Gestiunea stocurilor la PFA

Considerații generale privind gestiunea stocurilor

În conformitate cu reglementările în vigoare, deținerea a orice titlu de bunuri materiale, titluri de valoare, numerar, alte drepturi și obligații, precum și efectuarea de operații economice fără să fie înregistrate în contabilitate sunt interzise. În aplicarea acestor prevederi este necesar să se asigure:

a) recepționarea tuturor bunurilor materiale intrate în unitate și înregistrarea lor la locurile de depozitare. Bunurile materiale primite pentru prelucrarea în custodie sau consignație se recepționează și înregistrează distinct ca intrări în gestiune.

b) în situația unor decalaje între aprovizionare și recepția bunurilor care se dovedesc a fi în mod cert în proprietatea PFA/II/IF, se procedeaza astfel:

• bunurile sosite fără factură se înregistrează ca intrări în gestiune atât la locul de depozitare cât și în contabilitate, pe baza recepției și a documentelor însoțitoare;
• bunurile sosite și nerecepționate se înregistrează distinct în contabilitate ca intrare în gestiune.

c) în cazul unor decalaje între vânzarea și livrarea bunurilor, acestea se înregistrează ca ieșiri din unitate, nemaifiind considerate proprietatea acesteia, astfel:

• bunurile vândute (facturate) și nelivrate se înregistrează distinct în gestiune;
• bunurile livrate, dar nefacturate, se înregistrează ca ieșiri din gestiune atât la locurile de depozitare cât și în contabilitate, pe baza documentelor care confirmă;

d) bunurile aprovizionate sau vândute cu clauze privind dreptul de proprietate se înregistrează la intrări și, respectiv, la ieșiri, atât în gestiune, cât și în contabilitate, potrivit contractelor încheiate.

Clasificarea stocurilor

Materii prime, participă direct la fabricarea produselor și se regăsesc în produsul finit integral sau parțial, fie în starea lor inițială, fie transformată.

Materiale consumabile (materiale auxiliare, combustibili, materiale pentru ambalat, semințe și materiale de plantat, furaje, alte materiale consumabile), participă sau ajută la procesul de fabricație sau de exploatare de regulă, fără a se regăsi în produsele la a căror fabricare participă.

Materiale de natura obiectelor de inventar, cuprind bunuri materiale de valoare mare cu durată de viață utilă sub un an indiferent de valoare, sub forma de echipament de protecție și de lucru, îmbrăcăminte specială, mecanisme, dispozitive, verificatoare, bacaramente, SDV-urile, amenajări provizorii, aparatele de măsură și control, matrițele folosite la obținerea anumitor produse și alte obiecte similare. Obiectele de inventar reprezintă bunuri care nu îndeplinesc condițiile legale privind valoarea și durata pentru a fi considerate mijloace fixe (au valoarea mai mică de 2.500 lei fără TVA).

Produsele, sunt reprezentate de:

–   semifabricate, sunt acele bunuri al căror proces tehnologic a fost terminat într-o secție (faza de fabricație) și se pot livra altor secții sau terților.

–    produse finite, bunuri care au parcurs în întregime toate fazele procesului de fabricație și nu mai au nevoie de prelucrări ulterioare în cadrul unității patrimoniale, putând fi depozitate în vederea livrării sau expediate direct clienților;

– produse reziduale, reprezentând rebuturile, materialele recuperabile, deșeurile, adică bunurile necorespunzătoare calitativ ce rezultă din procesul tehnologic.

Animalele și păsările, respectiv animalele născute și cele tinere de orice fel (viței, miei, mânji, porci și altele) crescute și folosite pentru reproducție sau puse la îngrășat pentru a fi valorificate, coloniile de albine precum și animalele pentru producție (lână, lapte, ouă, blană).

Mărfurile, respectiv bunurile pe care întreprinderea le cumpără în vederea revânzării sau produsele predate spre vânzare magazinelor proprii.

Ambalajele, includ bunurile refolosibile achiziționate sau fabricate, destinate protejării și prezentării produselor și care, în mod temporar, pot fi păstrate la terți cu obligația restituirii în condițiile prevăzute în contract.

