E-factura pentru PFA și Profesii Liberale

Actualizare e-Factura 29 Iulie 2024

1. ORDIN nr. 3788/23.07.2024 reglementeaza Registrul optional e-Factura. Persoanele din lista de mai jos (2-5), care nu sunt obligate sa trimita e-factura la aceasta data, pot opta pentru inregistrarea in sistemul e-factura prin completarea formularului 081 „Cerere privind înregistrarea în Registrul RO e-Factura opțional/renunțare la cererea privind înregistrarea în Registrul RO e-Factura opțional“.
   • Observatie! Nu s-a reglementat inscrierea in registrul optional, a trimiterii e-facturilor catre persoane fizice, desi acest lucru este prevazut in OUG 120/2021, actualizata prin OUG 69/2024.
2. ORDIN nr. 3789/23.07.2024 reglementeaza Registrul obligatoriu e-Factura, care devine operational cu data de 1 iulie 2025.
   • Asociațiile și fundațiile precum si agricultorii care aplică regimul special pentru agricultori, sunt obligati sa se inregistreze in registrul obligatoriu, prin completarea formularului 082, pana la data data de 1 iulie 2025. Modelul va fi publicat pe site-ul ANAF si se depune prin SPV.
   • Persoanele care au optat deja pentru aplicarea sistemului e-factura (s-au inregistrat in registrul optional) nu mai completează acest formular.
   • Persoanele din categoriile de mai sus, care incep activitatea dupa 30 iunie 2025, sunt obligate sa se inregistreze in registrul obligatoriu inainte de a incepe activitatea economica.

Actualizare e-Factura 21 Iunie 2024

In data de 21 Iunie 2024 s-a publicat in Monitorul Oficiale OUG 69/2024.

Pe scurt, ce prevede OUG 69:

1. E-factura pentru clienti persoane fizice – pe CNP. Daca pana acum e-Factura era obligatorie doar pentru incasarea serviciilor turistice cu card de vacanta de la aceasta categorie de persoane, de la 1 ianuarie 2025 e-Factura este obligatorie pentru pentru orice livrare de bunuri sau pentru prestari de servicii catre persoane fizice.
   • Observatie! Aceasta prevedere are probleme de legalitate pentru ca incalca regulamentul GDPR, probleme pe care guvernul a promis ca le va rezolva pana la sfarsitul anului 2024.
2. e-Factura nu se transmite „pentru operaţiuni care nu sunt în sfera de aplicare a TVA sau pentru sume care nu se includ în baza de impozitare a TVA”. Prin urmare, daca activitatiledesfasurate sunt scutite de TVA (exemplu servicii medicale, asigurari, servicii bancare etc… lista completa este aici) nu este obligatorie e-Factura.
3. e-Factura nu este obligatorie, (dar este optionala) pentru: livrările de bunuri și prestările de servicii în favoarea misiunilor diplomatice și oficiilor consulare, livrările de bunuri și prestările de servicii către Comunitatea Europeană, livrările de bunuri și prestările de servicii în favoarea organismelor internaționale, livrările de bunuri și/sau prestările de servicii, destinate forțelor armate;
4. Asociaţiile şi fundaţiile constituite în baza Ordonanţei Guvernului nr. 26/2000 cu privire la asociaţii şi fundaţii, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 246/2005, cu modificările şi completările ulterioare, alte asociaţii fără scop lucrativ/patrimonial, partidele politice, cultele, care nu sunt înregistrate în scopuri de TVA conform art. 316 din Legea nr. 227/2015, cu modificările şi completările ulterioare, nu au obligaţia utilizării sistemului naţional RO e-Factura pentru facturile emise în perioada 1 iulie 2024-30 iunie 2025. Aceeste persoane se pot inregistra optional.
   • Persoanele prevăzute la alin. (1) care desfăşoară activităţi economice au obligaţia de a solicita înscrierea în Registrul RO e-Factura obligatoriu până la data de 1 iulie 2025, în cazul în care nu au optat deja pentru aplicarea sistemului RO e-Factura. Persoanele prevăzute la alin. (1) care încep să desfăşoare activităţi economice după data de 30 iunie 2025 au obligaţia de a solicita înscrierea în Registrul RO e-Factura obligatoriu înainte de a începe desfăşurarea activităţilor economice şi sunt înscrise în registru în termen de 3 zile lucrătoare de la data solicitării.
   • Furnizorii agentilor economici de mai sus, nu sunt obligati sa transmita e-Factura catre aceste persoane, daca aceste persoane nu s-au inscris optional in registrul e-Factura.
5. Agricultorii, persoane fizice care aplică Regimul special pentru agricultori, nu au obligaţia utilizării sistemului naţional RO e-Factura pentru facturile emise în perioada 1 iulie 2024-30 iunie 2025; dar pot opta pentru utilizarea sistemului naţional RO e-Factura.
   • Agricultorii, persoane fizice care aplică Regimul special pentru agricultori, au obligaţia de a solicita înscrierea în Registrul RO e-Factura obligatoriu până la data de 1 iulie 2025, în cazul în care nu au optat deja pentru aplicarea sistemului naţional RO e-Factura.
   • Furnizorii agentilor economici de mai sus, nu sunt obligati sa transmita e-Factura catre aceste persoane, daca aceste persoane nu s-au inscris optional in registrul e-Factura.

