Ghid înființare PFA, ÎI la Registrul Comertului

Pasul 1. Stabilirea sediului profesional si alegerea codului CAEN

Sediul profesional este spatiul in care PFA/II/IF isi desfasoara activitatea economica autorizata sau in care au loc numai activitati de birou sau la care se primeste doar corespondenta, activitatea fiind desfasurata la terti. Pentru stabilirea sediului profesional, este necesar ca PFA/II/IF sa detina un drept de folosinta  asupra imobilului la adresa caruia acesta este declarat.

Documente necesare pentru dovada dreptului de folosință:

• Titularul PFA este proprietar al imobilului:
  • contract de vânzare – cumpărare – copie;
  • certificat de moștenitor – copie;
  • proces-verbal de recepție a construcției – copie;
• Titularul PFA NU este proprietar al imobilului:
  • contract de închiriere, între PFA și proprietar, în original;
  • contract de comodat, între PFA și proprietar, în original – este cea mai întâlnită formă de drept de folosință asupra sediului unei PFA sau II.

In cazul in care sediul profesional este detinut in baza unui contract de vanzare – cumparare sau a unui proces verbal de receptie a constructiei este obligatorie prezentarea incheierii de intabulare a dreptului de proprietate din Cartea Funciara. Daca un astfel de document nu exista, atunci trebuie prezentat un Certificat de Rol Fiscal in termen de valabilitate emis de catre Directia de Impozite si Taxe Locale din cadrul primariei.

In cazul in care sediul profesional este detinut in baza unui contract de inchiriere (subinchiriere) cu o firma, nu este necesara inregistrarea acestuia la Administratia Financiara, fiind suficienta simpla semnare a acestuia.

Daca persoana fizica, sau firma, va inchiria imobilul la randul ei, trebuie sa aiba drept de subinchiriere, mentionat in contractul ei cu proprietarul imobilului. In toate cazurile de subinchiriere este nevoie de copia actului de proprietate si de schita cadastrala, daca ea exista.

Trebuie sa te asiguri ca totul este in regula cu sediul profesional si anume proprietarul este de acord cu stabilirea sediului in imobilul propriu si este dispus sa-ti dea, in copie, actele necesare inclusiv dupa intabulare, iar daca nu are intabularea sa solicite la directia de taxe locale si sa obtina certificat fiscal sau adeverinta de la primarie;;

In ceea ce priveste acordul vecinilor si a asociatiei de proprietari;

• Daca NU doresti sa desfasori activitate la sediul profesional si nici activitati de birou – nu mai e nevoie de acordul vecinilor si asociatiei de proprietari. – Recomandare este sa nu soliciti activitate la terți.
• Daca doresti sa desfasori activitate la sediul profesional, care se afla in apartament de bloc, trebuie sa completezi si sa obtii acordul si semnaturile asociatiei de proprietari si a vecinilor de apartament (sus, jos, stanga, dreapta). Formularul il gasesti aici. Este important sa obtineti acordul verbal al celor de mai sus inainte de a trece la etapa urmatoare.

Activitatile desfasurate – coduri CAEN și dovada pregătirii profesionale

Activitatea pe care o vei desfasura trebuie incadrata sub un cod CAEN (Clasificarea Activitatilor din Economia Nationala). Este necesara dovada pregatirii profesionale in domeniul de activitate sau apropiata codului CAEN selectat. PFA/II/IF poate avea mai multe activitati (coduri CAEN), cu conditia de a se face dovada pregatirii profesionale pentru fiecare domeniu.

