Cuprins
Ai emis o factură către un client care, între timp, ți-a facturat și el ceva: chirie, servicii, materiale. În loc să vă plătiți unul altuia aceleași sume, puteți stinge datoriile reciproce prin compensare. Este o operațiune perfect legală, care nu presupune niciun transfer de bani — dar care are reguli precise de înregistrare în contabilitatea în partidă simplă. Dacă o treci greșit (sau nu o treci deloc) în registrul jurnal de încasări și plăți, venitul tău impozabil iese greșit. În acest ghid vezi când poți compensa, ce document întocmești și cum înregistrezi corect operațiunea, cu un exemplu calculat în două cazuri.
Ce este compensarea facturilor și când ai voie să o folosești
Compensarea este un mod de stingere a obligațiilor reglementat de Codul civil (art. 1616–1623): dacă tu îi datorezi bani partenerului, iar partenerul îți datorează bani ție, datoriile se sting reciproc până la nivelul sumei celei mai mici. Diferența rămasă se plătește normal, prin bancă sau numerar.
Ca să poți compensa, creanțele trebuie să fie:
- reciproce — fiecare parte este, în același timp, și creditor, și debitor al celeilalte;
- certe — existența lor nu este contestată (facturi acceptate, nu în litigiu);
- lichide — au un cuantum determinat, în bani;
- exigibile — au ajuns la scadență.
Chiar dacă una dintre condiții nu este îndeplinită — de exemplu, o factură nu a ajuns încă la scadență — părțile pot compensa oricum, prin simplul lor acord. Aceasta se numește compensare convențională și este, de departe, forma cea mai folosită în practică: semnați un proces-verbal de compensare și datoriile se sting la data semnării.
În ce situație ești: tipuri de compensare
Înainte de reguli, stabilește în ce situație te afli — pentru că nu toate „compensările” urmează aceeași procedură:
| Situația ta | Ce se aplică |
|---|---|
| Ai facturi de încasat și facturi de plătit către același partener (firmă sau PFA din România) | Compensare bilaterală, prin proces-verbal de compensare — cazul acoperit de acest articol |
| Datoriile se închid în lanț, între 3 sau mai multe firme (A îi datorează lui B, B lui C, C lui A) | Compensare multilaterală — posibilă doar convențional, cu acordul scris al tuturor părților |
| Partenerul tău este o firmă la care statul deține capital | Pentru facturi de peste 10.000 lei, restante peste 30 de zile, partenerul este obligat să folosească Sistemul Informatic de Compensare (SIC) |
| Ai plătit în plus la ANAF și vrei să recuperezi banii | Este o altă procedură, din Codul de procedură fiscală — vezi articolul despre compensarea sau restituirea plăților în plus |
Pentru firmele și PFA-urile cu capital integral privat, folosirea Sistemului Informatic de Compensare este opțională, indiferent de suma compensată. Un proces-verbal de compensare semnat de ambele părți este suficient ca document justificativ. Dacă totuși alegi să folosești SIC, regulile lui devin obligatorii pentru operațiunea respectivă.
Procesul-verbal de compensare: documentul justificativ
Procesul-verbal (sau acordul) de compensare este documentul pe baza căruia înregistrezi operațiunea în contabilitate. Pentru compensările la care cel puțin una dintre părți nu este persoană juridică — cazul oricărui PFA — conținutul lui minim este prevăzut expres în normele de aplicare a Codului fiscal. Trebuie să conțină:
- datele complete ale ambelor părți: denumire, CUI/CIF și, dacă sunt înregistrate, codul de înregistrare în scopuri de TVA, sediu, reprezentant;
- facturile care se sting, pe fiecare parte: număr, dată, valoarea facturii inclusiv TVA și suma compensată din fiecare;
- suma totală compensată — egală cu datoria cea mai mică;
- data compensării — aceasta este data la care se sting datoriile și data la care înregistrezi operațiunea;
- semnăturile ambelor părți.
Un detaliu important: compensarea nu este o operațiune cu numerar. Nu intră sub plafoanele de încasări și plăți în numerar din Legea 70/2015 — dimpotrivă, este o alternativă legală la plata în numerar atunci când sumele ar depăși plafoanele.
Cum înregistrezi compensarea în contabilitatea în partidă simplă
Aici este partea pe care mulți o greșesc. În partidă simplă, venitul se impozitează la încasare, iar cheltuiala se deduce la plată. Compensarea este echivalentă cu o încasare și cu o plată făcute simultan, la data procesului-verbal:
- factura ta de client, stinsă prin compensare, se consideră încasată — suma compensată intră în venitul brut impozabil la data procesului-verbal, exact ca și cum banii ar fi intrat în cont;
- factura de furnizor, stinsă prin aceeași compensare, se consideră plătită — devine cheltuială la aceeași dată și se deduce dacă este deductibilă prin natura ei.
În registrul jurnal de încasări și plăți treci, la data procesului-verbal, ambele operațiuni: o încasare cu suma compensată și o plată cu aceeași sumă. La rubrica de document treci procesul-verbal de compensare, cu numărul și data lui.
