Factura este documentul care transformă o vânzare într-un venit pe care îl poți dovedi. Pentru un PFA, o întreprindere individuală sau o profesie liberală, regulile de facturare sunt în articolul 319 din Codul fiscal și nu depind de calitatea de plătitor de TVA — se aplică la fel și dacă ești neplătitor.
Mai jos găsești când ești obligat să emiți factură și până când, ce elemente trebuie să conțină, cum stabilești seriile și numerele, ce faci când ai greșit una și ce se întâmplă după emitere.
Cuprins articol
Când ești obligat să emiți factură
Regula de bază este în articolul 319 alineatul (6) din Codul fiscal: emiți o factură către fiecare beneficiar, pentru fiecare operațiune. Nu contează dacă ești plătitor sau neplătitor de TVA și nu contează forma de organizare — PFA, PFI, întreprindere individuală, întreprindere familială sau profesie liberală, obligația este aceeași.
Cele patru situații în care legea cere factură:
- livrările de bunuri și prestările de servicii pe care le faci către altcineva;
- vânzările la distanță, inclusiv cele către clienți din alte state membre;
- livrările intracomunitare de bunuri scutite de TVA;
- orice avans încasat în legătură cu o livrare sau o prestare viitoare — avansul se facturează separat, nu se așteaptă finalizarea lucrării.
Avansul este cel mai des uitat. Dacă un client îți plătește 30% la semnarea contractului, factura pentru acei 30% se emite atunci, nu la livrare. La final emiți factura pentru rest, cu referire la factura de avans.
Când NU ești obligat să emiți factură
Există două categorii de excepții, cu logici diferite.
Prima — operațiunile scutite fără drept de deducere, prevăzute la articolul 292 alineatele (1) și (2) din Codul fiscal. Aici intră serviciile medicale, cele de învățământ, o parte din serviciile financiare și de asigurări. Pentru ele nu ai obligația de a emite factură, potrivit articolului 319 alineatul (7). Lista completă este în articolul despre operațiunile scutite de TVA și de e-Factura.
A doua — vânzările cu amănuntul și situațiile asimilate, la articolul 319 alineatul (10): vânzarea de bunuri sau servicii direct către populație, transportul pe bază de bilet, automatele comerciale, energia electrică livrată de prosumatori. În aceste cazuri documentul care justifică operațiunea este bonul fiscal — vezi articolul despre casa de marcat.
Atenție la nuanță: excepția te scutește de obligație, nu îți interzice factura. Articolul 319 alineatul (11) spune explicit că poți opta pentru emiterea facturii chiar dacă nu ești obligat. Iar dacă un client îți cere factură, i-o dai: alineatul (10) prevede scutirea „cu excepția cazului în care beneficiarul solicită factura”, deci la cerere emiterea redevine obligatorie.
Factura centralizatoare
Dacă livrezi de mai multe ori în aceeași lună către același client, articolul 319 alineatul (17) îți permite o singură factură centralizatoare pentru toate operațiunile din perioadă. Perioada nu poate depăși o lună calendaristică.
Condiția: documentele care atestă fiecare livrare în parte — avizele de însoțire, procesele-verbale de recepție — se anexează facturii centralizatoare și se păstrează împreună cu ea.
Până când trebuie emisă factura
Aici sunt două termene diferite, iar confuzia dintre ele este cea mai scumpă greșeală pe care o poți face la facturare. Unul spune până când emiți factura. Celălalt spune până când o trimiți la ANAF.
| Ce | Termen | Temei |
|---|---|---|
| Emiterea facturii | cel târziu în a 15-a zi a lunii următoare celei în care ia naștere faptul generator (livrare/prestare) | art. 319 alin. (16) Cod fiscal |
| Transmiterea în RO e-Factura | 5 zile lucrătoare de la data emiterii, dar nu mai târziu de 5 zile lucrătoare de la data-limită de emitere de mai sus | OUG nr. 89/2025, din 1 ianuarie 2026 |
Faptul generator este, de regulă, momentul livrării bunului sau al prestării serviciului. Deci, pentru un serviciu prestat pe 3 martie, factura se poate emite oricând până pe 15 aprilie. Același termen de 15 zile se aplică și livrărilor intracomunitare de bunuri, potrivit articolului 319 alineatul (15).
