E-factura pentru PFA și Profesii Liberale

Începând cu anul 2021 si in Romania a început implementarea unui sistem național de facturare electronica. Astfel, agenții economici vor fi obligați, etapizat, sa emită facturi prin sistemul național Ro e-factura. Factura emisa va ajunge la ANAF si va fi transmisa, mai departe către partenerul de afaceri. Sistemul centralizat de facturare este implementat in mai multe tari europene.

Sistemul național e-factura are obiectivul de a ajuta Ministerul Finanțelor Publice sa controleze mai bine fenomenul evaziunii fiscale si in felul acesta sa aducă mai mulți bani la buget.

Intr-o prima etapa, vor fi obligați sa se înregistreze in sistemul E-factura, firmele care oferă bunuri si servicii instituțiilor publice – ceea ce se numește B2G – Business to Goverment, ulterior acesta va deveni obligatoriu si pentru firmele care facturează bunuri si servicii către alte firme – Business to Business (B2B), si in final pentru toate facturile care se emit in Romania.

Este e-factura obligatorie pentru PFA, II, IF, Profesii Liberale?

Agenții economici, indiferent de forma de organizare, deci si PFA, II, Profesii Liberale, sunt obligați sa transmită facturile către clienți, prin sistemul e-factura, in următoarele situații:

1. De la 01.04.2022 sa transmită factura prin sistemul e-factura pentru prestarea de servicii turistice către clienți persoane fizice care plătesc aceste servicii cu vouchere de vacanta;
2. De la 01.07.2022 sa transmită factura prin sistemul e-factura pentru livrări de bunuri si servicii către instituții publice in baza unui contract de achiziții publice, (aceasta este in relația B2G).
3. De la 01.07.2022 sa transmită factura prin sistemul e-factura daca livrează bunuri cu risc fiscal ridicat către alți operatori economici (nu către persoane fizice), indiferent de forma de organizare a acestora, (aceasta este in relația B2B). Conform ANAF bunurile cu risc fiscal ridicat sunt:
   • Legume, fructe, rădăcini și tuberculi alimentari, alte plante comestibile;
   • Băuturi alcoolice;
   • Construcții noi;
   • Produse minerale (apă minerală naturală, nisip și pietriș);
   • Îmbrăcăminte și încălțăminte;
   • Lista completa a produselor cu risc fiscal o găsești aici.

Înregistrare în sistemul e-factura

Pentru înregistrare, se depune formularul 084 Cerere privind înregistrarea în Registrul RO e-Factura/renunțarea la cererea privind înregistrarea în Registrul RO e-Factura.

• Formularul 084 pentru informare – nu se depune pe suport de hârtie;
• Formularul 084 pentru inregistrare in sistemul e-factura se completeaza si se transmite prin SPV deschis pe CUI/CIF cu semnatura digitala calificata. Deci nu din SPV deschis pe CNP cu accesat cu email si parola.

Înregistrarea in sistem are loc începând cu data de 1 a lunii următoare depunerii formularului 084.

După înregistrare, toate facturile emise de un agent economic se transmit prin e-factura. Facturile se transmit integral, chiar daca pe factura apar si bunuri sau servicii pentru care nu este obligatorie transmiterea prin e-factura (de exemplu pe o factura pe care apar si bunuri cu risc fiscal și bunuri far risc fiscal – în acest caz se transmite factura integral).

Important! Este obligatorie doar transmiterea facturilor prin e-factura, asa cum am stabilit mai sus, dar nu si inregistrarea in sistem, care este optionala. Un agent economic transmite prin e-factura doar facturile care cad sub incidenta conditiilor de mai sus:

• pentru prestarea de servicii turistice către clienți persoane fizice;
• pentru livrări de bunuri si servicii către instituții publice in baza unui contract de achiziții publice;
• livrari de bunuri cu risc fiscal ridicat;

Crearea și transmiterea facturii prin sistemul e-factura

După înregistrare in sistem, pentru transmiterea unei facturi aceasta trebuie generata in structura si formatul specificat de sistem – XML. Dupa generare fișierul cu estensia XML se incarca in sectiunea E-factura din SPV.

• Daca factura a fost intocmita corect atunci sistemul e-factura transmite factura destinatarului si generează un mesaj de confirmare.
• Dacă factura nu a fost întocmita corect si fișierul XML are erori, atunci sistemul e-factura va transmite un mesaj de eroare si factura nu va fi transmisa beneficiarului.

Conform Procedură utilizare sistem național factură electronică:

În situaţia în care drept urmare a operaţiunilor de verificare a facturii nu sunt identificate erori, se aplică semnătura electronică a MF care atestă primirea facturii electronice în sistemul RO e-Factura. Exemplarul original al semnătura electronică facturii electronice se consideră fişierul de tip XML însoţit de a MF, care este pus la dispoziţia emitentului, respectiv destinatarului, în sistemul RO e-Factura, sub forma unui fişier arhivă de tip zip.