Conform registrului comertului documentele prin care poti dovedi  pregatirea sau experienta profesionala pot fi:

• diploma;
• certificatul sau adeverinta prin care se dovedeste absolvirea unei institutii de invatamant;
• certificatul de calificare profesionala sau de absolvire a unei forme de pregatire profesionala, organizata in conditiile legii in vigoare la data eliberarii acestuia;
• certificatul de competenta profesionala (cartea de mestesugar, carnetul de munca al solicitantului, declaratie de notorietate cu privirea la abilitatea de a desfasura activitatea pentru care se solicita autorizarea, eliberata de primarul localitatii respective in mod gratuit, in cazul meseriilor traditionale artizanale);
• atestatul de recunoastere si/sau echivalare pentru persoanele fizice care au dobandit calificarea in strainatate;
• atestatul de recunoastere a calificarii dobandite in strainatate, in afara sistemului de invatamant;
• orice alte dovezi care sa ateste experienta profesionala.

Gasesti in arhiva documentul pdf „Lista de coduri CAEN Rev 3. 2025”, unde sunt cateva sute de coduri impartite in mai multe sectiuni. Cauta codul care se potriveste cel  mai bine, atat cu pregatirea profesionala dar mai ales cu activitatea pe care o ai in vedere sa o desfasori. Noteaza separat codul ales (de patru cifre), si descrierea lui completa si exacta, pentru a-l folosi ulterior la completarea formularelor.

Daca doresti sa inregistrezi mai multe activitati, deci mai multe coduri CAEN, trebuie sa dovedesti pregatire profesionala pentru fiecare. Numarul de coduri CAEN este limitat la maximum 5 pentru PFA respectiv maximum 10 CAEN-uri pentru o intreprindere individuala.

Atunci cand alegi codul CAEN, trebuie sa ai in vedere si nomenclatorul cu activitati economice pentru care se prevad norme de venit. Daca o activitate nu se gaseste in nomenclator aceasta se impoziteaza doar in sistem real.

Din punct de vedere fiscal esti obligat sa aplici acelasi sistem de impozitare pentru toate activitatile desfasurate; deci, fie se aplica sistemul de impozitare cu norme de venit, fie sistemul real de impozitare. In cazul in care din doua, (sau mai multe activitati desfasurate), cel putin una este impozitata obligatoriu in sistem real (nu se afla in nomencalorul cu norme de venit), pentru toate celelalte activitati desfasurate se aplica sistemul real de impozitare.

In cazul in care toate activitatile desfasurate pot fi impozitate cu Norme de venit, acestea se cumuleaza la stabilirea venitului net, deci impozitele si taxele de plata vor fi mai mari.

• Norme de venit 2025
• Norme de venit turistice 2025
• Norme de venit agricole 2025

Iti recomand sa nu autorizezi mai mult de 2, 3 coduri CAEN, in cele mai multe cazuri unul chiar este suficient.

Activitati desfasurate sub conditie

Activitatile economice pot fi desfasurate in toate domeniile, meseriile, ocupatiile sau profesiile pe care legea nu le interzice in mod expres pentru libera initiativa. Legea impune restrictii pentru anumite activitati definite in trei liste dupa cum urmeaza:

• Lista cuprinzand activitatile interzise a fi desfasurate de unele categorii de agenți economici – detalii;
• Lista privind activitătile economice pentru care exista conditii speciale pentru a fi desfasurate – detalii;
• Lista de profesii liberale pentru care nu este necesara inregistrarea la Registrul Comertului – detalii;

Pasul 2. Rezervarea de denumire PFA/II/IF

Deschide si printeaza formularul de verificare si rezervare denumire. Il completezi cu datele tale din CI (carte de identitate) ca solicitant si alegi trei denumiri pentru PFA/II/IF. Rezervarea se poate realiza și online.

Firma unui profesionist, se compune din numele acestuia scris în întregime sau din numele şi iniţiala prenumelui acestuia, la care se adaugă sintagma „persoană fizică autorizată” sau PFA sau „intreprindere individuala” sau II. In cazul Intreprinderii Familiale se alege numele de familie sau numele persoanei desemnate prin contract la care se adauga sintagma Intreprindere Familiala sau IF.

Rezervarea de denumire se realizeaza doar la nivelul judetului. La nivelul intregii tari esti nevoit sa astepti 30 de zile pentru ca numele sa fie verificat.

