E-factura pentru PFA și Profesii Liberale

De la 1 Octombrie 2022 conținutul site-ului Ghid PFA s-a mutat pe Contapp.ro Mai multe detalii gasesti aici.

Începând cu anul 2021 si in Romania a început implementarea unui sistem național de facturare electronica. Astfel, agenții economici vor fi obligați, etapizat, sa emită facturi prin sistemul național Ro e-factura. Factura emisa va ajunge la ANAF si va fi transmisa, mai departe către partenerul de afaceri. Sistemul centralizat de facturare este implementat in mai multe tari europene.

Sistemul național e-factura are obiectivul de a ajuta Ministerul Finanțelor Publice sa controleze mai bine fenomenul evaziunii fiscale si in felul acesta sa aducă mai mulți bani la buget.

Intr-o prima etapa, vor fi obligați sa se înregistreze in sistemul E-factura, firmele care oferă bunuri si servicii instituțiilor publice – ceea ce se numește B2G – Business to Goverment, ulterior acesta va deveni obligatoriu si pentru firmele care facturează bunuri si servicii către alte firme – Business to Business (B2B), si in final pentru toate facturile care se emit in Romania.

Este e-factura obligatorie pentru PFA, II, IF, Profesii Liberale?

Agenții economici, indiferent de forma de organizare, deci si PFA, II, Profesii Liberale, sunt obligați sa transmită facturile către clienți, prin sistemul e-factura, in următoarele situații:

  1. De la 01.04.2022 sa transmită factura prin sistemul e-factura pentru prestarea de servicii turistice către clienți persoane fizice care plătesc aceste servicii cu vouchere de vacanta;
  2. De la 01.07.2022 sa transmită factura prin sistemul e-factura pentru livrări de bunuri si servicii către instituții publice intra-un contract de achiziții publice, (aceasta este in relația B2G).
  3. De la 01.07.2022 sa transmită factura prin sistemul e-factura daca livrează bunuri cu risc fiscal ridicat către alți operatori economici, indiferent de forma de organizare a acestora, (aceasta este in relația B2B). Conform ANAF bunurile cu risc fiscal ridicat sunt:
Abonament contapp 365 de zile
Program online de contabilitate pentru PFA si Profesii Liberale. Abonament 365 de zile.

Devino contabilul afacerii tale și scapă de griji!

Pune-ți contabilitatea la punct cu ContApp și Ghid PFA.

Ghid complet pentru administrarea activitatii. PFA si Profesii Liberale.
Ghid complet pentru administrarea activitatii PFA si Profesiilor Liberale.

Înregistrare în sistemul e-factura

De reținut ca in sistemul național E-factura trebuie sa se înregistreze atât furnizorul cat si beneficiarul de bunuri si servicii, persoane juridice, rezidente fiscal in Romania.

Pentru înregistrare, se depune formularul 084 Cerere privind înregistrarea în Registrul RO e-Factura/renunțarea la cererea privind înregistrarea în Registrul RO e-Factura.

Înregistrarea in sistem are loc începând cu data de 1 a lunii următoare depunerii formularului 084.

Crearea și transmiterea facturii prin sistemul e-factura

După înregistrare in sistem, pentru transmiterea unei facturi aceasta trebuie generata in structura si formatul specificat de sistem – XML. Dupa generare fișierul cu estensia XML se incarca in sectiunea E-factura din SPV.

  • Daca factura a fost intocmita corect atunci sistemul e-factura transmite factura destinatarului si generează un mesaj de confirmare.
  • Dacă factura nu a fost întocmita corect si fișierul XML are erori, atunci sistemul e-factura va transmite un mesaj de eroare si factura nu va fi transmisa beneficiarului.

Conform Procedură utilizare sistem național factură electronică:

În situaţia în care drept urmare a operaţiunilor de verificare a facturii nu sunt identificate erori, se aplică semnătura electronică a MF care atestă primirea facturii electronice în sistemul RO e-Factura. Exemplarul original al semnătura electronică facturii electronice se consideră fişierul de tip XML însoţit de a MF, care este pus la dispoziţia emitentului, respectiv destinatarului, în sistemul RO e-Factura, sub forma unui fişier arhivă de tip zip.

