Contabilitate PFA. Reguli privind documentele și registrele contabile

Conform prevederilor de mai jos, actualizate recent in ceea ce privește termenul de arhivare:

  • încă din 2015 nu mai este obligatoriu sa emitem documente contabile pe suport de hârtie;
  • toate documentele si registrele contabile se pot genera si păstra numai pe suport electronic;
  • obligația de a prezenta documentele in format fizic poate apare doar la cererea inspecției fiscale;
  • nu mai este necesara parafarea niciunui document contabil sau registru la instituțiile statului
  • putem renunța oricând la registrele si jurnalele pe suport de hârtie, care sunt greu de completat/corectat si arhivat, cu condiția ca acestea sa fie trecute in format electronic pana la expirarea termenului de prescripție.
  • soluția cea mai sigura si eficienta de a emite si păstra documente este de a folosi aplicații informatice care se accesează prin internet, cu email si parola, așa cum este si ContApp. Aceste aplicații asigura:
    • generarea automata si corecta a documentelor si registrelor contabile;
    • corectarea cu ușurința a greșelilor si erorilor de completare;
    • acces rapid cu email si parola de pe orice dispozitiv, de oriunde si oricând;
    • asigura siguranța maxima împotriva evenimentelor nedorite care pot afecta utilizatorul comun: virusarea dispozitivelor, defectiuni tehnice, stergerea datelor, pierderea, furtul, incendii etc.
    • timpul consumat cu generarea modificarea, distribuirea, accesarea documentelor scade de cel puțin 5 ori;

Prevederi specifice contabilității in partida simpla

Conform Ordinului Ministerului Finanțelor Publice nr 170  si a altr reglementari contabile prevad ca agenții economici care tin evidenta contabila în partidă simplă au urmatoarele obligatii in ceea ce priveste intocmirea documentelor justificative si a registrelor contabile:

  1. Contabilitatea în partidă simplă se ţine în limba română şi în moneda naţională.
  1. Orice operaţiune economico-financiară se consemnează în momentul efectuării ei într-un document care stă la baza evidenţierii în contabilitatea în partidă simplă, dobândind astfel calitatea de document justificativ.
  2. Documentele justificative care se evidenţiază în contabilitatea în partidă simplă angajează răspunderea persoanelor care le-au întocmit.
  3. În documentele financiar-contabile nu sunt admise ştersături, modificări sau alte asemenea procedee, şi nici lăsarea de spaţii libere între operaţiunile înscrise în acestea sau file lipsă.
  4. Pentru evidenţierea în contabilitatea în partidă simplă a operaţiunilor efectuate se utilizează următoarele registre contabile: Registrul-jurnal de încasări şi plăţi şi Registrul-inventar
  5. In Registrul Jurnal de incasari si plati se inregistreaza cronologic toate incasarile atat cu numerar cat si prin banca, precum si platile si sumele se totalizeaza lunar.
  6. Operaţiunile efectuate în valută se evidenţiază în contabilitate în moneda naţională, utilizându-se cursul de schimb valutar de la data efectuării operaţiunii.
  7. Registrului-jurnal de încasări şi plăţi  şi a Registrului-inventar sunt in continuare registre obligatorii dar nu se mai parafează la administratia financiara. Registrele actuale se folosesc in continuare pana la terminarea acestora.

Păstrarea si arhivarea documentelor contabile la PFA

Persoanele care conduc contabilitatea în partidă simplă au obligaţia să păstreze în arhiva lor registrele de
contabilitate şi documentele justificative care au stat la baza evidenţierii operaţiunilor economico-financiare în contabilitatea în partidă simplă.

  • Documentele justificative utilizate de persoanele care conduc contabilitatea în partidă simplă se păstrează pe o perioadă de 5 ani. Documentele justificative care atestă provenienţa unor bunuri cu durată de utilizare mai mare de 5 ani se păstrează pe perioada de utilizare a bunurilor.
  • Termenul de păstrare a Registrului-jurnal de încasări şi plăţi (cod 14-1 1/b) şi a Registrului-inventar (cod 14-1-2/b) este de 5 ani.
  • Arhivarea documentelor se face cu respectarea urmatoarelor reguli: – documentele se grupeaza in dosare care se numeroteaza; – gruparea documentelor in dosare se face cronologic si sistematic, in cadrul fiecarui an la care se refera acestea; – dosarele continand documente financiare se pastreaza in spatii amenajate care sa impiedice degradarea sau distrugerea.

Arhivarea electronică a documentelor contabile la PFA

Conform ORDIN nr. 2634 din 2015 privind documentele financiar-contabile, actualizat in 2023:

12. Documentele financiar-contabile pot fi prezentate ca documente pe suport hârtie sau în format electronic, cu condiţia întocmirii acestora potrivit prezentelor norme. Prin document în format electronic se înţelege documentul care conţine informaţiile prevăzute de prezentele norme şi care a fost emis şi primit în format electronic.