Cele două termene se compun. Dacă emiți factura pe 3 martie, ai 5 zile lucrătoare de atunci ca s-o trimiți în sistem. Dacă amâni emiterea până pe 15 aprilie, termenul de transmitere pornește de la 15 aprilie — dar nu poți amâna la nesfârșit, pentru că data-limită de emitere rămâne fixă.
Zilele nelucrătoare nu se numără la termenul de transmitere: sâmbetele, duminicile și sărbătorile legale ies din calcul. Regula, calendarul complet și amenzile sunt în articolul dedicat despre termenul de transmitere în RO e-Factura.
În practică, nu amâna. Emite factura la livrare și trimite-o în aceeași zi sau a doua zi. Termenul de 15 zile există pentru situații în care nu poți factura pe loc, nu ca politică de lucru — cu cât amâni, cu atât crește riscul să pierzi termenul de transmitere și să nu îți mai poți deduce nimic din operațiune.
Ce conține factura: elementele obligatorii
Lista este la articolul 319 alineatul (20) din Codul fiscal. Sunt 17 elemente, dar nu toate se aplică la fiecare factură: unele apar doar în situații speciale. Tabelul de mai jos le ia pe rând și spune, pentru fiecare, ce scrii efectiv.
| Element obligatoriu | Ce înseamnă în practică | |
|---|---|---|
| a | Numărul de ordine, pe una sau mai multe serii | Trebuie să identifice factura în mod unic. Vezi secțiunea despre numerotare. |
| b | Data emiterii facturii | Ziua în care ai întocmit documentul. |
| c | Data livrării / prestării sau data încasării avansului | Se trece doar dacă este anterioară datei de emitere. Dacă facturezi în ziua livrării, rândul nu e necesar. |
| d | Datele tale: denumire, adresă și CUI sau CIF | Pentru PFA și ÎI, denumirea din certificatul de la Registrul Comerțului. Pentru profesii liberale, CIF-ul de la ANAF. |
| e | Datele reprezentantului fiscal al furnizorului | Doar dacă furnizorul nu e stabilit în România. |
| f | Datele beneficiarului: denumire, adresă și CUI sau CIF | Codul se trece dacă beneficiarul e persoană impozabilă sau persoană juridică neimpozabilă. La clienți persoane fizice, vezi secțiunea despre e-Factura. |
| g | Datele reprezentantului fiscal al beneficiarului | Simetric cu litera e. |
| h | Denumirea și cantitatea bunurilor, denumirea serviciilor | Descriere concretă. „Servicii conform contract” nu este o descriere — la control se cere să se vadă ce ai vândut. |
| i | Baza de impozitare, prețul unitar fără taxă, reducerile acordate | Pe fiecare cotă, scutire sau operațiune netaxabilă în parte. Reducerile se trec separat, dacă nu sunt deja incluse în prețul unitar. |
| j | Cota de taxă aplicată și suma taxei colectate, exprimate în lei | Chiar dacă restul facturii e în valută, TVA-ul se exprimă în lei. Vezi secțiunea despre facturarea în valută. |
| k | Mențiunea „autofactură” | Când factura e emisă de beneficiar în numele și în contul tău. |
| l | Trimiterea la temeiul scutirii | Articolul din Codul fiscal sau din Directiva 112, ori orice mențiune din care rezultă că operațiunea e scutită. |
| m | Mențiunea „taxare inversă” | Când clientul este persoana obligată la plata TVA. |
| n | Mențiunea „regimul marjei – agenții de turism” | Doar pentru regimul special al agențiilor de turism. |
| o | Mențiunea „regimul marjei – bunuri second-hand / opere de artă / obiecte de colecție și antichități” | Pentru regimurile speciale corespunzătoare. |
| p | Mențiunea „TVA la încasare” | Când exigibilitatea TVA intervine la data încasării. |
| r | Referirea la alte facturi sau documente emise anterior | Tipic la storno și la facturarea unui avans deja facturat. |
Cele patru elemente pe care le are orice factură, indiferent de situație: numărul, data, datele tale complete și descrierea a ceea ce ai vândut, cu preț. Restul depind de operațiune.