După ce ai completat formularul, mergi la biroul dedicat PFA-urilor si functionarul va verifica pe loc care nume este disponibil, va accepta cererea si dupa aproximativ o ora iti va elibera confirmarea de rezervare denumire care este valabila 3 luni de zile.

Pasul 3. Contractul pentru sediu profesional

Numai dupa ce ai obtinut rezervarea de denumire poti redacta actul de sediu. De regula, dovada dreptului de folosinta a sediului profesional se realizeaza cu contract de comodat, atunci cand dreptul de folosinta se transmite gratuit sau cu contract de inchiriere atunci cand se plateste o chirie.

Deschide si completeaza contractul de comodat sau contractul de inchiriere, in functie de intelegerea facuta cu proprietarul. Il completezi cu datele din cartea de identitate si cu denumirea exacta a PFA/II/IF -ului tau si il semnezi pe fiecare pagina.

Daca la sediul profesional, conform actelor de proprietate, sunt mai multi proprietari, fiecare dintre acestia trebuie sa apara pe contractul de comodat/inchiriere si fiecare trebuie sa semneze pe fiecare pagina a contractului.

Contractul de comodat sau de inchiriere nu trebuie autentificat de avocat sau de notar. Este un contract sub semnatura privata care are aceeasi recunoastere juridica ca si un contract autentificat de notar. Vezi aici un exemplu de completare a contractului de comodat.

Cum sa nu platesti impozitul majorat:

Daca nu este absolut necesar, nu declara activitate la sediul profesional. Daca prestezi servicii,  acestea pot  fi desfășurate si la sediul clientilor.

Insa, daca este absolut necesar sa desfasori activitate (activitati de comert, reparatii, consultanta cu vizite de la clienti, atelier de productie), stabileste precis suprafata necesara pentru activitate, ca procent din toata suprafata locuintei. Vei plati impozitul majorat doar pentru aceasta suprafata.

Mai multe informatii legate de deducerea cheltuielilor de la sediul profesional, gasesti aici.

Pasul 4. Pregătirea și depunerea dosarului la Registrul Comertului

Pana la acest moment stii precis:

• codul CAEN sub care inregistrezi activitatea,
• adresa sediului profesional si esti in posesia actelor de proprietate ale sediului si/sau a certificatului fiscal,
• regimul fiscal pe care il va avea PFA/II/IF pe care vrei sa o inregistrezi.

Iata lista de documente pe care trebuie sa le ai pregatite:

a) cartea de identitate in original si in copie conformata cu originalul;

b) dovada rezervarii de denumire, in original;

c) dovada sediului social, contract in original;

d) în funcție de situație, certificat de rol fiscal de la primărie în original (nu mai vechi de 30 de zile) sau copie intabulare imobil, certificată pentru conformitate cu originalul;

e) Acordul vecinilor si al asociatiei de proprietari – daca este cazul;

– Daca doresti sa desfasori activitate la sediul profesional care se afla in apartament de bloc, trebuie sa completezi si sa obtii acordul si semnaturile asociatiei de proprietari si a vecinilor de apartament (sus, jos, stanga, dreapta). Formularul il gasesti aici.

– Daca NU doresti sa desfasori activitate la sediul profesional si nici activitati de birou – nu mai este nevoie de acordul vecinilor si asociatiei de proprietari.

f) copie dovada pregatire profesionala, certificata olograf pentru conformitate cu originalul;

g) cererea de inregistrare completata – formular tip de la Registrul Comertului. Completezi formularul conform model atasat. Semneaza si pune data zilei in care vei sti sigur ca depui dosarul.

e) Declarația pe propria răspundere, care te obligă la îndeplinirea condițiilor legale de funcționare la sediul profesional sau la punctul de lucru.

În cele mai multe cazuri, se declară desfășurarea de activități de birou la sediul profesional și desfășurarea activității (pentru care se cere autorizarea) în afara sediului profesional.

