Cuprins
Dacă ai un PFA, o întreprindere individuală, o întreprindere familială sau exerciți o profesie liberală în sistem real, ții contabilitate în partidă simplă. E o contabilitate de încasări și plăți: înregistrezi banii care intră și ies, la data la care se mișcă, pe baza unor documente justificative. Articolul acesta e intrarea în capitol: ce înseamnă partida simplă, cine o ține, ce registre folosești și regulile care se aplică tuturor documentelor, cu trimiteri spre ghidul detaliat pentru fiecare registru.
Ce este contabilitatea în partidă simplă
Regula generală de impunere pentru veniturile din activități independente este sistemul real: venitul net se calculează ca diferență între venitul brut încasat și cheltuielile deductibile plătite în scopul realizării de venituri, pe baza datelor din contabilitate. Contabilitatea care produce aceste date este partida simplă.
Partida simplă este reglementată de OMFP nr. 170/2015, aplicabil de la 1 martie 2015 persoanelor fizice autorizate, întreprinderilor individuale și familiale și profesiilor liberale. Definiția din ordin:
„Contabilitatea în partidă simplă reprezintă ansamblul registrelor și documentelor financiar-contabile, legal reglementate, care servesc la evidențierea în contabilitate, în mod cronologic și sistematic, a operațiunilor economico-financiare consemnate în documentele justificative.” — OMFP nr. 170/2015
Diferența esențială față de o firmă: un PFA înregistrează o operațiune numai când încasează sau plătește, nu la data facturii. O factură emisă și neîncasată până la 31 decembrie nu e venit al anului; o factură primită și neplătită nu e cheltuială. Se înregistrează doar sumele efectiv încasate și plătite în anul calendaristic.
Cine ține contabilitate în partidă simplă
| Situația | Ce evidență ții |
|---|---|
| Sistem real (PFA, ÎI, ÎF, profesii liberale) | contabilitate în partidă simplă: registrul-jurnal de încasări și plăți, registrul-inventar și registrul de evidență fiscală |
| Normă de venit | nu ai obligația să ții partidă simplă. Completezi doar partea de venituri din registrul de evidență fiscală; registrul-jurnal e opțional |
| Plătitor de TVA, în oricare dintre sisteme | în plus, jurnalul de vânzări și jurnalul de cumpărări |
Profesiile liberale nu pot fi impozitate la normă de venit, deci țin întotdeauna partidă simplă. Dacă activitatea ta e pe lista normelor, compară cele două sisteme în articolul normă de venit sau sistem real, iar evidența la normă e explicată în evidența veniturilor la norma de venit.
Chiar dacă ești la normă, merită să urmărești încasările: din ele afli dacă depășești plafonul de scutire de TVA, de 395.000 lei, sau plafonul de 25.000 de euro de la care treci obligatoriu la sistem real din anul următor.
Harta registrelor
Fiecare registru are un ghid propriu, cu exemple de completare:
| Registru | La ce servește | Ghid |
|---|---|---|
| Registrul-jurnal de încasări și plăți (cod 14-1-1/b) | înregistrarea cronologică a tuturor încasărilor și plăților, în numerar și prin bancă; se totalizează lunar. Se ține un singur registru pentru toată activitatea | Registrul-jurnal (RJIP) |
| Registrul de evidență fiscală | calculul venitului net anual: veniturile și doar cheltuielile deductibile | Registrul de evidență fiscală (REF) |
| Registrul-inventar (cod 14-1-2/b) | elementele de activ și de datorii inventariate, la începutul activității, la sfârșitul anului și la încetare | Inventarul și Registrul-inventar |
| Jurnalul de vânzări și jurnalul de cumpărări | evidența facturilor pentru TVA, la plătitorii de TVA | Jurnalele de vânzări și de cumpărări |
Comparația completă, cu cine ține fiecare registru și cum diferă completarea, e în articolul despre registrele obligatorii la PFA. Registrele se folosesc strict pentru destinația lor și se completează ordonat, astfel încât să permită oricând identificarea și controlul operațiunilor.
Documentele justificative
Orice operațiune se consemnează, în momentul efectuării ei, într-un document care devine astfel document justificativ. Documentele angajează răspunderea celor care le-au întocmit. Potrivit OMFP nr. 170/2015, un document justificativ cuprinde:
- denumirea documentului;
- numele sau denumirea și adresa celui care îl întocmește;
- numărul și data întocmirii;
- codul de înregistrare fiscală, când e cazul;
- părțile care participă la operațiune, când e cazul;
- conținutul operațiunii și, când e necesar, temeiul legal;
- datele cantitative și valorice;
- numele, prenumele și semnătura celui care l-a întocmit, după caz;
- alte elemente care asigură consemnarea completă a operațiunii.
