E-factura pentru PFA și Profesii Liberale

Ce este e-factura?

Începând cu anul 2021 și în România a început implementarea unui sistem național de facturare electronică. Astfel, agenții economici sunt obligați să emită facturi prin sistemul național Ro e-factura. Factura transmisă va ajunge la ANAF și va fi trimisa mai departe către client.

Sistemul național e-factura are scopul de a ajuta Ministerul Finanțelor Publice să controleze mai bine fenomenul evaziunii fiscale și în felul acesta să aducă mai mulți bani la buget.

Sistemul centralizat de facturare electronica este implementat în mai multe țări europene.

Este e-factura obligatorie pentru PFA, II, IF, Profesii Liberale?

Agenții economici, indiferent de forma de organizare, deci și PFA, ÎI, Profesii Liberale, sunt obligați să transmită facturile către clienți prin sistemul e-factura. De la 1 ianuarie 2024 tramsiterea e-facturii este olbigatorie pentru toti agentii economici.

Sistemul national e-factura a fost implementat etapizat, astfel:

  1. De la 01.04.2022 se transmite factura prin sistemul e-factura pentru prestarea de servicii turistice către clienți persoane fizice care plătesc aceste servicii cu voucher/cardul de vacanță;
  2. De la 01.07.2022 se transmite factura prin sistemul e-factura pentru livrări de bunuri și servicii către instituții publice în baza unui contract de achiziții publice, (aceasta este în relația B2G).
  3. De la 01.07.2022 se transmite factura prin sistemul e-factura dacă livrează bunuri cu risc fiscal ridicat către alți operatori economici (nu către persoane fizice), indiferent de forma de organizare a acestora, (aceasta este în relația B2B). Conform ANAF bunurile cu risc fiscal ridicat sunt:
  4. De la 1 ianuarie 2024, transmiterea facturilor prin sistemul national e-factura este obligatorie pentru toți agenții economici din Romania in relația cu instituțiile statului (B2G) si cu ceilalți agenți economici (B2B) inclusiv pentru PFA, II, IF, Profesii Liberale. De retinut urmatoarele:
    • termenul de transmitere este de 5 zile calendaristice de la data emiterii;
    • sanctiunile pentru netrasmitere a e-facturii vor fi aplicate incepand cu 1 Aprilie 2024;
    • pana la 30 iunie vor fi recunoscute in contabilitate si facturile in alte format decat XML, dar incepand cu 1 iulie numai e-factura este recunsocuta ca document contabil;

E-factura NU se transmite in urmatoarele situatii:

  1. Clientul este persoana fizică cu CNP și NU a achiziționat servicii de cazare plătite cu voucher/card de vacanta;
  2. Clientul este persoana fizica/juridica care nu are sediul in România (nu are CUI sau CIF obținut in Romania) pentru care s-au prestat servicii sau livrat bunuri din România către sediul lor extern (export de bunuri sau servicii);

Observație! Chiar daca nu exista obligativitatea trimiterii facturilor in cele doua situații de mai sus, este necesar accesul la SPV pentru a descarcă facturile de la furnizori, pentru ca aceștia vor trimite facturile in format XML (de 01.07.2024 – doar factura electronica este recunoscuta fiscal). De aceea un program de facturare care importa e-facturi va ușura foarte mult munca cu contabilitatea. Acesta este avantajul e-facturii.

Ce îți trebuie ca să trimiți e-Factura?

  1. Un program software care sa genereze factura in format XML;
  2. Acces la Spatiul privat virtual deschis pe CUI/CIF-ul activitatii. Accesul poate fi realizat doar cu semnatura digitala calificata;

Oferta ContApp

  1. ContApp este un program de contabilitate, care genereaza e-Factura, pentru PFA și Profesii Liberale . In ContApp vei avea:
    • Facturare completa și integrare cu ANAF pentru trimitere si descărcare de e-Facturi;
    • Contabilitate PFA si Profesii Liberale cu toate registrele obligatorii;
    • Modul de generare automata a Declaratiei Unice pentru anii 2021, 2022, 2023, 2024;
  2. Un certificat de semnătura digitală, cu acces la Spațiul Privat Virtual (SPV) de la ANAF, pe CUI-ul sau CIF-ul activității tale:
    • poate fi certificatul tău, dacă l-ai cumpărat și autorizat la ANAF;
    • poate fi al contabilului tău, dacă l-ai împuternicit sa accesez SPV pe CUI/CIF-ul tau;
    • sau poți împuternici un expert ContApp să semneze e-factura pentru tine cu certificatul propriu;

Observație. SPV pentru e-Factura nu este același cu SPV-ul pentru CNP – unde se depune declaratia unica.

