E-factura pentru PFA și Profesii Liberale

Ce este e-factura?

Începând cu anul 2021 și în România a început implementarea unui sistem național de facturare electronică. Astfel, agenții economici sunt obligați să emită facturi prin sistemul național Ro e-factura. Factura transmisă va ajunge la ANAF și va fi trimisa mai departe către client.

Sistemul național e-factura are scopul de a ajuta Ministerul Finanțelor Publice să controleze mai bine fenomenul evaziunii fiscale și în felul acesta să aducă mai mulți bani la buget.

Sistemul centralizat de facturare electronica este implementat în mai multe țări europene.

Este e-factura obligatorie pentru PFA, II, IF, Profesii Liberale?

Agenții economici, indiferent de forma de organizare, deci și PFA, ÎI, Profesii Liberale, sunt obligați să transmită facturile către clienți prin sistemul e-factura. De la 1 ianuarie 2024 tramsiterea e-facturii este olbigatorie pentru toti agentii economici.

Sistemul national e-factura a fost implementat etapizat, astfel:

  1. De la 01.04.2022 se transmite factura prin sistemul e-factura pentru prestarea de servicii turistice către clienți persoane fizice care plătesc aceste servicii cu voucher/cardul de vacanță;
  2. De la 01.07.2022 se transmite factura prin sistemul e-factura pentru livrări de bunuri și servicii către instituții publice în baza unui contract de achiziții publice, (aceasta este în relația B2G).
  3. De la 01.07.2022 se transmite factura prin sistemul e-factura dacă livrează bunuri cu risc fiscal ridicat către alți operatori economici (nu către persoane fizice), indiferent de forma de organizare a acestora, (aceasta este în relația B2B). Conform ANAF bunurile cu risc fiscal ridicat sunt:
  4. De la 1 ianuarie 2024, transmiterea facturilor prin sistemul national e-factura este obligatorie pentru toți agenții economici din Romania in relația cu instituțiile statului (B2G) si cu ceilalți agenți economici (B2B) inclusiv pentru PFA, II, IF, Profesii Liberale. De retinut urmatoarele:
    • termenul de transmitere este de 5 zile calendaristice de la data emiterii;
    • sanctiunile pentru netrasmitere a e-facturii vor fi aplicate incepand cu 1 Aprilie 2024;
    • pana la 30 iunie vor fi recunoscute in contabilitate si facturile in alte format decat XML, dar incepand cu 1 iulie numai e-factura este recunsocuta ca document contabil;

E-factura NU se transmite in urmatoarele situatii:

  1. Clientul este persoana fizică cu CNP și NU a achiziționat servicii de cazare plătite cu voucher/card de vacanta;
  2. Clientul este persoana fizica/juridica care nu are sediul in România (nu are CUI sau CIF obținut in Romania) pentru care s-au prestat servicii sau livrat bunuri din România către sediul lor extern (export de bunuri sau servicii);

Observație! Chiar daca nu exista obligativitatea trimiterii facturilor in cele doua situații de mai sus, este necesar accesul la SPV pentru a descarcă facturile de la furnizori, pentru ca aceștia vor trimite facturile in format XML (de 01.07.2024 – doar factura electronica este recunoscuta fiscal). De aceea un program de facturare care importa e-facturi va ușura foarte mult munca cu contabilitatea. Acesta este avantajul e-facturii.

Banner e-factura PFA

Ce îți trebuie ca să trimiți e-Factura?

  1. Un program software care sa genereze factura in format XML;
  2. Acces la Spatiul privat virtual deschis pe CUI/CIF-ul activitatii. Accesul poate fi realizat doar cu semnatura digitala calificata;

