Achiziție în rate la PFA: obiect de inventar sau mijloc fix și cum deduci ratele

Ai cumpărat un telefon, un laptop sau un echipament în rate. Ai primit în SPV o singură factură, pe toată valoarea bunului, cu scadență peste doi ani, iar în fiecare lună plătești câte o rată — de multe ori pe aceeași factură cu abonamentul lunar. Întrebarea firească este: ce faci cu factura aceea mare și cum ajunge ea, până la urmă, pe cheltuieli?

Răspunsul depinde de un singur număr — valoarea bunului la data la care a intrat în patrimoniul tău — și de o singură regulă — în partidă simplă deduci atunci când plătești. Le luăm pe rând, cu două exemple complete și cu pașii exacți din ContApp.

Pentru cine este acest articol: PFA, PFI, întreprinderi individuale și familiale, profesii liberale — neplătitoare de TVA, care conduc contabilitate în partidă simplă și sunt impozitate în sistem real. Dacă ești impozitat la normă de venit, cheltuielile nu influențează impozitul, deci nimic din acest articol nu îți schimbă taxele — evidența bunurilor rămâne totuși obligatorie.

Pragul care decide totul: 2.500 sau 5.000 de lei

Conform art. 28 alin. (2) din Codul fiscal, un bun este mijloc fix amortizabil doar dacă îndeplinește cumulativ trei condiții:

1. este deținut și utilizat în activitatea ta (producție, livrare de bunuri, prestare de servicii, închiriere sau scopuri administrative);
2. are, la data intrării în patrimoniu, o valoare fiscală cel puțin egală cu limita legală;
3. are o durată normală de utilizare mai mare de un an.

Dacă bunul îndeplinește condițiile 1 și 3, dar nu și pe a doua, atunci nu este mijloc fix, ci obiect de inventar. Iar limita de la condiția 2 s-a schimbat în 2026, prin OUG nr. 8/2026, publicată în Monitorul Oficial nr. 147/25.02.2026: de la 2.500 de lei, cât a rămas neschimbată peste zece ani, la 5.000 de lei.

Se aplică pentru tot anul fiscal 2026, inclusiv ianuarie și februarie. Ordonanța a fost publicată pe 25 februarie 2026, iar art. 10 alin. (1) spune că modificările aduse Codului fiscal intră în vigoare la data publicării. Art. 10 alin. (2) merge însă mai departe și precizează, pentru exact grupul de modificări care conține noul prag, că acestea „se aplică începând cu anul fiscal 2026″. Intrarea în vigoare și perioada fiscală guvernată sunt două lucruri diferite: norma a devenit activă pe 25 februarie, dar guvernează întregul an fiscal 2026. Pentru PFA, care are întotdeauna an fiscal calendaristic, asta înseamnă toate achizițiile de la 1 ianuarie 2026 încoace. Vei găsi și opinii care indică 25 februarie ca dată de la care se aplică pragul — ele citează doar alineatul (1) și îl ignoră pe (2), care este regula specială tocmai pentru aceste puncte.

Două precizări care se uită des:

• Pragul se aplică la data intrării în patrimoniu, nu la data plății ratelor. Un bun cumpărat în decembrie 2025 și plătit în rate până în 2027 rămâne încadrat după pragul de 2.500 de lei. Faptul că achiți ratele în 2026 și 2027 nu îl reîncadrează.
• Mijloacele fixe existente la 31 decembrie 2025 nu se „reclasifică”. Un bun de 3.000 de lei cumpărat în 2025 continuă să se amortizeze pe durata rămasă, exact după planul inițial. OUG 8/2026 conține o dispoziție tranzitorie explicită în acest sens.

În partidă simplă, deduci atunci când plătești

A doua regulă vine din art. 68 alin. (4) lit. b) din Codul fiscal: pentru a fi deductibilă, o cheltuială trebuie „să fie cuprinsă în cheltuielile exercițiului financiar al anului în cursul căruia a fost plătită„. Asta este esența contabilității în partidă simplă — venitul net se calculează pe încasări și plăți, nu pe facturi emise și primite.

