e-Factura pentru PFA și profesii liberale în 2026: obligații, excepții și amenzi

e-Factura este obligatorie pentru PFA, ÎI, IF și profesiile liberale din 1 ianuarie 2024. În 2026 s-au schimbat însă două lucruri esențiale: termenul de transmitere a devenit de 5 zile lucrătoare, iar Legea nr. 88/2026 a scos complet din obligație persoanele fizice care emit facturi pe CNP. Mai jos găsești cine este obligat astăzi, ce excepții au rămas în vigoare, ce amenzi riști și de ce ai nevoie ca să trimiți o e-Factura.

Ce s-a schimbat în 2026
• De la 1 ianuarie 2026 — termenul de transmitere trece de la 5 zile calendaristice la 5 zile lucrătoare (OUG nr. 89/2025, MO nr. 1203/24.12.2025).
• De la 1 ianuarie 2026 — se transmit în e-Factura și facturile emise către persoane impozabile nestabilite în România, dar înregistrate aici în scopuri de TVA.
• De la 1 iunie 2026 — persoanele fizice care se identifică fiscal prin CNP nu mai sunt obligate să folosească sistemul, iar agricultorii în regim special sunt exceptați definitiv (Legea nr. 88/2026, MO nr. 459/29.05.2026).

Ce este e-Factura și cum funcționează

e-Factura este formatul electronic al facturii obișnuite, pe care până acum o completai pe hârtie, în Excel sau în Word. Formatul se numește XML și este citit ușor de programele informatice, dar greu de un om.

Fișierul XML este generat de un program de facturare și transmis tot electronic în sistemul național RO e-Factura, administrat de ANAF prin Spațiul Privat Virtual. Sistemul validează automat factura, îi aplică semnătura electronică a Ministerului Finanțelor și o pune la dispoziția destinatarului.

Implementarea a început în România în 2021, ca instrument de combatere a evaziunii fiscale, și s-a extins etapizat până a devenit regula generală. Sisteme similare de facturare electronică centralizată funcționează în mai multe state europene.

Cadrul legal este dat de OUG nr. 120/2021 privind administrarea, funcționarea și implementarea sistemului național RO e-Factura, cu modificările ulterioare — cele mai recente fiind OUG nr. 89/2025 și Legea nr. 88/2026.

Cine este obligat să folosească e-Factura în 2026

PFA, ÎI, IF și profesiile liberale

Da, e-Factura este obligatorie. Operatorii economici sunt obligați să transmită facturile prin sistemul național, indiferent de forma de organizare — deci și PFA, întreprinderile individuale, întreprinderile familiale și profesiile liberale, atât în relația cu instituțiile statului (B2G), cât și cu ceilalți operatori economici (B2B) și cu persoanele fizice (B2C).

Obligația nu depinde de calitatea de plătitor de TVA. Un PFA neplătitor de TVA transmite facturile în sistem exact ca o firmă mare.

Persoanele fizice care se identifică prin CNP: opțional din 1 iunie 2026

Aici a fost cea mai mare schimbare a anului. Prin OUG nr. 89/2025, de la 15 ianuarie 2026 persoanele fizice care se identifică fiscal prin CNP și desfășoară activități economice au fost obligate să se înscrie în Registrul RO e-Factura obligatoriu, prin formularul 082.

Obligația a fost eliminată după patru luni și jumătate. Legea nr. 88/2026, publicată în Monitorul Oficial nr. 459 din 29 mai 2026 și aplicabilă de la 1 iunie 2026, a modificat art. 10¹⁰ din OUG nr. 120/2021: furnizorii și prestatorii care se identifică fiscal prin cod numeric personal nu mai au obligația utilizării sistemului RO e-Factura. Utilizarea devine opțională.

Modificarea vizează în principal persoanele cu venituri din drepturi de autor și proprietate intelectuală: scriitori, jurnaliști, fotografi, actori, artiști, influenceri, creatori de conținut. Sunt exceptate prin aceeași lege și institutele și centrele culturale ale altor state care activează în România în baza unor acorduri interguvernamentale.