  • Entităţile au obligaţia păstrării în arhiva lor a registrelor de contabilitate, a celorlalte documente contabile, precum şi a documentelor justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate a operaţiunilor economico-financiare.
  • Păstrarea documentelor justificative, a registrelor de contabilitate şi a celorlalte documente financiar-contabile se face, după caz, la domiciliul fiscal, la sediul social sau la sediile secundare, pe hârtie sau pe suport electronic.
  • În cazul păstrării pe suport electronic a documentelor financiar-contabile, inclusiv a celor care au fost convertite din format hârtie în format electronic, nu este obligatorie aplicarea prevederilor Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică, republicată.
  • În cazul în care evidenţa contabilă este ţinută cu ajutorul programelor informatice, documentele financiar-contabile se pot păstra pe suporturi tehnice, pe durata termenelor prevăzute de legislaţia în vigoare, cu condiţia să poată fi listate în orice moment, în funcţie de necesităţile entităţii sau la cererea organelor de control.
  • Documentele financiar-contabile se pot păstra, în baza unor contracte de prestări de servicii, cu titlu oneros, şi de către operatori economici autorizaţi, potrivit legii, în prestarea de servicii arhivistice. Şi în acest caz răspunderea privind păstrarea documentelor financiar-contabile revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligaţia gestionării entităţii beneficiare.
  • Cu ocazia controalelor efectuate de organele abilitate, entităţile trebuie să prezinte, la cererea acestora, documentele solicitate.
  • Registrele de contabilitate obligatorii şi documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea financiară se păstrează în arhiva persoanelor prevăzute la art. 1 din legea contabilităţii timp de 5 ani calculaţi de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii exerciţiului financiar în care au fost întocmite, inclusiv pentru statele de salarii.
ContApp E-factura PFA

Economist și antreprenor, absolvent ASE, Facultatea de ​Contabilitate și ​Informatică de ​Gestiune. Din 2010 sunt specializat în ​contabilitatea și fiscalitatea persoanelor care desfășoară activități independente (PFA, PFI, II, Profesii liberale) sau obțin venituri din alte surse (chirii, investiții etc). În 2012 am înființat site-ul Gestiunepfa.ro, una dintre sursele principale de informații pentru cei interesați, iar din 2021 am lansat aplicația ContApp - platformă online de management fiscal-contabil pentru PFA și Profesii Liberale.

Leave a comment

11 comentarii

Caz concret: PFA – comert cu amanuntul – piese auto. Am angajat un sofer cu 2 ore pentru a aduce piesele de la furnizori si a face livrarile de marfa. In restul timpului daca mai e nevoie de deplasare, o va face titulatul PFA-ului. Daca intr-o zi circula cu masina ambii, vor completa o singura foaie de parcurs sau fiecare va completa foaia lui? Pentrufiecare bon de combustibil cu care s-a alimentat trebuie sa existe o foaie de parcurs sau la sfarsitul lunii suma totala a bonurilor cu care s-a alimentat trebuie sa reiasa si din cumularea datelor de pe foile de parcurs?
Multumesc!

Anda Miron
-

30 iulie 2015 at 14:16

Cum arhivez bonurile de consum de combustibil? Impreuna cu chitantele de incasare si plata, ca si docmente justificative la intocmirea registrului de casa ori impreuna cu foaia de parcurs?

Anda Miron
-

30 iulie 2015 at 10:04

Buna ziua. In curand vreau sa deschid o afacere online la domiciliul meu, dar ma intereseaza cum sa procedez pas cu pas sa devin PFA si fara contabilitate.

Va multumesc mult!

Jeni
-

28 aprilie 2015 at 11:34

    Intrebarile dvs sunt justificate dar nu va pot raspunde aici. Nu e nici timp si nici spatiu – ar fi necesare cateva pagini de scris.
    Va recomand Ghidul de infiintare PFA, unde gasiti tot ce va trebuie: raspunsuri, formulare, exemple.
    Aveti detalii aici: https://contapp.ro/blog/ghid-infiintare-pfa/
    Apoi puteti reveni cu intrebari punctuale.

    Constantin
    -

    25 mai 2015 at 15:57

Pentru un PFA care presteaza servicii, care are deja casa de marcat este obligatoriu ca in cazul serviciilor prestate catre alt PFA sau SRL sa emita bon fiscal, sau poate emite factura si chitanta in cazul platilor in numerar?

Corina
-

2 aprilie 2015 at 9:58

    Puteti emite fie chitanta fie bon fiscal pentru o factura incasata in numerar de la persoane juridice.

    Constantin
    -

    9 aprilie 2015 at 17:47

Am vazut articole referitoare la obligatia pentru plata CAS incepand cu 2015 si implicit depunerea declaratiei 600. Este o certitudine?
Nu am depus nici 600 si nici 220 intrucat sunt PFA cu norma de venit, infiintata in septembrie 2015. Este in regula?

Multumesc!

Denisa
-

27 martie 2015 at 18:07

Buna seara,

Am inteles ca a aparut Ordinul MFP nr. 170/2015, publicat in Monitorul Oficial, Partea I, nr. 139 din 24 februarie 2015 si care se va aplica din 1 martie, ordin ce va complica foarte mult contabilitatea unui PFA. Nu pare ca este luat in calcul in acest articol.

M-ar interesa in special schimbarile survenite pentru PFA-urile la norma de venit (urmeaza sa infiintez).

Alex
-

26 februarie 2015 at 17:26

    Buna seara. Ordinul nu aduce schimbari majore, si cu atat mai putin pentru PFA impozitata la norma de venit.
    O sa scriu un articol si pe aceasta tema. Va multumesc de atentionare!

    Constantin
    -

    4 martie 2015 at 17:19