Cuprins
Valabil pentru 2026: regulile din OMFP nr. 170/2015 și din Codul fiscal, în forma în vigoare în 2026.
Unii furnizori nu-ți trimit întâi factura, ci îți cer banii înainte. Alimentezi un cont, iar furnizorul își ia din sold contravaloarea serviciului și îți trimite o factură pe lună. E situația tipică la serviciile cloud, la găzduire, la publicitatea online sau la platformele cu credit preplătit. sau alte situații în care facturile vin ulterior plății.
În contabilitate apar două probleme: o plată fără factură și facturi care, în aplicație, par neplătite. Mai jos vezi cum le legi, ce faci când primești o parte din bani înapoi și de ce TVA-ul nu se declară pe suma alimentată.
Regula: plata e cheltuială în ziua în care pleacă banii
În partidă simplă, plățile se înregistrează în Registrul-jurnal de încasări și plăți la data documentului de plată, nu la data facturii. Codul fiscal, art. 68 alin. (4), cere ca o cheltuială să fie cuprinsă în cheltuielile anului în care a fost plătită și justificată prin documente.
Pentru o alimentare de cont, asta înseamnă:
- data este ziua în care banii au plecat din cont;
- categoria este cea a cheltuielii pentru care plătești (de regulă, cheltuieli deductibile), nu „transferuri” — transferurile sunt doar mutările de bani între conturile tale;
- documentele sunt extrasul de cont și confirmarea plății emisă de furnizor; facturile lunare completează dosarul pe măsură ce vin.
Cum înregistrezi, pas cu pas
- Plata avansului. O înregistrezi la plăți diverse, cu data plății și categoria cheltuielii.
- La fiecare factură. Micșorezi plata diversă cu suma facturii și înregistrezi plata facturii cu data plății avansului, nu cu data facturii. Banii au plecat atunci. Totalul plăților din ziua aceea rămâne același, deci registrul se leagă în continuare de extras.
- Până se termină avansul. Repeți pasul 2 la fiecare factură. Când soldul de la furnizor se consumă, plata diversă ajunge la zero.
- Dacă primești bani înapoi. Restituirea o înregistrezi la data la care banii intră în cont, ca plată cu minus pe aceeași categorie, pentru suma restituită din sold. Nu e venit: e o cheltuială care nu s-a mai făcut. Dacă soldul e în valută, diferența în lei față de suma încasată efectiv intră la cheltuieli sau la venituri — vezi exemplul de mai jos.
Exemplu: avans în euro, plătit din contul în lei
Ipoteze (toate cifrele sunt ale exemplului): pe 6 octombrie 2026 alimentezi contul la un furnizor de servicii cloud din alt stat UE cu 100 EUR. Banca îți debitează contul în lei cu 512,00 lei. Cursul BNR din ultima zi bancară anterioară plății este 5,08 lei/EUR. Furnizorul îți trimite o factură de 10 EUR pe 31 octombrie și una de 10 EUR pe 30 noiembrie. Restul de 80 EUR îl ceri înapoi și îl primești pe 10 decembrie: banca îți creditează 400,00 lei.
Operațiunile în valută se înregistrează în lei, la cursul BNR din ultima zi bancară anterioară operațiunii (OMFP nr. 170/2015, pct. 18). Diferența până la suma efectiv debitată de bancă se înregistrează separat, ca diferență de curs. Tabelul arată plata din 6 octombrie după ce au venit ambele facturi:
| Data | Explicații | Plăți bancă (lei) | Categoria |
|---|---|---|---|
| 06.10 | Plată factură octombrie, 10 EUR × 5,08 | 50,80 | cheltuieli deductibile |
| 06.10 | Plată factură noiembrie, 10 EUR × 5,08 | 50,80 | cheltuieli deductibile |
| 06.10 | Avans rămas la furnizor, 80 EUR × 5,08 | 406,40 | cheltuieli deductibile |
| 06.10 | Diferență de curs: 512,00 − 100 EUR × 5,08 | 4,00 | cheltuieli deductibile |
| Total 6 octombrie | 512,00 | = extrasul de cont |
Pe parcurs, rândul de avans scade: la început avea 100 EUR × 5,08 = 508,00 lei, după factura din octombrie 90 EUR × 5,08 = 457,20 lei, iar după cea din noiembrie 406,40 lei.
