E-factura pentru PFA și Profesii Liberale. Excepții e-factura.

Actualizare e-Factura – 05.12.2024

OUG nr 138 publicată în MO, Nr. 1222/05.12.2024

1. e-Factura Persoane Fizice, e-Factura pe CNP – relatia B2C. Având în vedere ca de la 1 ianuarie e-Factura trebuie transmisă în SPV și în cazul în care clientul este persoana fizica, dacă acesta nu dorește sa fie identificat prin CNP, atunci se poate folosi un CNP format din 13 cifre de zero: 0000000000000 – implementat in ContApp.
   • Se transmite e-Factura și pentru persoanele fizice străine, dacă locul prestarii de servicii sau livrarii de bunuri este in România. În cazul prestărilor de servicii, regula generala: ” art. 278 (3) Locul de prestare a serviciilor către o persoană neimpozabilă este locul unde prestatorul își are stabilit sediul activității sale economice.…(există și excepții – cf art 275-278 din Codul Fiscal).
   • De asemenea, chiar dacă s-a transmis e-factura, există obligația de a transmite factura clientului, persoană fizică, pentru informare, în format PDF, hârtie sau în alt format.
2. Tot de la 1 ianuarie se transmit și facturile simplificate in SPV, cu excepția bonurilor fiscale emise de casele de marcat. În situația în care pentru bonul fiscal se emite și factura, aceasta se transmite în SPV cu codul 751 – implementată in ContApp.

Cine nu are obligația de a transmite e-Factura. Excepții e-Factura.

Important! Chiar dacă nu exista obligația transmiterii e-facturii în cazul situațiilor de mai sus, pentru a deduce cheltuielile cu desfășurarea activității este necesar accesul la SPV și a descărca e-facturile de la furnizori – de la 01.07.2024 doar factura electronică, transmisă prin SPV, este recunoscută în contabilitate. De asemenea, clientii activitatii, inregistrati fiscal, pot avea nevoie de e-factura pentru a deduce cheltuielile de pe factura emisa de o persoana scutita, desi aceasta categorie de cheltuieli este rareori deductibila la calculul impozitului pe venit/profit.

1. e-Factura nu se transmite „pentru operaţiuni care nu sunt în sfera de aplicare a TVA sau pentru sume care nu se includ în baza de impozitare a TVA”. Prin urmare, daca activitatile desfasurate sunt scutite de TVA (exemplu servicii medicale, asigurari, servicii bancare etc… lista completa este aici) nu este obligatorie e-Factura.
2. nu se transmite e-factura pentru, exporturi sau pentru livrari de bunuri sau prestări de servicii intracomunitare, cand beneficiarul nu are cod fiscal obtinut în Romania;
3. Nu se transmite e-factura pentru bonurile fiscale emise de casa de marcat. In situatia in care se solicită factura pentru bonul fiscal, aceasta se transmite in SPV cu codul 751 – „Factură — informații în scopuri contabile”;
4. e-Factura nu este obligatorie, (dar este optionala) pentru: livrările de bunuri și prestările de servicii în favoarea misiunilor diplomatice și oficiilor consulare, livrările de bunuri și prestările de servicii către Comunitatea Europeană, livrările de bunuri și prestările de servicii în favoarea organismelor internaționale, livrările de bunuri și/sau prestările de servicii, destinate forțelor armate;
5. Asociaţiile şi fundaţiile constituite în baza Ordonanţei Guvernului nr. 26/2000 cu privire la asociaţii şi fundaţii, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 246/2005, cu modificările şi completările ulterioare, alte asociaţii fără scop lucrativ/patrimonial, partidele politice, cultele, care nu sunt înregistrate în scopuri de TVA conform art. 316 din Legea nr. 227/2015, nu au obligaţia utilizării sistemului naţional RO e-Factura pentru facturile emise în perioada 1 iulie 2024-30 iunie 2025. Aceeste persoane se pot inregistra optional.
   • Persoanele prevăzute la alin. (1) care desfăşoară activităţi economice au obligaţia de a solicita înscrierea în Registrul RO e-Factura obligatoriu până la data de 1 iulie 2025, în cazul în care nu au optat deja pentru aplicarea sistemului RO e-Factura. Persoanele prevăzute la alin. (1) care încep să desfăşoare activităţi economice după data de 30 iunie 2025 au obligaţia de a solicita înscrierea în Registrul RO e-Factura obligatoriu înainte de a începe desfăşurarea activităţilor economice şi sunt înscrise în registru în termen de 3 zile lucrătoare de la data solicitării.
   • Furnizorii agentilor economici de mai sus, nu sunt obligati sa transmita e-Factura catre aceste persoane, daca aceste persoane nu s-au inscris optional in registrul e-Factura.
6. Agricultorii, persoane fizice care aplică Regimul special pentru agricultori, nu au obligaţia utilizării sistemului naţional RO e-Factura pentru facturile emise în perioada 1 iulie 2024-30 iunie 2025; dar pot opta pentru utilizarea sistemului naţional RO e-Factura.
   • Agricultorii, persoane fizice care aplică Regimul special pentru agricultori, au obligaţia de a solicita înscrierea în Registrul RO e-Factura obligatoriu până la data de 1 iulie 2025, în cazul în care nu au optat deja pentru aplicarea sistemului naţional RO e-Factura.
   • Furnizorii agentilor economici de mai sus, nu sunt obligati sa transmita e-Factura catre aceste persoane, daca aceste persoane nu s-au inscris optional in registrul e-Factura.

