Declarația 390 – Tot ce trebuie să știi despre declarația recapitulativă

Dacă ești PFA, II, profesie liberală sau SRL vrei să colaborezi cu parteneri din Uniunea Europeană, există câteva formalități fiscale pe care trebuie să le cunoști. Una dintre ele este Declarația 390 – Declarație recapitulativă privind livrările/achizițiile/prestările intracomunitare.

Ce este Declarația 390?

Declarația 390 (D390) este formularul prin care raportezi la ANAF toate tranzacțiile pe care le-ai realizat cu parteneri din alte state membre ale Uniunii Europene — adică livrări de bunuri, achiziții de bunuri și prestări/achiziții de servicii intracomunitare.

Pe scurt: ori de câte ori emiți o factură către un client din UE sau primești una de la un furnizor din UE, această tranzacție trebuie raportată prin D390.

Datele din această declarație ajung într-un sistem european comun numit VIES (VAT Information Exchange System), care permite autorităților fiscale din statele membre să verifice reciproc tranzacțiile intracomunitare. Cu alte cuvinte, ANAF știe ce ai vândut în Germania (spre exemplu), iar fiscul german știe ce a cumpărat clientul tău de la tine.

Ce trebuie să știi înainte să depui D390

Înainte de orice altceva, există o condiție de bază: pentru a putea depune Declarația 390, trebuie să fii înregistrat în scopuri de TVA în România. Concret, asta înseamnă că te regăsești în una dintre cele două situații:

• Ești plătitor de TVA în regim normal — adică ești înregistrat conform art. 316 din Codul Fiscal și ai un cod de TVA activ (de forma RO + CIF). Citeste mai multe despre TVA in regim normal aici.
• Ai obținut un cod special de TVA — adică ești înregistrat conform art. 317 din Codul Fiscal, fără să fii plătitor de TVA în regim normal. Această situație apare cel mai des în cazul PFA-urilor, profesiilor liberale sau altor entități care realizează tranzacții intracomunitare (primesc servicii din UE sau prestează servicii către firme din UE), dar care nu au depășit plafonul de înregistrare ca plătitor de TVA.

Dacă nu te regăsesti în niciuna dintre cele două situații de mai sus, nu poți depune D390.

Dacă te afli în situația în care trebuie să îți obții un cod de TVA — fie în regim normal, fie un cod special — te poți înregistra simplu prin depunerea Formularului D700 electronic, direct din Spațiul Privat Virtual (SPV) de pe site-ul ANAF.

Cine depune Declarația 390?

D390 se depune de către orice persoană înregistrată în scopuri de TVA în România — fie în regim normal, fie cu cod special de TVA pentru operațiuni intracomunitare — care a realizat în perioada de raportare cel puțin una dintre următoarele tranzacții:

• Livrări intracomunitare de bunuri scutite de TVA (ai vândut produse fizice unui partener din UE cu cod valid de TVA)
• Achiziții intracomunitare de bunuri taxabile (ai cumpărat produse fizice de la un furnizor din UE)
• Prestări de servicii intracomunitare pentru care locul impozitării este în alt stat membru (ai prestat servicii către o firmă din UE)
• Achiziții de servicii intracomunitare pentru care ești tu cel care datorezi TVA în România prin mecanismul de taxare inversă (ai primit servicii de la un prestator din UE)

Când se depune Declarația 390?

Declarația 390 se depune lunar, până pe data de 25 inclusiv a lunii următoare celei în care a avut loc tranzacția.

Cum se depune Declarația 390?

Declarația 390 se depune în format electronic, prin una dintre metodele:

• Prin SPV (Spațiul Privat Virtual) de pe site-ul ANAF, cu semnătură electronică
• Prin programul de asistență pus la dispoziție gratuit de ANAF (descărcabil de pe www.anaf.ro > Servicii online > Descărcare declarații electronice), transmis ulterior electronic

Ce se declară în D390 și cum se completează?

Formularul D390 cuprinde mai multe secțiuni, în funcție de tipul tranzacției:

Secțiunea 1 – Livrări intracomunitare de bunuri (L) Completezi când ai vândut bunuri (produse fizice) unui partener din UE care are un cod valid de TVA în țara lui. Factura se emite fără TVA (scutit cu drept de deducere), iar clientul aplică TVA în țara lui.

Secțiunea 2 – Livrări în cadrul unei operațiuni triunghiulare (T) Completezi când ești intermediar într-o tranzacție între trei firme din trei țări UE diferite — adică cumperi bunuri de la un furnizor dintr-o țară UE și le vinzi direct unui client dintr-o altă țară UE, fără ca bunurile să treacă fizic prin România. Este un caz mai rar, specific afacerilor cu lanțuri de aprovizionare internaționale.

Secțiunea 3 – Achiziții intracomunitare de bunuri (A) Completezi când ai cumpărat produse fizice de la un furnizor din UE. Se raportează valoarea fără TVA a achiziției.