În situaţia în care drept urmare a operaţiunilor de verificare sunt identificate erori, factura electronică nu se consideră transmisă în sistem, respectiv nu este primită de către destinatar, emitentul primind un fişier de tip XML ce conţine erorile identificate, însoţit de semnătura electronică a MF, sub forma unui fişier arhivă de tip zip. După corectarea erorilor identificate, emitentul transmite factura electronică în sistemul RO e-Factura. Pe toată perioada verificărilor automate, emitentul poate interoga în sistem starea fişierului transmis.
După efectuarea verificărilor automate, fişierele arhivă menționate vor fi disponibile în sistem pentru descărcare.

Important! Transmiterea facturilor prin sistemul național RO E-factura se poate realiza si prin intermediul unor servicii private de facturare care asigura integrarea cu sistemul ANAF. Spre deosebire de serviciul oferit de ANAF, serviciile private de facturare sunt mult mai prietenoase si ușor de utilizat.

Un asemenea serviciu este furnizat si de aplicația ContApp – unde transmiterea facturilor in sistemul e-factura este gratuita.

Transmite e-factura din ContApp

Pentru generarea fișierului XML si transmiterea acestuia in sistemul e-factura se parcurg următori pași;

Setarea articolelor necesare:

  • Pentru servicii livrate catre institutii publice se creaza un articol ca oricare articol, nu sunt necesare alte setari;
  • Pentru livrarea de bunuri catre institutii publice se creaza articolul, se bifeaza produs cu rsic fiscal si se specifica unitatea de masura standard si codul CPV;
  • Pentru livrarea de bunuri catre alti agenti economici se creaza articolul, se bifeaza produs cu rsic fiscal si se specifica unitatea de masura standard si codul NC;
  • Pentru crearea unei facturi aferente unor servicii turistice se creează un articol nou si la categoria tip produs se selecteaza Servicii Turistice. In factura se va completa numărul voucherului de vacanta sau a cardului de vacanta.

Vezi mai jos imagini din aplicație si din SPV.

Pentru Generarea fișierului e-factura din Contapp, in lista de facturi mergi la Acțiuni si alegi opțiunea E-factura:

Pentru transmiterea fișierului e-factura urmezi pasii de mai jos:

  1. Te conectezi in SPV – Spațiul Privat Virtual, cu semnătura digitală înregistrata la ANAF in prealabil, (atenție nu este SPV de prsoana fizica deschis pe CNP, trebuie SPV deschis pe CUI cu certificat digital calificat),
  2. Din meniu se alege rubrica Factura electronica,
  3. Mergi la Trimitere factura, se alege CUI/CIF corespunzător,
  4. Atașezi fișierul XML si apeși pe Trimite XML Factura (primiți mesaj pe pagina ca fișierul a fost trimis si ca poți verifica starea după ID-ul comunicat)
  5. Mergi la Răspunsuri Factura, unde poți vedea eventuale erori sau poți descarcă confirmarea de trimitere.

E-factura si e-transport

Tot de la 1 iulie s-a introdus obligativitatea agenților economici, furnizori de bunuri cu risc fiscal ridicat, sa declare transportul acestora in sistemul e-transport. Scopul este același monitorizarea tranzacțiilor si reducerea evaziunii fiscale.

Sistemul e-transport este asemănător cu e-factura. Orice transport de bunuri cu risc fiscal se declara in sistemul e-transport si va primi un cod unic, prin care se va monitoriza transportul bunurilor in Romania pana la destinația declarata.

Sistemului RO e-Transport include module informatice de gestiune a transporturilor de bunuri, care vor genera coduri unice de înregistrare pentru fiecare transport, elemente de interconectare cu camere de luat vederi și alte dispozitive specifice de monitorizare a traficului rutier și componente software pentru analiza integrată a datelor. Sistemul va utiliza date și informații deținute la nivelul instituțiilor sau autorităților publice cu atribuții în domeniul transportului rutier și va fi interconectat cu celelalte sisteme informatice existente la nivelul Ministerului Finanțelor, Agenției Naționale de Administrare Fiscală sau Autorității Vamale Române.