Conform Ordonantei, vor fi operationalizate 3 registre e-Factura:

• Registrului RO e-Factura opţional – vezi mai sus
• Registrului RO e-Factura obligatoriu – vezi mai sus
• Registrului RO e-Factura executări silite

Ce se intampla daca furnizorul nu-ti trimite e-Factura?

„În cazul în care este obligatorie transmiterea facturii prin sistemul naţional RO e-Factura, beneficiarii care nu primesc facturile prin sistem în termenul prevăzut la art. 10 alin. (7), pentru livrări de bunuri/prestări de servicii pentru care plata se face la momentul livrării/prestării, pot notifica organele fiscale competente în acest sens. Procedura de notificare şi măsurile ce urmează a fi luate de organul fiscal în vederea transmiterii facturilor de către emitenţi prin intermediul sistemului se stabilesc prin ordin al preşedintelui Agenţiei Naţionale de Administrare Fiscală.”

Ce este e-Factura?

E-factura este un format electronic al facturii obisnuite, pe care am completat-o pana acum pe suport de hartie sau in excel, word etc. Acest format, numit XML, poate fi citit cu usurinta de catre programele informatice, dar cu dificultate de catre o persoane obisnuita.

Formatul electronic al e-facturii, cu extensita XML, este generat doar de catre un program electronic si transmis tot electronic catre un alt program informatic care prelucreaza datele din e-factura si afiseaza catre o persoana de la destinatie.

Începând cu anul 2021 și în România a început implementarea unui sistem național de facturare electronică. Astfel, agenții economici sunt obligați să emită facturi prin sistemul național e-Factura. Factura transmisă va ajunge la ANAF și va fi trimisa mai departe către client.

Sistemul național e-Factura are scopul de a ajuta Ministerul Finanțelor Publice să controleze mai bine fenomenul evaziunii fiscale și în felul acesta să aducă mai mulți bani la buget.

Sistemul centralizat de facturare electronica este implementat în mai multe țări europene.

Este e-Factura obligatorie pentru PFA, II, IF, Profesii Liberale

Agenții economici, indiferent de forma de organizare, deci și PFA, ÎI, Profesii Liberale, sunt obligați să transmită facturile către clienți prin sistemul e-factura. De la 1 ianuarie 2024 tramsiterea e-facturii este olbigatorie pentru toti agentii economici.

Sistemul national e-factura este implementat etapizat, astfel:

1. De la 01.04.2022 se transmite factura prin sistemul e-factura pentru prestarea de servicii turistice către clienți persoane fizice care plătesc aceste servicii cu voucher/cardul de vacanță;
2. De la 01.07.2022 se transmite factura prin sistemul e-factura pentru livrări de bunuri și servicii către instituții publice în baza unui contract de achiziții publice, (aceasta este în relația B2G).
3. De la 01.07.2022 se transmite factura prin sistemul e-factura dacă livrează bunuri cu risc fiscal ridicat către alți operatori economici (nu către persoane fizice), indiferent de forma de organizare a acestora, (aceasta este în relația B2B). Conform ANAF bunurile cu risc fiscal ridicat sunt:
   • Legume, fructe, rădăcini și tuberculi alimentari, alte plante comestibile;
   • Băuturi alcoolice;
   • Construcții noi;
   • Produse minerale (apă minerală naturală, nisip și pietriș);
   • Îmbrăcăminte și încălțăminte;
   • Lista completa a produselor cu risc fiscal o găsești aici;
4. De la 1 ianuarie 2024, transmiterea facturilor prin sistemul national e-factura este obligatorie pentru toți agenții economici din Romania in relația cu instituțiile statului (B2G) si cu ceilalți agenți economici (B2B) inclusiv pentru PFA, II, IF, Profesii Liberale.
5. De retinut urmatoarele:
   • termenul de transmitere este de 5 zile calendaristice de la data emiterii;
   • sanctiunile pentru netrasmitere a e-Facturii vor fi aplicate incepand cu 1 Iunie 2024;
   • pana la data de 30 iunie 2024 vor fi recunoscute in contabilitate si facturile in alte format decat XML.
   • Incepand cu 1 iulie, numai e-Factura este recunoscuta ca document contabil (a se tine cont de exceptii);
6. De la 1 Ianuarie 2025 e-Factura este obligatorie și in relatia B2C (business to consumer), ca urmare e-Factura trebuie trimisa si clientilor persoane fizice, care fac achizitii de bunuri si servicii pe CNP.

