Încasări și plăți în valută la PFA și Profesii Liberale

Încasări și plăți în valută la activitățile independente

Mediul de business este tot mai globalizat, platformele de servicii și de comerț online cresc exponențial în vânzări și devin tot mai populare. Există o diversitate, greu de imaginat, de produse și servicii care pot fi cumpărate online, pe tot globul, din China până în SUA.

Amazon și Alibaba, cele mai mari platforme de e-commerce din lume, oferă o varietatea uriașă de produse, la preturi care sunt uneori de 2, 3 ori mai mici decât cele de pe site-urile din țară. Mai apropiat de noi, avem Spațiul Economic European, integrat și standardizat, accesibil pentru toți antreprenorii români unde putem realiza schimburi comerciale fără nicio barieră.

Pe aceste platforme, o PFA sau o II poate fi atât furnizor de bunuri și servicii, cât și importator sau beneficiar. Poți să cumperi de oriunde și poți să vinzi oriunde. Dar toate aceste operațiuni externe implică transferuri de bani (în diferite valute) și un flux de documente impus de legislația fiscală a fiecărei țări.

În cazul activităților independente, care aplică sistemul de contabilitatea în partidă simplă sau la normă de venit, întâlnim mai multe situații pe care ne propunem să le tratăm în acest capitol:

• La ce curs și la ce dată înregistrăm în RJIP încasarea/plata unei facturi în valută?
• Cum înregistrăm o tranzacție realizată prin sisteme online de plată – așa cum sunt Paypal sau Stripe;
• Ce facem când contul de paypal este pe persoană fizică? Dar când este cont de business?
• Cum înregistrăm diferențele de curs valutar la sumele în euro pe care le avem în conturile bancare sau în numerar?
• Cum înregistrăm achiziția de valute pentru nevoile activității pe care o desfășurăm.

ORDINUL Nr. 170 din 17 februarie 2015 pentru aprobarea Reglementărilor contabile privind contabilitatea în partidă simplă, punctul  “18: Operațiunile efectuate în valută se evidențiază în contabilitate în moneda națională, utilizându‐se cursul de schimb valutar de la data efectuării operațiunii.

Prin curs de schimb de la data efectuării operațiunii se înțelege cursul de schimb al pieței valutare, comunicat de Banca Națională a României, din ultima zi bancară anterioară operațiunii, disponibil ca informație la momentul efectuării operațiunii (încasare, plată, emitere de documente).

Sumele aferente operațiunilor în valută se înregistrează în Registrul‐jurnal de încasări și plăți (cod 14‐1‐1/b) în lei, cu menționarea în coloana de explicații a valorii în valută.”

Ca urmare, orice plată sau încasare în valută, realizată în numele activității independente, în banca sau în numerar (cazuri mai rare) se face la cursul BNR de la data documentului – de regulă data operațiunii din extrasul bancar.

Situația în care plățile și încasările sunt realizate în valuta facturii

În acest caz avem conturi deschise la bănci în valutele utilizate în facturile de livrări și achiziții. Operațiunile de încasări și plăți se realizează în aceste valute.

Astfel, sunt două căi de a nota tranzacțiile în Registrul Jurnal de încasări și plăți:

Calea simplă – vom înregistra venitul încasat sau cheltuiala plătită la cursul din data documentului de încasare, respectiv de plată.

Exemplul 1.1: Avem factură pentru prestare de servicii către client extern, în valoare de 1.000 euro emisă în data de 15 Ianuarie; cursul euro era de 4,5 lei. Se încasează în data de 15 februarie, în contul de euro al PFA; cursul este de 4,7 lei. Vom nota în RJIP “Încasare client extern, 1.000 euro la cursul de 4,7 lei = 4.700 lei.”

În ContApp am implementat acest tip de operație. În ecranul „venituri”, se înregistrează factura către clientul extern iar în pagina „Încasări clienți” se alege clientul și banca în valuta facturii și aplicația va calcula automat suma încasată și va afișa în RJIP.