Citești despre taxe? ContApp le calculează automat pentru tine.
Facturare, e-Factura, registre, Declarația Unică și declarații TVA — de la 49 lei/lună.
Anatomia unei facturi
Așa arată o factură completă emisă de un PFA neplătitor de TVA, cu fiecare zonă numerotată. Numerele din stânga trimit la elementele din tabelul de mai sus.
| Zona din factură | Ce conține | Litera din art. 319 alin. (20) |
|---|---|---|
| 1. Antet — furnizor | Denumirea completă a PFA, adresa sediului profesional, CUI sau CIF, numărul de înregistrare la Registrul Comerțului, contul bancar și banca | d |
| 2. Antet — client | Denumirea, adresa, CUI sau CIF-ul beneficiarului | f |
| 3. Identificarea documentului | Cuvântul „Factură”, seria și numărul, data emiterii | a, b |
| 4. Data operațiunii | Data livrării sau a prestării, dacă diferă de data emiterii | c |
| 5. Corpul facturii | Denumirea bunului sau serviciului, unitatea de măsură, cantitatea, prețul unitar fără TVA, valoarea | h, i |
| 6. Zona de TVA | Cota aplicată și suma taxei, în lei. La neplătitori, mențiunea temeiului scutirii | j, l |
| 7. Totalul | Total fără TVA, total TVA, total de plată | i, j |
| 8. Mențiuni | Taxare inversă, autofactură, TVA la încasare, regimul marjei, referiri la alte facturi — după caz | k, l, m, n, o, p, r |
| 9. Subsol | Termenul de plată, modalitatea de plată, numele persoanei care a întocmit documentul | — |
Semnătura și ștampila nu mai sunt obligatorii pe factură din 2015. O factură fără ștampilă este perfect valabilă, iar un client care ți-o refuză din acest motiv nu are temei legal.
Mențiunile speciale de pe factură
Mențiunile de la literele k–p ale articolului 319 alineatul (20) sunt scurte, dar fiecare are un rol precis. Tabelul spune când o folosești pe fiecare — partea care lipsește de obicei din articolele care doar citează legea.
| Mențiunea | Când o pui pe factură | Ce se întâmplă dacă lipsește |
|---|---|---|
| „taxare inversă” | Când clientul este persoana obligată la plata TVA — tipic la prestările de servicii către o persoană impozabilă din alt stat membru | Clientul nu știe că el datorează taxa. Factura poate fi refuzată, iar tu rămâi cu o operațiune declarată greșit |
| „autofactură” | Când factura e emisă de beneficiar în numele și în contul tău, pe baza unui acord prealabil (art. 319 alin. 18) | Documentul nu se distinge de o factură obișnuită și apare o dublare în evidențe |
| „TVA la încasare” | Dacă aplici sistemul TVA la încasare, unde exigibilitatea intervine la încasare, nu la livrare | Clientul își deduce TVA-ul mai devreme decât are dreptul |
| Temeiul scutirii | Pe fiecare factură emisă pentru o operațiune scutită — articolul din Codul fiscal sau din Directiva 112 | Factura pare o omisiune de TVA, nu o scutire |
| „regimul marjei” | La bunuri second-hand, opere de artă, obiecte de colecție, antichități și la agențiile de turism | Se pierde regimul special și taxa se calculează la valoarea totală, nu la marjă |
| Referirea la o factură anterioară | La storno și la regularizarea unui avans facturat deja | Nu se poate urmări legătura dintre documente. Este defectul cel mai des semnalat la inspecție |
Un exemplu concret de mențiune pentru servicii intracomunitare, pe o factură emisă către o persoană impozabilă cu sediul în UE:
Reverse charge — VAT to be accounted for by the recipient, according to art. 196 of Council Directive 2006/112/EC.