– Dacă dorești desfășurarea de activitate la sediu și/sau activități de birou – este nevoie de acordul vecinilor și o declarație pe proprie răspundere. În acest caz, completați declarația pe proprie răspundere conform exemplului atașat.

– Dacă NU dorești activitate la sediul profesional și nici activități de birou – nu mai e nevoie de acordul vecinilor și asociației de proprietari. Completează declarația pe proprie răspundere pe prima pagina, scrie la V.3.1 – „fără activitate la sediul profesional” și la V.3.2 codul CAEN și activitatea desfășurată în afara sediului profesional. În plus, completezi și declarația de la litera i).

i) Declarație pe proprie răspundere prin care se atesta faptul ca la sediul profesional nu desfasoara activitate economica.

j) formular anexa 1 de inregistrare fiscala. In functie de optiunea ta fiscala, pe care am discutat-o mai sus, bifezi casutele corespunzatoare. Recomandarea mea este sa nu te declari platitor de TVA si sa mergi pe sistem real de impozitare.

Exemplu de completare a formularelor de mai sus.

Important: Toate datele trecute in formulare trebuie sa corespunda si sa fie complete, pana la litera si virgula, cu ceea ce scrie in documentul original – carte de identitate, diploma etc. Nu se accepta nicio diferenta intre documentele originale si transcrierea lor in formulare.

Inca o data, toate actele in copie trebuie certificate olograf, adica semnate conform cu originalul de catre tine, titularul PFA/II sau reprezentantul IF.

Toate documentele de mai sus se perforeaza si se aseaza intr-un dosar cu sina. Fiecare fila se numeroteaza de la ultima pagina la prima pagina, in ordine inversa. Iti recomand sa mergi la infromare initiala si sa ceri sprijinul functionarului pentru ordonarea actelor in dosar, fiecare reprezentanta judeteana a ONRC are reguliele proprii.

Completeaza si opisul cu documentele depuse de pe paginile 3-4 a cererii de inregistrare.

Cu acestea va prezentati la ghiseul dedicat persoanelor fizice, unde un functionar verifica corectiudinea actelor si eventual va face sugestiile necesare. Daca totul este in regula, veti primi dovada depunerii doarului in care este inscris numarul dosarului si data in care va fi discutata cererea, de regula dupa 2-3-4 zile lucratoare. Puteti verifica stadiul dosarului pe internet, dupa ce va creati un cont pe site-ul ONRC.

Soțul sau soția titularului poate participa la desfasurarea activității economice

Începând cu data  9 februarie 2014 au intrat în vigoare noi modificări  aduse  la OUG nr. 44/2008 ( care este legea de functionare a persoanelor fizice autorizate)  care prevăd că:

• persoanele fizice autorizate şi titularii întreprinderilor individuale au obligaţia de a menţiona la registrul comerţului participarea în mod obişnuit a soţiei/soţului la activitatea desfăşurată. Încetarea activităţii soţiei/soţului va trebui şi aceasta menţionată la registrul comerţului (în termen de 15 zile).

Înscrierea în Registrul Comerţului a menţiunilor privind soţia/soţul titularului întreprinderii individuale/PFA conferă acesteia/acestuia posibilitatea, dar nu și obligația,  de a se asigura în sistemul public de pensii,  în sistemul de asigurări de sănătate sau de șomaj.

Până în prezent soțul si sotia titularului II sau PFA nu erau definiti in legislatia nationala in vigoare, dar prin noile dispozitii se transpun  prevederile Directivei 2010/41/UE a Parlamentului European si a Consiliului din 7 iulie 2010, care reglementeaza egalitatea de tratamente intre barbatii si femeile care desfasoara activitati independente.

Înscrierea în Registrul Comerţului a acestor mentiuni se face în termen de 15 zile prin completarea unei declaratii pe care o găsești în arhiva ghidului PFA  și pe alte site-uri.  Menţionarea participării se va face pe baza declaraţiei pe propria răspundere şi a certificatului de căsătorie, în timp ce menţionarea încetării activităţii se va face doar pe baza declaraţiei pe propria răspundere.