Dacă folosești casă de marcat, încasările zilnice se înregistrează pe baza raportului fiscal de închidere zilnică. Documentele pierdute, sustrase sau distruse se reconstituie potrivit normelor privind documentele financiar-contabile (OMFP nr. 2634/2015).
Reguli de completare și de corectare
- contabilitatea se ține în limba română și în lei;
- nu sunt admise ștersături, modificări sau spații libere între operațiuni și nici file lipsă;
- o eroare se corectează tăind cu o linie textul sau cifra greșită, astfel încât să rămână lizibilă, și scriind deasupra valoarea corectă. Corectura se face pe toate exemplarele și se confirmă prin semnătura celui care a corectat, cu data corectării;
- documentele care nu admit corecturi, cum sunt cele pentru numerar, se anulează dacă au fost întocmite greșit și se păstrează în carnet;
- operațiunile în valută se înregistrează în lei, la cursul BNR din ultima zi bancară anterioară operațiunii, cu suma în valută la explicații — detaliile în articolul despre încasările și plățile în valută;
- bunurile se înregistrează la valoarea de intrare: cost de achiziție, cost de producție sau prețul pieței, pe baza documentelor care le atestă dobândirea.
Registrele și documentele pot fi completate și păstrate numai în format electronic, cu condiția să le poți lista la cererea organelor de control. Cât timp le păstrezi afli din articolul despre arhivarea documentelor contabile.
Reguli practice pentru o evidență curată
- Folosește un cont bancar dedicat activității, separat de cel personal, și fă cheltuielile personale din contul personal.
- Banii pe care îi muți în contul personal se trec în registrul-jurnal ca plăți nedeductibile, adică utilizare a venitului net. Așa soldul din registru rămâne egal cu cel din extras. Detaliile sunt în utilizarea venitului net, iar banii puși de tine în activitate, în aportul în numerar sau în bancă.
- Nu face plăți sau încasări fără documente justificative: facturi, contracte, borderouri de achiziție, state de salarii. Documentele justificative neîntocmite sau neînregistrate se sancționează cu amendă de la 300 la 4.000 lei, potrivit Legii contabilității nr. 82/1991.
- Nu orice plată e cheltuială deductibilă. Cheltuiala trebuie făcută pentru a obține venituri din activitate. Cheltuielile înregistrate greșit ca deductibile se anulează la control, cu impozit, contribuții și accesorii suplimentare. Regulile sunt în articolul despre cheltuielile deductibile și nedeductibile.
- Păstrează documentul potrivit pentru fiecare plată: bonul fiscal pentru plățile mici, factura pe numele activității pentru achizițiile mai mari; la plățile cu cardul sau prin bancă, extrasul se completează cu bonul sau factura.
- Arhivează ordonat: documentele pe hârtie în dosare, cronologic; cele digitale electronic, gata de listat.
Dacă ai stocuri, citește și ghidul despre gestiunea stocurilor la PFA.
Partida simplă în ContApp
În ContApp registrul-jurnal de încasări și plăți, registrul de evidență fiscală și jurnalele se completează automat, din facturi și din extrasul bancar. Vezi oricând venitul net al anului și exporți registrele gata de listat.
Vezi cum funcționează programul de contabilitate ContApp.
Întrebări frecvente
Cine ține contabilitate în partidă simplă?
PFA-urile, întreprinderile individuale și familiale și profesiile liberale impozitate în sistem real. La normă de venit nu există această obligație: se completează doar partea de venituri din registrul de evidență fiscală.
Ce registre sunt obligatorii în partidă simplă?
Registrul-jurnal de încasări și plăți, registrul-inventar și registrul de evidență fiscală. Plătitorii de TVA țin în plus jurnalul de vânzări și jurnalul de cumpărări.
Înregistrez factura la data emiterii sau la data încasării?
La data încasării sau a plății. În partidă simplă se înregistrează doar sumele efectiv încasate și plătite în anul calendaristic, nu facturile.
Pot ține registrele doar în format electronic?
Da. Registrele și documentele pot fi completate și păstrate electronic, cu condiția să poată fi listate la cererea organelor de control.
Cum corectez o greșeală într-un document?
Tai cu o linie textul sau cifra greșită, astfel încât să rămână lizibilă, și scrii deasupra valoarea corectă, pe toate exemplarele, cu semnătura și data corectării. Documentele pentru numerar nu admit corecturi: se anulează și se păstrează.
