Contabilitate PFA. Arhivarea documentelor contabile.

Reguli privind documentele contabile la PFA si la Profesiile Liberale

Conform Ordinului Ministerului Finanțelor Publice nr 170  si a altor reglementari contabile, prevad ca agenții economici care tin evidenta contabila în partidă simplă, au următoarele obligatii in ceea ce priveste intocmirea documentelor justificative si a registrelor contabile:

• Contabilitatea în partidă simplă se ţine în limba română şi în moneda naţională.
• Orice operaţiune economico-financiară se consemnează în momentul efectuării ei într-un document care stă la baza evidenţierii în contabilitatea în partidă simplă, dobândind astfel calitatea de document justificativ.
• Documentele justificative care se evidenţiază în contabilitatea în partidă simplă angajează răspunderea persoanelor care le-au întocmit.
• În documentele financiar-contabile nu sunt admise ştersături, modificări sau alte asemenea procedee, şi nici lăsarea de spaţii libere între operaţiunile înscrise în acestea sau file lipsă.
• Pentru evidenţierea în contabilitatea în partidă simplă a operaţiunilor efectuate se utilizează următoarele registre contabile: Registrul-jurnal de încasări şi plăţi şi Registrul-inventar
• In Registrul Jurnal de incasari si plati se inregistreaza cronologic toate incasarile atat cu numerar cat si prin banca, precum si platile si sumele se totalizeaza lunar.
• Pentru stabilirea venitului net impozabil se completeaza Registrul de evidență fiscală astfel încât să permită identificarea și controlul operațiunilor efectuate pentru determinarea venitului net anual/pierderii nete anuale, care să corespundă cu cel/cea cuprins/cuprinsă în Declarația privind venitul realizat din România sau în Declarația anuală de venit pentru asocierile fără personalitate juridică și entități supuse regimului transparenței fiscale, după caz, și în orice altă declarație rectificativă depusă ulterior.
• Operaţiunile efectuate în valută se evidenţiază în contabilitate în moneda naţională, utilizându-se cursul de schimb valutar de la data efectuării operaţiunii.

Arhivarea documentelor contabile la PFA

Persoanele care conduc contabilitatea în partidă simplă au obligaţia să păstreze în arhiva lor registrele de
contabilitate şi documentele justificative care au stat la baza evidenţierii operaţiunilor economico-financiare în contabilitatea în partidă simplă.

• Documentele justificative utilizate de persoanele care conduc contabilitatea în partidă simplă se păstrează pe o perioadă de 5 ani. Documentele justificative care atestă provenienţa unor bunuri cu durată de utilizare mai mare de 5 ani se păstrează pe perioada de utilizare a bunurilor.
• Termenul de păstrare a registrelor este de 5 ani.

• Arhivarea documentelor se realizeaza cu respectarea urmatoarelor reguli: 
  • documentele se grupeaza in dosare care se numeroteaza; 
  • gruparea documentelor in dosare se face cronologic si sistematic, in cadrul fiecarui an la care se refera acestea; 
  • dosarele continand documente financiare se pastreaza in spatii amenajate care sa impiedice degradarea sau distrugerea.

Arhivarea electronică a documentelor contabile la PFA

Conform ORDIN nr. 2634 din 2015 privind documentele financiar-contabile, actualizat in 2023:

12. Documentele financiar-contabile pot fi prezentate ca documente pe suport hârtie sau în format electronic, cu condiţia întocmirii acestora potrivit prezentelor norme. Prin document în format electronic se înţelege documentul care conţine informaţiile prevăzute de prezentele norme şi care a fost emis şi primit în format electronic.