Oferta ContApp

  1. ContApp este un program de contabilitate, care genereaza e-Factura, pentru PFA și Profesii Liberale . In ContApp vei avea:
    • Facturare completa și integrare cu ANAF pentru trimitere si descărcare de e-Facturi;
    • Contabilitate PFA si Profesii Liberale cu toate registrele obligatorii;
    • Modul de generare automata a Declaratiei Unice pentru anii 2021, 2022, 2023, 2024;
  2. Un certificat de semnătura digitală, cu acces la Spațiul Privat Virtual (SPV) de la ANAF, pe CUI-ul sau CIF-ul activității tale:
    • poate fi certificatul tău, dacă l-ai cumpărat și autorizat la ANAF;
    • poate fi al contabilului tău, dacă l-ai împuternicit sa accesez SPV pe CUI/CIF-ul tau;
    • sau poți împuternici un expert ContApp să semneze e-factura pentru tine cu certificatul propriu;

Observație. SPV pentru e-Factura nu este același cu SPV-ul pentru CNP – unde se depune declaratia unica.

Începând cu data de 15 Iunie 2023, ContApp trimite automat e-factura direct in SPV, prin selectarea butonului de trimitere e-factura de la opțiuni factura. Mai multe detalii aici.

Pentru a putea folosi aceasta funcționalitate este necesara autorizarea ContApp pentru a avea acces la contul SPV a entitatii care trebuie sa trimita e-factura (sa trimită e-facturi pe CUI-ul tău).

Autorizarea se poate realiza de catre o persoana care detine un certificat de semnatura digitala inregistrat la ANAF pe CUI/CIF-ul entitatii. Mai multe detalii aici.

Crearea și transmiterea facturii prin sistemul e-factura

Pentru transmiterea unei facturi aceasta trebuie generată în structura și formatul specificat de sistem – XML. După generare fișierul cu extensia XML se încarcă în secțiunea E-factura din SPV.

  • Dacă factura a fost întocmită corect atunci sistemul e-factura transmite factura destinatarului și generează un mesaj de confirmare.
  • Dacă factura nu a fost întocmită corect și fișierul XML are erori, atunci sistemul e-factura va transmite un mesaj de eroare și factura nu va fi transmisă beneficiarului.

Conform Procedură utilizare sistem național factură electronică:

În situația în care drept urmare a operațiunilor de verificare a facturii nu sunt identificate erori, se aplică semnătura electronică a Ministerului de Finante (MF) care confirma primirea facturii electronice în sistemul RO e-Factura. Exemplarul original al facturii electronice se consideră fișierul de tip XML însoțit de semnatura electronica a MF, care este pus la dispoziția emitentului, respectiv destinatarului, în sistemul RO e-Factura, sub forma unui fișier arhivă de tip zip.

În situația în care drept urmare a operațiunilor de verificare sunt identificate erori, factura electronică nu se consideră transmisă în sistem, respectiv nu este primită de către destinatar, emitentul primind un fișier de tip XML ce conține erorile identificate, însoțit de semnătura electronică a MF, sub forma unui fișier arhivă de tip zip. După corectarea erorilor identificate, emitentul transmite factura electronică în sistemul RO e-Factura. Pe toată perioada verificărilor automate, emitentul poate interoga în sistem starea fișierului transmis.
După efectuarea verificărilor automate, fișierele arhivă menționate vor fi disponibile în sistem pentru descărcare.

Important! Transmiterea facturilor prin sistemul național RO E-factura se poate realiza și prin intermediul unor servicii private de facturare care asigură integrarea cu sistemul ANAF. Spre deosebire de serviciul oferit de ANAF, serviciile private de facturare sunt mult mai prietenoase și ușor de utilizat. Un asemenea serviciu este furnizat și de aplicația ContApp.

Transmite e-factura automat din ContApp

Pasul 1. Conectezi ContApp la contul SPV conform instrucțiunilor de aici.

Pasul 2. Se creează factura cu acțiunea „Adaugă factură”, unde la definirea articolului se procedează astfel:

  • Pentru servicii livrate către instituții publice si ceilalti agenti economici se crează un articol, ca oricare alt articol, nu sunt necesare alte setări;
  • Pentru livrarea de bunuri cu risc fiscal către instituții publice la creare articol se bifează produs cu risc fiscal, se specifică unitatea de măsură standard și codul CPVvezi foto.
  • Pentru livrarea de bunuri cu risc fiscal către alți agenți economici la creare articol se bifează produs cu risc fiscal, se specifică unitatea de măsură standard și codul NCvezi foto.
  • Pentru crearea unei facturi aferente unor servicii turistice la creare articol se selectează tip produs categoria de Servicii Turistice. În factură se va completa numărul voucherului de vacanță sau a cardului de vacanțăvezi foto.