Cine vrea totuși să folosească sistemul se poate înscrie în Registrul RO e-Factura opțional, care este public și se consultă pe site-ul ANAF. Legea a introdus și posibilitatea de radiere din registrele RO e-Factura pentru cine nu mai are obligația sau nu mai dorește să folosească sistemul; radierea produce efecte din prima zi a lunii următoare depunerii cererii.

Atenție, nu confunda cele două situații. Exceptarea privește furnizorul care emite factura pe CNP. Dacă tu ești PFA sau firmă și emiți o factură către un client persoană fizică, obligația ta de a transmite e-Factura rămâne — vezi secțiunea despre B2C.

Asociații, fundații, culte și partide politice

Asociațiile și fundațiile constituite în baza OG nr. 26/2000, celelalte asociații fără scop lucrativ, partidele politice și cultele care nu sunt înregistrate în scopuri de TVA au beneficiat de o amânare, dar aceasta a expirat la 30 iunie 2025.

Începând cu 1 iulie 2025, entitățile de mai sus care desfășoară activități economice (cursuri, servicii, chirii, vânzări) sunt obligate să se înscrie în Registrul RO e-Factura obligatoriu și să transmită facturile prin sistem. Cele care încep activități economice ulterior au obligația de a solicita înscrierea înainte de a începe activitatea și sunt înscrise în registru în 3 zile lucrătoare de la solicitare.

Agricultorii în regim special

Agricultorii persoane fizice care aplică regimul special pentru agricultori au avut aceeași amânare până la 30 iunie 2025, urmată de obligația de înscriere de la 1 iulie 2025.

Legea nr. 88/2026 i-a exceptat definitiv de la 1 iunie 2026. Motivul invocat de legiuitor: agricultorii folosesc deja carnete de comercializare, care asigură trasabilitatea operațiunilor și conțin informațiile obligatorii dintr-o factură, așa că e-Factura ar fi însemnat o dublă sarcină administrativă.

e-Factura în relația B2C, către clienți persoane fizice

De la 1 ianuarie 2025, prin OUG nr. 138/2024 (MO nr. 1222/05.12.2024), e-Factura se transmite și pentru facturile emise către clienți persoane fizice. Reguli practice:

• Dacă beneficiarul nu furnizează niciun cod fiscal sau alege să nu fie identificat prin CNP, se folosește un cod format din 13 cifre de zero: 0000000000000 — implementat în ContApp. Vezi și articolul dedicat despre e-Factura pe CNP.
• Se transmite e-Factura și pentru persoanele fizice străine, dacă locul prestării serviciilor sau al livrării bunurilor este în România. Regula generală la prestările de servicii: „art. 278 alin. (3) — Locul de prestare a serviciilor către o persoană neimpozabilă este locul unde prestatorul își are stabilit sediul activității sale economice”. Există și excepții, la art. 275–278 din Codul fiscal.
• Chiar dacă ai transmis e-Factura, ai în continuare obligația de a-i trimite clientului factura pentru informare, în format PDF, pe hârtie sau în alt format agreat.
• Tot de la 1 ianuarie 2025 se transmit în sistem și facturile simplificate, cu excepția bonurilor fiscale emise de casa de marcat. Dacă pentru un bon fiscal se emite și factură, aceasta se transmite cu codul 751 — implementat în ContApp.

Excepții de la e-Factura în 2026

Chiar și după generalizarea sistemului, câteva categorii de operațiuni rămân în afara obligației.