E-factura NU se transmite in urmatoarele situatii:

1. Clientul este persoana fizică, cumpara pe CNP (optional de la 1 iulie2024 dar obligatoriu de la 1 ianuarie 2025) și NU a achiziționat servicii de cazare plătite cu voucher/card de vacanta;
2. Clientul este persoana fizica/juridica care nu are sediul in România (nu are CUI sau CIF obținut in Romania) pentru care s-au prestat servicii sau livrat bunuri din România către sediul lor extern (export de bunuri sau servicii);

Observație! Chiar daca nu exista obligativitatea trimiterii facturilor in cele doua situații de mai sus, este necesar accesul la SPV pentru a descarcă facturile de la furnizori, pentru ca aceștia vor trimite facturile in format XML (de la 01.07.2024 – doar factura electronica este recunoscuta fiscal). Prin urmare, un program de facturare care importa e-Facturi va ușura foarte mult munca cu contabilitatea. Acesta este avantajul e-facturii.

De ce ai nevoie pentru a genera si trimite e-Factura?

1. Un program software care sa genereze factura in format XML;
2. Acces la Spatiul privat virtual deschis pe CUI/CIF-ul activitatii. Accesul poate fi realizat doar cu semnatura digitala calificata;

Începând cu data de 15 Iunie 2023, ContApp trimite automat e-factura direct in SPV, prin selectarea butonului de trimitere e-factura de la opțiuni factura. Mai multe detalii aici.

Pentru a putea folosi aceasta funcționalitate este necesara autorizarea ContApp pentru a avea acces la contul SPV a entitatii care trebuie sa trimita e-factura (sa trimită e-facturi pe CUI-ul tău).

Autorizarea se poate realiza de catre o persoana care detine un certificat de semnatura digitala inregistrat la ANAF pe CUI/CIF-ul entitatii. Mai multe detalii aici.

Crearea și transmiterea facturii prin sistemul e-factura

Pentru transmiterea unei facturi aceasta trebuie generată în structura și formatul specificat de sistem – XML. După generare fișierul cu extensia XML se încarcă în secțiunea e-Factura din SPV.

• Dacă factura a fost întocmită corect atunci sistemul e-factura transmite factura destinatarului și generează un mesaj de confirmare.
• Dacă factura nu a fost întocmită corect și fișierul XML are erori, atunci sistemul e-factura va transmite un mesaj de eroare și factura nu va fi transmisă beneficiarului.

Conform Procedură utilizare sistem național factură electronică:

În situația în care drept urmare a operațiunilor de verificare a facturii nu sunt identificate erori, se aplică semnătura electronică a Ministerului de Finante (MF) care confirma primirea facturii electronice în sistemul RO e-Factura. Exemplarul original al facturii electronice se consideră fișierul de tip XML însoțit de semnatura electronica a MF, care este pus la dispoziția emitentului, respectiv destinatarului, în sistemul RO e-Factura, sub forma unui fișier arhivă de tip zip.

În situația în care drept urmare a operațiunilor de verificare sunt identificate erori, factura electronică nu se consideră transmisă în sistem, respectiv nu este primită de către destinatar, emitentul primind un fișier de tip XML ce conține erorile identificate, însoțit de semnătura electronică a MF, sub forma unui fișier arhivă de tip zip. După corectarea erorilor identificate, emitentul transmite factura electronică în sistemul RO e-Factura. Pe toată perioada verificărilor automate, emitentul poate interoga în sistem starea fișierului transmis.
După efectuarea verificărilor automate, fișierele arhivă menționate vor fi disponibile în sistem pentru descărcare.

Important! Transmiterea facturilor prin sistemul național RO E-factura se poate realiza și prin intermediul unor servicii private de facturare care asigură integrarea cu sistemul ANAF. Spre deosebire de serviciul oferit de ANAF, serviciile private de facturare sunt mult mai prietenoase și ușor de utilizat. Un asemenea serviciu este furnizat și de aplicația ContApp.

Informații de ajutor:

• Prezentarea sistemului național RO E-factura;
• Legislație Ro E-factura;
• Informații tehnice RO E-factura;