Pentru transmiterea fișierului e-factura in SPV mergi la Acțiuni factura și selectează opțiunea E-factura.

Trimitere e-factura

După trimitere e-factura, aceasta va fi listata in lista de e-facturi, unde vei gasi mai multe informații:

  • Status trimitere care poate fi: Factura trimisa sau Factura cu erori si mesajul de eroare;
  • In cazul in care e-factura nu a primit status de la serverul ANAF, se apasa pe butonul de „Reimprospateaza” – vezi mai jos.

Factura trimisa in format XML prin sistemul E-factura ajunge la destinatar, clientul final. Pentru a fi siguri ca a ajuns, factura poate fi transmisa si prin e-mail, in format PDF.

Întrebări și răspunsuri frecvente – FAQ

Am produse cu risc fiscal pe aceeași factură cu produse „comune”?
Dacă vindeți mai multe produse pe aceeași factură, din care cel puțin unul este considerat produs cu risc fiscal ridicat, atunci factura respectivă se va transmite în totalitate prin sistemul RO e-Factura.

În ContApp pot adăuga coduri NC sau CPV pe fiecare articol comercializat?
Bineînțeles, in listele automatizate vei găsi toate codurile de mai sus din care poți selecta pe cel potrivit articolului pe care îl vinzi către o instituție publică sau către un client privat.

Informații de ajutor:

Economist și antreprenor, absolvent ASE, Facultatea de ​Contabilitate și ​Informatică de ​Gestiune. Din 2010 sunt specializat în ​contabilitatea și fiscalitatea persoanelor care desfășoară activități independente (PFA, PFI, II, Profesii liberale) sau obțin venituri din alte surse (chirii, investiții etc). În 2012 am înființat site-ul Gestiunepfa.ro, una dintre sursele principale de informații pentru cei interesați, iar din 2021 am lansat aplicația ContApp - platformă online de management fiscal-contabil pentru PFA și Profesii Liberale.

Leave a comment

70 de comentarii

am un PFA prin care vand gablonturi secondhand diverselor persoane fizice pentru care eliberez factura ,sunt obligat sa ma inregistrez pe RO-factura ??????si daca da care este legea . multumesc frumos

niculescu
-

15 decembrie 2023 at 7:52

Buna ziua,sunt PFA- obiect activitate,administrator imobile.
Trebuie sa ma inregistrez in sistemul e-factura ?
Dar asociatia de proprietari ? trebuie inregistrata ? in conditiile in care nu emite nicio factura.
Multumesc !

Tudorita Anghel
-

8 decembrie 2023 at 15:26

Buna ziua , sunt PFA – obiect de activitate contabilitate, prestez servicii contabile pentru PJ si PF ( neplatitor de TVA ) , serviciile sunt de contabilitate pentru PJ si cenzorat pentru Asociatii de proprietari , in acest caz de la 01.01.2024 am obligatia de a transmite facturile prin sistemul e-factura si pentru Asociatiile de proprietari ?
Multumesc

Dana
-

6 decembrie 2023 at 3:26

Oricine poate fi împuternicit? Dacă eu am semnătură digitală, pot să „încarc” facturi pentru altcineva pe bază de împuternicire, chiar dacă nu sunt contabil sau nu am altă relație de afaceri cu entitatea respectivă? În particular, eu sunt PFA, cealaltă persoană e tot PFA.

Adrian
-

17 noiembrie 2023 at 5:37

Cum se procedeaza cu deducerea contributiei la pensie privata facultativa? Aceste cheltuieli vor putea fi incluse in contabilitate daca nu sunt primite ca facturi in SPV?