Începând cu data de 15 Iunie 2023, ContApp trimite automat e-factura direct in SPV, prin selectarea butonului de trimitere e-factura de la opțiuni factura. Mai multe detalii aici.

Pentru a putea folosi aceasta funcționalitate este necesara autorizarea ContApp pentru a avea acces la contul SPV a entitatii care trebuie sa trimita e-factura (sa trimită e-facturi pe CUI-ul tău).

Autorizarea se poate realiza de catre o persoana care detine un certificat de semnatura digitala inregistrat la ANAF pe CUI/CIF-ul entitatii. Mai multe detalii aici.

Crearea și transmiterea facturii prin sistemul e-factura

Pentru transmiterea unei facturi aceasta trebuie generată în structura și formatul specificat de sistem – XML. După generare fișierul cu extensia XML se încarcă în secțiunea E-factura din SPV.

  • Dacă factura a fost întocmită corect atunci sistemul e-factura transmite factura destinatarului și generează un mesaj de confirmare.
  • Dacă factura nu a fost întocmită corect și fișierul XML are erori, atunci sistemul e-factura va transmite un mesaj de eroare și factura nu va fi transmisă beneficiarului.

Conform Procedură utilizare sistem național factură electronică:

În situația în care drept urmare a operațiunilor de verificare a facturii nu sunt identificate erori, se aplică semnătura electronică a Ministerului de Finante (MF) care confirma primirea facturii electronice în sistemul RO e-Factura. Exemplarul original al facturii electronice se consideră fișierul de tip XML însoțit de semnatura electronica a MF, care este pus la dispoziția emitentului, respectiv destinatarului, în sistemul RO e-Factura, sub forma unui fișier arhivă de tip zip.

În situația în care drept urmare a operațiunilor de verificare sunt identificate erori, factura electronică nu se consideră transmisă în sistem, respectiv nu este primită de către destinatar, emitentul primind un fișier de tip XML ce conține erorile identificate, însoțit de semnătura electronică a MF, sub forma unui fișier arhivă de tip zip. După corectarea erorilor identificate, emitentul transmite factura electronică în sistemul RO e-Factura. Pe toată perioada verificărilor automate, emitentul poate interoga în sistem starea fișierului transmis.
După efectuarea verificărilor automate, fișierele arhivă menționate vor fi disponibile în sistem pentru descărcare.

Important! Transmiterea facturilor prin sistemul național RO E-factura se poate realiza și prin intermediul unor servicii private de facturare care asigură integrarea cu sistemul ANAF. Spre deosebire de serviciul oferit de ANAF, serviciile private de facturare sunt mult mai prietenoase și ușor de utilizat. Un asemenea serviciu este furnizat și de aplicația ContApp.

Transmite e-factura automat din ContApp

Pasul 1. Conectezi ContApp la contul SPV conform instrucțiunilor de aici.

Pasul 2. Se creează factura cu acțiunea „Adaugă factură”, unde la definirea articolului se procedează astfel:

  • Pentru servicii livrate către instituții publice si ceilalti agenti economici se crează un articol, ca oricare alt articol, nu sunt necesare alte setări;
  • Pentru livrarea de bunuri cu risc fiscal către instituții publice la creare articol se bifează produs cu risc fiscal, se specifică unitatea de măsură standard și codul CPVvezi foto.
  • Pentru livrarea de bunuri cu risc fiscal către alți agenți economici la creare articol se bifează produs cu risc fiscal, se specifică unitatea de măsură standard și codul NCvezi foto.
  • Pentru crearea unei facturi aferente unor servicii turistice la creare articol se selectează tip produs categoria de Servicii Turistice. În factură se va completa numărul voucherului de vacanță sau a cardului de vacanțăvezi foto.

Pentru transmiterea fișierului e-factura in SPV mergi la Acțiuni factura și selectează opțiunea E-factura.

Trimitere e-factura

După trimitere e-factura, aceasta va fi listata in lista de e-facturi, unde vei gasi mai multe informații:

  • Status trimitere care poate fi: Factura trimisa sau Factura cu erori si mesajul de eroare;
  • In cazul in care e-factura nu a primit status de la serverul ANAF, se apasa pe butonul de „Reimprospateaza” – vezi mai jos.