1. Operațiunile din afara sferei TVA. e-Factura nu se transmite „pentru operațiuni care nu sunt în sfera de aplicare a TVA sau pentru sume care nu se includ în baza de impozitare a TVA”. Dacă activitatea ta este scutită de TVA — servicii medicale, asigurări, servicii bancare și altele — e-Factura nu este obligatorie; lista completă este aici.
2. Exporturile și operațiunile pentru care locul livrării sau al prestării nu este în România.
3. Livrările intracomunitare de bunuri pentru care beneficiarul comunică un cod de înregistrare în scopuri de TVA din alt stat membru. Atenție la nuanță: de la 1 ianuarie 2026 există obligația de a transmite în e-Factura facturile emise de persoanele impozabile stabilite în România către persoane impozabile nestabilite, dar înregistrate în scopuri de TVA în România, pentru livrările și prestările cu locul în România. Regulile de TVA pe operațiuni transfrontaliere le găsești în ghidul TVA la vânzări în UE și în afara UE.
4. Bonurile fiscale emise de casa de marcat, inclusiv cele care îndeplinesc condițiile unei facturi simplificate. Dacă pentru bon se solicită factură, aceasta se transmite în sistem cu codul 751 — „Factură — informații în scopuri contabile”.
5. Opțional, nu obligatoriu: livrările de bunuri și prestările de servicii în favoarea misiunilor diplomatice și oficiilor consulare, către Comunitatea Europeană, în favoarea organismelor internaționale și cele destinate forțelor armate.
6. Furnizorii persoane fizice identificate prin CNP și agricultorii în regim special, de la 1 iunie 2026 (Legea nr. 88/2026), precum și institutele și centrele culturale străine care activează în baza unor acorduri interguvernamentale.

Important! Chiar dacă tu ești într-una dintre situațiile de mai sus, ai nevoie de acces la SPV ca să descarci e-facturile primite de la furnizori. De la 1 iulie 2024, factura electronică transmisă prin sistem este singura recunoscută în contabilitate atunci când legea impune utilizarea e-Facturii — fără ea nu îți poți deduce cheltuiala. La rândul lor, clienții tăi înregistrați fiscal pot avea nevoie de e-Factura pentru propriile deduceri.

Termenul de transmitere: 5 zile lucrătoare din 2026

Până la 31 decembrie 2025, termenul a fost de 5 zile calendaristice de la data emiterii facturii, cu tot cu sâmbete, duminici și sărbători legale.

Prin OUG nr. 89/2025 („ordonanța trenuleț”), publicată în Monitorul Oficial nr. 1203 din 24 decembrie 2025, termenul s-a schimbat. De la 1 ianuarie 2026:

• factura se transmite în maximum 5 zile lucrătoare de la data emiterii, dar nu mai târziu de 5 zile lucrătoare de la data-limită de emitere prevăzută de Codul fiscal (Legea nr. 227/2015);
• zilele nelucrătoare nu se mai numără — sâmbăta, duminica și sărbătorile legale ies din calcul;
• termenul se calculează conform Regulamentului (CEE, Euratom) nr. 1182/71: începe să curgă de la începutul primei ore a primei zile a termenului și se încheie la expirarea ultimei ore a ultimei zile;
• același termen se aplică și în relația B2C.

Exemplu. Emiți o factură vineri, 14 august 2026. Termenul începe luni, 17 august, și se încheie vineri, 21 august, la ora 24:00. Sub vechea regulă, aceeași factură trebuia transmisă până miercuri, 19 august.

De ce ai nevoie ca să trimiți e-Factura

1. Un program software care să genereze factura în format XML, conform standardului RO_CIUS;
2. Acces la Spațiul Privat Virtual deschis pe CUI/CIF-ul activității. Accesul se obține doar cu un certificat de semnătură digitală calificată.

Din 15 iunie 2023, ContApp trimite automat e-Factura direct în SPV, prin butonul de trimitere din opțiunile facturii. Mai multe detalii aici.

Ca să folosești funcționalitatea, trebuie să autorizezi ContApp pentru acces la contul SPV al entității care trimite e-Facturile. Autorizarea o face o persoană care deține un certificat de semnătură digitală înregistrat la ANAF pe CUI/CIF-ul entității. Mai multe detalii aici.