Mara
-

16 noiembrie 2023 at 10:43

Precizez că ai mei clienți sunt doar două firme din România. Nu prestez și către persoane fizice sau către firme din afara țării.

Diana
-

12 noiembrie 2023 at 22:52

Dacă sunt PFA neplătitor de TVA și prestez exclusiv servicii de traduceri scrise comerciale (nu autorizate, nu legalizate), mai trebuie să mă înregistrez în E-Factura?

Diana
-

12 noiembrie 2023 at 22:49

La deschidere SPV pe CUI PFA sunt optiunile „reprezentant legal”, „imputernicit” si „imputernicit delegat” si apoi trebuie sa atasezi dovada ca esti una din asta. La PFA esti Titular nu reprezentant legal, reprezentantul legal e la SRL si SA si ala se nominalizeaza. Ce alegem acolo? De ce nu actualizeaza sistemul? Probabil ca tre sa alegi reprezentant legal si sa faci fals in declaratii si uz de fals, nu?

Geta
-

8 noiembrie 2023 at 7:18

Ce voi face cu clientii persoane fizice? Si clientii Ltd din strainatate? Si ambasadele straine din Bucuresti?
Facturez traducerile pe hartie in continuare? Cum fac cu numerotarea? Creez doua separate? Cea pe hartie o continui ca pana acum si pt spv fac una separata?
Ne putem aduna mai mulți traducatori sa avem o singura semnatura electronica pt gen 2-10 traducatori autorizati sa nu platim fiecare separat semnatura electronica sa facem acele conturi spv nu pe cnp ci pe cif? Declaratia unica o vom transmite apoi pe spv pe cif sau pe spv pe cnp cum s-a facut obligatoriu pana acum?
Sunt enorm de multe clarificari necesare.
Daca o firma imi facturaza pe hartie de la 1 ian 2024 eu mai pot deduce acea factura? Sunt neplatitoare de tva.

LM
-

29 octombrie 2023 at 15:28

Nu gasesc codul pentru ore si pt pagini la efactura.
Incerc sa creez acea efactura dar nu gasesc codul pt unitatea de masura „ora” si pt unitatea de masura „pagina”. Sunt traducator autorizat si acestea sunt unitatile stabilite prin lege, nu pot factura altceva ca nu m-ar putea plăti institutiile diverse.

LM
-

23 octombrie 2023 at 18:59

    Si nefiind platitor tva ce aleg la motive 0 tva?
    Ce e valoarea si ce e pretul serviciului? In factura clasica aveam pret per unitate si pret total si apoi total factura.
    Nu reusesc sa completez aproape nimic la serviciile oferite

    LM
    -

    23 octombrie 2023 at 19:04

      Unde vreti sa completati?

      Constantin
      -

      25 octombrie 2023 at 9:09

    Buna ziua! Scrieti in campul de cautare „pagina” si vi se ofera automat optiuni de cod e-factura. https://suport.contapp.ro/article/99-creare-unitate-de-masura

    Constantin
    -

    25 octombrie 2023 at 9:08

      Pe efactura oferita gratuit de ANAF
      Poate imi puteti spune direct ce cod au orele si paginile?
      Nu am bani de contabil si programe speciale mai ales ca veniturile nete au scazut cu 50% in ultimii ani si costul traiului s-a scumpit cu 100%

      LM
      -

      29 octombrie 2023 at 15:23

in articol zice Important! Este obligatorie transmiterea facturilor prin e-factura, dar nu și înregistrarea în sistem, care este opțională. …pai cum trimit prin e-factura daca nu sunt si intregistrat ?

Raluca
-

18 octombrie 2023 at 15:20

    Buna ziua! Exact asa, puteti trimite e-factura fara sa va inregistrati in sistem, trebuie sa aveti doar un cetificat de semnatura digitala cu acces la SPV-ul firmei.

    Constantin
    -

    25 octombrie 2023 at 8:57

Cum se face facturarea catre clienti in conditiile in care majoritatea firmelor au contracte de servicii cu firme de contabilitate carora li se predau actele spre prelucrare dupa data de 5-10 a lunii urmatoare, presupunand ca nu vor avrea posibilitatea unui sistem propriu de facturare in conditiile in care emit 1-2 facturi pe zi/luna (in medie).? O firma se contabilitate poate avea si 30-40 de societati ( in general microintreprinderi) in asemenea situatie!