Factura trimisa in format XML prin sistemul E-factura ajunge la destinatar, clientul final. Pentru a fi siguri ca a ajuns, factura poate fi transmisa si prin e-mail, in format PDF.

Întrebări și răspunsuri frecvente – FAQ

Am produse cu risc fiscal pe aceeași factură cu produse „comune”?
Dacă vindeți mai multe produse pe aceeași factură, din care cel puțin unul este considerat produs cu risc fiscal ridicat, atunci factura respectivă se va transmite în totalitate prin sistemul RO e-Factura.

În ContApp pot adăuga coduri NC sau CPV pe fiecare articol comercializat?
Bineînțeles, in listele automatizate vei găsi toate codurile de mai sus din care poți selecta pe cel potrivit articolului pe care îl vinzi către o instituție publică sau către un client privat.

Informații de ajutor:

Economist și antreprenor, absolvent ASE, Facultatea de ​Contabilitate și ​Informatică de ​Gestiune. Din 2010 sunt specializat în ​contabilitatea și fiscalitatea persoanelor care desfășoară activități independente (PFA, PFI, II, Profesii liberale) sau obțin venituri din alte surse (chirii, investiții etc). În 2012 am înființat site-ul Gestiunepfa.ro, una dintre sursele principale de informații pentru cei interesați, iar din 2021 am lansat aplicația ContApp - platformă online de management fiscal-contabil pentru PFA și Profesii Liberale.

Leave a comment

70 de comentarii

Buna ziua! Eu stiu ca Business to Business (B2B) reprezinta comercializarea de bunuri sau servicii intre companii prin canale online. Iar Business to Government (B2G) = achizitii publice. Deci cred ca nu este ACUM obligatoriu si pentru B2C. In viitor cred ca se vor lua si alte decizii. Dar acum de la 1 iulie doar B2B SI B2G.

Stan Camelia
-

22 iunie 2022 at 11:06

    Ok dar eu ca liber profesionisti am client si statul b2g si firme sau alti liber profesionisti si pfa b2b si persoane fizice simple b2c. Deci… la unii da la unii nu?

    LM
    -

    22 iunie 2022 at 11:40

Buna ziua!
As dori si eu sa-mi spuneti o parere, un CMI care lucreaza cu casa de sanatate, astfel ca emite facturi lunare catre Casa de Sanatate, trebuie sa se inregistreze in sistemul E-factura incepand cu 01.07.2022?

Monica
-

22 iunie 2022 at 9:57

Buna ziua! In cazul in care emit facturi catre nerezidenti romani, catre institutii din alte tari, catre instanta etc, cum pot sa fac acest lucru prin Efactura?

Ivelina Vaykova
-

22 iunie 2022 at 9:26

Sunt in aceeasi situatie, sunt profesoara de engleza si parintii elevilor mei se afla in China. Eu emit facturi lunar, insa nu le trimit pentru ca ei nu au nevoie de ele.
Ai dreptate, nu ii poti obliga pe parinti sa petreaca ore inregistrandu-se pe site-ul anaf plin de bug-uri. Dar nu vad de ce s-ar aplica pentru clientii care sunt persoane fizice.

CW
-

20 mai 2022 at 8:51

Chiar si cei care nu vand doar online, tot mai avem si clienti care platesc prin transfer (se practica peste tot) deci e obligatoriu pt toti sa putem emite facturi. Statul de exemplu ma plateste exclusiv prin banca, deci obligatoriu se emite factura

LM
-

19 martie 2022 at 13:46

Atentie! Liber profesionistii NU au nevoie de casa de marcat!.
Aceasta este doar pt cei inregistrati la registrul comerțului (PJ, si asa zisii pfa, ii, if)

LM
-

19 martie 2022 at 13:39

Eu vand doar servicii online. Cum pot sa ii dau cuiva bon de casa daca plateste prin transfer bancar si se afla la sute de km distanta? Singura varianta este sa se emita factura

MARIUS
-

19 martie 2022 at 11:31

    Buna ziua! Da, emiteti factura catre client. Nu va trebuie casa de marcat si nici sa emiteti prin efactura.

    Constantin
    -

    9 aprilie 2022 at 7:10

Dar devine obligatorie și în relația B2G de la.01.17.2022.

Gina
-

19 martie 2022 at 11:07

Buna ziua. Nu emiteti facturi catre ei, ci va cumparati o casa de marcat prin care le emiteti bon fiscal, ceea ce trebuia sa faceti si pana acum.