Secțiunea 4 – Prestări de servicii intracomunitare (P) Completezi când ai prestat servicii (IT, consultanță, design, publicitate etc.) pentru o firmă din alt stat UE, care este ea plătitoarea de TVA în țara ei prin mecanismul de taxare inversă.

Secțiunea 5 – Achiziții de servicii intracomunitare (S) Completezi când tu ai primit servicii de la un prestator din alt stat UE și ești tu cel care datorezi TVA în România (taxare inversă).

Secțiunea 6 – Livrări intracomunitare de bunuri în regim special pentru agricultori (R) Completezi exclusiv dacă ești agricultor înregistrat în regimul special (prevăzut la art. 315¹ din Codul Fiscal) și ai livrat bunuri agricole unui partener din UE. Dacă nu te încadrezi în această categorie, această secțiune nu te privește.

Cum arată formularul și ce înseamnă codificările din formular?

Dacă deschizi formularul D390 — pe care îl găsești pe site-ul ANAF, la această adresă — vei observa că fiecare tranzacție trebuie încadrată într-un tip de operațiune, marcat cu o literă. Iată ce înseamnă fiecare:

Cel mai des vei întâlni L, A, P și S. Codul T apare mai rar, în situații specifice în care ești cumpărător-revânzător între doi parteneri din două țări UE diferite. Codul R este destinat exclusiv agricultorilor care aplică regimul special de TVA — dacă nu ești în această situație, nu îl vei folosi niciodată.

Pe lângă litera de tip, pentru fiecare tranzacție completezi codul de TVA al partenerului din UE, țara acestuia și valoarea în lei (la cursul BNR din data facturii). Instrucțiunile oficiale de completare sunt disponibile tot pe pagina ANAF dedicată formularului 390, la linkul de mai sus.

Declarația 390 și Declarația 301 — care e diferența?

Acestea sunt două formulare diferite, dar care merg adesea împreună:

Concret: Dacă ești PFA neplatitor de TVA și cumperi un abonament software din Germania, depui atât D390 (raportezi tranzacția), cât și D301 (plătești TVA-ul aferent în România).

Dacă ești plătitor de TVA în regim normal și faci aceeași achiziție, depui D390 (raportezi tranzacția) și înregistrezi TVA-ul în Decontul D300 — nu depui D301.

Poți citi mai multe informații despre D301 aici: Declarația 301 – Decontul Special de TVA: Tot ce trebuie să știi

Exemple practice

Exemplul 1 – PFA care prestează servicii IT către o firmă din Olanda

Ești PFA programator, neplatitor de TVA, dar cu cod special de TVA obținut prin Formularul 700. Prestezi lunar servicii de dezvoltare software pentru o firmă din Olanda.

Ce declarații depui?

• D390 — raportezi prestarea de servicii intracomunitare, lunar, până pe 25 ale lunii următoare
• D301 — nu depui (D301 se depune pentru servicii primite, nu pentru servicii prestate)

Firma din Olanda aplică taxare inversă în Olanda și plătește TVA acolo.

Exemplul 2 – PFA care plătește un abonament Canva/Adobe din UE

Ești PFA designer, neplatitor de TVA, cu cod special de TVA. Plătești lunar un abonament de 60 euro la o platformă cu sediul fiscal în Irlanda.

Ce declarații depui?

• D390 — raportezi achiziția de servicii intracomunitare
• D301 — declari și plătești TVA-ul: 60 euro × cursul BNR × 21%

Ambele se depun până pe 25 ale lunii următoare celei în care ai primit factura.

Exemplul 3 – SRL plătitor de TVA care vinde produse în Germania

Ești administrator SRL, plătitor de TVA în regim normal. Vinzi lunar bunuri unei firme din Germania cu cod valid de TVA (verificat în VIES). Emiți factura fără TVA — scutit cu drept de deducere.

Ce declarații depui?

• D390 — raportezi livrarea intracomunitară de bunuri
• D300 (Decontul de TVA) — înregistrezi livrarea ca scutită cu drept de deducere
• D301 — nu depui (ești plătitor de TVA în regim normal)

Exemplul 4 – Medic stomatolog care achiziționează un software din Franța

Ești medic cu cabinet individual, activitate scutită de TVA, dar cu cod special de TVA. Te abonezi la un software de gestiune cabinet din Franța, 100 euro/lună.

Ce declarații depui?

• D390 — raportezi achiziția de servicii
• D301 — calculezi și plătești TVA: 100 euro × cursul BNR × 21%

Faptul că activitatea ta medicală este scutită de TVA în România nu te scutește de TVA-ul pentru serviciile primite din UE. Mecanismul de taxare inversă se aplică indiferent de natura activității tale.

Ce se întâmplă dacă nu depui D390?

Nedepunerea sau depunerea cu date incorecte a Declarației 390 se sancționează cu amendă de la 1.000 la 5.000 lei, conform prevederilor Legii nr. 207/2015 privind Codul de procedură fiscală.