Regulile de fond — când aplici taxare inversă, ce cod folosești și ce declarații depui — sunt în ghidul de TVA la vânzări în UE și în afara UE și în ghidul de TVA la achiziții de servicii.
Ce cotă de TVA treci pe factură
Litera j din articolul 319 alineatul (20) cere „indicarea cotei de taxă aplicate și a sumei taxei colectate, exprimate în lei”. Deci pe factură nu treci doar suma taxei — treci și cota.
Dacă ești neplătitor de TVA, nu ai cotă și nu ai sumă de taxă. În locul lor pui mențiunea de scutire, cu temeiul legal. Verifică însă unde ești față de plafonul de scutire de TVA: depășirea lui te obligă să te înregistrezi, iar din acel moment toate facturile se schimbă.
Dacă ești plătitor de TVA, cota depinde de ce vinzi. Cota standard este de 21%, iar pentru anumite categorii de bunuri și servicii se aplică cote reduse. Nu le enumăr aici, pentru că se schimbă mai des decât restul regulilor de facturare și pentru că depind de încadrarea produsului — le găsești, cu situațiile concrete, în ce regim de TVA aplici când cumperi și în ghidul de TVA la achiziții de servicii.
O factură poate avea mai multe cote. Litera i cere baza de impozitare „pentru fiecare cotă, scutire sau operațiune netaxabilă” în parte. Dacă vinzi pe aceeași factură un produs cu cotă standard și unul cu cotă redusă, corpul facturii are două grupe de rânduri și două subtotaluri, nu unul singur.
Seria, numărul și decizia de numerotare
Litera a din articolul 319 alineatul (20) cere ca numărul să identifice factura „în mod unic”. Cum ajungi la unicitate este stabilit prin Ordinul MFP nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile: fiecare entitate își organizează singură un regim intern de numerotare și îl consemnează într-o decizie scrisă.
Ordinul cere trei lucruri:
- să desemnezi prin decizie internă scrisă persoana care alocă și gestionează numerele — la un PFA fără angajați, tu ești acea persoană;
- fiecare document să aibă un număr de ordine sau o serie secvențială, stabilită de tine, ținând cont de structura activității: puncte de lucru, gestiuni, sucursale;
- să menționezi, pentru fiecare exercițiu financiar, numărul sau seria de la care se emite primul document.
Decizia se întocmește la începutul fiecărui an. Seria și numerele pot continua anul precedent sau pot reporni de la 1 — legea nu impune nici una, nici alta, atâta timp cât rezultatul e unic și secvențial.
Decizia se face de toate entitățile, indiferent de forma de organizare și de sistemul de impozitare: PFI, PFA, ÎI, ÎF, profesie liberală, sistem real sau normă de venit. Este printre primele documente cerute la inspecție și printre cele mai des lipsă.
Nu trebuie s-o scrii de la zero. În ContApp decizia de numerotare se generează automat, pentru factura fiscală, factura proformă și chitanța în lei sau în valută, odată cu restul documentelor obligatorii din partida simplă: Registrul-jurnal de încasări și plăți, Registrul inventar, Registrul de Evidență Fiscală, jurnalele de vânzări și de cumpărări, dispozițiile de încasare și de plată, registrul de casă, fișele mijloacelor fixe și documentele de inventariere. Vezi lista completă a documentelor generate din ContApp.
Factura în valută și cursul de schimb
Poți emite factura în altă monedă. Ce nu poți este să lași suma TVA în valută: litera j din articolul 319 alineatul (20) cere ca cota și suma taxei colectate să fie exprimate în lei, indiferent de moneda restului facturii.
| Situația | Ce faci |
|---|---|
| Client din România, plătitor sau neplătitor de TVA | Factura poate fi în valută, dar valoarea TVA se exprimă obligatoriu și în lei, la ultimul curs de schimb comunicat de Banca Națională a României |
| Client extern, operațiune scutită sau cu taxare inversă | Factura poate fi integral în valută. Nu ai TVA de colectat, deci nu ai ce converti |
| Înregistrarea în contabilitate | Contabilitatea se ține în lei. Suma în valută se convertește la cursul zilei operațiunii și se înregistrează în lei în jurnalul de vânzări |
Recomandarea practică: pe factura în valută, sub denumirea bunului sau a serviciului, treci și echivalentul în lei și cursul folosit. Nu e cerut expres pentru operațiunile fără TVA, dar rezolvă din start întrebarea inspectorului și a clientului.
