Cuprins articol
Ce trebuie să știi înainte să înregistrezi o factură
Acestea sunt informatiile pe trebuie să le știi înainte să înregistrezi o factură :
- Ce status de TVA ai tu? Ești neplătitor de TVA, plătitor în regim normal sau plătitor cu TVA la încasare? Ai și un cod special de TVA pentru operațiuni intracomunitare?
- Ce cumperi? Un bun (un produs fizic) sau un serviciu? Regulile diferă, mai ales când furnizorul e din altă țară.
- De la cine și de unde? De la o firmă sau de la o persoană fizică? Din România, din Uniunea Europeană sau din afara UE? Iar dacă e din UE, are cod valid de TVA în VIES?
Care sunt cotele de TVA în 2026
De la 1 august 2025, cotele de TVA din România sunt:
- 21% – cota standard. Se aplică, ca regulă, la majoritatea bunurilor și serviciilor.
- 11% – cota redusă. Pentru categoriile prevăzute expres în Codul fiscal (anumite alimente, medicamente, cărți, cazare etc.).
- 0% cu drept de deducere (SDD) / fără drept de deducere (SFDD). Operațiunea e scutită; diferența e dacă îți păstrezi sau nu dreptul de a deduce TVA-ul.
- Taxare inversă (AE). Factura vine fără TVA, iar TVA-ul îl gestionezi tu, cumpărătorul, prin taxare inversă.
Dacă ești neplătitor de TVA
Ești în regimul special de scutire pentru întreprinderi mici: nu deduci TVA. Iată cele mai intalnite situații in care te poți afla.
Cumperi în țară (bunuri sau servicii)
Primești factura de la furnizor așa cum o emite el — cu TVA, dacă e plătitor, sau fără TVA, dacă e și el neplătitor. TVA-ul de pe factură, dacă există, nu îl poți deduce: intră în costul tău.
Exemplu: Ești PFA neplătitor de TVA și cumperi marfă de la un furnizor din România, plătitor de TVA, la 1.000 lei + 21% TVA. Plătești în total 1.210 lei, iar cei 210 lei de TVA intră în costul mărfii (nu îi deduci). Nu ai obligati declarative din punct de vedere al TVA.
Cumperi bunuri din UE (achiziție intracomunitară)
Trebuie sat ii cont de plafonul de 34.000 lei pe an, calculat pe valoarea achizițiilor intracomunitare de bunuri:
- Sub plafon: furnizorul îți emite factura cu TVA din țara lui (pentru că nu ai cod de TVA în VIES). TVA-ul intră în costul bunului. Codul special de TVA este opțional, nu obligatoriu.
- Peste plafon: trebuie să ceri un cod special de TVA, prin Declarația 700, înainte de achiziția care depășește plafonul. Furnizorul îți emite factura fără TVA, iar tu faci taxarea inversă și plătești TVA-ul în România. Depui Declarația 390 (cod „A”) și Decontul special 301.
Exemplu: Ești neplătitor de TVA. În mai cumperi materii prime din Belgia de 5.000 euro — ești sub plafonul de 34.000 lei, deci furnizorul îți emite factură cu TVA belgian, iar TVA-ul intră în cost. În august vrei să cumperi un utilaj din Polonia de 3.000 euro, iar achiziția depășește plafonul: ceri întâi codul special prin Declarația 700, furnizorul îți emite factura fără TVA, tu plătești TVA în România (21%) și raportezi prin Declarația 390 cu „A” și prin Decontul special 301.
Cumperi servicii din UE
La servicii nu există plafon: dacă primești un serviciu de la o firmă din UE, de regula, ești obligat să ceri un cod special de TVA prin Declarația 700, indiferent de sumă. Locul prestării e în România, deci furnizorul îți emite factura fără TVA, iar tu plătești TVA-ul aici, prin taxare inversă. Depui Declarația 390 (cod „S”) și Decontul special 301.
Atenție! Anumite servicii fac excepție de la regula generală (de exemplu cazarea, serviciile legate de imobile, închirierea de scurtă durată a mijloacelor de transport). Acolo locul prestării e la furnizor iar acesta îți emite factura cu TVA-ul din țara lui și NU ai nevoie de cod special — de exemplu: cazarea la un hotel în delegație.
Exemplu: Ești neplătitor de TVA și primești în august o factură de servicii de traduceri de la o firmă din Germania, de 2.000 euro. Ceri întâi codul special prin Declarația 700, primești factura fără TVA și plătești TVA-ul în România (2.000 euro × cursul zilei × 21%). Raportezi prin Declarația 390 cu simbolul „S” și prin Decontul special 301.
Cumperi bunuri din afara UE (import)
Furnizorul îți emite factura fără TVA (pentru el e un export). Tu plătești TVA-ul în vamă, conform declarației vamale de import (DVI). TVA-ul plătit în vamă intră în costul bunului și nu depui declarații de TVA pentru această operațiune.
Exemplu: Ești neplătitor de TVA și imporți marfă din China, la 10.000 dolari (curs 4,55 lei/$ = 45.500 lei). În vamă plătești TVA de 21%, adică 9.555 lei, sumă care intră în costul mărfii. Nu depui alte declaratii pentru aceasta tranzactie.
Cumperi servicii din afara UE (regula generală B2B)
Furnizorul din afara UE îți emite factura fără TVA. Nu ai nevoie de cod special de TVA (nu e o achiziție intracomunitară), dar tot tu datorezi TVA-ul în România. Îl declari și îl plătești prin Decontul special 301, întocmit pe CUI-ul tau. Nu depui Declarațiile 300, 390 sau 394.
