E-factura pentru PFA și Profesii Liberale

Actualizare 27 Octombrie 2023

Articol actualizat cu legea 296/26.10.2023 publicată în M. Of. nr. 977 din 27 Octombrie 2023.

• E-factura este obligatorie de la 01.01.2024, dar sancțiunile pentru netransmiterea e-facturii vor fi aplicate de la data de 01.07.2024;
• De la 01.01.2024 factura emisa de agentii economici trebuie sa respecte formatul e-factura, altfel cheltuielile si TVA-ul nu sunt deductibile; inclusiv pentru PFA, II, IF, Profesii Liberale.
• E-factura NU se transmite către:
  • persoane fizice – cetățeni romani si straini;
  • firme care nu sunt înregistrate in Romania;

Observație! Chiar daca nu exista obligativitatea trimiterii facturilor in cele doua situații de mai sus, este necesar accesul la SPV pentru a descarcă facturile de la furnizori, pentru ca aceștia vor trimite facturile in format XML (de 01.07.2023 – doar factura electronica este recunoscuta fiscal). De aceea un program de facturare care importa e-facturi va ușura foarte mult munca cu contabilitatea. Acesta este avantajul e-facturii.

Începând cu data de 15 Iunie 2023, ContApp trimite automat e-factura direct in SPV, prin selectarea butonului de trimitere e-factura de la opțiuni factura. Mai multe detalii aici.

Pentru a putea folosi aceasta funcționalitate este necesara autorizarea ContApp pentru a avea acces la contul SPV a entitatii care trebuie sa trimita e-factura (sa trimită e-facturi pe CUI-ul tău).

Autorizarea se poate realiza de catre o persoana care detine un certificat de semnatura digitala inregistrat la ANAF pe CUI/CIF-ul entitatii. Mai multe detalii aici.

Ce este e-factura?

Începând cu anul 2021 și în România a început implementarea unui sistem național de facturare electronică. Astfel, agenții economici vor fi obligați, etapizat, să emită facturi prin sistemul național Ro e-factura. Factura emisă va ajunge la ANAF și va fi transmisă mai departe, către partenerul de afaceri. Sistemul centralizat de facturare electronica este implementat în mai multe țări europene.

Sistemul național e-factura are scopul de a ajuta Ministerul Finanțelor Publice să controleze mai bine fenomenul evaziunii fiscale și în felul acesta să aducă mai mulți bani la buget.

Într-o primă etapă, vor fi obligați să se înregistreze în sistemul E-factura, firmele care oferă bunuri și servicii instituțiilor publice – ceea ce se numește B2G – Business to Government, ulterior acesta va deveni obligatoriu și pentru firmele care facturează bunuri și servicii către alte firme – Business to Business (B2B), și în final pentru toate facturile care se emit în România.

Este e-factura obligatorie pentru PFA, II, IF, Profesii Liberale?

Agenții economici, indiferent de forma de organizare, deci și PFA, ÎI, Profesii Liberale, sunt obligați să transmită facturile către clienți, prin sistemul e-factura, în următoarele situații:

1. De la 01.04.2022 să transmită factura prin sistemul e-factura pentru prestarea de servicii turistice către clienți persoane fizice care plătesc aceste servicii cu voucher/cardul de vacanță;
2. De la 01.07.2022 să transmită factura prin sistemul e-factura pentru livrări de bunuri și servicii către instituții publice în baza unui contract de achiziții publice, (aceasta este în relația B2G).
3. De la 01.07.2022 să transmită factura prin sistemul e-factura dacă livrează bunuri cu risc fiscal ridicat către alți operatori economici (nu către persoane fizice), indiferent de forma de organizare a acestora, (aceasta este în relația B2B). Conform ANAF bunurile cu risc fiscal ridicat sunt:
   • Legume, fructe, rădăcini și tuberculi alimentari, alte plante comestibile;
   • Băuturi alcoolice;
   • Construcții noi;
   • Produse minerale (apă minerală naturală, nisip și pietriș);
   • Îmbrăcăminte și încălțăminte;
   • Lista completa a produselor cu risc fiscal o găsești aici;
4. De la 1 ianuarie 2024, e-factura va fi obligatorie pentru toți agenții economici din Romania in relația cu instituțiile statului (B2G) si ceilalți agenți economici (B2B) inclusiv pentru PFA, II, IF, Profesii Liberale.

