Inventarul PFA. Ghid pentru PFA și Profesii Liberale.

Despre inventarul PFA

Conform legii contabilitatii in  partida simpla, nr 170/2015, persoanele care conduc contabilitatea in partida simpla au obligatia sa efectueze inventarul patrimoniului la inceputul activitatii, cel putin o data pe an, precum si la incetarea activitatii.

“Inventarul patrimoniului la PFA cuprinde toate elementele de natura activelor si datoriilor care contribuie la desfasurarea activitatii persoanei care conduce contabilitatea in partida simpla si se face cu respectarea prevederilor Ordinului ministrului finantelor publice nr. 2.861/2009 pentru aprobarea Normelor privind organizarea si efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii.”

Potrivit ORDINULUI nr. 2861 din 9 octombrie 2009 pentru aprobarea Normelor privind organizarea şi efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii: art. 1 (3) “persoanele care obtin venituri din activitati independente si sunt obligate, potrivit legii, sa organizeze si sa conduca evidenta contabila in partida simpla aplica prevederile prezentului ordin.”

In categoria persoanelor fizice care sunt obligate la inventarierea patrimoniului sunt activitatile independente organizate ca:

• PFA, II, IF care aplica sistemul de contabilitate in partida simpla, (activitatile impuse cu norma de venit nu sunt obligate sa realizeze inventarierea patrimoniului);
• Pofesiile liberale, care aplica numai sistemul de contabilitate in partida simpla;

Ce reprezinta inventarierea patrimoniului

Conform ORDINULUI nr. 2861 din 9 octombrie 2009

(1) Inventarierea elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii reprezinta ansamblul operatiunilor prin care se constata existenta tuturor elementelor respective, cantitativ-valoric sau numai valoric, dupa caz, la data la care aceasta se efectueaza.

(2) Inventarierea are ca scop principal stabilirea situatiei reale a tuturor elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii ale fiecarei entitati, precum si a bunurilor si valorilor detinute cu orice titlu, apartinand altor personae juridice sau fizice, in vederea intocmirii situatiilor financiare anuale care trebuie sa ofere o imagine fidela a pozitiei financiare si a performantei entitatii pentru respectivul exercitiu financiar.

Raspunderea pentru buna organizare a lucrarilor de inventariere, in conformitate cu reglementarile contabile aplicabile, revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia gestionarii entitatii. In cazul ativitatilor independente raspunderea revine titularului activitatii.

Operatiunea de inventariere consta in numararea, cantarirea, masurarea, evaluarea elementelor inventariate. Prin inventariere se constanta diferentele dintre inregistrarile din contabilitate si realitatea faptica a elementelor inventariate. Rezultatele inventarierii constau in stabilirea plusurilor sau minusuri in raport cu valoarea scriptica (din contabilitate) a elementelor inventariate.

In cele mai multe cazuri, la activitatile independente, mai ales acelea care nu au stocuri sau imobilizari, nu se constata aceste diferente, rezultatul inventarierii fiind o confirmare a valorii contabile a elementelor inventariate. Primul obiectiv in acest caz, este indeplinirea obligatiei legale de a inventaria patrimoniul activitatii desfasurate. Neindeplinirea aceste obligatii este sanctionata cu amenda de la 400 la 5.000 lei.

Cand si cum se realizeaza registrul inventar PFA

Inventarierea patrimoniului este obligatorie:

• la inceputul activitatii;
• cel putin o data in cursul anului, de regula la sfarsitul anului fiscal – 31 decembrie;
• în cazul incetării activitatii;

Persoanele fizice care obtin venituri din activitati independente si care sunt obligate, potrivit legii, sa organizeze si sa conduca evidenta contabila in partida simpla, sunt obligate ca cel putin o data pe an, de regula la sfarsitul exercitiului financiar, sa efectueze inventarierea, pe locuri de gestiune,  a mijloacelor fixe si a obiectelor de inventar, a stocurilor de materii prime si materiale si a marfurilor.

