E-factura pentru PFA și Profesii Liberale

Începând cu anul 2021 și în România a început implementarea unui sistem național de facturare electronică. Astfel, agenții economici vor fi obligați, etapizat, să emită facturi prin sistemul național Ro e-factura. Factura emisă va ajunge la ANAF și va fi transmisă, mai departe către partenerul de afaceri. Sistemul centralizat de facturare este implementat în mai multe țări europene.

Sistemul național e-factura are obiectivul de a ajuta Ministerul Finanțelor Publice să controleze mai bine fenomenul evaziunii fiscale și în felul acesta să aducă mai mulți bani la buget.

Într-o primă etapă, vor fi obligați să se înregistreze în sistemul E-factura, firmele care oferă bunuri și servicii instituțiilor publice – ceea ce se numește B2G – Business to Government, ulterior acesta va deveni obligatoriu și pentru firmele care facturează bunuri și servicii către alte firme – Business to Business (B2B), și în final pentru toate facturile care se emit în România.

Este e-factura obligatorie pentru PFA, II, IF, Profesii Liberale?

Agenții economici, indiferent de forma de organizare, deci și PFA, ÎI, Profesii Liberale, sunt obligați să transmită facturile către clienți, prin sistemul e-factura, în următoarele situații:

1. De la 01.04.2022 să transmită factura prin sistemul e-factura pentru prestarea de servicii turistice către clienți persoane fizice care plătesc aceste servicii cu voucher de vacanță;
2. De la 01.07.2022 să transmită factura prin sistemul e-factura pentru livrări de bunuri și servicii către instituții publice în baza unui contract de achiziții publice, (aceasta este în relația B2G).
3. De la 01.07.2022 să transmită factura prin sistemul e-factura dacă livrează bunuri cu risc fiscal ridicat către alți operatori economici (nu către persoane fizice), indiferent de forma de organizare a acestora, (aceasta este în relația B2B). Conform ANAF bunurile cu risc fiscal ridicat sunt:
   • Legume, fructe, rădăcini și tuberculi alimentari, alte plante comestibile;
   • Băuturi alcoolice;
   • Construcții noi;
   • Produse minerale (apă minerală naturală, nisip și pietriș);
   • Îmbrăcăminte și încălțăminte;
   • Lista completa a produselor cu risc fiscal o găsești aici.

Înregistrare în sistemul e-factura

Pentru înregistrare, se depune formularul 084 Cerere privind înregistrarea în Registrul RO e-Factura/renunțarea la cererea privind înregistrarea în Registrul RO e-Factura.

• Formularul 084 pentru informare – nu se depune pe suport de hârtie;
• Formularul 084 pentru înregistrare în sistemul e-factura se completează și se transmite prin SPV deschis pe CUI/CIF cu semnătură digitală calificată. Deci nu din SPV deschis pe CNP, accesat cu email și parola.

Înregistrarea în sistem are loc începând cu data de 1 a lunii următoare depunerii formularului 084.

După înregistrare, toate facturile emise de un agent economic se transmit prin e-factura. Facturile se transmit integral, chiar dacă pe factură apar și bunuri sau servicii pentru care nu este obligatorie transmiterea prin e-factura (de exemplu pe o factură pe care apar și bunuri cu risc fiscal și bunuri far risc fiscal – în acest caz se transmite factura integral).

Important! Este obligatorie doar transmiterea facturilor prin e-factura, asa cum am stabilit mai sus, dar nu și înregistrarea în sistem, care este opțională. Un agent economic transmite prin e-factura doar facturile care cad sub incidența condițiilor de mai jos:

• pentru prestarea de servicii turistice către clienți persoane fizice;
• pentru livrări de bunuri și servicii către instituții publice în baza unui contract de achiziții publice;
• livrări de bunuri cu risc fiscal ridicat.

Crearea și transmiterea facturii prin sistemul e-factura

După înregistrare în sistem, pentru transmiterea unei facturi aceasta trebuie generată în structura și formatul specificat de sistem – XML. După generare fișierul cu extensia XML se încarcă în secțiunea E-factura din SPV.

• Dacă factura a fost întocmită corect atunci sistemul e-factura transmite factura destinatarului și generează un mesaj de confirmare.
• Dacă factura nu a fost întocmită corect și fișierul XML are erori, atunci sistemul e-factura va transmite un mesaj de eroare și factura nu va fi transmisă beneficiarului.

Conform Procedură utilizare sistem național factură electronică:

În situația în care drept urmare a operațiunilor de verificare a facturii nu sunt identificate erori, se aplică semnătura electronică a MF care atestă primirea facturii electronice în sistemul RO e-Factura. Exemplarul original al facturii electronice se consideră fișierul de tip XML însoțit de a MF, care este pus la dispoziția emitentului, respectiv destinatarului, în sistemul RO e-Factura, sub forma unui fișier arhivă de tip zip.

În situația în care drept urmare a operațiunilor de verificare sunt identificate erori, factura electronică nu se consideră transmisă în sistem, respectiv nu este primită de către destinatar, emitentul primind un fișier de tip XML ce conține erorile identificate, însoțit de semnătura electronică a MF, sub forma unui fișier arhivă de tip zip. După corectarea erorilor identificate, emitentul transmite factura electronică în sistemul RO e-Factura. Pe toată perioada verificărilor automate, emitentul poate interoga în sistem starea fișierului transmis.
După efectuarea verificărilor automate, fișierele arhivă menționate vor fi disponibile în sistem pentru descărcare.