Ce se intampla daca furnizorul nu-ti trimite e-Factura?

„În cazul în care este obligatorie transmiterea facturii prin sistemul naţional RO e-Factura, beneficiarii care nu primesc facturile prin sistem în termenul prevăzut la art. 10 alin. (7), pentru livrări de bunuri/prestări de servicii pentru care plata se face la momentul livrării/prestării, pot notifica organele fiscale competente în acest sens. Procedura de notificare şi măsurile ce urmează a fi luate de organul fiscal în vederea transmiterii facturilor de către emitenţi prin intermediul sistemului se stabilesc prin ordin al preşedintelui Agenţiei Naţionale de Administrare Fiscală.”

Ce este e-Factura?

E-factura este un format electronic al facturii obisnuite, pe care am completat-o pana acum pe suport de hartie sau in excel, word etc. Acest format, numit XML, poate fi citit cu usurinta de catre programele informatice, dar cu dificultate de catre o persoane obisnuita.

Formatul electronic al e-facturii, cu extensita XML, este generat doar de catre un program electronic si transmis tot electronic catre un alt program informatic care prelucreaza datele din e-factura si afiseaza catre o persoana de la destinatie.

Începând cu anul 2021 și în România a început implementarea unui sistem național de facturare electronică. Astfel, agenții economici sunt obligați să emită facturi prin sistemul național e-Factura. Factura transmisă va ajunge la ANAF și va fi trimisa mai departe către client.

Sistemul național e-Factura are scopul de a ajuta Ministerul Finanțelor Publice să controleze mai bine fenomenul evaziunii fiscale și în felul acesta să aducă mai mulți bani la buget.

Sistemul centralizat de facturare electronica este implementat în mai multe țări europene.

Este e-Factura obligatorie pentru PFA, II, IF, Profesii Liberale

Agenții economici, indiferent de forma de organizare, deci și PFA, ÎI, Profesii Liberale, sunt obligați să transmită facturile către clienți prin sistemul e-factura. De la 1 ianuarie 2024 tramsiterea e-facturii este olbigatorie pentru toti agentii economici.

Sistemul national e-factura este implementat etapizat, astfel:

1. De la 01.04.2022 se transmite factura prin sistemul e-factura pentru prestarea de servicii turistice către clienți persoane fizice care plătesc aceste servicii cu voucher/cardul de vacanță;
2. De la 01.07.2022 se transmite factura prin sistemul e-factura pentru livrări de bunuri și servicii către instituții publice în baza unui contract de achiziții publice, (aceasta este în relația B2G).
3. De la 01.07.2022 se transmite factura prin sistemul e-factura dacă livrează bunuri cu risc fiscal ridicat către alți operatori economici (nu către persoane fizice), indiferent de forma de organizare a acestora, (aceasta este în relația B2B). Conform ANAF bunurile cu risc fiscal ridicat sunt:
   • Legume, fructe, rădăcini și tuberculi alimentari, alte plante comestibile;
   • Băuturi alcoolice;
   • Construcții noi;
   • Produse minerale (apă minerală naturală, nisip și pietriș);
   • Îmbrăcăminte și încălțăminte;
   • Lista completa a produselor cu risc fiscal o găsești aici;
4. De la 1 ianuarie 2024, transmiterea facturilor prin sistemul national e-factura este obligatorie pentru toți agenții economici din Romania in relația cu instituțiile statului (B2G) si cu ceilalți agenți economici (B2B) inclusiv pentru PFA, II, IF, Profesii Liberale.
5. De retinut urmatoarele:
   • termenul de transmitere este de 5 zile calendaristice de la data emiterii;
   • sanctiunile pentru netrasmitere a e-Facturii vor fi aplicate incepand cu 1 Iunie 2024;
   • pana la data de 30 iunie 2024 vor fi recunoscute in contabilitate si facturile in alte format decat XML.
   • Incepand cu 1 iulie, numai e-Factura este recunoscuta ca document contabil (a se tine cont de exceptii);
6. De la 1 Ianuarie 2025 e-Factura este obligatorie și in relatia B2C (business to consumer), ca urmare e-Factura trebuie trimisa si clientilor persoane fizice, care fac achizitii de bunuri si servicii pe CNP.

De ce ai nevoie pentru a genera si trimite e-Factura?

1. Un program software care sa genereze factura in format XML;
2. Acces la Spatiul privat virtual deschis pe CUI/CIF-ul activitatii. Accesul poate fi realizat doar cu semnatura digitala calificata;

Începând cu data de 15 Iunie 2023, ContApp trimite automat e-factura direct in SPV, prin selectarea butonului de trimitere e-factura de la opțiuni factura. Mai multe detalii aici.

Pentru a putea folosi aceasta funcționalitate este necesara autorizarea ContApp pentru a avea acces la contul SPV a entitatii care trebuie sa trimita e-factura (sa trimită e-facturi pe CUI-ul tău).

Autorizarea se poate realiza de catre o persoana care detine un certificat de semnatura digitala inregistrat la ANAF pe CUI/CIF-ul entitatii. Mai multe detalii aici.

Crearea și transmiterea facturii prin sistemul e-factura

Pentru transmiterea unei facturi aceasta trebuie generată în structura și formatul specificat de sistem – XML. După generare fișierul cu extensia XML se încarcă în secțiunea e-Factura din SPV.

• Dacă factura a fost întocmită corect atunci sistemul e-factura transmite factura destinatarului și generează un mesaj de confirmare.
• Dacă factura nu a fost întocmită corect și fișierul XML are erori, atunci sistemul e-factura va transmite un mesaj de eroare și factura nu va fi transmisă beneficiarului.

Conform Procedură utilizare sistem național factură electronică:

În situația în care drept urmare a operațiunilor de verificare a facturii nu sunt identificate erori, se aplică semnătura electronică a Ministerului de Finante (MF) care confirma primirea facturii electronice în sistemul RO e-Factura. Exemplarul original al facturii electronice se consideră fișierul de tip XML însoțit de semnatura electronica a MF, care este pus la dispoziția emitentului, respectiv destinatarului, în sistemul RO e-Factura, sub forma unui fișier arhivă de tip zip.

În situația în care drept urmare a operațiunilor de verificare sunt identificate erori, factura electronică nu se consideră transmisă în sistem, respectiv nu este primită de către destinatar, emitentul primind un fișier de tip XML ce conține erorile identificate, însoțit de semnătura electronică a MF, sub forma unui fișier arhivă de tip zip. După corectarea erorilor identificate, emitentul transmite factura electronică în sistemul RO e-Factura. Pe toată perioada verificărilor automate, emitentul poate interoga în sistem starea fișierului transmis.
După efectuarea verificărilor automate, fișierele arhivă menționate vor fi disponibile în sistem pentru descărcare.

Important! Transmiterea facturilor prin sistemul național RO E-factura se poate realiza și prin intermediul unor servicii private de facturare care asigură integrarea cu sistemul ANAF. Spre deosebire de serviciul oferit de ANAF, serviciile private de facturare sunt mult mai prietenoase și ușor de utilizat. Un asemenea serviciu este furnizat și de aplicația ContApp.

Informații de ajutor:

• Prezentarea sistemului național RO E-factura;
• Legislație Ro E-factura;
• Informații tehnice RO E-factura;