Exemplu: Ești neplătitor de TVA și primești în octombrie o factură de servicii de publicitate de la o firmă din SUA, de 3.000 dolari (13.650 lei). Furnizorul emite factura fără TVA, iar tu plătești TVA de 21% în România (2.867 lei) prin Decontul special 301, pe CUI-ul firmei.
Dacă ești plătitor de TVA în regim normal
Ești înregistrat de TVA conform art. 316 și ai cod de forma RO + CIF. Iată cele mai intalnite situații in care te poți afla.
Cumperi în țară — regim normal
Primești factura cu TVA de la furnizor și deduci TVA-ul. Operațiunea intră în Decontul de TVA (D300), și în Declarația 394 (e o tranzacție între doi parteneri din România).
Exemplu: Ești SRL plătitor de TVA și cumperi marfă de la un furnizor din România, la 10.000 lei + 21% TVA. Deduci cei 2.100 lei TVA. În D300 treci achiziția la rândul 24 (cota 21%; pentru 11% ar fi rândul 25). Apare și în Declarația 394; în Declarația 390 nu se trece, fiind operațiune internă.
Cumperi în țară — cu taxare inversă (art. 331)
Pentru anumite bunuri prevăzute de lege (cereale, telefoane mobile, laptopuri și tablete, console, dispozitive cu circuite integrate), cumpărate de la un alt plătitor de TVA, se aplică taxarea inversă internă. Furnizorul îți emite factura fără TVA, cu mențiunea „taxare inversă”, nu plătești efectiv TVA, doar îl colectezi și îl deduci simultan.
Exemplu: Ești plătitor de TVA și cumperi laptopuri de 60.000 lei de la un alt plătitor de TVA. Primești factura fără TVA, cu mențiunea „taxare inversă”. În D300 treci operațiunea atât pe taxa colectată, la rândul 12, cât și pe taxa deductibilă, la rândul 26. Apare și în Declarația 394; în Declarația 390 nu se trece.
Cumperi bunuri din UE (achiziție intracomunitară)
Furnizorul îți emite factura fără TVA. Tu aplici taxarea inversă, deci nu plătești efectiv TVA. Raportezi prin Declarația 390 (cod „A”) și în Decontul de TVA. Achizițiile intracomunitare nu se declară în Declarația 394.
Exemplu: Ești plătitor de TVA și cumperi produse alimentare din Spania, la 7.000 euro (curs 5,07 = 35.490 lei). Fiind alimente, cota e 11%, deci faci taxare inversă. În D300 treci operațiunea pe taxa colectată la rândurile 5 și 5.1 și pe taxa deductibilă la rândurile 20 și 20.1. Raportezi prin Declarația 390 cu simbolul „A”.
Cumperi servicii din UE (regula generală B2B)
Furnizorul îți emite factura fără TVA, fiindcă locul prestării e în România. Aplici taxarea inversă, raportezi prin Declarația 390 (cod „S”) și în Decontul de TVA.
Exemplu: Ești plătitor de TVA și primești o factură de servicii de marketing de la o firmă din Franța, de 3.000 euro (15.180 lei). În D300 treci operațiunea pe taxa colectată la rândurile 7 și 7.1 și pe taxa deductibilă la rândurile 22 și 22.1. Raportezi prin Declarația 390 cu simbolul „S”.
Cumperi bunuri din afara UE (import)
Furnizorul îți emite factura fără TVA. Plătești TVA-ul în vamă (conform DVI), iar acesta este TVA deductibil pentru tine.
Exemplu: Ești plătitor de TVA și imporți materiale consumabile din Turcia, la 4.000 dolari (18.200 lei). În vamă plătești TVA de 21%, adică 3.822 lei, pe care îl deduci. În D300 treci suma pe partea de taxă deductibilă, la rândul 24 (cota 21%).
Cumperi servicii din afara UE (regula generală B2B)
Furnizorul din afara UE îți emite factura fără TVA. Aplici taxarea inversă (4426 = 4427) și treci operațiunea în Decontul de TVA. Spre deosebire de serviciile din UE, aceste achiziții se declară și în Declarația 394, dar nu în Declarația 390 (nu sunt intracomunitare).
Exemplu: Ești plătitor de TVA și primești o factură de servicii IT de la o firmă din Japonia, de 2.000 dolari (9.100 lei). Faci taxare inversă pentru 1.911 lei (nota 4426 = 4427). În D300 treci operațiunea pe taxa colectată la rândul 7 și pe taxa deductibilă la rândul 22. Apare și în Declarația 394; în Declarația 390 nu se trece.
Dacă aplici TVA la încasare — ce se schimbă
La achiziții, sistemul de TVA la încasare nu schimbă cota și nici regimul, ci momentul în care îți poți deduce TVA-ul. Pe scurt: deduci TVA-ul de pe o factură de achiziție abia când plătești efectiv furnizorul, nu când primești factura.
Două situații în care regula se aplică:
- Dacă tu ești la TVA la încasare, amâni deducerea până la plata facturii, indiferent de la cine cumperi.
- Dacă furnizorul tău e la TVA la încasare (chiar dacă tu ești în regim normal), deduci TVA-ul tot la momentul plății facturii lui.
Atenție! Regula nu se aplică la achizițiile intracomunitare, la importuri și la operațiunile cu taxare inversă — acolo TVA-ul devine exigibil după regulile lor, nu la plată.
