Arhivarea documentelor contabile la PFA: cât timp le păstrezi și cum le arhivezi electronic

Registrele și documentele justificative ale unui PFA, ale unei întreprinderi individuale sau ale unei profesii liberale nu se aruncă la sfârșitul anului. Legea stabilește cât timp le păstrezi, iar de câțiva ani le poți ține integral în format electronic. Mai jos ai termenele în vigoare, cum le arhivezi pe hârtie sau electronic, ce faci cu XML-ul e-Factura și ce riști dacă lipsesc la un control.

Regulile de întocmire a documentelor și a registrelor sunt în introducerea în contabilitatea în partidă simplă și în articolul despre registrele obligatorii la PFA. Aici e vorba doar de păstrarea lor.

Cât timp păstrezi registrele și documentele

Cei 5 ani se calculează de la 1 iulie a anului următor celui în care s-a încheiat exercițiul financiar. Exemplu: documentele din 2026 aparțin exercițiului încheiat la 31 decembrie 2026; termenul curge de la 1 iulie 2027 și se împlinește la 1 iulie 2032.

Excepția de la regula de 5 ani privește bunurile folosite mai mult timp, de exemplu un echipament sau un autoturism al activității: păstrezi factura de achiziție și celelalte documente care le dovedesc proveniența cât timp le folosești.

Atenție la sursele vechi. Legea nr. 36/2023 a unificat termenele de păstrare la 5 ani. Termenele de 10 ani pentru documente și de 50 de ani pentru statele de salarii sunt abrogate, dar apar încă în ghiduri și ordine mai vechi.

Termenul de păstrare nu e același lucru cu termenul în care ANAF poate stabili obligații suplimentare. Cum se calculează prescripția pentru fiecare an afli din articolul despre termenul de prescripție fiscală.

Arhivarea pe hârtie

Dacă păstrezi documentele pe hârtie:

• le grupezi în dosare numerotate;
• le ordonezi cronologic și sistematic, separat pentru fiecare an;
• păstrezi dosarele într-un spațiu care le ferește de degradare sau distrugere.

Documentele se păstrează, după caz, la domiciliul fiscal, la sediul profesional sau la sediile secundare.

Arhivarea electronică

Normele privind documentele financiar-contabile (OMFP nr. 2634/2015) permit ca documentele să fie întocmite și păstrate pe hârtie sau în format electronic. Concret:

• documentele în format electronic sunt cele emise și primite electronic, cu informațiile cerute de norme;
• poți păstra documentele pe suport electronic, inclusiv pe cele pe care le-ai scanat din hârtie, fără să aplici Legea nr. 135/2007 privind arhivarea electronică;
• dacă ții evidența cu un program informatic, documentele se pot păstra pe suporturi tehnice, cu condiția să poată fi listate oricând, la nevoie sau la cererea organelor de control;
• poți încredința arhiva unui operator autorizat pentru servicii arhivistice, dar răspunderea pentru păstrare rămâne a ta.

Nu mai e nevoie de registre tipărite și nici de parafarea lor la vreo instituție. Registrele vechi pe hârtie le poți trece în format electronic, cu condiția să le păstrezi până la expirarea termenului.

e-Factura: originalul este fișierul XML

Pentru facturile transmise prin sistemul e-Factura, exemplarul original este fișierul XML, nu PDF-ul generat din el. De aceea e-Factura se arhivează doar electronic, pe toată durata termenului de păstrare.

• ANAF păstrează fișierele în Spațiul Privat Virtual doar 60 de zile, deci descarcă-le și arhivează-le în acest interval;
• facturile către alte firme se transmit în sistem în 5 zile lucrătoare de la emitere;
• dacă primești și înregistrezi o factură B2B care nu a trecut prin sistem, riști o amendă de 15% din valoarea ei — sancțiunea se aplică și destinatarului, nu doar emitentului.

Regulile complete sunt în articolul despre e-Factura pentru PFA și profesii liberale.

Ce riști dacă documentele lipsesc

• documentele justificative nepăstrate sau registrele neținute se sancționează cu amendă de la 300 la 4.000 lei, potrivit Legii contabilității nr. 82/1991;
• neprezentarea registrelor și a documentelor la locul indicat de organul fiscal se sancționează cu amendă de la 6.000 la 8.000 lei pentru persoane fizice, potrivit Codului de procedură fiscală.

Toate amenzile care privesc un PFA sunt adunate în articolul despre amenzile PFA.

Pe scurt

• păstrezi registrele și documentele 5 ani de la 1 iulie a anului următor, iar documentele bunurilor folosite mai mult timp, pe toată durata utilizării;
• le poți întocmi și păstra numai în format electronic;
• la e-Factura, originalul e fișierul XML: descarcă-l din SPV în 60 de zile;
• nu ai obligația să le tipărești: le listezi doar dacă ți le cer organele de control.

Arhiva în ContApp

Întrebări frecvente

Cât timp păstrez documentele contabile la PFA?

5 ani, calculați de la 1 iulie a anului următor celui în care s-a încheiat exercițiul financiar. Documentele care dovedesc proveniența bunurilor cu durată de utilizare mai mare de 5 ani se păstrează pe toată perioada în care folosești bunurile.

Mai e valabil termenul de 10 ani?

Nu. Legea nr. 36/2023 a unificat termenele de păstrare la 5 ani, inclusiv pentru statele de salarii. Termenul de 10 ani apare doar în surse mai vechi.

Pot păstra documentele doar în format electronic?

Da. Documentele financiar-contabile se pot întocmi și păstra în format electronic, inclusiv cele scanate din hârtie, cu condiția să poată fi listate oricând la cererea organelor de control.

Cum arhivez e-facturile?

Descarci fișierul XML din Spațiul Privat Virtual în cele 60 de zile în care ANAF îl păstrează și îl arhivezi electronic pe toată durata termenului de păstrare. XML-ul este exemplarul original al facturii.

Ce amendă risc dacă nu păstrez documentele?

Între 300 și 4.000 de lei, potrivit Legii contabilității. Dacă nu prezinți registrele și documentele la locul indicat de organul fiscal, amenda pentru persoane fizice este între 6.000 și 8.000 de lei.