Punct de lucru: cum îl înregistrezi la ONRC, la ANAF și la primărie

Un punct de lucru este orice alt spațiu, în afara sediului profesional, în care îți desfășori activitatea: un magazin, un cabinet, un atelier, un depozit, un birou. Nu apare de la sine în evidențe — trebuie înregistrat la Registrul Comerțului, declarat la ANAF și, de cele mai multe ori, autorizat de primărie.

Mai jos ai procedura pe pași, termenele într-un tabel, lista de avize și cele cinci situații pe care procedura nu le acoperă, dar despre care cititorii întreabă de zece ani încoace.

Ce este un punct de lucru și când ai nevoie de unul

În limbajul Registrului Comerțului se numește sediu secundar. Ai nevoie de unul în momentul în care activitatea ta se mută, măcar parțial, într-un spațiu care nu este sediul profesional declarat la înființare.

• deschizi un magazin, un cabinet, un salon sau un atelier la altă adresă;
• închiriezi un depozit în care ții marfă;
• iei un birou din care lucrezi tu sau angajații tăi;
• te muți temporar într-un alt spațiu, pe perioadă determinată — se declară la fel, cu data de început și data de sfârșit.

Când nu ai nevoie de punct de lucru

• Când lucrezi la sediul profesional. Acolo activitatea se autorizează la înființare, ca sediu profesional — nu se mai declară o dată, ca punct de lucru.
• Când te deplasezi la client. Un instalator, un fotograf sau un consultant care lucrează la sediul beneficiarului nu are punct de lucru acolo.
• Când activitatea e integral online și o desfășori de la sediul profesional — vezi mai jos secțiunea dedicată.

Cei patru pași ai înregistrării

Ordinea contează: fără documentul pentru spațiu nu poți depune la Registrul Comerțului, iar fără certificatul constatator de la Registrul Comerțului primăria nu îți eliberează autorizația. Dacă ești la început și abia îți deschizi activitatea, pașii de la zero sunt în ghidul de înființare a unui PFA sau a unei întreprinderi individuale.

Pasul 1. Documentul pentru spațiu

Îți trebuie un act care să îți dea dreptul să folosești spațiul: contract de închiriere, contract de comodat sau act de proprietate. Verifică trei lucruri înainte să semnezi:

• cine semnează are dreptul să dea spațiul — dacă închiriezi de la un chiriaș, contractul lui trebuie să permită subînchirierea;
• destinația spațiului permite activitatea pe care vrei să o faci;
• durata acoperă perioada pentru care declari punctul de lucru.

Pasul 2. Dosarul la Registrul Comerțului

Dosarul se depune la Registrul Comerțului de care aparține sediul profesional, la ghișeu sau online, prin portalul ONRC. Conține:

• cererea de înregistrare, pe formularul-tip descărcat de pe portalul ONRC;
• documentul pentru spațiu, din pasul 1;
• acordul asociației de proprietari și al vecinilor direct afectați, dacă spațiul este într-un bloc de locuințe și urmează să aibă activitate cu public;
• declarația pe propria răspundere privind îndeplinirea condițiilor de funcționare, pe codurile CAEN care se vor desfășura acolo.

La SRL sunt aceiași pași, plus un document în plus: hotărârea adunării generale a asociaților sau decizia asociatului unic prin care se înființează punctul de lucru.

După soluționare primești un certificat constatator pentru punctul de lucru. Cu el mergi mai departe la primărie.

Pasul 3. Declararea la ANAF, în 30 de zile

Punctul de lucru se anunță separat la ANAF, prin Declarația 700, secțiunea G — cea a sediilor secundare care nu au obligația înregistrării fiscale proprii. Completezi denumirea, adresa, codul CAEN al activității de acolo, modul în care ai dobândit spațiul, numărul și data documentului și data de la care începe activitatea, iar în arhiva ZIP atașezi contractul de închiriere sau de comodat.

Declarația 700 se depune exclusiv electronic, din Spațiul Privat Virtual sau prin portalul e-guvernare. Ai nevoie de o semnătură electronică înregistrată la ANAF, iar depunerea se consideră finalizată abia când primești recipisa fără erori de validare.

Există și sedii secundare care au ele însele obligația de înregistrare fiscală — acelea nu se declară prin secțiunea G, ci printr-o procedură separată, cu cod de identificare propriu. La un PFA sau la o întreprindere individuală situația este rară; la o firmă cu punct de lucru unde se plătesc salarii, se verifică de fiecare dată.