Consecința pentru o achiziție în rate este directă: factura de 3.840 de lei primită în martie nu devine cheltuială în martie. Devine cheltuială pe măsură ce o plătești, rată cu rată, an fiscal după an fiscal.

Regula are însă o excepție importantă, iar excepția este exact al doilea caz din acest articol: pentru mijloacele fixe, plata nu este deductibilă deloc. Costul se recuperează exclusiv prin amortizare, indiferent când și cum ai plătit. Vom vedea imediat de ce diferența contează atât de mult.

Cum stabilești valoarea de intrare dacă nu ești plătitor de TVA

Aici apare cea mai frecventă eroare de încadrare. Pragul de 5.000 de lei se compară cu valoarea fiscală de intrare a bunului, iar aceasta se determină diferit în funcție de regimul tău de TVA:

• Neplătitor de TVA: TVA-ul de pe factură nu este deductibil, deci face parte din costul bunului. Compari cu pragul suma totală, cu TVA inclus.
• Plătitor de TVA: compari valoarea fără TVA.

Exemplu de capcană: un echipament de 4.500 de lei fără TVA pare confortabil sub prag. Cu TVA 21%, valoarea devine 5.445 de lei. Pentru un neplătitor de TVA, bunul este mijloc fix și trebuie amortizat, nu trecut pe cheltuieli la plată.

În valoarea de intrare se includ și cheltuielile necesare punerii în funcțiune — transport, montaj, instalare, taxe nerecuperabile. Nu se includ însă dobânzile și comisioanele aferente finanțării: acestea sunt cheltuieli financiare separate, deductibile la plată, și nu măresc valoarea bunului. La telefoanele și electronicele vândute „în rate fără dobândă” problema nici nu apare — prețul este același, doar eșalonat.

Exemplul 1. Telefon de 3.840 lei — obiect de inventar

Un PFA neplătitor de TVA, în sistem real, cumpără un telefon pe care îl folosește exclusiv în activitate.

• Data facturii și a punerii în folosință: 1 martie 2026;
• Valoare totală, TVA inclus: 3.840 lei;
• Plată: 24 de rate lunare a 160 lei, prima în martie 2026, ultima în februarie 2028;
• Factura a fost emisă integral, pe toată valoarea, cu scadență la 24 de luni.

Încadrarea și tratamentul fiscal

3.840 lei < 5.000 lei, iar achiziția are loc în anul fiscal 2026. Telefonul este, prin urmare, obiect de inventar: nu se amortizează, iar costul lui este deductibil integral — dar numai pe măsura plății.

Practic, în fiecare lună în care achiți rata de 160 de lei, acei 160 de lei intră în Registrul-jurnal de încasări și plăți ca plată deductibilă și micșorează venitul net al anului respectiv.

Cum se deduce, an cu an

Nu trebuie să faci niciun calcul special la sfârșitul anului și nu trebuie să „scazi” manual nimic din factura mare. Suma dedusă rezultă automat din plățile înregistrate.

Cum înregistrezi în ContApp

1. Pregătește articolul de cheltuială. La Cheltuieli / Articole cheltuieli creezi un articol cu tip articol „bunuri” și categoria fiscală „Achiziție obiecte de inventar”. Categoria fiscală este cea care spune aplicației cum să trateze suma la calculul venitului net.
2. Preia factura. Dacă furnizorul a trimis-o prin e-Factura, o găsești deja la Cheltuieli / Facturi furnizori — ContApp descarcă automat e-facturile din SPV. Verifici doar ca articolul de pe factură să aibă categoria fiscală corectă.
3. Verifică lista de active. Telefonul apare automat la Active / Obiecte de inventar, de unde poți genera Procesul verbal de dare în folosință.

Obiectul de inventar apare automat în listă doar la prima înregistrare. Dacă modifici ulterior factura sau plata, actualizarea nu se propagă — intri în Active / Obiecte de inventar și corectezi manual.

Cum plătești ratele în ContApp

Aici este partea care îi blochează pe cei mai mulți: din bancă pleacă o singură sumă, dar ea stinge două facturi diferite. Presupunem că plătești lunar 290 de lei — 130 de lei abonamentul lunar și 160 de lei rata la telefon.

