cu încasările activității poate fi tratată ca venit nedeclarat, iar o cheltuială a activității plătită printre cele personale se justifică mai greu.
• Banca vede venitul activității. Contează când ceri un credit sau un leasing.

Plata cu cardul și POS-ul

Din 1 ianuarie 2026, PFA, ÎI și ÎF sunt obligate să accepte plăți prin mijloace moderne: card, prin POS sau softPOS, cod QR, link de plată ori plată prin numărul de telefon. Nu e obligatoriu un terminal fizic, dar trebuie să ai cel puțin una dintre aceste soluții. Amenda pentru neacceptare e de 20.000–50.000 lei.

Ești scutit doar dacă toate plățile și încasările trec exclusiv prin conturi bancare; o singură plată în numerar, fie și ocazională, anulează excepția. Profesiile liberale înregistrate la ANAF nu au această obligație. Tot ce ține de POS, pe cazuri, e în ghidul despre terminalul POS și plata cu cardul.

Casa de marcat

Ai nevoie de casă de marcat dacă vinzi cu amănuntul sau prestezi servicii direct către persoane fizice și încasezi cu numerar sau cu cardul. Nu ai nevoie dacă încasezi doar de la firme, doar prin transfer bancar sau dacă activitatea ta e pe lista de excepții a legii, unde intră și profesiile liberale înregistrate la ANAF.

POS-ul nu înlocuiește casa de marcat: la plata cu cardul casa rămâne obligatorie, doar bonul nu mai trebuie tipărit decât la cererea clientului. Lista completă a excepțiilor, chitanța și amenzile sunt în ghidul despre casa de marcat.

Numerarul

Chiar și cu cont bancar, POS și casă de marcat, poți încasa și plăti în numerar doar în limitele legii: de exemplu, maximum 5.000 lei pe zi de la același operator economic și 10.000 lei pe zi de la aceeași persoană fizică. Împrumuturile între activitate și persoane fizice nu se pot da sau restitui în numerar. Toate plafoanele și amenzile sunt în articolul despre plafoanele de plăți și încasări în numerar.

Banii tăi și banii activității

Banii din contul PFA îi poți folosi oricând. Când îi transferi în contul personal, operațiunea se trece în registrul de încasări și plăți ca plată nedeductibilă, adică utilizare a venitului net. Vezi cum scoți banii din activitate.

Invers, dacă aduci bani din buzunarul tău în contul activității, e un aport, nu un venit — vezi aportul titularului. Dacă plătești o factură a PFA-ului cu cardul personal, cheltuiala rămâne deductibilă: o înregistrezi ca aport și plată la aceeași dată. Vezi cheltuielile plătite din contul personal.

Contul bancar în ContApp

Întrebări frecvente

Pot folosi contul meu personal pentru PFA?

Legea nu interzice explicit. Totuși, din 2026 trebuie să accepți plăți prin mijloace moderne sau să lucrezi exclusiv prin conturi bancare, iar ambele variante presupun un cont. Recomandăm un cont deschis pe CUI-ul PFA-ului, folosit doar pentru activitate.

Sunt profesie liberală înregistrată la ANAF. Trebuie să-mi deschid cont pe CIF?

Nu e obligatoriu. Poți încasa și într-un cont pe CNP, iar obligația de a accepta plata cu cardul nu ți se aplică. Recomandăm totuși un cont folosit exclusiv pentru activitate.

Vând doar online, cu plata cu cardul pe site. Am nevoie de POS?

Nu de un terminal fizic. Dacă clienții te plătesc deja online cu cardul sau printr-un link de plată, accepți un mijloc modern de plată. Casa de marcat depinde de activitate: comerțul prin corespondență este pe lista de excepții.

Plătesc CAS și CASS din contul PFA. Cum le înregistrez?

Ca plată nedeductibilă, adică utilizare a venitului net. CAS, CASS și impozitul pe venit sunt obligațiile tale, pe CNP, declarate prin Declarația Unică, nu cheltuieli ale activității.

Am plătit o cheltuială a PFA-ului cu cardul personal. Mai e deductibilă?

Da, dacă ai factura pe PFA și cheltuiala e pentru activitate. O înregistrezi ca aport al titularului și plată a cheltuielii, la aceeași dată.

Dacă lucrez doar prin bancă, mai am nevoie de casă de marcat?

Nu. Casa de marcat e obligatorie doar pentru încasările cu numerar sau card de la persoane fizice. Pentru încasările prin transfer bancar emiți factură.

Surse

• OUG nr. 193/2002 pentru introducerea sistemelor moderne de plată, forma consolidată în vigoare de la 1 ianuarie 2026, art. 1 alin. (1^2) și (1^3), art. 3;
• Legea nr. 70/2015 pentru întărirea disciplinei financiare, art. 1 alin. (1^2)–(1^3) și art. 12 alin. (4), în forma dată de Legea nr. 239/2025;
• OUG nr. 28/1999 privind obligația operatorilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale, art. 1 și art. 2;
• Legea nr. 36/2023 (termenul de păstrare a documentelor);
• ANAF — DGRFP Ploiești, „Disciplina financiară privind operațiunile de încasări și plăți în numerar”, 31 iulie 2026.