E-factura pentru PFA și Profesii Liberale

Ce este e-factura?

Începând cu anul 2021 și în România a început implementarea unui sistem național de facturare electronică. Astfel, agenții economici sunt obligați să emită facturi prin sistemul național Ro e-factura. Factura transmisă va ajunge la ANAF și va fi trimisa mai departe către client.

Sistemul național e-factura are scopul de a ajuta Ministerul Finanțelor Publice să controleze mai bine fenomenul evaziunii fiscale și în felul acesta să aducă mai mulți bani la buget.

Sistemul centralizat de facturare electronica este implementat în mai multe țări europene.

Este e-factura obligatorie pentru PFA, II, IF, Profesii Liberale?

Agenții economici, indiferent de forma de organizare, deci și PFA, ÎI, Profesii Liberale, sunt obligați să transmită facturile către clienți prin sistemul e-factura. De la 1 ianuarie 2024 tramsiterea e-facturii este olbigatorie pentru toti agentii economici.

Sistemul national e-factura a fost implementat etapizat, astfel:

1. De la 01.04.2022 se transmite factura prin sistemul e-factura pentru prestarea de servicii turistice către clienți persoane fizice care plătesc aceste servicii cu voucher/cardul de vacanță;
2. De la 01.07.2022 se transmite factura prin sistemul e-factura pentru livrări de bunuri și servicii către instituții publice în baza unui contract de achiziții publice, (aceasta este în relația B2G).
3. De la 01.07.2022 se transmite factura prin sistemul e-factura dacă livrează bunuri cu risc fiscal ridicat către alți operatori economici (nu către persoane fizice), indiferent de forma de organizare a acestora, (aceasta este în relația B2B). Conform ANAF bunurile cu risc fiscal ridicat sunt:
   • Legume, fructe, rădăcini și tuberculi alimentari, alte plante comestibile;
   • Băuturi alcoolice;
   • Construcții noi;
   • Produse minerale (apă minerală naturală, nisip și pietriș);
   • Îmbrăcăminte și încălțăminte;
   • Lista completa a produselor cu risc fiscal o găsești aici;
4. De la 1 ianuarie 2024, transmiterea facturilor prin sistemul national e-factura este obligatorie pentru toți agenții economici din Romania in relația cu instituțiile statului (B2G) si cu ceilalți agenți economici (B2B) inclusiv pentru PFA, II, IF, Profesii Liberale. De retinut urmatoarele:
   • termenul de transmitere este de 5 zile calendaristice de la data emiterii;
   • sanctiunile pentru netrasmitere a e-facturii vor fi aplicate incepand cu 1 Aprilie 2024;
   • pana la 30 iunie vor fi recunoscute in contabilitate si facturile in alte format decat XML, dar incepand cu 1 iulie numai e-factura este recunsocuta ca document contabil;

E-factura NU se transmite in urmatoarele situatii:

1. Clientul este persoana fizică cu CNP și NU a achiziționat servicii de cazare plătite cu voucher/card de vacanta;
2. Clientul este persoana fizica/juridica care nu are sediul in România (nu are CUI sau CIF obținut in Romania) pentru care s-au prestat servicii sau livrat bunuri din România către sediul lor extern (export de bunuri sau servicii);

Observație! Chiar daca nu exista obligativitatea trimiterii facturilor in cele doua situații de mai sus, este necesar accesul la SPV pentru a descarcă facturile de la furnizori, pentru ca aceștia vor trimite facturile in format XML (de 01.07.2024 – doar factura electronica este recunoscuta fiscal). De aceea un program de facturare care importa e-facturi va ușura foarte mult munca cu contabilitatea. Acesta este avantajul e-facturii.

Ce îți trebuie ca să trimiți e-Factura?

1. Un program software care sa genereze factura in format XML;
2. Acces la Spatiul privat virtual deschis pe CUI/CIF-ul activitatii. Accesul poate fi realizat doar cu semnatura digitala calificata;

Începând cu data de 15 Iunie 2023, ContApp trimite automat e-factura direct in SPV, prin selectarea butonului de trimitere e-factura de la opțiuni factura. Mai multe detalii aici.

Pentru a putea folosi aceasta funcționalitate este necesara autorizarea ContApp pentru a avea acces la contul SPV a entitatii care trebuie sa trimita e-factura (sa trimită e-facturi pe CUI-ul tău).

Autorizarea se poate realiza de catre o persoana care detine un certificat de semnatura digitala inregistrat la ANAF pe CUI/CIF-ul entitatii. Mai multe detalii aici.