Restituirea se face din soldul în valută: plata cu minus închide cei 80 EUR rămași, la aceeași valoare în lei la care au fost înregistrați. Diferența până la leii primiți efectiv e diferență de curs — cheltuială deductibilă dacă primești mai puțin, venit impozabil dacă primești mai mult. În exemplu primești mai puțin:
| Data | Explicații | Plăți bancă (lei) | Categoria |
|---|---|---|---|
| 10.12 | Restituire avans, 80 EUR | −406,40 | cheltuieli deductibile |
| 10.12 | Diferență de curs: 406,40 − 400,00 | 6,40 | cheltuieli deductibile |
| Total 10 decembrie | −400,00 | = 400,00 lei intrați în cont |
Cheltuiala deductibilă totală este 512,00 − 400,00 = 112,00 lei: cele două facturi (50,80 + 50,80) și diferențele de curs (4,00 + 6,40). Exact cât te-a costat, în lei, serviciul.
Verifică suma în valută. Facturile plus restituirea trebuie să dea suma alimentată: 10 + 10 + 80 = 100 EUR. Dacă nu se închide, fie mai ai credit la furnizor, fie a mai fost o factură. Până nu lămurești diferența, plata diversă nu ajunge la zero.
TVA: alimentarea contului nu este un avans
Serviciile cumpărate de la un prestator din alt stat UE au locul în România (art. 278 alin. (2) din Codul fiscal), iar TVA-ul îl plătești tu, prin taxare inversă (art. 307 alin. (2)). Ai nevoie de cod de TVA, cel puțin codul special pentru operațiuni intracomunitare.
În mod normal, o plată în avans face ca TVA-ul să devină exigibil la data plății (art. 282 alin. (2)). Un sold pe care îl poți consuma pe orice serviciu al furnizorului nu îndeplinește condiția.
Practic:
- pe suma alimentată nu declari TVA;
- declari TVA pe fiecare factură, în luna facturii, cu baza calculată la cursul BNR pentru data facturii — alt curs decât cel din registru;
- restituirea nu are efect în TVA.
Exemplu, continuare. Cursul BNR pentru data facturii din octombrie este, în exemplu, 5,09 lei/EUR: baza este 10 EUR × 5,09 = 50,90 lei, iar TVA de 21% este 10,69 lei. Pentru factura din noiembrie, la 5,07 lei/EUR, baza este 50,70 lei și TVA 10,65 lei.
Ce faci cu TVA-ul depinde de statutul tău:
- neplătitor de TVA, cu cod special: depui decontul 301 și declarația 390 pentru luna fiecărei facturi și plătești TVA-ul. TVA-ul plătit este cheltuială deductibilă. Detalii în Declarația 301;
- plătitor de TVA: înscrii factura în decontul 300 cu taxare inversă — TVA colectată și, cu drept de deducere, TVA deductibilă în aceeași sumă — și în declarația 390.
În ContApp
- Înregistrezi alimentarea la Plăți diverse, pe categoria cheltuielii.
- Înregistrezi factura furnizorului la Facturi achiziții, cu regimul de TVA potrivit (taxare inversă, pentru un prestator din UE).
- Micșorezi plata diversă cu suma facturii și înregistrezi plata facturii din același cont, cu data alimentării. Factura apare astfel plătită, iar extrasul rămâne neatins.
- La restituire, înregistrezi plata cu minus, la data încasării, pentru suma în valută restituită; diferența de curs o înregistrezi pe un rând separat.
Declarațiile de TVA se generează din facturile de achiziție, nu din plata diversă, deci alimentarea nu ajunge în 301, 300 sau 390.
Întrebări frecvente
Pot trece alimentarea contului la „transferuri”?
Nu. Transferurile sunt mutările de bani între conturile tale, de exemplu din contul activității în cel personal. Banii plătiți unui furnizor sunt o plată pentru o cheltuială și se înregistrează pe categoria acelei cheltuieli.
De ce factura apare neplătită, deși furnizorul și-a luat banii din sold?
Pentru că plata a fost înregistrată separat, la plăți diverse, fără legătură cu factura. Legătura o faci micșorând plata diversă și înregistrând plata facturii cu data alimentării.
Am plătit avansul în decembrie, iar facturile vin în ianuarie. În ce an e cheltuiala?
În anul plății. Cheltuiala intră în anul în care a fost plătită, iar facturile din ianuarie le stingi din plata din decembrie, cu data ei.
Restituirea vine în anul următor. Ce fac?
Înregistrezi plata cu minus în anul în care încasezi banii. Ea reduce cheltuielile acelui an, pentru că o parte din cheltuiala dedusă anul trecut nu s-a mai făcut.
Trebuie să declar TVA pentru suma cu care am alimentat contul?
Nu. Soldul poate fi folosit pe orice serviciu al furnizorului, deci nu este un avans pentru un serviciu anume. TVA-ul se declară pe fiecare factură, în luna facturii.