Important! Toate bunurile, drepturile si obligatiile aferente desfasurarii activitatii se inscriu in Registrul-inventar si constituie patrimoniul afacerii.

Operatiunea se realizeaza de catre comisia de inventariere si rezultatele se inscriu in listele de inventariere. Rezultatele finale ale inventarierii, se consemneaza in Registrul inventar.

Titulari de activitati independente parcurg urmatoarele etape:

1. Intocmirea deciziei de inventariere cu data de 31 decembrie a anului fiscal;
2. Intocmirea Registrul de Evidenta Fiscala, (din registru extragem elemente patrimoniale);
3. Intocmirea Procesului verbal si a Listei de inventariere;
4. Completarea Registrului Inventar;

Formulare utilizate la inventarul patrimoniului

Decizia de inventariere (model generat automat in ContApp) stabilește persoana responsabilă de inventariere și modul/metodele utilizate. Trebuie completată imediat după încheierea anului fiscal. Se arhivează cu celelalte documente și se prezintă organelor de inspecție fiscală.

Procesul-verbal privind rezultatele inventarierii (model generat automat in ContApp) trebuie să conțină, în principal, următoarele elemente:

• data întocmirii;
• numele și prenumele membrilor comisiei de inventariere;
• numărul și data deciziei de numire a comisiei de inventariere;
• gestiunea inventariată;
• data începerii și terminării operațiunii de inventariere;
• rezultatele inventarierii;
• concluziile și propunerile comisiei cu privire la cauzele plusurilor și ale lipsurilor constatate și lapersoanele vinovate, precum și propuneri de măsuri în legătură cu acestea;
• volumul stocurilor depreciate, fără mișcare, cu mișcare lentă, greu vandabile, fără desfacere asigurată și
• propuneri de măsuri în vederea reintegrării lor în circuitul economic;
• propuneri de scoatere din uz a obiectelor de inventar și declasare sau casare a unor stocuri;
• constatări privind păstrarea, depozitarea, conservarea, asigurarea integrității bunurilor din gestiune,
• precum și alte aspecte legate de activitatea gestiunii inventariate.

Lista de inventariere (model generat automat in ContApp) servește ca:

• document pentru inventarierea bunurilor aflate în gestiunile unității;
• document pentru inventarierea rechizitelor de birou, imprimatelor, materialelor destinate ambalării;
• document pentru inventarierea mărfurilor și ambalajelor aflate în unitățile cu amănuntul și pentru care
• evidența se ține cantitativ-valoric;
• document pentru stabilirea minusurilor si plusurilor valorice din gestiunile inventariate;
• document justificativ de înregistrare în evidență de la locurile de depozitare și în evidența contabilă în
• partidă simplă.
• document pentru întocmirea registrului-inventar;

Se întocmește în două exemplare la locurile de depozitare.

Pentru bunurile deteriorate total sau parțial, degradate, precum și pentru cele fără mișcare sau cele care nu mai pot fi valorificate se întocmesc liste de inventariere separate. Pentru bunurile aflate în ambalaje originale intacte, lichidele a căror cantitate faptică nu se poate stabili prin transvazare și măsurare sau mărfurile în vrac etc., a căror inventariere prin cântărire sau măsurare ar necesita cheltuieli importante sau ar conduce la degradarea bunurilor respective, în listele de inventariere se menționează modul în care s-a făcut inventarierea și datele tehnice care stau la baza calculelor.

În listele de inventariere se înscriu stocurile faptice stabilite de comisia de inventariere prin numărare, cântărire, măsurare sau cubare, după caz.

Datele privind bunurile inventariate se înscriu în listele de inventariere imediat după determinarea cantităților inventariate, în ordinea în care au fost grupate, ținându-se seama de dimensiunile și unitățile de măsură cu care figurează în evidența de la locurile de depozitare și în evidența contabilă în partidă simplă.

Valoarea de inventar se stabilește de comisia de inventariere, cu respectarea prevederilor legale.