Producția în curs de execuție, este reprezentată de producția care nu a trecut prin toate fazele (stadiile de prelucrare) prevăzute de procesul tehnologic, precum și de produsele nesupuse probelor și recepției tehnice sau necompletate în întregime. Sunt asimilate producției în curs: lucrările, serviciile și studiile în curs de execuție sau nedeterminate.

Evaluarea stocurilor la intrarea în gestiune

Regula generală de evaluare și înregistrare a stocurilor, la intrarea în gestiune, este evaluarea la cost istoric, care poate fi identificată, prin:

Costul de achiziție, în cazul bunurilor achiziționate de la terți, în structura căruia se cuprind următoarele elemente:

• Prețul de cumpărare a bunurilor, care poate include TVA dacă sunteți neplătitor sau fără TVA dacă sunteți plătitor de TVA;
• Taxe vamale aferente bunurilor importat;
• Cheltuieli accesorii de achiziționare – acestea fiind cheltuielile directe sau indirecte legate de aprovizionare până la intrarea bunurilor în gestiune: comisioane, transport, asigurare, cheltuieli de manipulare.

Nu se includ în costul de achiziție cheltuielile financiare aferente finanțării  necesare constituirii stocurilor și nici reducerile financiare acordate pentru plată înainte de scadență.

Costul de producție, în cazul bunurilor și serviciilor obținute din activitatea proprie de exploatare, format din prețul de achizitie a materialelor consumate la care se adaugă cheltuielile de fabricație.

La intrarea stocurilor în gestiune ai obligația de a recepționa mărfurile și de a întocmi Nota de recepție și constatare de diferențe pentru neplătitori TVA, pe scurt NIR-ul (Nota de recepție și constatare de diferențe pentru plătitori TVA).

Evaluarea stocurilor la ieșirea din gestiune

La ieșirea din gestiune, stocurile se evaluează și se scad din gestiune la valoarea de intrare.

Determinarea valorii de intrare în cazul ieșirilor este o problemă mai complexă, motiv pentru care reglementările din domeniul financiar-contabil prevăd următoarele metode:

• metoda costului mediu ponderat;
• metoda FIFO (primul intrat – primul ieșit);
• metoda LIFO (ultimul intrat – primul ieșit).

Recomand metoda FIFO (First In First Out; primul intrat primul ieșit) care presupune evaluarea stocurilor la ieșirea din gestiune la prețul de achiziție sau de producție, a primului lot intrat. După terminarea acestuia se va lua în considerare prețul următorului lot intrat, în ordine cronologică.

La nivel practic prezint două metode de gestiune a stocurilor. Prima este mai simplă, a doua mai complexă. Este la alegerea ta care metodă se potrivește cel mai bine activității pe care o desfășori.

Fac precizarea că acolo unde activitatea este taxată la norme de venit intrările de stocuri nu mai trebuie înregistrate în registru de încasări și plăți, ci trebuie ținută doar gestiunea intrărilor și ieșirilor, astfel încât să se poată determina în orice moment care este situația stocurilor.

Metoda global-valorică

În cazul utilizării acestei metode, evidența se ține numai valoric, atât la nivelul gestiunii, cât și în contabilitate, iar periodic se realizează controlul concordanței înregistrărilor cu situația reală.

Potrivit acestei metode, fișele de magazie sunt înlocuite cu Raportul de Gestiune, în care zilnic sunt înregistrate valoric intrările și ieșirile, pe baza documentelor justificative și se stabilește soldul la sfârșitul zilei. Dacă e cazul la înregistrarea în contabilitate se verifică legalitatea și realitatea documentelor înscrise în raportul de gestiune, prețurile, precum și evaluarea împreună cu celelalte calcule, astfel că după ce se constată corecta și legala lor alcătuire, le vizează și le înregistrează în fișa contabilă analitică ținută pentru fiecare gestiune în parte.

Controlul concordanței înregistrărilor din evidența gestiunii, cu cea din realitate se realizează periodic, (de câte ori consideri că este nevoie), prin confruntarea soldurilor din raportul de gestiune cu stocul real.

Raportul de gestiune se completează pe baza documentelor de intrare (factură) și de ieșire a mărfurilor și ambalajelor și de depunere a numerarului din vânzări (raportul zilnic al casei de marcat).