1. Mergi la Încasări și plăți / Plăți și apeși Adaugă (opțiunea implicită este Plăți furnizori).
2. Selectezi furnizorul și banca. Abia după ce alegi banca îți apare lista facturilor neachitate ale furnizorului.
3. Pe factura lunară bifezi Plătește integral (130 lei). Pe factura de achiziție a telefonului completezi câmpul Valoarea plătită cu 160 lei — adică o plată parțială.
4. Completezi detaliile plății — document justificativ Extras bancar, număr și dată. Totalul plății este 290 de lei, exact suma din extras.

Dacă folosești importul automat al tranzacțiilor bancare, pornești din Încasări și plăți / Tranzacții bancare, apeși Preia în contabilitate → Plată furnizor pe tranzacția de 290 de lei și ajungi în același formular, unde repartizezi 130 + 160.

Repeți operațiunea lunar. Soldul facturii de achiziție scade cu 160 de lei în fiecare lună și se închide singur la ultima rată, fără nicio regularizare la final de an.

Exemplul 2. Telefon de 7.200 lei — mijloc fix

Același PFA, aceeași dată, alt telefon:

• Data facturii și a punerii în funcțiune: 1 martie 2026;
• Valoare totală, TVA inclus: 7.200 lei;
• Plată: 24 de rate lunare a 300 lei, din martie 2026 până în februarie 2028.

Încadrarea și tratamentul fiscal

7.200 lei > 5.000 lei, durata de utilizare depășește un an, bunul este folosit în activitate: toate cele trei condiții sunt îndeplinite, deci telefonul este mijloc fix amortizabil. Din acest moment se schimbă tot:

• Ratele plătite nu sunt cheltuială deductibilă. Ele se înregistrează în evidență ca plăți, dar nu micșorează venitul net.
• Deductibilă este amortizarea lunară, calculată liniar pe durata normală de funcționare.
• Amortizarea începe cu luna următoare punerii în funcțiune — aici, aprilie 2026 — și curge independent de graficul de plată.

Durata o iei din Catalogul privind clasificarea și duratele normale de funcționare a mijloacelor fixe (HG 2139/2004). Telefoanele mobile se regăsesc la codul 2.1.22.6.4 „receptoare telefonie mobilă”, cu o durată normală de 2–4 ani; laptopurile și tabletele merg la 2.2.9 „Calculatoare electronice și echipamente periferice”. Alegi orice durată din interval — în exemplu, 3 ani (36 de luni).

Amortizarea lunară: 7.200 lei ÷ 36 luni = 200 lei/lună.

Plăți și deduceri, an cu an

Uită-te la 2026 și la 2029. În primul an ai scos din buzunar 3.000 de lei, dar ai dedus doar 1.800. În 2029 nu mai plătești nimic, dar continui să deduci 600 de lei. La mijloacele fixe, plata și deducerea sunt complet decuplate — banii ies după contract, cheltuiala intră după planul de amortizare.

Cum înregistrezi în ContApp

1. Articol de cheltuială cu categoria fiscală „Achiziție de imobilizări”. Este singura diferență de configurare față de exemplul anterior, dar schimbă complet modul în care aplicația tratează suma.
2. Înregistrezi factura la Cheltuieli / Facturi furnizori (sau o preiei din SPV). ContApp creează automat o intrare în Registrul imobilizărilor.
3. Completezi fișa mijlocului fix la Active / Imobilizări: alegi clasa de amortizare din Catalog și durata în luni (36, în exemplul nostru) și confirmi data punerii în funcțiune.
4. Planul de amortizare se generează automat, iar amortizarea deductibilă intră singură în Registrul de evidență fiscală. Din aplicație poți descărca planul de amortizare, procesul verbal de dare în folosință, fișa mijlocului fix și Registrul imobilizărilor.

Cum plătești ratele în ContApp

Exact la fel ca în primul exemplu — Încasări și plăți / Plăți → Plăți furnizori, plată parțială de 300 de lei pe factura de achiziție, plus plata integrală a facturii lunare. Mecanica de înregistrare a banilor este identică; ce diferă este doar efectul fiscal: aici plata nu produce cheltuială deductibilă, ci doar stinge datoria față de furnizor.