Cum se transmite factura prin sistemul RO e-Factura

Factura trebuie generată în structura și formatul specificate de sistem — XML. După generare, fișierul se încarcă în secțiunea e-Factura din SPV.

• Dacă factura a fost întocmită corect, sistemul o transmite destinatarului și generează un mesaj de confirmare.
• Dacă fișierul XML are erori, sistemul transmite un mesaj de eroare, iar factura nu ajunge la beneficiar.

Conform Procedurii de utilizare a sistemului național de factură electronică, dacă în urma verificărilor nu se identifică erori se aplică semnătura electronică a Ministerului Finanțelor, care confirmă primirea facturii în sistem. Exemplarul original al facturii electronice este fișierul XML însoțit de semnătura electronică a Ministerului Finanțelor, pus la dispoziția emitentului și a destinatarului sub forma unei arhive zip. Reprezentarea PDF este doar o formă grafică, fără valoare legală la control.

Dacă în urma verificărilor sunt identificate erori, factura electronică nu se consideră transmisă în sistem și nu este primită de destinatar. Emitentul primește un fișier XML cu erorile identificate, însoțit de semnătura electronică a Ministerului Finanțelor, tot sub forma unei arhive zip. După corectarea erorilor, emitentul retransmite factura. Pe toată durata verificărilor automate, emitentul poate interoga în sistem starea fișierului transmis.
După efectuarea verificărilor automate, arhivele menționate rămân disponibile în sistem pentru descărcare.

Important! Transmiterea se poate face și prin servicii private de facturare integrate cu sistemul ANAF. Spre deosebire de interfața ANAF, acestea sunt mult mai prietenoase și mai ușor de folosit. Un asemenea serviciu este furnizat și de aplicația ContApp.

Ce faci dacă furnizorul nu-ți trimite e-Factura

Când transmiterea prin sistem este obligatorie, beneficiarii care nu primesc facturile în termenul prevăzut la art. 10 alin. (7) din OUG nr. 120/2021 — pentru livrări de bunuri și prestări de servicii la care plata se face la momentul livrării sau prestării — pot notifica organele fiscale competente.

Procedura a fost aprobată prin OPANAF nr. 2229/2025, publicat în Monitorul Oficial nr. 895 din 30 septembrie 2025. Se folosește formularul 800 — „Notificare privind facturile pentru livrările de bunuri/prestările de servicii pentru care plata se face la momentul livrării/prestării, netransmise prin sistemul RO e-Factura în termenul prevăzut la art. 10 alin. (7) din OUG nr. 120/2021”. Formularul se depune prin mijloace electronice de transmitere la distanță.

Detalii suplimentare găsești în materialul explicativ publicat de ANAF.

Amenzi și riscuri fiscale

Sancțiunile pentru netransmiterea facturilor în termen sunt prevăzute de OUG nr. 120/2021 și se aplică diferențiat, în funcție de categoria de contribuabil.

În relația B2B există o sancțiune suplimentară: o amendă de 15% din valoarea facturii. Aceasta se aplică atât emitentului care nu transmite factura prin RO e-Factura, cât și beneficiarului care primește și înregistrează o factură B2B pe alt canal — pe e-mail sau pe hârtie — atunci când legea impune utilizarea sistemului.

Peste amendă se adaugă riscul fiscal propriu-zis: o factură netransmisă prin sistem, când transmiterea era obligatorie, nu produce efecte fiscale. TVA-ul nu este deductibil, iar cheltuiala nu se ia în considerare la calculul venitului net.

Calendarul implementării RO e-Factura

Bunurile cu risc fiscal ridicat, pentru etapa din iulie 2022, au fost: legume, fructe, rădăcini și tuberculi alimentari și alte plante comestibile; băuturi alcoolice; construcții noi; produse minerale (apă minerală naturală, nisip și pietriș); îmbrăcăminte și încălțăminte. Lista completă este în OPANAF nr. 12/2022.