Astfel, va deveni obligatorie declararea anticipată a datelor aferente transporturilor rutiere a bunurilor cu risc fiscal ridicat, în funcție de tipul operațiunii, beneficiarului sau, după caz, furnizorului din România. Ele vor fi valabile o perioadă prestabilită de la data începerii transportului, iar sistemul va permite modificarea datelor declarate până la intrarea pe teritoriul național sau până la punerea în mișcare a vehiculului transportor.

Deși amenzile sunt foarte ridicate, începând cu 10.000 lei, pentru moment acestea nu sunt aplicate, chiar daca este obligatorie declararea transportului.

Întrebări și răspunsuri frecvente – FAQ

Dacă vindeți mai multe produse pe aceiași factură, din care cel puțin unul este considerat produs cu risc fiscal ridicat, atunci factura respectivă se va transmite în totalitate prin sistemul RO e-Factura.

Da, deși nu există niciun motiv să te complici :)

Bineînțeles, in listele automatizate vei găsi toate codurile de mai sus din care poți selecta pe cel potrivit articolului pe care îl vinzi către o instituție publică sau către un client privat.

Informații de ajutor:

39 comentarii

  1. Buna ziua, sunt Traducator Autorizat MJ, inregistrata la ANAF cu CIF si prestez servicii de traducere pentru Curtea de Apel. Trebuie sau nu sa inregistrez facturile in sistemul E-Factura? Va multumesc anticipat pentru raspuns.

  2. Buna ziua,
    Inteleg ca momentan daca nu vand acele produse si sunt doar liber profesionist, nu trebuie sa ma chinui sa emit facturi electronice clientilor (nici daca ei sunt institutii de stat din Romania sau din strainatate, straini, romani, firme sau persoane particulare)?

    Inca nu inteleg cum exact voi emite factura si chitanta cand eu ma plimb de la client la client si nu stiu cat va avea sa imi achite fiind in functie de cat timp am stat efectiv sa ii traduc si nu ii stiu datele lui de facturare inainte sa ma vad cu el si sigur nu se va putea integistra pe loc ca cetatean strain fara cnp sau cu cif din strainatate…

  3. Buna ziua! Eu stiu ca Business to Business (B2B) reprezinta comercializarea de bunuri sau servicii intre companii prin canale online. Iar Business to Government (B2G) = achizitii publice. Deci cred ca nu este ACUM obligatoriu si pentru B2C. In viitor cred ca se vor lua si alte decizii. Dar acum de la 1 iulie doar B2B SI B2G.

    1. Ok dar eu ca liber profesionisti am client si statul b2g si firme sau alti liber profesionisti si pfa b2b si persoane fizice simple b2c. Deci… la unii da la unii nu?

  4. Buna ziua!
    As dori si eu sa-mi spuneti o parere, un CMI care lucreaza cu casa de sanatate, astfel ca emite facturi lunare catre Casa de Sanatate, trebuie sa se inregistreze in sistemul E-factura incepand cu 01.07.2022?

  5. Buna ziua! In cazul in care emit facturi catre nerezidenti romani, catre institutii din alte tari, catre instanta etc, cum pot sa fac acest lucru prin Efactura?

  6. Sunt in aceeasi situatie, sunt profesoara de engleza si parintii elevilor mei se afla in China. Eu emit facturi lunar, insa nu le trimit pentru ca ei nu au nevoie de ele.
    Ai dreptate, nu ii poti obliga pe parinti sa petreaca ore inregistrandu-se pe site-ul anaf plin de bug-uri. Dar nu vad de ce s-ar aplica pentru clientii care sunt persoane fizice.

