Gestiunea stocurilor la PFA

Dacă vinzi mărfuri, produci ceva sau folosești materiale în activitate, ai stocuri, iar stocurile trebuie urmărite: ce intră, ce iese și ce rămâne. Mai jos vezi cum se clasifică stocurile, cum le evaluezi la intrare și la ieșire, ce metodă de gestiune alegi, cum stabilești cheltuiala deductibilă cu marfa în partidă simplă și ce formulare folosești.

Regula de bază: orice bun deținut se înregistrează

Deținerea de bunuri sau efectuarea de operațiuni fără înregistrare în contabilitate este interzisă. Pentru stocuri, asta înseamnă:

• toate bunurile intrate se recepționează și se înregistrează la locul de depozitare. Bunurile primite în custodie, în consignație sau spre prelucrare se înregistrează distinct;
• bunurile sosite fără factură, dar care sunt sigur ale tale, se înregistrează ca intrări pe baza recepției și a documentelor însoțitoare;
• bunurile livrate, dar nefacturate, se înregistrează ca ieșiri pe baza documentelor care confirmă livrarea; bunurile facturate și nelivrate se evidențiază distinct;
• bunurile cumpărate sau vândute cu clauze privind dreptul de proprietate se înregistrează potrivit contractelor.

Clasificarea stocurilor

• materii prime — intră direct în produsul finit, integral sau parțial;
• materiale consumabile — materiale auxiliare, combustibili, ambalaje, semințe, furaje și altele care ajută la fabricație fără să se regăsească în produs;
• obiecte de inventar — bunuri care nu îndeplinesc condițiile de valoare sau de durată pentru a fi mijloace fixe: de la 1 ianuarie 2026, au valoarea de intrare mai mică de 5.000 lei. Exemple: echipament de lucru, scule, dispozitive, aparate de măsură;
• produse — semifabricate, produse finite și produse reziduale (rebuturi, deșeuri, materiale recuperabile);
• animale și păsări crescute pentru reproducție, îngrășare sau producție, inclusiv coloniile de albine;
• mărfuri — bunuri cumpărate pentru revânzare;
• ambalaje refolosibile, care pot sta temporar la terți cu obligația restituirii;
• producția în curs de execuție — produse, lucrări sau servicii neterminate.

Evaluarea stocurilor la intrare

La intrare, stocurile se evaluează la cost istoric:

• costul de achiziție, pentru bunurile cumpărate: prețul de cumpărare (cu TVA dacă ești neplătitor de TVA, fără TVA dacă ești plătitor), taxele vamale și cheltuielile accesorii până la intrarea în gestiune — transport, comisioane, asigurare, manipulare. Nu intră în cost dobânzile pentru finanțarea stocurilor și nici reducerile pentru plata înainte de scadență;
• costul de producție, pentru bunurile fabricate: materialele consumate plus cheltuielile de fabricație.

La fiecare intrare întocmești nota de recepție și constatare de diferențe (NIR). NIR-ul e obligatoriu oriunde există gestiune de stocuri, indiferent de forma de organizare.

Evaluarea stocurilor la ieșire

La ieșire, stocurile se scad din gestiune la valoarea de intrare. Când ai cumpărat același bun la prețuri diferite, valoarea de ieșire se stabilește printr-una din două metode:

• FIFO (primul intrat, primul ieșit) — ieșirile se evaluează la prețul primului lot intrat, iar după epuizarea lui, la prețul lotului următor, în ordine cronologică;
• costul mediu ponderat — ieșirile se evaluează la media prețurilor loturilor aflate în stoc.

Recomandăm metoda FIFO, pentru că e ușor de urmărit și de verificat. Alege o metodă și aplic-o consecvent.

Cum ții gestiunea: global-valoric sau cantitativ-valoric

În practică ai de ales între o metodă mai simplă și una mai detaliată. Dacă ești la normă de venit, intrările de stocuri nu se trec în registrul de încasări și plăți, dar gestiunea intrărilor și ieșirilor o ții, ca să știi în orice moment ce stoc ai.

Metoda global-valorică

Evidența se ține numai valoric. În locul fișelor de magazie folosești raportul de gestiune, în care treci valoric intrările și ieșirile, pe baza documentelor, zilnic sau lunar, după volumul activității, și stabilești soldul.

• la intrări treci valoarea la preț de vânzare a mărfii, pe baza NIR-ului întocmit din factura furnizorului;
• la ieșiri treci valoarea cumulată pe zi a mărfii vândute, cu bon de casă de marcat sau cu factură;
• plățile către furnizori nu se trec în raportul de gestiune, ci în registrul-jurnal de încasări și plăți, dacă ții contabilitate în partidă simplă.

Periodic compari soldul din raportul de gestiune cu stocul real.