Steliana Botea
-

30 august 2023 at 6:32

Bună ziua! Există câteva prevederi clare privind (noua) facturare către clienți externi? Cum se va proceda dacă un PFA lucrează doar cu clienți din străinătate? Mai este obligatorie înregistrarea în sistemul e-factura?

Roxana Moldovan
-

29 august 2023 at 7:11

Ne puteti va rugam indica articolul de lege care prevede ca liberii profesionisti trebuie sa emita facturi prin e-factura (cand va intra in vigoare, stim ca inca nu ni se aplica). Nu gasesc nimic. Si apropo, parca anul trecut si acum 2 ani se stabilise ca liberii profesionisti nu sunt agenti economici (doar PFA sunt) astfel ca nu am putut beneficia de anumite ajutoare care au fost date initial doar agentilor economici (ma refer la microgrant)

Letitia
-

29 august 2023 at 6:50

CU RESPECT !!!

CHIRIAC FLORIN NELU
-

14 iulie 2023 at 8:29

BUNA ZIUA ! NU AM TRIMIS RO FACTURA IN SPV , AM INTOCMIT FACTURILE DE VANZARE MAZARE CU RISC FISCAL RIDICAT-SCRISE DE MANA , PRIMA IN DATA DE 19.07.2022 , A DOUA IN DATA DE 20.12.2022 , SUNT PROBLEME GRAVE ?

CHIRIAC FLORIN NELU
-

14 iulie 2023 at 8:11

Aveti vreun raspuns?
Deci eu sunt obligata sa emit chitanta si factura pe loc clientilor, nu am cum sa ma plimb cu casa de marcat sau laptop si cu internetul dupa mine si sa tin clientii blocati pana reusesc sa le transmit factura si chitanata electronic sau sa le emit bon fiscal (nici nu stiu daca se poate emite de liber profesionisti asa ceva).
Deci cum exact emit aceste facturi electronice? Emit doua? Una de mana pe loc si una electronica de acasa?!
Lasand la o parte ca liber profesionistii NU suntem agenti economici conform cu ce ni s-a transmis de la ANAF ministerul muncii reg comertului si ministerul fondurilor europene

Lm
-

29 iunie 2023 at 8:51

    Buna ziua! Puteti sa transmiteti factura si electronic, si pe email, si fizic… e aceeași factura.

    Constantin
    -

    4 iulie 2023 at 15:54

      Cum mai e e-factura daca e data fizic?!aa

      LM
      -

      10 octombrie 2023 at 8:29

      O actualizare la raspuns?

      LM
      -

      29 octombrie 2023 at 15:30

Ca mediator – profesie liberală, există această obligație de înregistrare?

Stogrin Petronela
-

20 iulie 2022 at 7:45

Buna ziua, sunt Traducator Autorizat MJ, inregistrata la ANAF cu CIF si prestez servicii de traducere pentru Curtea de Apel. Trebuie sau nu sa inregistrez facturile in sistemul E-Factura? Va multumesc anticipat pentru raspuns.

Dana S
-

6 iulie 2022 at 14:13

Buna ziua,
Inteleg ca momentan daca nu vand acele produse si sunt doar liber profesionist, nu trebuie sa ma chinui sa emit facturi electronice clientilor (nici daca ei sunt institutii de stat din Romania sau din strainatate, straini, romani, firme sau persoane particulare)?

Inca nu inteleg cum exact voi emite factura si chitanta cand eu ma plimb de la client la client si nu stiu cat va avea sa imi achite fiind in functie de cat timp am stat efectiv sa ii traduc si nu ii stiu datele lui de facturare inainte sa ma vad cu el si sigur nu se va putea integistra pe loc ca cetatean strain fara cnp sau cu cif din strainatate…

LM
-

22 iunie 2022 at 11:32