  7. Chiar si cei care nu vand doar online, tot mai avem si clienti care platesc prin transfer (se practica peste tot) deci e obligatoriu pt toti sa putem emite facturi. Statul de exemplu ma plateste exclusiv prin banca, deci obligatoriu se emite factura

  8. Atentie! Liber profesionistii NU au nevoie de casa de marcat!.
    Aceasta este doar pt cei inregistrati la registrul comerțului (PJ, si asa zisii pfa, ii, if)

  9. Eu vand doar servicii online. Cum pot sa ii dau cuiva bon de casa daca plateste prin transfer bancar si se afla la sute de km distanta? Singura varianta este sa se emita factura

    1. Buna ziua! Da, emiteti factura catre client. Nu va trebuie casa de marcat si nici sa emiteti prin efactura.

  10. Buna ziua. Nu emiteti facturi catre ei, ci va cumparati o casa de marcat prin care le emiteti bon fiscal, ceea ce trebuia sa faceti si pana acum.

  11. Sunt meditator pentru copii si lucrez ca PFA. Niciun client de-al meu (respectiv parinte al unui copil) nu vrea factura. Toti, absolut toti, insista ca nu vor facturi, pentru ca nu le trebuie facturile. Totusi eu emit facturi (in Word) si le transmit pe email catre acesti clienti. Ce as putea sa fac daca devine obligatorie factura electronica si acesti clienti, care nu vor sub nicio forma niciun fel de factura, vor trebui sa se inregistreze in sistemul Anaf pentru ca eu sa pot sa emit facturi? Ce solutie voi avea atunci, sa lucrez „la negru” pentru ca nu mai pot emite facturi? Cum sa ii oblig pe parintii copiilor sa se inregistreze in nu stiu ce sistem de la Anaf???

  12. OUG nr.130 din 2021
    b) furnizorii sunt obligați, începând cu data de 1 iulie 2022, să transmită facturile emise în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura, indiferent dacă destinatarii sunt sau nu înregistrați în Registrul RO e-Factura.

    De aici inteleg ca se poate factura catre un cumparator persoana fizica chiar daca acesta nu este inregistrat in Registru RO e-Factura.

    „De retinut, ca in sistemul national E-factura trebuie sa se inregistreze atat furnizorul cat si beneficiarul de bunuri si servicii.”

    Va rugam totusi sa ne ajutati cu un raspuns deoarece din articolul de pe Ghid PFA se intelege ca si cumparatorul persoana fizica va trebui sa fie inregistrat pentru a benficia de factura.

  13. Inca o duma de stat. Ai nostri conducatori mult iubiti iar o sa se prinda de ineptiile si de gaurile din lege prea tarziu, dupa ce jumatate din cei vizati o sa fie la pamant. De parca nu erau de ajuns pandemia si razboiul.

  14. Si-atunci cum se interpreteaza ca atat furnizorul cat si beneficiarul trebuie sa fie inscrisi in sistem?

  15. „Si in final pentru toate facturile care se emit in Romania.

    De retinut, ca in sistemul national E-factura trebuie sa se inregistreze atat furnizorul cat si beneficiarul de bunuri si servicii.”

    Eu inteleg ca si mamaia cand vrea sa cumpere ceva de la emag trebuie sa fie inregistrata fiind beneficiar de bun sau de serviciu

    1. Buna ziua! Nu se stie exact cum va fi, momentan sistemul e-factura va fi obligatoriu de la 1 iulie pentru agentii economici care livreaza produse din categoriile de risc, catre alti agenti economici. Vedeti in articol.

    2. Înseamnă că nici în declarația unica la PFA partea cu realizatu nu mai trebe scrisa doar estimat, din moment ce ANAF va avea facturile..

  16. „De retinut, ca in sistemul national E-factura trebuie sa se inregistreze atat furnizorul cat si beneficiarul de bunuri si servicii.”
    Cred ca majoritatea am citit bine ;)

  17. Eu cred ca nu ati citit bine, nu clientii vor fi nevoiti sa inregistreze factura, ci emitentii facturilor.

  18. Buna ziua! Sa inteleg ca orice persoana fizica trebuie sa se inregistreze in sistemul E-factura? Adica din 2023 nimeni nu mai poate primi nici un produs de la altex, emag , pfa-uri, firme mici ,mari daca nu este inregistrat in sistemul e-factura. Ma refer in primul rand la cei care nu au pregatire in domeniu care nu au nici internet sau care sunt semi analfabeti. Chiar si mamaia de la tara daca vrea sa isi cumpere un cuptor electric trebuie mai intai sa se inregistreze in sistemul e factura incepand cu 2023?