Întrebări frecvente despre e-Factura

Sunt PFA neplătitor de TVA. Trebuie să trimit e-Factura?

Da. Obligația de a transmite facturile prin RO e-Factura nu depinde de calitatea de plătitor de TVA. Un PFA neplătitor de TVA are aceleași obligații ca o firmă, atât în B2B, cât și în B2C și B2G.

Care este termenul de transmitere a facturii în 2026?

5 zile lucrătoare de la data emiterii facturii, dar nu mai târziu de 5 zile lucrătoare de la data-limită de emitere prevăzută de Codul fiscal. Termenul se aplică de la 1 ianuarie 2026, prin OUG nr. 89/2025, și înlocuiește vechiul termen de 5 zile calendaristice. Sâmbetele, duminicile și sărbătorile legale nu se mai numără.

Mai sunt obligat să folosesc e-Factura dacă emit facturi pe CNP?

Nu. De la 1 iunie 2026, prin Legea nr. 88/2026, furnizorii și prestatorii care se identifică fiscal prin cod numeric personal nu mai au obligația utilizării sistemului RO e-Factura. Utilizarea rămâne posibilă, opțional, prin înscrierea în Registrul RO e-Factura opțional. Măsura vizează în special veniturile din drepturi de autor și proprietate intelectuală.

Ce fac dacă un client persoană fizică nu vrea să-mi dea CNP-ul?

Completezi în locul CNP-ului un cod format din 13 cifre de zero: 0000000000000. Tranzacția rămâne una B2C, iar factura se transmite normal în sistem. Suplimentar, ai obligația de a-i trimite clientului factura pentru informare, în PDF, pe hârtie sau în alt format.

Pot deduce o cheltuială dacă furnizorul nu mi-a trimis factura prin e-Factura?

Depinde dacă furnizorul avea obligația. Când transmiterea prin sistem este obligatorie, factura primită doar pe e-mail sau pe hârtie nu produce efecte fiscale și nu îți dă drept de deducere; poți notifica ANAF prin formularul 800. Dacă însă furnizorul este exceptat — de exemplu o persoană fizică ce emite pe CNP și nu s-a înscris opțional, sau o activitate scutită de TVA — factura clasică este perfect valabilă și se înregistrează normal.

Ce amendă risc dacă nu transmit factura la timp?

Pentru un PFA sau o persoană fizică, amenda este între 1.000 și 2.500 lei. Contribuabilii mijlocii riscă 2.500–5.000 lei, iar cei mari 5.000–10.000 lei. În relația B2B se adaugă o amendă de 15% din valoarea facturii, aplicabilă și beneficiarului care înregistrează o factură primită pe alt canal.

Am nevoie neapărat de certificat de semnătură digitală?

Ai nevoie de acces la SPV pe CUI/CIF-ul activității, iar accesul se obține doar cu un certificat de semnătură digitală calificată, înregistrat la ANAF. Certificatul poate fi al tău, al contabilului pe care l-ai împuternicit sau al unui expert ContApp autorizat să semneze în numele tău. Detalii complete în ghidul despre certificatul de semnătură digitală.

Cât timp trebuie să păstrez fișierele XML?

Facturile sunt documente justificative și se păstrează 5 ani, calculați de la 1 iulie a anului următor exercițiului financiar în care au fost întocmite (art. 25 din Legea contabilității nr. 82/1991, în forma modificată prin Legea nr. 36/2023). Arhivezi fișierul XML original împreună cu semnătura electronică a Ministerului Finanțelor, nu doar reprezentarea PDF. Serverele ANAF nu garantează păstrarea pe termen lung, așa că descărcarea și arhivarea proprie rămân în sarcina ta.

Informații de ajutor

• Prezentarea sistemului național RO e-Factura;
• Legislație RO e-Factura;
• Informații tehnice RO e-Factura.