Pasul 4. Autorizația de funcționare de la primărie

Aceasta este partea despre care se întreabă cel mai des, pentru că nu arată la fel în două localități. Autorizația de funcționare — numită pe alocuri acord de funcționare — se eliberează de primăria pe raza căreia se află punctul de lucru, iar procedura, documentele și taxa se stabilesc prin hotărâre a consiliului local, în limitele prevăzute de Codul fiscal.

De aceea nu există un răspuns unic la „cât costă” și „ce acte trebuie”: în unele localități e o taxă modestă, în altele e de câteva sute de lei pe an, iar lista de documente diferă. Ce e comun peste tot:

• se cere certificatul constatator emis de Registrul Comerțului pentru punctul de lucru;
• se cere documentul pentru spațiu;
• taxa se plătește anual, nu o singură dată;
• autorizația se afișează la loc vizibil în spațiu.

Termenele, într-un singur loc

Ce autorizații îți mai trebuie

Lista de mai jos nu ți se aplică integral. Citește-o pe cele trei grupe și reține doar ce se potrivește activității tale. Pentru o listă mai largă, pe tipuri de activitate, vezi lista de autorizații necesare unei activități economice.

Aproape la orice spațiu cu public

• Contract de salubritate cu o firmă agreată de primărie. Dacă din activitate rezultă ambalaje reciclabile, colectarea separată se menționează în contract; păstrează bonurile de ridicare, se cer la control.
• Contract de dezinsecție, deratizare și dezinfecție, pentru spațiile în care se lucrează cu publicul.
• Registrul unic de control, procurat de la ANAF separat pentru fiecare punct de lucru.
• Prețurile afișate la fiecare categorie de produse.
• Anunțul de atenționare privind obligația de a solicita și de a păstra bonul fiscal, plus datele de contact ale protecției consumatorului.
• Autorizația de funcționare de la primărie, afișată la vedere.

În funcție de spațiu și de suprafață

• Avizul sau autorizația de securitate la incendiu, dacă spațiul intră în categoriile stabilite prin hotărâre de guvern. Depinde de destinație și de suprafață, deci se verifică punctual la inspectoratul pentru situații de urgență din județ, înainte de a semna contractul de închiriere.
• Autorizație de construire, dacă reclama sau firma luminoasă modifică fațada clădirii.
• Declarația de afișaj și reclamă la direcția de taxe locale, dacă ai bannere, casete luminoase sau panouri.
• Evaluarea de securitate la efracție și implementarea recomandărilor — de regulă un sistem de alarmă sau servicii de pază.
• Evaluarea de securitate și sănătate în muncă, dacă lucrezi cu angajați.

În funcție de ce vinzi

• Avizul direcției sanitar-veterinare, pentru comerț cu alimente.
• Casa de marcat și contractul de service, dacă încasezi numerar sau card de la persoane fizice. Vezi casa de marcat la PFA și la profesiile liberale și activitățile scutite de casa de marcat.
• Anunțul privind interzicerea vânzării de alcool și tutun minorilor, dacă vinzi astfel de produse.

Cinci situații care nu se rezolvă din procedură

Sunt întrebările care revin în comentariile acestui articol de zece ani încoace și pe care lista de pași nu le acoperă.

Închiriez un post într-un salon sau într-un cabinet al altcuiva

Autorizația proprietarului acoperă activitatea lui, nu și pe a ta. Dacă lucrezi acolo pe cont propriu, ai nevoie de un document care să îți dea dreptul să folosești spațiul — un contract de închiriere sau de subînchiriere pentru postul respectiv, nu o simplă înțelegere verbală — și declari adresa ca punct de lucru al tău.

Verifică înainte două lucruri: că proprietarul are dreptul să subînchirieze și că spațiul este deja autorizat pentru activitatea pe care o faci tu. Dacă tu ești coafeză într-un salon de coafură, a doua condiție e îndeplinită; dacă ești cosmeticiană într-un salon autorizat doar pentru coafură, nu este.

Lucrez exclusiv online. Unde e punctul meu de lucru?

Dacă lucrezi de acasă, de la sediul profesional, nu ai punct de lucru: activitatea se autorizează la sediul profesional, la înființare. Un magazin online nu este un punct de lucru — este un canal de vânzare, nu un spațiu.

Se schimbă însă dacă ai marfă: locul în care ții stocul, chiar dacă e o boxă sau un garaj închiriat, este un spațiu în care se desfășoară activitate și se declară ca punct de lucru. La fel, un birou de la care lucrează angajați.

Pot funcționa cu bonul de depunere, cât aștept avizul?