    1. Intrebarile sunt foarte bune iar exemplele frizeaza absurdul- cum sa oblig un simplu cumparator online sa se inregistreze…

      1. Sper ca este o gluma obligarea clientilor persoane fizice sa se inregistreze in sistemul e-factura. Majoritate nu vor proceda asa si sunt convins ca vor cauta cai sa obtina produsele sau serviciile fara factura, ceea ce incurajeaza evaziunea si mai mult. Practic daca este asa in secunda 2 pica toate afacerile care lucreaza cu persoane fizice pe o perioada scurta sau lunga pana cand toata lumea se va inregistra.

        1. Buna ziua! Nu se stie exact cum va fi, momentan sistemul e-factura va fi obligatoriu de la 1 iulie pentru agentii economici care livreaza produse in categoriile de risc, catre alti agenti economici. Vedeti in articol.

      2. Buna ziua! Nu se stie exact cum va fi, momentan sistemul e-factura va fi obligatoriu de la 1 iulie pentru agentii economici care livreaza produse in categoriile de risc, , catre alti agenti economici. Vedeti in articol.

    2. Buna ziua! Nu se stie exact cum va fi, momentan sistemul e-factura va fi obligatoriu de la 1 iulie pentru agentii economici care livreaza produse in categoriile de risc, catre alti agenti economici.

  19. 1) Ca traducator autorizat o buna parte din activitate este pt stat. Trebuie deja sa ma inregistrez?
    Cum se va proceda: o parte din facturi pe acest sistem si restul pe hartie?
    2) multi clienti sunt straini care nu vorbesc romana si nu au acte romanesti sau UE sa se poata inregistra. Lor cum le mai emit facturi?
    3) s-a mai intrebat: persoanele fizice trebuie sa se inregistreze? Multi clienti sunt pf care oricum cu greu accepta sa imi dea detalii pt factura/chitanta (am avut cateva cazuri in care am emis facturile fara date platitor ca sa pot totusi inregistra in contabilitate si an scris pe ele achitat cu…)
    4) ca sa pot primi facturi pt echipamente, telefonie, etc sa le pot deduce sau ca pf sa pot beneficia de garantii va trebui sa ma inregistrez deja ca traducator si separat ca pf? Momentan de ex ca traducator primesc garantie pe jumatate din timpul garantiei pe pf, dar daca primesc factura pe cnp banuiesc ca nu o pot deduce la activitatea pe cif.
    Ma intreb daca s-au gandit deja la toate aceste aspecte legiuitorii nostri sau ca de obicei au omis si categoria noastra.

    1. Buna ziua! Nu trebuie sa va inregistrati meomentan. Vedeti categoriile de risc in articol.

  20. Buna ziua, va mai curge multa cerneala pe tema aceasta. In Monitorul Oficial din oct 2021 scrie „pot opta” deci inca este optional. De asemenea, ambii parteneri ai tranzactiei trebuie sa fie inregistrati in Registrul e-factura. Cum il conving eu pe „nenea” persoana fizica sa se inscrie in Registru ca sa ii pot da e-factura cand el nici nu stie sa foloseasca Internetul?

    1. Buna ziua! Nu se stie daca va fi implementata si pentru persoanele fizice si daca acestea trebuie sa-si faca cont in sistemul E-factura. Momentan obligatiile sunt doar pentru cei care livreaza produse din categoriile de risc. Vedeti in articol.

  21. Bună seara,

    Îmi este totuși încă neclar dacă facturile pentru partenerii externi din UE vor trece prin același sistem. Aparent este destinat doar partenerilor interni, pentru partenerii externi ar fi necesară totuși o platfromă integrată europeană cred.

    O seară bună,
    Nicolae

    1. Acelasi lucru as dori sa il aflu si eu (mai specific pentru parteneri din afara UE), pentru ca este foarte neclar, si nu gasesc un raspuns oficial nicaieri.

    2. Buna ziua! Sistemul este inca in faza de dezvoltare, se va schimba legislatia si solutiile, o sa vedem cum va fi.

Lasă un răspuns

Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile obligatorii sunt marcate cu *