Înregistrare în sistemul e-factura

Important! Este obligatorie transmiterea facturilor prin e-factura, dar nu și înregistrarea în sistem, care este opțională. Un agent economic transmite e-factura doar facturile care cad sub incidența condițiilor de mai jos:

• pentru prestarea de servicii turistice către clienți persoane fizice;
• pentru livrări de bunuri și servicii către instituții publice în baza unui contract de achiziții publice;
• livrări de bunuri cu risc fiscal ridicat către alți agenți economici.

pentru înregistrarea in sistem, se parcurg etapele de mai jos:

Se depune formularul 084 Cerere privind înregistrarea în Registrul RO e-Factura/renunțarea la cererea privind înregistrarea în Registrul RO e-Factura.

• Formularul 084 – pentru informare, formularul nu se depune pe suport de hârtie;
• Formularul 084 pentru înregistrare în sistemul e-factura se completează și se transmite prin SPV deschis pe CUI/CIF cu semnătură digitală calificată, (nu din SPV deschis pe CNP, accesat cu email și parola).

Înregistrarea în sistem are loc începând cu data de 1 a lunii următoare depunerii formularului 084.

După înregistrare, toate facturile emise de agentul economic se transmit prin e-factura. Facturile se transmit integral, chiar dacă pe factură apar și bunuri sau servicii pentru care nu este obligatorie transmiterea prin e-factura (de exemplu pe o factură pe care apar și bunuri cu risc fiscal și bunuri far risc fiscal – în acest caz se transmite factura integral).

Crearea și transmiterea facturii prin sistemul e-factura – procedura manuala

După înregistrare în sistem, pentru transmiterea unei facturi aceasta trebuie generată în structura și formatul specificat de sistem – XML. După generare fișierul cu extensia XML se încarcă în secțiunea E-factura din SPV.

• Dacă factura a fost întocmită corect atunci sistemul e-factura transmite factura destinatarului și generează un mesaj de confirmare.
• Dacă factura nu a fost întocmită corect și fișierul XML are erori, atunci sistemul e-factura va transmite un mesaj de eroare și factura nu va fi transmisă beneficiarului.

Conform Procedură utilizare sistem național factură electronică:

În situația în care drept urmare a operațiunilor de verificare a facturii nu sunt identificate erori, se aplică semnătura electronică a Ministerului de Finante (MF) care confirma primirea facturii electronice în sistemul RO e-Factura. Exemplarul original al facturii electronice se consideră fișierul de tip XML însoțit de semnatura electronica a MF, care este pus la dispoziția emitentului, respectiv destinatarului, în sistemul RO e-Factura, sub forma unui fișier arhivă de tip zip.

În situația în care drept urmare a operațiunilor de verificare sunt identificate erori, factura electronică nu se consideră transmisă în sistem, respectiv nu este primită de către destinatar, emitentul primind un fișier de tip XML ce conține erorile identificate, însoțit de semnătura electronică a MF, sub forma unui fișier arhivă de tip zip. După corectarea erorilor identificate, emitentul transmite factura electronică în sistemul RO e-Factura. Pe toată perioada verificărilor automate, emitentul poate interoga în sistem starea fișierului transmis.
După efectuarea verificărilor automate, fișierele arhivă menționate vor fi disponibile în sistem pentru descărcare.

Important! Transmiterea facturilor prin sistemul național RO E-factura se poate realiza și prin intermediul unor servicii private de facturare care asigură integrarea cu sistemul ANAF. Spre deosebire de serviciul oferit de ANAF, serviciile private de facturare sunt mult mai prietenoase și ușor de utilizat. Un asemenea serviciu este furnizat și de aplicația ContApp.

Transmite e-factura automat din ContApp

Pasul 1. Conectezi ContApp la contul SPV conform instrucțiunilor de aici.