La intrări se trece valoarea la preț de vânzare a mărfii intrate pe bază de nota de intrare/recepție (NIR), care se întocmește pe baza facturii de la furnizor.

La ieșiri se înregistrează numai valoarea cumulată pe zi a mărfii vândute – cu bon de casă de marcat sau cu factură. Ieșirile reprezintă valoarea mărfii vândute, adică a veniturilor (încasate prin casa de marcat sau care urmează a se încasa pe baza facturilor emise).

Plata către furnizori și orice altă plată nu se înregistrează în raportul de gestiune dar se înregistrează în registrul de încasări și plăți dacă ești obligat să ții contabilitate simplă.

Metoda cantitativ-valorică

Așa cum spune și denumirea, metoda presupune ținerea unei evidențe cantitative, la locul de depozitare al stocurilor, pe categorii de bunuri, folosind fișele de magazie. Fiecare obiect din stoc îi corespunde o fișă de magazie.

Documentele de intrare și ieșire se înregistrează mai întâi cantitativ în fișele de magazie, care se țin la locurile de depozitare;

Astăzi este aproape imposibil să folosești această metodă de gestiune fără mijloace informatice. Este necesar un program de gestiune care să genereze automat nir-ul, fișa de magazie, ieșirile și situația stocurilor.

Calculul cheltuielilor deductibile cu marfă conform regulilor contabilității în partidă simplă.

În cazul în care o persoană fizică desfășoară activități independente în domeniul comerțului, impusă în sistem real, indiferent de forma de organizare, cheltuielile deductibile includ și cheltuielile cu marfă achiziționată și plătită furnizorului chiar dacă aceasta nu a fost vândută în cursul anului fiscal.

Important Cheltuiala deductibilă cu marfă este egală cu valoarea mărfii plătite către furnizori, conform principiului contabilității în partidă simplă și Codului Fiscal art. 68: (4) Condițiile generale pe care trebuie să le îndeplinească cheltuielile efectuate în scopul desfășurării activității independente, pentru a putea fi deduse, în funcție de natura acestora, sunt: b) să fie cuprinse în cheltuielile exercițiului financiar al anului în cursul căruia au fost plătite;

Tot la acest capitol precizăm că scăzămintele, perisabilitățile, pierderile rezultate din manipulare / depozitare, potrivit legislației în materie, inclusiv cheltuielile cu bunuri cu termen depășit de valabilitate sunt deductibile limitat.

În funcție de tipul produsului legea stabilește un procent care poate ajunge rareori la maxim 2% din pierderile constatate; a se consulta tabelul din Hotararea de Guvern  nr. 831 din 27 mai 2004 pentru aprobarea normelor privind limitele admisibile de perisabilitate la mărfuri în procesul de comercializare.

Formulare contabile utilizate în gestiunea stocurilor

Nota de recepție și constatare de diferențe (NIR)

• NIR pentru plătitori de TVA
• NIR pentru neplătitori de TVA

a) Servește ca:
– document pentru recepția bunurilor aprovizionate;
– document justificativ pentru încărcare în gestiune;
– act de probă în litigiile cu cărăușii și furnizorii, pentru diferențele constatate la recepție;
– document justificativ de înregistrare în contabilitate.

b) Se folosește ca document distinct de recepție în cazul:
– bunurilor materiale cuprinse într-o factură sau aviz de însoțire a mărfii, care fac parte din gestiuni diferite;
– bunurilor materiale primite spre prelucrare, în custodie sau în păstrare;
– bunurilor materiale procurate de la persoane fizice;
– bunurilor materiale care sosesc neînsoțite de documente de livrare;
– bunurilor materiale care prezintă diferențe la recepție;
– mărfurilor intrate în gestiunile la care evidența se ține la preț de vânzare cu amănuntul sau en gros.

Se întocmește în două exemplare, la locul de depozitare sau în unitatea cu amănuntul, după caz, pe măsura efectuării recepției. În situația în care la recepție se constată diferențe, nota de recepție și constatare de diferențe se întocmește în trei exemplare.
În cazul în care bunurile materiale sosesc în tranșe, se întocmește câte un formular pentru fiecare tranșă, care se anexează apoi la factură sau la avizul de însoțire a mărfii. Datele de pe verso formularului se completează numai atunci când se constată diferențe la recepție.