Klementina Rus
-

19 martie 2022 at 10:56

Sunt meditator pentru copii si lucrez ca PFA. Niciun client de-al meu (respectiv parinte al unui copil) nu vrea factura. Toti, absolut toti, insista ca nu vor facturi, pentru ca nu le trebuie facturile. Totusi eu emit facturi (in Word) si le transmit pe email catre acesti clienti. Ce as putea sa fac daca devine obligatorie factura electronica si acesti clienti, care nu vor sub nicio forma niciun fel de factura, vor trebui sa se inregistreze in sistemul Anaf pentru ca eu sa pot sa emit facturi? Ce solutie voi avea atunci, sa lucrez „la negru” pentru ca nu mai pot emite facturi? Cum sa ii oblig pe parintii copiilor sa se inregistreze in nu stiu ce sistem de la Anaf???

EC
-

17 martie 2022 at 8:01

OUG nr.130 din 2021
b) furnizorii sunt obligați, începând cu data de 1 iulie 2022, să transmită facturile emise în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura, indiferent dacă destinatarii sunt sau nu înregistrați în Registrul RO e-Factura.

De aici inteleg ca se poate factura catre un cumparator persoana fizica chiar daca acesta nu este inregistrat in Registru RO e-Factura.

„De retinut, ca in sistemul national E-factura trebuie sa se inregistreze atat furnizorul cat si beneficiarul de bunuri si servicii.”

Va rugam totusi sa ne ajutati cu un raspuns deoarece din articolul de pe Ghid PFA se intelege ca si cumparatorul persoana fizica va trebui sa fie inregistrat pentru a benficia de factura.

MARIUS P
-

17 martie 2022 at 7:11

Inca o duma de stat. Ai nostri conducatori mult iubiti iar o sa se prinda de ineptiile si de gaurile din lege prea tarziu, dupa ce jumatate din cei vizati o sa fie la pamant. De parca nu erau de ajuns pandemia si razboiul.

mdcclxv
-

16 martie 2022 at 13:40

Si-atunci cum se interpreteaza ca atat furnizorul cat si beneficiarul trebuie sa fie inscrisi in sistem?

Lau Milioara
-

16 martie 2022 at 10:00

„Si in final pentru toate facturile care se emit in Romania.

De retinut, ca in sistemul national E-factura trebuie sa se inregistreze atat furnizorul cat si beneficiarul de bunuri si servicii.”

Eu inteleg ca si mamaia cand vrea sa cumpere ceva de la emag trebuie sa fie inregistrata fiind beneficiar de bun sau de serviciu

MARIUS P
-

16 martie 2022 at 9:23

    Buna ziua! Nu se stie exact cum va fi, momentan sistemul e-factura va fi obligatoriu de la 1 iulie pentru agentii economici care livreaza produse din categoriile de risc, catre alti agenti economici. Vedeti in articol.

    Constantin
    -

    17 martie 2022 at 17:26

    Înseamnă că nici în declarația unica la PFA partea cu realizatu nu mai trebe scrisa doar estimat, din moment ce ANAF va avea facturile..

    Adrian
    -

    22 noiembrie 2022 at 15:30

„De retinut, ca in sistemul national E-factura trebuie sa se inregistreze atat furnizorul cat si beneficiarul de bunuri si servicii.”
Cred ca majoritatea am citit bine 😉

LM
-

16 martie 2022 at 9:20

Eu cred ca nu ati citit bine, nu clientii vor fi nevoiti sa inregistreze factura, ci emitentii facturilor.

Emanuel Ciuca
-

16 martie 2022 at 9:07

Buna ziua! Sa inteleg ca orice persoana fizica trebuie sa se inregistreze in sistemul E-factura? Adica din 2023 nimeni nu mai poate primi nici un produs de la altex, emag , pfa-uri, firme mici ,mari daca nu este inregistrat in sistemul e-factura. Ma refer in primul rand la cei care nu au pregatire in domeniu care nu au nici internet sau care sunt semi analfabeti. Chiar si mamaia de la tara daca vrea sa isi cumpere un cuptor electric trebuie mai intai sa se inregistreze in sistemul e factura incepand cu 2023?