Greșeala clasică: PFA-ul semnează compensarea, dar așteaptă „să vină banii” ca să înregistreze venitul. Banii nu mai vin niciodată — creanța s-a stins deja. La un control, ANAF va considera venitul încasat la data compensării, iar venitul tău brut din Declarația Unică va fi fost subevaluat.
Exemplu de compensare, calculat în două cazuri
Un PFA neplătitor de TVA a emis către un SRL o factură de servicii de 5.000 lei. Același SRL i-a facturat PFA-ului 3.000 lei. Părțile semnează un proces-verbal de compensare pentru 3.000 lei; diferența de 2.000 lei se încasează ulterior prin bancă. Aceleași cifre, două rezultate diferite — în funcție de natura cheltuielii compensate.
Cazul 1 — cheltuiala compensată este integral deductibilă (de exemplu, chiria biroului folosit exclusiv pentru activitate). La data procesului-verbal înregistrezi: venit încasat 3.000 lei și cheltuială plătită, deductibilă, 3.000 lei. Efectul asupra venitului net impozabil este zero — venitul și cheltuiala se anulează reciproc. Cei 2.000 lei încasați prin bancă rămân venit impozabil la data încasării lor.
Cazul 2 — cheltuiala compensată este deductibilă parțial (de exemplu, reparația autoturismului folosit și în scop personal, deductibilă 50%). La data procesului-verbal înregistrezi: venit încasat 3.000 lei, integral impozabil, și cheltuială plătită 3.000 lei, din care deductibilă doar 1.500 lei. Venitul net impozabil crește cu 1.500 lei, deși prin compensare nu a circulat niciun leu.
| Cazul 1: chirie birou | Cazul 2: reparație auto (50%) | |
|---|---|---|
| Venit impozabil din compensare | 3.000 lei | 3.000 lei |
| Cheltuială deductibilă | 3.000 lei | 1.500 lei |
| Efect asupra venitului net impozabil | 0 lei | +1.500 lei |
Ce se reține din comparație: compensarea nu schimbă natura cheltuielii. Venitul compensat este întotdeauna integral impozabil, dar cheltuiala compensată urmează regulile ei obișnuite de deductibilitate. Compensarea doar fixează momentul: data procesului-verbal.
TVA la încasare și compensarea
Dacă ești plătitor de TVA și aplici sistemul TVA la încasare, data compensării este data încasării și pentru TVA: taxa aferentă sumei compensate devine exigibilă la data procesului-verbal și intră în decontul perioadei respective. Același lucru este valabil, în oglindă, pentru dreptul de deducere la factura de furnizor compensată. Facturile în sine se declară normal în D300 și D394 — compensarea nu schimbă nimic la declarare, ci doar momentul exigibilității.
Cum înregistrezi compensarea în ContApp
În ContApp compensarea se înregistrează ca o pereche de operațiuni la aceeași dată — data procesului-verbal:
- înregistrezi o încasare pe factura ta de client, cu suma compensată, alegând ca document „Alte încasări” și menționând în descriere „compensare conform PV nr. …/data”;
- înregistrezi o plată pe factura de furnizor, cu aceeași sumă și aceeași dată, cu documentul „Alte plăți” și aceeași mențiune.
Ambele operațiuni apar automat în registrul jurnal de încasări și plăți, pe coloana de încasări, respectiv de plăți, iar facturile se închid corect în evidența de facturi neîncasate și neplătite. Pentru că încasarea și plata au aceeași valoare și aceeași dată, efectul asupra soldului de casă este nul — exact cum trebuie, pentru că prin compensare nu circulă bani. Procesul-verbal semnat îl păstrezi atașat la documentele lunii.
Întrebări frecvente despre compensarea facturilor
Este legală compensarea fără să trec prin Sistemul Informatic de Compensare (SIC)?
Da, pentru firmele și PFA-urile cu capital integral privat utilizarea SIC este opțională, indiferent de sumă. Un proces-verbal de compensare semnat de ambele părți este suficient ca document justificativ. Obligația de a folosi SIC pentru facturi de peste 10.000 lei restante peste 30 de zile privește doar entitățile la care statul deține capital.
Compensarea intră la plafonul de plăți în numerar?
Nu. Compensarea nu este o operațiune cu numerar, deci nu se supune plafoanelor din Legea 70/2015. Este chiar o soluție legală atunci când plata în numerar ar depăși plafonul.
Pot compensa doar o parte dintr-o factură?
Da. Compensarea se face până la nivelul datoriei celei mai mici, iar o factură poate fi stinsă și parțial. În procesul-verbal treci suma compensată din fiecare factură, iar diferența rămasă se încasează sau se plătește normal.
Ce pățesc dacă nu trec compensarea în registrul jurnal de încasări și plăți?
Venitul tău brut va fi subevaluat, pentru că suma compensată se consideră venit încasat la data procesului-verbal. La un control, ANAF va recalcula venitul, cu diferențe de impozit și contribuții, plus dobânzi și penalități de întârziere.
Pot compensa facturi cu un partener din străinătate?
Da, pe baza unui acord scris de compensare, conform dreptului comun.