Diferențele de curs dintre data facturii și data încasării nu sunt o problemă de facturare, ci de înregistrare contabilă — se tratează separat, la momentul încasării.
Factura simplificată
Codul fiscal permite, pentru sume mici, o factură cu mai puține elemente decât cea completă. Regulile sunt la articolul 319 alineatele (12)–(14).
| Valoarea facturii, cu TVA inclus | Ce poți emite |
|---|---|
| până la 100 euro | factură simplificată |
| între 100 și 400 euro | factură simplificată, în condițiile prevăzute la art. 319 alin. (13) |
| peste 400 euro | factură completă, cu toate elementele de la alin. (20) |
Conversia în euro se face la cursul prevăzut la articolul 290 din Codul fiscal.
Factura simplificată nu se aplică peste tot. Articolul 319 alineatul (14) exclude expres vânzările la distanță și livrările intracomunitare de bunuri. Pentru acestea emiți factură completă, indiferent de valoare.
Elementele minime ale unei facturi simplificate, potrivit alineatului (21): data emiterii, identificarea ta ca furnizor, descrierea bunurilor sau serviciilor livrate, suma taxei sau informațiile necesare pentru calculul ei și, atunci când documentul modifică o factură anterioară, referirea la acea factură.
Din 1 ianuarie 2025, facturile simplificate se transmit și ele în RO e-Factura. Excepția o fac bonurile fiscale emise de casa de marcat; dacă pentru un bon se emite totuși factură, aceasta se transmite cu codul 751. Detaliile sunt în articolul despre e-Factura.
Corectarea, stornarea și anularea unei facturi
Regula este la articolul 330 din Codul fiscal și se împarte după un singur criteriu: factura a ajuns sau nu la beneficiar.
| Situația | Ce faci | Ce rămâne în evidență |
|---|---|---|
| Factura nu a fost transmisă beneficiarului | O anulezi și emiți una nouă, cu informațiile corecte | Toate exemplarele facturii anulate se păstrează. Numărul nu se refolosește |
| Factura a fost transmisă beneficiarului | Emiți o factură de corecție (storno). Două variante, ambele valabile | Factura inițială rămâne în evidență, alături de cea de corecție |
| Factura a fost transmisă în RO e-Factura | Corecția se face tot printr-o factură nouă, care se transmite la rândul ei în sistem. Factura din sistem nu se șterge și nu se editează | Ambele documente rămân în sistem și în evidența ta |
Cele două variante de storno, la alegere, prevăzute de articolul 330 alineatul (1) litera b:
- O singură factură de corecție, care conține informațiile din factura inițială, numărul și data facturii corectate, valorile cu semnul minus, plus informațiile și valorile corecte;
- Două facturi: una cu valorile corecte și, simultan, una cu valorile în minus, în care înscrii numărul și data facturii corectate.
În loc de semnul minus poți folosi o mențiune din care să rezulte că valorile sunt negative. Ce nu poți omite, în nicio variantă, este referirea la numărul și data facturii corectate — litera r din articolul 319 alineatul (20).
Anularea unei facturi este rară în practică atunci când lucrezi cu un program de facturare: pur și simplu editezi documentul înainte să-l trimiți. Anularea rămâne relevantă doar dacă ai emis deja o factură cu număr ulterior, care a plecat la client — atunci numărul din mijloc nu mai poate fi reutilizat și rămâne anulat în evidență.
Dacă factura a fost emisă corect, dar clientul îți plătește mai puțin pentru că o platformă i-a reținut un comision, nu se stornează nimic — vezi cazul complet la comisionul reținut de platformă.