MARIUS P
-

16 martie 2022 at 7:49

    Intrebarile sunt foarte bune iar exemplele frizeaza absurdul- cum sa oblig un simplu cumparator online sa se inregistreze…

    Dana-Maria Onica
    -

    16 martie 2022 at 8:14

      Sper ca este o gluma obligarea clientilor persoane fizice sa se inregistreze in sistemul e-factura. Majoritate nu vor proceda asa si sunt convins ca vor cauta cai sa obtina produsele sau serviciile fara factura, ceea ce incurajeaza evaziunea si mai mult. Practic daca este asa in secunda 2 pica toate afacerile care lucreaza cu persoane fizice pe o perioada scurta sau lunga pana cand toata lumea se va inregistra.

      MARIUS P
      -

      16 martie 2022 at 8:22

        Buna ziua! Nu se stie exact cum va fi, momentan sistemul e-factura va fi obligatoriu de la 1 iulie pentru agentii economici care livreaza produse in categoriile de risc, catre alti agenti economici. Vedeti in articol.

        Constantin
        -

        17 martie 2022 at 17:25

      Buna ziua! Nu se stie exact cum va fi, momentan sistemul e-factura va fi obligatoriu de la 1 iulie pentru agentii economici care livreaza produse in categoriile de risc, , catre alti agenti economici. Vedeti in articol.

      Constantin
      -

      17 martie 2022 at 17:24

    Buna ziua! Nu se stie exact cum va fi, momentan sistemul e-factura va fi obligatoriu de la 1 iulie pentru agentii economici care livreaza produse in categoriile de risc, catre alti agenti economici.

    Constantin
    -

    17 martie 2022 at 17:23

1) Ca traducator autorizat o buna parte din activitate este pt stat. Trebuie deja sa ma inregistrez?
Cum se va proceda: o parte din facturi pe acest sistem si restul pe hartie?
2) multi clienti sunt straini care nu vorbesc romana si nu au acte romanesti sau UE sa se poata inregistra. Lor cum le mai emit facturi?
3) s-a mai intrebat: persoanele fizice trebuie sa se inregistreze? Multi clienti sunt pf care oricum cu greu accepta sa imi dea detalii pt factura/chitanta (am avut cateva cazuri in care am emis facturile fara date platitor ca sa pot totusi inregistra in contabilitate si an scris pe ele achitat cu…)
4) ca sa pot primi facturi pt echipamente, telefonie, etc sa le pot deduce sau ca pf sa pot beneficia de garantii va trebui sa ma inregistrez deja ca traducator si separat ca pf? Momentan de ex ca traducator primesc garantie pe jumatate din timpul garantiei pe pf, dar daca primesc factura pe cnp banuiesc ca nu o pot deduce la activitatea pe cif.
Ma intreb daca s-au gandit deja la toate aceste aspecte legiuitorii nostri sau ca de obicei au omis si categoria noastra.

LM
-

16 martie 2022 at 7:22

    Buna ziua! Nu trebuie sa va inregistrati meomentan. Vedeti categoriile de risc in articol.

    Constantin
    -

    17 martie 2022 at 17:21

Buna ziua, va mai curge multa cerneala pe tema aceasta. In Monitorul Oficial din oct 2021 scrie „pot opta” deci inca este optional. De asemenea, ambii parteneri ai tranzactiei trebuie sa fie inregistrati in Registrul e-factura. Cum il conving eu pe „nenea” persoana fizica sa se inscrie in Registru ca sa ii pot da e-factura cand el nici nu stie sa foloseasca Internetul?

Dana-Maria Onica
-

16 martie 2022 at 6:58

    Buna ziua! Nu se stie daca va fi implementata si pentru persoanele fizice si daca acestea trebuie sa-si faca cont in sistemul E-factura. Momentan obligatiile sunt doar pentru cei care livreaza produse din categoriile de risc. Vedeti in articol.

    Constantin
    -

    17 martie 2022 at 17:20

Bună seara,

Îmi este totuși încă neclar dacă facturile pentru partenerii externi din UE vor trece prin același sistem. Aparent este destinat doar partenerilor interni, pentru partenerii externi ar fi necesară totuși o platfromă integrată europeană cred.

O seară bună,
Nicolae

Nicolae Zarna
-

15 martie 2022 at 22:22

    Acelasi lucru as dori sa il aflu si eu (mai specific pentru parteneri din afara UE), pentru ca este foarte neclar, si nu gasesc un raspuns oficial nicaieri.

    Serban Marti
    -

    16 martie 2022 at 9:22

    Buna ziua! Sistemul este inca in faza de dezvoltare, se va schimba legislatia si solutiile, o sa vedem cum va fi.

    Constantin
    -

    17 martie 2022 at 17:17