Metoda cantitativ-valorică

Ții evidența pe cantități și valori, la locul de depozitare, pe categorii de bunuri, cu câte o fișă de magazie pentru fiecare bun. Documentele de intrare și de ieșire se trec întâi cantitativ în fișe. Fără un program de gestiune care să genereze NIR-ul, fișele de magazie și situația stocurilor, metoda e greu de aplicat.

Cheltuiala deductibilă cu marfa în partidă simplă

În sistem real, cheltuiala deductibilă cu marfa este marfa plătită furnizorilor în cursul anului, chiar dacă nu ai vândut-o încă. Nu contează ce ai vândut și nici ce stoc ai la sfârșitul anului.

Exemplu, cu cifre ipotetice:

Codul fiscal, art. 68 alin. (4): condițiile generale pe care trebuie să le îndeplinească cheltuielile pentru a putea fi deduse sunt, între altele, „b) să fie cuprinse în cheltuielile exercițiului financiar al anului în cursul căruia au fost plătite”.

Celelalte condiții de deductibilitate sunt în articolul despre cheltuielile deductibile și nedeductibile. Stocul de la sfârșitul anului se trece în Registrul-inventar.

În programul de contabilitate ContApp plățile către furnizori intră în registrul de încasări și plăți la data plății, iar registrul de evidență fiscală se completează automat.

Perisabilitățile și pierderile

Scăzămintele, perisabilitățile și pierderile din manipulare sau depozitare sunt deductibile doar în limitele stabilite de lege, diferite pe tipuri de produse. Limitele sunt în HG nr. 831/2004, normele privind limitele admisibile de perisabilitate la mărfuri.

Formularele folosite în gestiunea stocurilor

Formularele de mai jos se pot folosi tipizate sau generate dintr-un program de gestiune.

Nota de recepție și constatare de diferențe (NIR)

Modele: NIR pentru plătitori de TVA și NIR pentru neplătitori de TVA. NIR-ul servește ca document de recepție, de încărcare în gestiune și de înregistrare în contabilitate, precum și ca probă pentru diferențele constatate față de furnizor sau transportator.

• se întocmește în două exemplare, la recepție; dacă apar diferențe, în trei exemplare;
• dacă bunurile sosesc în tranșe, întocmești câte un NIR pentru fiecare tranșă;
• se folosește ca document distinct de recepție și pentru bunurile cumpărate de la persoane fizice, pentru cele sosite fără documente de livrare sau cu diferențe și pentru mărfurile din gestiunile ținute la preț de vânzare.

Bonul de consum

Bonul de consum este documentul prin care eliberezi din magazie materiale pentru consum și le scazi din gestiune. Se întocmește în două exemplare, sau într-unul singur dacă îl generezi cu un program informatic.

Fișa de magazie

Fișa de magazie se folosește la gestiunea cantitativ-valorică: câte o fișă pentru fiecare fel de material, completată document cu document, cu stocul stabilit cel puțin zilnic. Bunurile primite de la terți se țin pe fișe separate.

Raportul de gestiune

Raportul de gestiune se folosește la gestiunea global-valorică, pentru fiecare gestiune, zilnic sau lunar, după volumul activității. În el treci, la preț de vânzare, intrările și ieșirile de mărfuri și ambalaje, inclusiv modificările de preț, transferurile între gestiuni și mărfurile degradate scoase din gestiune. Se întocmește pe baza NIR-urilor, a rapoartelor casei de marcat și a proceselor-verbale de scădere din gestiune.

Întrebări frecvente

Ce metode de evaluare folosesc la ieșirea stocurilor?

FIFO (primul intrat, primul ieșit) sau costul mediu ponderat. Recomandăm FIFO, pentru că e ușor de urmărit. Alege o metodă și aplic-o consecvent.

Marfa cumpărată și nevândută este cheltuială deductibilă?

Da, în sistem real, dacă ai plătit-o furnizorului în cursul anului. Cheltuiala deductibilă cu marfa este marfa plătită, nu marfa vândută.

Este obligatoriu NIR-ul la PFA?

Da. Nota de recepție și constatare de diferențe e obligatorie oriunde există gestiune de stocuri, indiferent de forma de organizare.

Ce înseamnă obiect de inventar în 2026?

Un bun care nu îndeplinește condițiile de valoare sau de durată pentru a fi mijloc fix. De la 1 ianuarie 2026, obiectele de inventar au valoarea de intrare mai mică de 5.000 lei.

Țin gestiunea stocurilor dacă sunt la normă de venit?

Da. Intrările de stocuri nu se trec în registrul de încasări și plăți, dar ții gestiunea intrărilor și ieșirilor, ca să știi în orice moment ce stoc ai.