Conținutul minimal obligatoriu de informații al formularului diferă în funcție de situația în care esti plătitor sau nu de TVA sau/și desfășori activitate de vânzări cu amănuntul sau en gros.

Poți folosi formulare tipizate, dar pentru usurinta găsește o un program software de gestiune a stocurilor.

Bonul de consum (link)

Servește ca document de eliberare din magazie pentru consum a unui singur material, respectiv mai multor materiale, după caz;

• document justificativ de scădere din gestiune;
• document justificativ de înregistrare în evidența magaziei și în evidența contabilă în partidă simplă.

Se întocmește în două exemplare, pe măsura lansării, respectiv eliberării materialelor din magazie pentru consum. Bonul de consum se poate întocmi într-un exemplar în condițiile utilizării tehnicii de calcul.

Bonul de consum (colectiv), în principiu, se întocmește pe formulare separate pentru materialele din cadrul aceleiași grupe de materiale, loc de depozitare și loc de consum. În situația când materialul solicitat lipsește din depozit, se procedează în felul următor:

• în cazul bonului de consum se completează spațiul următor cu denumirea  materialului înlocuitor, după ce, în prealabil, pe versoul formularului se obțin  semnăturile persoanelor autorizate să aprobe folosirea altor materiale decât cele prevăzute în consumurile normate;
• în cazul bonului de consum (colectiv) se taie cu o linie denumirea materialului înlocuit și se semnează de aprobare a înlocuirii, în dreptul rândului respectiv. După înscrierea denumirii materialului înlocuitor se întocmește un bon de consum separat. În bonul de consum coloanele „Unitatea de măsură” și „Cantitatea necesară” de pe rândul 2 se completează în cazul în care se solicită și se eliberează din magazie materiale cu două unități de măsură.

Fișa de magazie (link)

Se folosește în cadrul gestiunilor cantitativ-valorice și servește ca document de evidență la locul de depozitare a intrărilor, ieșirilor și stocurilor de valori materiale și ca sursă de informații pentru controlul operativ curent și contabil al stocurilor de valori materiale.

Se întocmește într-un exemplar, separat pentru fiecare fel de material, și se completează de gestionar sau de persoana desemnată, care completează coloanele privitoare la intrări, la ieșiri și stoc.

Fișele de magazie se țin la fiecare loc de depozitare a valorilor materiale, pe feluri de materiale ordonate pe grupe, eventual subgrupe, sau în ordine alfabetică. Pentru valori materiale primite spre prelucrare de la terți sau în custodie se întocmesc fișe distincte care se țin separat de cele ale valorilor materiale proprii. Înregistrările în fișele de magazie se fac document cu document. Stocul se poate stabili după fiecare operațiune înregistrată, dar în mod obligatoriu zilnic.

Raportul de Gestiune (link)

Se întocmește în 2 exemplare pentru fiecare gestiune în parte, dacă e cazul. Poate fi ținut zilnic sau lunar în funcție de volumul activității. În raportul de gestiune se înscriu atât cumpărările și vânzările de mărfuri la prețul de vânzare cu amănuntul, cât și alte intrări sau ieșiri de mărfuri și ambalaje, care au ca efect modificarea în plus sau în minus a soldului de mărfuri sau ambalaje, cum ar fi: modificările de preț, transferul între gestiuni, distrugerea mărfurilor degradate.

Documentele pe baza cărora se întocmește raportul de gestiune pot fi: NIR, monetar, inventar de schimbare de preț, proces verbal de scădere din gestiune, etc.

Exemplarul 2 al raportului de gestiune rămâne în carnet, iar exemplarul 1 se trimite la compartimentul financiar-contabil, unde se verifică și se confruntă cu datele din evidența analitică. Eventualele erori se rectifică și se pune de acord soldul scriptic din evidența operativă cu cel din evidența contabilă.

Periodic se verifică concordanța înregistrărilor din evidența gestiunii și din realitate.