Crearea și transmiterea facturii prin sistemul e-factura

Pentru transmiterea unei facturi aceasta trebuie generată în structura și formatul specificat de sistem – XML. După generare fișierul cu extensia XML se încarcă în secțiunea E-factura din SPV.

• Dacă factura a fost întocmită corect atunci sistemul e-factura transmite factura destinatarului și generează un mesaj de confirmare.
• Dacă factura nu a fost întocmită corect și fișierul XML are erori, atunci sistemul e-factura va transmite un mesaj de eroare și factura nu va fi transmisă beneficiarului.

Conform Procedură utilizare sistem național factură electronică:

În situația în care drept urmare a operațiunilor de verificare a facturii nu sunt identificate erori, se aplică semnătura electronică a Ministerului de Finante (MF) care confirma primirea facturii electronice în sistemul RO e-Factura. Exemplarul original al facturii electronice se consideră fișierul de tip XML însoțit de semnatura electronica a MF, care este pus la dispoziția emitentului, respectiv destinatarului, în sistemul RO e-Factura, sub forma unui fișier arhivă de tip zip.

În situația în care drept urmare a operațiunilor de verificare sunt identificate erori, factura electronică nu se consideră transmisă în sistem, respectiv nu este primită de către destinatar, emitentul primind un fișier de tip XML ce conține erorile identificate, însoțit de semnătura electronică a MF, sub forma unui fișier arhivă de tip zip. După corectarea erorilor identificate, emitentul transmite factura electronică în sistemul RO e-Factura. Pe toată perioada verificărilor automate, emitentul poate interoga în sistem starea fișierului transmis.
După efectuarea verificărilor automate, fișierele arhivă menționate vor fi disponibile în sistem pentru descărcare.

Important! Transmiterea facturilor prin sistemul național RO E-factura se poate realiza și prin intermediul unor servicii private de facturare care asigură integrarea cu sistemul ANAF. Spre deosebire de serviciul oferit de ANAF, serviciile private de facturare sunt mult mai prietenoase și ușor de utilizat. Un asemenea serviciu este furnizat și de aplicația ContApp.

Transmite e-factura automat din ContApp

Pasul 1. Conectezi ContApp la contul SPV conform instrucțiunilor de aici.

Pasul 2. Se creează factura cu acțiunea „Adaugă factură”, unde la definirea articolului se procedează astfel:

• Pentru servicii livrate către instituții publice si ceilalti agenti economici se crează un articol, ca oricare alt articol, nu sunt necesare alte setări;
• Pentru livrarea de bunuri cu risc fiscal către instituții publice la creare articol se bifează produs cu risc fiscal, se specifică unitatea de măsură standard și codul CPV – vezi foto.
• Pentru livrarea de bunuri cu risc fiscal către alți agenți economici la creare articol se bifează produs cu risc fiscal, se specifică unitatea de măsură standard și codul NC – vezi foto.
• Pentru crearea unei facturi aferente unor servicii turistice la creare articol se selectează tip produs categoria de Servicii Turistice. În factură se va completa numărul voucherului de vacanță sau a cardului de vacanță – vezi foto.

Pentru transmiterea fișierului e-factura in SPV mergi la Acțiuni factura și selectează opțiunea E-factura.

După trimitere e-factura, aceasta va fi listata in lista de e-facturi, unde vei gasi mai multe informații:

• Status trimitere care poate fi: Factura trimisa sau Factura cu erori si mesajul de eroare;
• In cazul in care e-factura nu a primit status de la serverul ANAF, se apasa pe butonul de „Reimprospateaza” – vezi mai jos.

Factura trimisa in format XML prin sistemul E-factura ajunge la destinatar, clientul final. Pentru a fi siguri ca a ajuns, factura poate fi transmisa si prin e-mail, in format PDF.

Întrebări și răspunsuri frecvente – FAQ

Am produse cu risc fiscal pe aceeași factură cu produse „comune”?
Dacă vindeți mai multe produse pe aceeași factură, din care cel puțin unul este considerat produs cu risc fiscal ridicat, atunci factura respectivă se va transmite în totalitate prin sistemul RO e-Factura.

În ContApp pot adăuga coduri NC sau CPV pe fiecare articol comercializat?
Bineînțeles, in listele automatizate vei găsi toate codurile de mai sus din care poți selecta pe cel potrivit articolului pe care îl vinzi către o instituție publică sau către un client privat.

Informații de ajutor:

• Prezentarea sistemului național RO E-factura;
• Legislație Ro E-factura;
• Informații tehnice RO E-factura;
• Prezentare RO E-transport;