Important! Transmiterea facturilor prin sistemul național RO E-factura se poate realiza și prin intermediul unor servicii private de facturare care asigură integrarea cu sistemul ANAF. Spre deosebire de serviciul oferit de ANAF, serviciile private de facturare sunt mult mai prietenoase și ușor de utilizat.

Un asemenea serviciu este furnizat și de aplicația ContApp – unde transmiterea facturilor în sistemul e-factura este gratuită.

Transmite e-factura din ContApp

Pentru generarea fișierului XML și transmiterea acestuia în sistemul e-factura se parcurg următori pași;

Setarea articolelor necesare:

• Pentru servicii livrate către instituții publice se crează un articol ca oricare articol, nu sunt necesare alte setări;
• Pentru livrarea de bunuri către instituții publice se crează articolul, se bifează produs cu risc fiscal și se specifică unitatea de măsură standard și codul CPV;
• Pentru livrarea de bunuri către alți agenți economici se crează articolul, se bifează produs cu risc fiscal și se specifică unitatea de măsură standard și codul NC;
• Pentru crearea unei facturi aferente unor servicii turistice se creează un articol nou și la categoria tip produs se selectează Servicii Turistice. În factură se va completa numărul voucherului de vacanță sau a cardului de vacanță.

Vezi mai jos imagini din aplicație și din SPV.

Pentru Generarea fișierului e-factura din Contapp, în lista de facturi mergi la Acțiuni și alegi opțiunea E-factura:

Pentru transmiterea fișierului e-factura urmezi pasii de mai jos:

1. Te conectezi in SPV – Spațiul Privat Virtual, cu semnătura digitală înregistrată la ANAF în prealabil, (atenție nu este SPV de persoană fizică deschis pe CNP, trebuie SPV deschis pe CUI cu certificat digital calificat);
2. Din meniu se alege rubrica Factura electronică;
3. Mergi la Trimitere factură, se alege CUI/CIF corespunzător;
4. Atașezi fișierul XML și apeși pe Trimite XML Factură (primiți mesaj pe pagină că fișierul a fost trimis și că poți verifica starea după ID-ul comunicat)
5. Mergi la Răspunsuri Factură, unde poți vedea eventuale erori sau poți descărca confirmarea de trimitere.

E-factura și e-transport

Tot de la 1 iulie s-a introdus obligativitatea agenților economici, furnizori de bunuri cu risc fiscal ridicat, să declare transportul acestora în sistemul e-transport. Scopul este același monitorizarea tranzacțiilor și reducerea evaziunii fiscale.

Sistemul e-transport este asemănător cu e-factura. Orice transport de bunuri cu risc fiscal se declară în sistemul e-transport și va primi un cod unic, prin care se va monitoriza transportul bunurilor în Romania până la destinația declarată.

Sistemului RO e-Transport include module informatice de gestiune a transporturilor de bunuri, care vor genera coduri unice de înregistrare pentru fiecare transport, elemente de interconectare cu camere de luat vederi și alte dispozitive specifice de monitorizare a traficului rutier și componente software pentru analiza integrată a datelor. Sistemul va utiliza date și informații deținute la nivelul instituțiilor sau autorităților publice cu atribuții în domeniul transportului rutier și va fi interconectat cu celelalte sisteme informatice existente la nivelul Ministerului Finanțelor, Agenției Naționale de Administrare Fiscală sau Autorității Vamale Române.

Astfel, va deveni obligatorie declararea anticipată a datelor aferente transporturilor rutiere a bunurilor cu risc fiscal ridicat, în funcție de tipul operațiunii, beneficiarului sau, după caz, furnizorului din România. Ele vor fi valabile o perioadă prestabilită de la data începerii transportului, iar sistemul va permite modificarea datelor declarate până la intrarea pe teritoriul național sau până la punerea în mișcare a vehiculului transportor.

Deși amenzile sunt foarte ridicate, începând cu 10.000 lei, pentru moment acestea nu sunt aplicate, chiar dacă este obligatorie declararea transportului.

Întrebări și răspunsuri frecvente – FAQ

Am produse cu risc fiscal pe aceeași factură cu produse „comune”?
Dacă vindeți mai multe produse pe aceiași factură, din care cel puțin unul este considerat produs cu risc fiscal ridicat, atunci factura respectivă se va transmite în totalitate prin sistemul RO e-Factura.

Mă pot înregistra opțional în sistemul e-factura?
Da, deși nu există niciun motiv să te complici 🙂

În ContApp pot adăuga coduri NC sau CPV pe fiecare articol comercializat?
Bineînțeles, in listele automatizate vei găsi toate codurile de mai sus din care poți selecta pe cel potrivit articolului pe care îl vinzi către o instituție publică sau către un client privat.

Informații de ajutor:

• Prezentarea sistemului național RO E-factura;
• Legislație Ro E-factura;
• Informații tehnice RO E-factura;
• Prezentare RO E-transport;

Abonează-te la noutăți și descarcă Raportul

Lista completă de cheltuieli deductibile și nedeductibile

 Pentru un impozit mai mic!

Nume

Email Address

Sunt de acord cu Termenii și Condițiile site-ului.

Abonează-te