Înainte de stabilirea rezultatelor inventarierii prin compararea stocului faptic valoric al bunurilor inventariate cu soldul scriptic din evidența contabilă în partidă simplă, se procedează la o verificare amănunțită a exactității tuturor evaluărilor, calculelor, totalizărilor și înregistrărilor din evidența contabilă în partidă simplă și din evidența de la locurile de depozitare. Greșelile identificate cu această ocazie trebuie corectate înainte de stabilirea rezultatelor inventarierii. Rezultatele inventarierii se înscriu în Registrul inventar.

Registrul Inventar

Registrul-inventar (cod 14-1-2/b) serveşte la înregistrarea elementelor de natura activelor şi datoriilor inventariate (model generat automat in ContApp).

Registrul-inventar servește ca document contabil de înregistrare a elementelor de natura activelor și datoriilor inventariate (elementele patrimoniale, creanțele și datoriile).

Registrul-inventar se întocmește de către persoanele care conduc contabilitatea în partidă simplă, într-un exemplar.

Registrul-inventar se completează la începutul activității, la sfârșitul exercițiului financiar, precum și cu ocazia încetării activității.

Registrul-inventar se completează prin înscrierea tuturor elementelor inventariate, element cu element, sau prin preluarea totalurilor din listele de inventariere a elementelor grupate după natura lor, potrivit opțiunii persoanei respective, în acest caz, listele de inventariere se anexează la Registrul-inventar.

În cazul încetării activității, Registrul-inventar se completează cu valoarea elementelor inventariate faptic la acea dată.

În coloana 1 se înscrie numărul curent al fiecărei operațiuni înregistrate în ordine cronologică.

În coloana 2 se înscriu elementele inventariate, fie element cu element, fie denumirea grupei de elemente inventariate preluată din lista de inventariere.

În coloana 3 se înscrie valoarea de inventar reprezentată de:

– valoarea de intrare a elementelor patrimoniale inventariate, potrivit documentelor justificative, sau totalurile din listele de inventariere a elementelor patrimoniale grupate după natura lor;

– valoarea rămasă de încasat, respectiv de plată, rezultată în urma inventarierii creanțelor și a datoriilor.

Registrul-inventar se procură de la librărie în format fizic, se completează anual cu pixul și se arhivează împreună cu documentele justificative care au stat la baza întocmirii lui.

În condițiile conducerii evidenței contabile în partidă simplă cu ajutorul tehnicii de calcul, registrul-inventar se editează anual sau la cererea organului de control.

Plusuri și minusuri constatate le inventar

Reprezintă cheltuieli nedeductibile minusurile constatate lipsă din gestiune sau cheltuielile cu bunurile degradate și neimputabile, dacă inventarul nu este acoperit de o poliță de asigurare.

În condițiile în care plățile cu achiziția de stocuri/bunuri au fost considerate cheltuieli deductibile la data achizitiei, potrivit regulilor contabilității în partidă simplă (achiziția este considerată deductibilă în anul fiscal în care a avut loc), minusurile sau degradările constatate la inventar si neimputabile conduc la creșterea venitului impozabil în anul fiscal în care aceste minusuri au fost constatate.

Plusurile constatate la inventar generează venituri impozabile, prin valorificarea bunurilor constatate în plus.

Exemplu de inventariere a patrimoniului

Din studiul de caz Contabilitate în sistem real pentru veniturile obținute în 2024. Pentru realizarea inventarului se parcurg pașii stabiliți mai sus și se întocmesc următoarele documente:

• Decizia de inventariere;
• Procesul verbal privind rezultatul inventarierii;
• Lista de inventariere;
• Registrul inventar

Registrul-inventar se completează cu soldul elementelor inventariate. Astfel la sfârșitul anului se stabilește:

• valoarea creanțelor de încasat;
• mijloacele fixe la valoarea de intrare alături de amortizarea înregistrată până la 31 decembrie;
• soldul datoriilor față de terți; incluzând la terți și bugetul de stat și titularul activității. La datorii puteți completa cu suma totală sau pe categorii.
• disponibilul în contul bancar al PFA;
• Obiectele de inventar utilizate conform listei;
• alte elemente patrimoniale, specifice fiecărei activități: comerț, servicii, producție, etc.