Răspunsul corect este nu: bonul de depunere dovedește că ai depus cererea, nu că ai autorizația. Până la eliberarea ei, activitatea în acel spațiu nu este autorizată, iar un control te poate găsi în această situație.

Ce faci practic: întreabă la depunere care este termenul legal de eliberare în localitatea ta și cere-l în scris. Dacă termenul se depășește, ai la ce te raporta. Este singura variantă care nu te lasă descoperit.

Trebuie schimbată destinația din locuință în spațiu comercial?

Dacă spațiul este un apartament sau o casă cu destinația de locuință și acolo urmează să vină clienți, da — îți trebuie schimbarea destinației, iar pentru asta ai nevoie de acordul scris al vecinilor direct afectați și de acordul asociației de proprietari.

Dacă activitatea nu presupune acces al publicului și nu produce zgomot, miros sau trafic — un birou din care lucrezi singur, de exemplu — practica primăriilor diferă. Întreabă direct la urbanism, înainte să semnezi contractul de închiriere.

Vecinii pot bloca autorizarea?

Pot, în situațiile în care legea cere acordul lor: activitate cu public într-un imobil de locuințe sau schimbarea destinației spațiului. Fără acordul scris al vecinilor direct afectați și fără cel al asociației, dosarul nu se poate completa.

În sens invers, dacă un vecin reclamă că activitatea s-a autorizat fără acordul lui, primăria poate verifica și poate retrage autorizația. De aceea acordul se ia înainte, nu după ce ai deschis.

Greșeli frecvente

• Aplici termenul de 15 zile. Pentru un punct de lucru ai 30 de zile. Confuzia e cea mai des întâlnită la Declarația 700.
• Te oprești la Registrul Comerțului. Înregistrarea acolo nu înlocuiește nici declararea la ANAF, nici autorizația de la primărie. Sunt trei proceduri distincte, la trei instituții.
• Deschizi pe baza bonului de depunere. Vezi mai sus: bonul nu e autorizație.
• Semnezi contractul de închiriere înainte de a verifica avizele. Dacă spațiul nu poate primi avizul de securitate la incendiu sau nu are destinația potrivită, ai un contract și nicio autorizație.
• Uiți că taxa de la primărie este anuală. Se plătește în fiecare an, nu doar la deschidere.
• Declari un singur cod CAEN. La punctul de lucru se declară activitățile care se desfășoară efectiv acolo; una nedeclarată nu e autorizată.

Cum faci asta în ContApp

Întrebări frecvente

Un PFA poate avea punct de lucru?

Da. Procedura este aceeași ca la o firmă: înregistrare la Registrul Comerțului, declarare la ANAF prin Declarația 700 în 30 de zile și autorizație de funcționare de la primăria pe raza căreia se află spațiul.

Punctul de lucru poate fi în alt județ decât sediul profesional?

Da. Dosarul se depune la Registrul Comerțului de care aparține sediul profesional, indiferent unde se află punctul de lucru. Autorizația de funcționare se ia însă de la primăria din localitatea punctului de lucru, nu de la cea a sediului.

Cât costă, în total?

Costul real nu vine de la Registrul Comerțului, ci de la primărie — taxa pentru autorizația de funcționare, stabilită prin hotărâre de consiliu local și plătită anual — și de la avizele și contractele specifice activității: salubritate, dezinsecție, pază, service casă de marcat. Sumele diferă de la o localitate la alta și de la o activitate la alta.

Am nevoie de punct de lucru pentru un depozit în care doar țin marfă?

Da. Depozitul este un spațiu în care se desfășoară activitate — recepția, depozitarea și expedierea mărfii — chiar dacă acolo nu vine niciun client.

Ce se întâmplă dacă nu declar punctul de lucru la ANAF?

Amenda pentru Declarația 700 nedepusă sau depusă cu întârziere este de la 500 la 1.000 de lei pentru persoane fizice, potrivit art. 336 din Codul de procedură fiscală. În plus, ANAF poate modifica din oficiu vectorul fiscal.

Cum închid un punct de lucru?

Se radiază la Registrul Comerțului, printr-o cerere de mențiuni, iar apoi se anunță la ANAF tot prin Declarația 700, bifând radierea sediului secundar în secțiunea G. Nu uita să anunți și primăria, ca să nu îți mai fie facturată taxa de autorizare pentru anul următor.

Punctul de lucru poate fi declarat pe perioadă determinată?

Da. Se declară cu dată de început și dată de sfârșit, atât la Registrul Comerțului, cât și în Declarația 700. Este varianta potrivită pentru un spațiu luat sezonier sau pentru un contract de închiriere pe termen scurt.