Ce nu este factură: proforma, avizul și chitanța
Trei documente sunt confundate constant cu factura. Niciunul nu o înlocuiește.
| Documentul | Ce este | Se înregistrează în contabilitate? |
|---|---|---|
| Factura proformă | O ofertă. Arată ce vei factura și cât, ca să poată clientul aproba plata sau bugetul | Nu. Nu are număr din seria de facturi, nu generează obligații fiscale și nu se trece în jurnale |
| Avizul de însoțire a mărfii | Însoțește bunul pe drum, când factura se emite ulterior. Are propria serie și numerotare | Nu ca venit. Se anexează facturii emise ulterior, iar la factura centralizatoare se păstrează împreună cu ea |
| Chitanța | Dovada că ai încasat banii, în numerar | Da, ca încasare — nu ca venit facturat. Venitul vine din factură, încasarea din chitanță |
| Bonul fiscal | Documentul emis de casa de marcat la vânzarea cu amănuntul | Da. În situațiile de la art. 319 alin. (10) ține loc de factură — vezi articolul despre casa de marcat |
Greșeala tipică: emiți o proformă, clientul plătește după ea și nu mai emiți factura. Proforma nu justifică nimic — nici venitul la tine, nici cheltuiala la client. Din momentul încasării, ai obligația de a emite factura de avans sau factura finală, după caz.
A doua greșeală tipică: numerotarea proformelor în aceeași serie cu facturile. Proformele au serie proprie, separată, altfel rup secvența facturilor și decizia de numerotare devine neconformă.
Ce urmează după ce ai emis factura
Emiterea documentului este primul pas din patru. Ceilalți trei se uită cel mai des.
- Transmiterea în RO e-Factura, în 5 zile lucrătoare de la emitere. Obligația nu depinde de calitatea de plătitor de TVA: un PFA neplătitor transmite exact ca o firmă mare. Cine este obligat, ce excepții au rămas și ce amenzi riști — în articolul despre amenzile și excepțiile din RO e-Factura;
- Trimiterea facturii către client, pentru informare. Chiar dacă ai transmis-o în sistem, clientul are dreptul să o primească în PDF, pe hârtie sau în alt format agreat. Transmiterea în e-Factura nu te scutește de asta;
- Înregistrarea în evidența ta: în Registrul-jurnal de încasări și plăți la încasare și în jurnalul de vânzări, care se ține indiferent de forma de impozitare;
- Arhivarea. Facturile sunt documente justificative și se păstrează 5 ani, calculați de la 1 iulie a anului următor exercițiului financiar în care au fost întocmite — articolul 25 din Legea contabilității nr. 82/1991, în forma modificată prin Legea nr. 36/2023.
Ce arhivezi, la o factură electronică: fișierul XML original împreună cu semnătura electronică a Ministerului Finanțelor. Reprezentarea PDF este doar o formă grafică, fără valoare la control. Serverele ANAF nu garantează păstrarea pe termen lung, deci descărcarea și arhivarea proprie rămân în sarcina ta.
În programul de contabilitate ContApp factura emisă intră automat în registre și în jurnale, iar transmiterea în e-Factura se face din același ecran, fără să reintroduci nimic.
Greșeli frecvente la facturare
Lista de mai jos vine din situațiile care ajung cel mai des la noi. Sunt scrise ca greșeli, nu ca sfaturi, pentru că așa se recunosc mai ușor.
- Nu emiți factură pentru avansul încasat. Aștepți finalizarea lucrării și facturezi o dată, la final. Articolul 319 alineatul (6) litera d cere factură pentru orice avans, la momentul încasării lui.
- Descrii serviciul ca „servicii conform contract”. Litera h cere denumirea serviciului prestat. La inspecție, o descriere generică transformă o cheltuială deductibilă a clientului într-o discuție.
- Numerotezi proformele în aceeași serie cu facturile. Secvența facturilor se rupe și decizia de numerotare nu mai corespunde realității.
- Nu ai decizie de numerotare. E un document de o pagină, cerut de Ordinul 2634/2015, pe care nu-l depui nicăieri, dar care se cere la control.