Categoria fiscală aleasă la pasul 1 face toată treaba: ContApp știe că plățile pentru imobilizări nu intră în calculul venitului net și că deducerea vine, separat, din planul de amortizare.

Poți alege amortizarea chiar dacă bunul e sub prag

Pragul de 5.000 de lei nu este o interdicție de capitalizare. Art. 28 alin. (2¹) din Codul fiscal prevede expres că, în cazul unei imobilizări corporale cu valoare fiscală mai mică decât limita stabilită, contribuabilul poate recupera cheltuiala prin deduceri de amortizare. Cu alte cuvinte, telefonul de 3.840 de lei din primul exemplu poate fi tratat, la alegerea ta, ca mijloc fix.

Când are sens opțiunea:

• Ai un an slab. Dacă în anul achiziției venitul e mic, o cheltuială mare nu îți aduce niciun beneficiu real — pierderea fiscală se reportează, dar numai în limita a 70% din venitul net din aceeași sursă și doar în următorii 5 ani fiscali. Etalarea costului pe 2–3 ani poate valorifica mai bine cheltuiala.
• Vrei un venit net previzibil, fără salturi de la un an la altul — util când estimezi CAS și CASS din Declarația Unică.
• Ai mai multe bunuri similare și preferi o politică unitară de evidență.

Opțiunea se exercită o singură dată, la intrarea bunului în patrimoniu. Nu poți deduce ratele plătite în primul an și apoi să treci pe amortizare pentru rest. Alegerea trebuie să fie consecventă și documentată — în ContApp o materializezi pur și simplu prin categoria fiscală pe care o alegi la articolul de cheltuială: „Achiziție obiecte de inventar” sau „Achiziție de imobilizări”.

Atenție la dubla înregistrare a ratelor

Este cea mai costisitoare greșeală din tot acest scenariu și apare mai ales la achizițiile de la operatorii de telefonie, unde bunul vine „la pachet” cu un abonament.

Mecanismul obișnuit este următorul: operatorul emite o factură integrală pentru terminal, pe toată valoarea, cu scadență la 24 de luni, și apoi, în fiecare lună, îți trimite factura de abonament, pe care apare și o linie „rată terminal”, inclusă în totalul de plată. Linia aceea nu este o achiziție nouă — este rata din factura deja emisă.

Dacă înregistrezi ca cheltuială și factura de terminal, și totalul facturii lunare, ai dedus telefonul de două ori. Regula de control este simplă: suma totală trecută pe cheltuieli trebuie să fie egală cu valoarea bunului plus abonamentele — bunul o singură dată.

Verificarea practică o faci pe documente, nu din memorie: uită-te la baza de impozitare a fiecărei facturi. Dacă rata apare doar la „total de plată”, fără să fie inclusă în baza facturii lunare, atunci factura lunară se înregistrează doar cu abonamentul, iar rata stinge parțial factura de terminal — exact scenariul din exemplele de mai sus. Dacă, dimpotrivă, operatorul facturează lunar și rata, cu bază proprie, atunci nu ar trebui să existe și o factură separată pe toată valoarea terminalului. Când documentele par să spună ambele lucruri, cere furnizorului o clarificare scrisă înainte de a înregistra.

Alte lucruri de care să ții cont

Utilizarea mixtă, personal și profesional

Cheltuiala este deductibilă în măsura în care este efectuată în scopul realizării de venituri. Dacă folosești telefonul și personal, deduci proporțional cu utilizarea în activitate, pe baza unui criteriu rezonabil pe care îl poți justifica. Aceeași logică se aplică și amortizării, nu doar plății.

Dobânda, dacă există

Când rata include dobândă sau comision de administrare, acestea nu intră în valoarea bunului. Sunt cheltuieli financiare distincte, deductibile la data plății, indiferent dacă bunul e obiect de inventar sau mijloc fix. Le înregistrezi separat, cu articolul lor de cheltuială.