• Entităţile au obligaţia păstrării în arhiva lor a registrelor de contabilitate, a celorlalte documente contabile, precum şi a documentelor justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate a operaţiunilor economico-financiare.
• Păstrarea documentelor justificative, a registrelor de contabilitate şi a celorlalte documente financiar-contabile se face, după caz, la domiciliul fiscal, la sediul social sau la sediile secundare, pe hârtie sau pe suport electronic.
• În cazul păstrării pe suport electronic a documentelor financiar-contabile, inclusiv a celor care au fost convertite din format hârtie în format electronic, nu este obligatorie aplicarea prevederilor Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică, republicată.
• În cazul în care evidenţa contabilă este ţinută cu ajutorul programelor informatice, documentele financiar-contabile se pot păstra pe suporturi tehnice, pe durata termenelor prevăzute de legislaţia în vigoare, cu condiţia să poată fi listate în orice moment, în funcţie de necesităţile entităţii sau la cererea organelor de control.
• Documentele financiar-contabile se pot păstra, în baza unor contracte de prestări de servicii, cu titlu oneros, şi de către operatori economici autorizaţi, potrivit legii, în prestarea de servicii arhivistice. Şi în acest caz răspunderea privind păstrarea documentelor financiar-contabile revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligaţia gestionării entităţii beneficiare.
• Cu ocazia controalelor efectuate de organele abilitate, entităţile trebuie să prezinte, la cererea acestora, documentele solicitate.
• Registrele de contabilitate obligatorii şi documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea financiară se păstrează în arhiva persoanelor prevăzute la art. 1 din legea contabilităţii timp de 5 ani calculaţi de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii exerciţiului financiar în care au fost întocmite, inclusiv pentru statele de salarii. Vezi aici termenul de prescriptie al controlului fiscal pentru fiecare an.

Descarcarea și arhivarea e-Facturilor

De la 1 ianuarie 2024, transmiterea facturilor prin sistemul national e-Factura este obligatorie pentru toți agenții economici din Romania in relația cu instituțiile statului (B2G) si cu ceilalți agenți economici (B2B) inclusiv pentru PFA, II, IF, Profesii Liberale.

Incepand cu data de 1 Iulie 2024, doar achizitiile pentru care s-a transmit e-Factura (după caz) pot fi introduse in contabilitate si deductibile la calculul venitului net.

Important! e-Factura este un document electronic care poate fi arhivat doar electronic.

Conform legii, exemplarul original al facturii este formatul XML al facturii. Acest document trebuie păstrat pe perioada de prescripție fiscală care începe de la 1 iulie a anului următor anului fiscal încheiat.

ANAF păstrează XML-ul facturii pe o perioadă de 60 de zile în SPV. Prin urmare, avem o o fereastra de 60 de zile pentru a descarca e-facturile si a le arhiva intr-un loc sigur.

In programul de contabilitate ContApp, descarcarea e-facturilor se realizeaza automat si sunt pastrate pe toata perioada de prescriptie fiscală, chiar daca abonamentul s-a continuat.

Concluzie

Conform prevederilor de mai sus:

• Din 2015 nu mai este obligatoriu sa emitem documente contabile pe suport de hârtie;
• toate documentele si registrele contabile se pot genera si păstra numai pe suport electronic;
• obligația de a prezenta documentele in format fizic poate apare doar la cererea inspecției fiscale;
• nu mai este necesara parafarea niciunui document contabil sau registru la instituțiile statului;
• putem renunța oricând la registrele si jurnalele pe suport de hârtie, cu condiția ca acestea sa fie trecute in format electronic pana la expirarea termenului de prescripție.

Solutia ContApp pentru generarea si arhivarea documentelor contabile

Documentele in format fizic sunt dificil de completat sau corectat, greu de accesat sau de arhivat.

Prin urmare, soluția cea mai sigura si eficienta de a emite si păstra documente, este de a folosi programe informatice, care se accesează prin internet, cu email si parola, așa cum este si ContApp.

Aplicatia ContApp te ajuta cu:

• generarea automata si corecta a documentelor si registrelor contabile;
• corectarea cu ușurința a greșelilor si erorilor de completare;
• acces rapid la documente, cu email si parola de pe orice dispozitiv, de oriunde si oricând;
• siguranța maxima împotriva evenimentelor nedorite care pot afecta utilizatorul comun: virusarea dispozitivelor, defectiuni tehnice, stergerea datelor, pierderea, furtul, incendii etc.
• timpul consumat cu generarea, modificarea, accesarea sau distribuirea unui document se reduce de cel puțin 5 ori;
• Lista de documentele generate de ContApp este aici.