- Emiți factura în euro fără să treci TVA-ul în lei. Litera j nu are excepție: dacă ai TVA de colectat, suma se exprimă în lei.
- Corectezi o factură transmisă, ștergând-o și emițând alta cu același număr. O factură ajunsă la beneficiar se corectează prin storno, nu prin înlocuire. Numărul folosit rămâne folosit.
- Amâni emiterea până în a 15-a zi a lunii următoare, apoi uiți de termenul de transmitere. Cele două termene se adună, dar amândouă curg — iar factura netransmisă la timp nu produce efecte fiscale.
- Crezi că, fiind neplătitor de TVA, nu ai treabă cu e-Factura. Obligația de transmitere nu depinde de TVA.
- Păstrezi doar PDF-ul e-facturii. Exemplarul original este XML-ul cu semnătura Ministerului Finanțelor. PDF-ul este o poză a lui.
Întrebări frecvente despre facturare
Întrebările de mai jos revin cel mai des la facturare, indiferent de domeniu.
Sunt obligat să emit factură dacă clientul e persoană fizică și nu o cere?
Depinde de activitate. La vânzarea cu amănuntul și în celelalte situații de la articolul 319 alineatul (10) din Codul fiscal, documentul este bonul fiscal și nu ai obligația de a emite factură. În rest, obligația de la alineatul (6) rămâne, indiferent dacă beneficiarul este persoană fizică sau juridică. Iar dacă un client persoană fizică îți cere factură, i-o dai — chiar și acolo unde nu erai obligat, articolul 319 alineatul (11) îți permite să emiți.
Pot factura în euro către un client din România?
Da. Ce nu poți este să lași suma TVA în valută: cota și suma taxei colectate se exprimă în lei, potrivit literei j din articolul 319 alineatul (20). Contabilitatea se ține tot în lei, deci suma facturată se convertește la cursul zilei operațiunii. Dacă ești neplătitor de TVA, nu ai ce converti la nivel de taxă, dar înregistrarea în registre se face tot în lei.
Ce fac dacă am greșit numărul facturii?
Dacă factura nu a plecat la client, o anulezi și emiți una nouă. Toate exemplarele celei anulate se păstrează, iar numărul nu se refolosește. Dacă factura a ajuns deja la client, corecția se face prin storno, potrivit articolului 330: o factură de corecție care conține numărul și data facturii corectate și valorile cu semnul minus, plus valorile corecte.
Trebuie să am facturier tipărit?
Nu. Facturile se pot emite electronic, iar din 2024 transmiterea prin RO e-Factura este oricum obligatorie pentru operatorii economici. Ce trebuie să ai este decizia internă de numerotare, întocmită anual conform Ordinului MFP nr. 2634/2015, care stabilește seriile și numerele de la care pornești.
Factura proformă se înregistrează în contabilitate?
Nu. Proforma este o ofertă: nu are număr din seria de facturi, nu generează obligații fiscale și nu intră în jurnale. Dacă clientul plătește pe baza unei proforme, ai obligația de a emite factura — de avans sau finală, după caz. Proformele se numerotează într-o serie separată, ca să nu rupă secvența facturilor.
Cât timp păstrez facturile?
Cinci ani, calculați de la 1 iulie a anului următor exercițiului financiar în care au fost întocmite — articolul 25 din Legea contabilității nr. 82/1991, în forma modificată prin Legea nr. 36/2023. La facturile electronice, arhivezi fișierul XML original împreună cu semnătura electronică a Ministerului Finanțelor, nu doar reprezentarea PDF.
Pot emite o factură cu dată în urmă?
Data facturii este data la care o întocmești, nu una aleasă. Ce permite legea este să emiți factura mai târziu decât livrarea: termenul-limită este a 15-a zi a lunii următoare celei în care ia naștere faptul generator, potrivit articolului 319 alineatul (16). Când data livrării diferă de data emiterii, o treci separat pe factură, conform literei c. Iar termenul de transmitere în e-Factura curge de la data emiterii, deci amânarea nu îți cumpără timp în plus în sistem.