Pasul 2. Se creează factura cu acțiunea „Adaugă factură”, unde la definirea articolului se procedează astfel:

• Pentru servicii livrate către instituții publice se crează un articol, ca oricare alt articol, nu sunt necesare alte setări;
• Pentru livrarea de bunuri către instituții publice la creare articol se bifează produs cu risc fiscal, se specifică unitatea de măsură standard și codul CPV – vezi foto.
• Pentru livrarea de bunuri către alți agenți economici la creare articol se bifează produs cu risc fiscal, se specifică unitatea de măsură standard și codul NC – vezi foto.
• Pentru crearea unei facturi aferente unor servicii turistice la creare articol se selectează tip produs categoria de Servicii Turistice. În factură se va completa numărul voucherului de vacanță sau a cardului de vacanță – vezi foto.

Pentru transmiterea fișierului e-factura in SPV mergi la Acțiuni factura și selectează opțiunea E-factura.

După trimitere e-factura, aceasta va fi listata in lista de e-facturi, unde vei gasi mai multe informații:

• Status trimitere care poate fi: Factura trimisa sau Factura cu erori si mesajul de eroare;
• In cazul in care e-factura nu a primit status de la serverul ANAF, se apasa pe butonul de „Reimprospateaza” – vezi mai jos.

Factura trimisa in format XML prin sistemul E-factura ajunge la destinatar, clientul final. Pentru a fi siguri ca a ajuns, factura poate fi transmisa si prin e-mail, in format PDF.

E-factura și e-transport

Tot de la 1 iulie s-a introdus obligativitatea agenților economici, furnizori de bunuri cu risc fiscal ridicat, să declare transportul acestora în sistemul e-transport. Scopul este același monitorizarea tranzacțiilor și reducerea evaziunii fiscale.

Sistemul e-transport este asemănător cu e-factura. Orice transport de bunuri cu risc fiscal se declară în sistemul e-transport și va primi un cod unic, prin care se va monitoriza transportul bunurilor în Romania până la destinația declarată.

Sistemului RO e-Transport include module informatice de gestiune a transporturilor de bunuri, care vor genera coduri unice de înregistrare pentru fiecare transport, elemente de interconectare cu camere de luat vederi și alte dispozitive specifice de monitorizare a traficului rutier și componente software pentru analiza integrată a datelor. Sistemul va utiliza date și informații deținute la nivelul instituțiilor sau autorităților publice cu atribuții în domeniul transportului rutier și va fi interconectat cu celelalte sisteme informatice existente la nivelul Ministerului Finanțelor, Agenției Naționale de Administrare Fiscală sau Autorității Vamale Române.

Astfel, va deveni obligatorie declararea anticipată a datelor aferente transporturilor rutiere a bunurilor cu risc fiscal ridicat, în funcție de tipul operațiunii, beneficiarului sau, după caz, furnizorului din România. Ele vor fi valabile o perioadă prestabilită de la data începerii transportului, iar sistemul va permite modificarea datelor declarate până la intrarea pe teritoriul național sau până la punerea în mișcare a vehiculului transportor.

Deși amenzile sunt foarte ridicate, începând cu 10.000 lei, pentru moment acestea nu sunt aplicate, chiar dacă este obligatorie declararea transportului.

Întrebări și răspunsuri frecvente – FAQ

Am produse cu risc fiscal pe aceeași factură cu produse „comune”?
Dacă vindeți mai multe produse pe aceiași factură, din care cel puțin unul este considerat produs cu risc fiscal ridicat, atunci factura respectivă se va transmite în totalitate prin sistemul RO e-Factura.

Mă pot înregistra opțional în sistemul e-factura?
Da, deși nu există niciun motiv să te complici la această dată 🙂

În ContApp pot adăuga coduri NC sau CPV pe fiecare articol comercializat?
Bineînțeles, in listele automatizate vei găsi toate codurile de mai sus din care poți selecta pe cel potrivit articolului pe care îl vinzi către o instituție publică sau către un client privat.

Informații de ajutor:

• Prezentarea sistemului național RO E-factura;
• Legislație Ro E-factura;
• Informații tehnice RO E-factura;
• Prezentare RO E-transport;