Nu uita factura în SPV

ANAF păstrează XML-ul e-facturii doar 60 de zile, iar exemplarul original al facturii este chiar fișierul XML. ContApp descarcă automat facturile mai noi de 60 de zile, dar pe cele mai vechi trebuie să le imporți manual. La o factură pe care o vei plăti doi ani de acum înainte, arhivarea contează.

Inventarierea și ieșirea din gestiune

Atât obiectele de inventar, cât și mijloacele fixe se cuprind în inventarul anual și în Registrul-inventar, chiar dacă au fost deja deduse integral. Dacă vinzi sau casezi bunul înainte de finalul amortizării, valoarea rămasă neamortizată se tratează distinct — nu se pierde automat pe cheltuieli.

Cazul special al autoturismului

Dacă bunul cumpărat în rate este un autoturism folosit de titularul activității, amortizarea este deductibilă în limita a 1.500 lei/lună. În ContApp bifezi opțiunea corespunzătoare în fișa mijlocului fix. Detalii, în articolul despre cheltuielile cu autoturismul și în cel despre înregistrarea leasingului.

Rezumat: cele două situații, comparate

Întrebări frecvente

Pot deduce toată factura în anul în care am primit-o, chiar dacă o plătesc în rate?

Nu. În partidă simplă deducerea urmează plata, iar la mijloacele fixe urmează planul de amortizare. Factura, oricât de mare, nu generează cheltuială prin simpla ei primire.

Am cumpărat în decembrie 2025 un bun de 3.000 de lei. Îl pot trece acum integral pe cheltuieli, având în vedere noul prag?

Nu. Încadrarea se face la data intrării în patrimoniu, când pragul era de 2.500 de lei. Bunul rămâne mijloc fix și continuă să se amortizeze pe durata rămasă, conform dispoziției tranzitorii din OUG 8/2026. Altfel stau lucrurile dacă ai cumpărat în ianuarie sau februarie 2026: acolo se aplică deja pragul de 5.000 de lei, pentru că noul prag guvernează întregul an fiscal 2026, nu doar perioada de după publicarea ordonanței.

Ce se întâmplă dacă renunț la contract și returnez bunul înainte de achitarea tuturor ratelor?

Furnizorul emite o factură de stornare pentru partea neachitată, iar tu ajustezi corespunzător: la obiectele de inventar corectezi cheltuiala și scoți bunul din gestiune, la mijloacele fixe oprești amortizarea și tratezi valoarea rămasă ca ieșire din patrimoniu.

Plătesc ratele din contul personal, nu din cel al PFA-ului. Mai pot deduce?

Da, cheltuiala rămâne deductibilă dacă este efectuată în scopul activității și este justificată cu documente. Înregistrezi plata în evidență ca oricare alta, cu extrasul respectiv ca document justificativ.

Bunul costă exact 5.000 de lei. Este obiect de inventar sau mijloc fix?

Mijloc fix. Textul legal spune „egală sau mai mare de 5.000 lei”, deci valoarea de exact 5.000 de lei intră în categoria mijloacelor fixe.

În ContApp, tot mecanismul de mai sus — încadrarea, planul de amortizare, plățile parțiale, Registrul-jurnal de încasări și plăți și Registrul imobilizărilor — se completează automat din facturi și plăți. Tu alegi corect categoria fiscală, restul se calculează singur. Încearcă gratuit 30 de zile, fără card bancar.

Citește și: Cheltuieli cu achiziția mijloacelor fixe. Exemplu de amortizare laptop · Cheltuieli cu achiziția de obiecte de inventar · Amortizarea mijloacelor fixe. Metode și exemple · Cheltuieli deductibile și nedeductibile la PFA

Bază legală: Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal — art. 28 alin. (2), (2¹) și (6), art. 68 alin. (4) și (7); OUG nr. 8/2026 (M. Of. nr. 147/25.02.2026), inclusiv art. 10 privind intrarea în vigoare și aplicarea; HG nr. 2139/2004 pentru aprobarea Catalogului privind clasificarea și duratele normale de funcționare a mijloacelor fixe; OMFP nr. 170/2015 privind reglementările contabile pentru contabilitatea în partidă simplă.