Pasul 5. Ridicare documente infiintare PFA/II/IF

In sedinta publica si in lipsa ta, judecatorul delegat la Registrul Comertului aproba infiintarea PFA/II/IF. Ca urmare, se va elibera un certificat constatator, hotarare de infiintare si certificatul de inregistrare. Acesta din urma are cateva date de identificare ale PFA/II/IF:

1. Denumirea exacta a PFA/II/IF;
2. Codul unic de inregistrare, format din cifre (si particula RO pentru platitorii de TVA),
3. Numarul de inregistrare alocat de Registrul Comertului – acesta se declara in Declaratia Unica, la numar document,
4. Data inregistrarii PFA/II/IF.

Pasul 6. Contul bancar

Cu documentele de la Registrul Comertului si cu CI in original, deschideti un cont bancar.

Important! Recomandăm deschiderea unui cont bancar pe numele PFA din mai multe motive, vezi articolul. Daca activitatea economica inregistrata la ONRC lucreaza cu clienti persoane fizice, atunci contul bancar este obligatoriu.

Mai multe informații despre contul bancar gasiti aici.

Pasul 7. Spatiul Privat Virtual (SPV). E-factura.

1. Pentru depunerea Declarației unice, titularul PFA trebuie sa obtina acces la SPV-ul deschis pe CNP. Nu este nevoie de certificat de semnatura digitala pentru acest SPV. Vezi capitol dedicat.  
2. Pentru transmiterea e-facturii sau depunerea de declarații pe CUI-ul/ CIF-ul firmei, titularul PFA trebuie sa obțină acces la Spațiul privat virtual deschis pe CUI/CIF-ul firmei. La acest SPV se poate obtine acces doar cu semntura digitala calificată.

Detalii aici: Cum se obține acces la Spațiul Privat Virtual (SPV). Tipuri de SPV.

Pasul 8.1 Inregistrarea PFA si II la ANAF. Declarația Unică.

După înființare, ONRC transmite informatiile firmei către ANAF, în format digital . Titularul PFA nu trebuie sa depuna nicio declaratie la ANAF, decat in situatia in care:

• se inregistreaza ca platitor de TVA;
• se inregistreaza pentru tranzactii intracomunitare;
• devine angajator, etc;

Incepand cu 2025 Declaratia unica se depune la infiintare doar in situatia in care titularul doreste sa se asigura la sanatate. Nu se mai estimeaza veniturile in cursul anului.

Important. Incepand cu 1 ianuarie 2022, organul fiscal competent pentru inregistrarea fiscala este administratia financiara unde persoana fizica isi are domiciliul. Nu se mai tine cont de sediul profesional al activitatii. Ca exemplu, daca domiciliul este in Brasov si sediul profesional al PFA este in Bucuresti, dosarul fiscal al activitatii desfasurate este administrat de ANAF Brasov, de la domiciliul titularului.

Pasul 8.2 Inregistrarea Intreprinderii Familiale la ANAF

 Intreprinderile familiale – IF (sau asocierile fara persoanlitate juridica conform Codului Fiscal) se inregistreaza la Registrul Comertului in baza acordului de consituire. Pentru inregistrare se urmeaza aceeasi pasi ca si in cazul PFA sau II. Membrii intreprinderii familiare sunt reprezentati de catre membrul desemnat pentru reprezentare prin Procura specială;

Intreprinderea familiala completeaza suplimentar, doua declaratii:

• Declaratia 223 privind veniturile estimate pentru asocierile fara personalitate juridica si pentru entitatile supuse regimului transparentei fiscale si
• Declaratia 204 „Declaratie anuala de venit pentru asocierile fara personalitate juridica si entitati supuse regimului transparentei fiscale

Despre aceste declaratii gasesti mai multe informatii in acest articol.