În situaţia în care drept urmare a operaţiunilor de verificare sunt identificate erori, factura electronică nu se consideră transmisă în sistem, respectiv nu este primită de către destinatar, emitentul primind un fişier de tip XML ce conţine erorile identificate, însoţit de semnătura electronică a MF, sub forma unui fişier arhivă de tip zip. După corectarea erorilor identificate, emitentul transmite factura electronică în sistemul RO e-Factura. Pe toată perioada verificărilor automate, emitentul poate interoga în sistem starea fişierului transmis.
După efectuarea verificărilor automate, fişierele arhivă menționate vor fi disponibile în sistem pentru descărcare.

Important! Transmiterea facturilor prin sistemul național RO E-factura se poate realiza si prin intermediul unor servicii private de facturare care asigura integrarea cu sistemul ANAF. Spre deosebire de serviciul oferit de ANAF, serviciile private de facturare sunt mult mai prietenoase si ușor de utilizat.

Un asemenea serviciu este furnizat si de aplicația ContApp – unde transmiterea facturilor in sistemul e-factura este gratuita.

Transmite e-factura din ContApp

Pentru generarea fișierului XML si transmiterea acestuia in sistemul e-factura se parcurg următori pași;

Setarea articolelor necesare:

• Pentru servicii livrate catre institutii publice se creaza un articol ca oricare articol, nu sunt necesare alte setari;
• Pentru livrarea de bunuri catre institutii publice se creaza articolul, se bifeaza produs cu rsic fiscal si se specifica unitatea de masura standard si codul CPV;
• Pentru livrarea de bunuri catre alti agenti economici se creaza articolul, se bifeaza produs cu rsic fiscal si se specifica unitatea de masura standard si codul NC;
• Pentru crearea unei facturi aferente unor servicii turistice se creează un articol nou si la categoria tip produs se selecteaza Servicii Turistice. In factura se va completa numărul voucherului de vacanta sau a cardului de vacanta.

Vezi mai jos imagini din aplicație si din SPV.

Pentru Generarea fișierului e-factura din Contapp, in lista de facturi mergi la Acțiuni si alegi opțiunea E-factura:

Pentru transmiterea fișierului e-factura urmezi pasii de mai jos:

1. Te conectezi in SPV – Spațiul Privat Virtual, cu semnătura digitală înregistrata la ANAF in prealabil, (atenție nu este SPV de prsoana fizica deschis pe CNP, trebuie SPV deschis pe CUI cu certificat digital calificat),
2. Din meniu se alege rubrica Factura electronica,
3. Mergi la Trimitere factura, se alege CUI/CIF corespunzător,
4. Atașezi fișierul XML si apeși pe Trimite XML Factura (primiți mesaj pe pagina ca fișierul a fost trimis si ca poți verifica starea după ID-ul comunicat)
5. Mergi la Răspunsuri Factura, unde poți vedea eventuale erori sau poți descarcă confirmarea de trimitere.

E-factura si e-transport

Tot de la 1 iulie s-a introdus obligativitatea agenților economici, furnizori de bunuri cu risc fiscal ridicat, sa declare transportul acestora in sistemul e-transport. Scopul este același monitorizarea tranzacțiilor si reducerea evaziunii fiscale.

Sistemul e-transport este asemănător cu e-factura. Orice transport de bunuri cu risc fiscal se declara in sistemul e-transport si va primi un cod unic, prin care se va monitoriza transportul bunurilor in Romania pana la destinația declarata.

Sistemului RO e-Transport include module informatice de gestiune a transporturilor de bunuri, care vor genera coduri unice de înregistrare pentru fiecare transport, elemente de interconectare cu camere de luat vederi și alte dispozitive specifice de monitorizare a traficului rutier și componente software pentru analiza integrată a datelor. Sistemul va utiliza date și informații deținute la nivelul instituțiilor sau autorităților publice cu atribuții în domeniul transportului rutier și va fi interconectat cu celelalte sisteme informatice existente la nivelul Ministerului Finanțelor, Agenției Naționale de Administrare Fiscală sau Autorității Vamale Române.

Astfel, va deveni obligatorie declararea anticipată a datelor aferente transporturilor rutiere a bunurilor cu risc fiscal ridicat, în funcție de tipul operațiunii, beneficiarului sau, după caz, furnizorului din România. Ele vor fi valabile o perioadă prestabilită de la data începerii transportului, iar sistemul va permite modificarea datelor declarate până la intrarea pe teritoriul național sau până la punerea în mișcare a vehiculului transportor.

Deși amenzile sunt foarte ridicate, începând cu 10.000 lei, pentru moment acestea nu sunt aplicate, chiar daca este obligatorie declararea transportului.

Întrebări și răspunsuri frecvente – FAQ

Informații de ajutor:

• Prezentarea sistemului national RO E-factura;
• Legislatie Ro E-factura;
• Informatii tehnice RO E-factura;
• Prezentare RO E-trasnsport;