Calea complexă – Vom înregistra în RJIP factura emisă clientului extern sau factura primită de la furnizorul extern, la cursul BNR de la data facturii. Pe un alt rând vom înregistra diferența de curs valutar dintre momentul facturării și momentul încasării/plății. Aceasta diferență poate fi pozitivă și atunci avem un venit impozabil sau negativă și atunci vom avea cheltuială deductibilă. 

Exemplul 1.2: Am emis factură de prestări de servicii către un client extern, în valoare de 1.000 euro, în data de 15 Ianuarie; cursul euro era de 4,5 lei. Se încasează la data de 15 februarie, în contul de euro al PFA; cursul este de 4,7 lei. Vom nota în în RJIP:

• “Încasare client extern, 1.000 euro la cursul de 4,5 lei = 4.500 lei.”
• „Încasări din diferente de curs valutar = 200 lei”

Venitul impozabil este egal cu 4.700 lei. După cum observați rezultatul este același în ambele cazuri.

Exemplul 2: Am emis factură de prestări de servicii către un client extern, în valoare de 1.200 euro, în data de 22 Ianuarie; cursul euro era de 4,6 lei. Se încasează la data de 25 februarie, în contul de euro al PFA, cursul este de 4,5 lei. Deci cursul scade. Vom nota în în RJIP:

• “Încasare client extern, 1.200 euro la cursul de 4,6 lei = 5.520 lei”
• „Plăți din diferențe de curs valutar = 120 lei” – cheltuieli deductibile

Venitul impozabil este egal cu 5.400 lei.

Vezi mai multe detalii

Situația în care factura este în valută și plata/încasarea este în lei

Această situație a devenit foarte întâlnită ca urmare a dezvoltării comerțului online și a plății cu cardurile bancare. Banca emitentă a cardului face automat conversia din valuta partenerului comercial al PFA la cursul băncii și realizează transferul sumelor, din lei în valută, dacă avem plăți, respectiv din valută în lei, când avem încasări.

În acest caz, cursurile valutare utilizate sunt, în cele mai multe cazuri, defavorabile activității independente. Astfel când cumperi un produs și îl plătești online, cu cardul, cursul de la data plății de pe extrasul de card va fi mai mare decât cursul BNR, iar când se încasează o factură de venituri, cursul valutar este mai mic decât cursul BNR.

Așadar, se pune problema cum tratăm aceste diferențe de curs valutar, dacă sunt recunoscute în contabilitate și pot reprezenta venituri impozabile respectiv cheltuieli deductibile.

Atunci când realizăm plăți prin intermediul platformelor de plată online, înregistrăm plata la cursul BNR din data tranzacție și nu la cursul băncii sau la cursul VISA, Mastercard, PAYPAL, STRIPE, etc. Întotdeauna se face conversie la suma plătită în valută, la cursul BNR din data plății.

Exemplul 3. Telefon Samsung cumpărat de pe amazon de la prețul de 500 euro. Cursul tranzacției (cursul VISA card), este de 4,8 lei, iar cursul BNR este 4,6 lei. Tranzacția se realizează în aceeași zi, deci nu sunt diferențe între factură și plată la cursul BNR.

Vom avea pe extrasul bancar o plată de 2.400 lei si vom nota în RJIP:

• plata factura la curs BNR: 500 euro x 4,6 lei = 2.300 lei;
• cheltuieli deductibile din diferențe de curs valutar: 500 euro x (4,8 – 4,6 lei) = 100 lei;

Soluția de mai sus se aplică tuturor tranzacțiilor de pe orice altă platformă online. Documentele justificative sunt: factura (invoice-ul emis de furnizor) și extrasul bancar al cardului de pe care s-a făcut plata.

Vânzările de servicii și produse prin intermediul platformelor online

Încă de la început este important ca activitatea independentă să dețină cont deschis în nume propriu pe aceste platforme. Tranzacțiile realizate pe un cont înregistrat oferă mai multă transparență operațiunilor și permit deductibilitatea cheltuielilor cu utilizarea platformei.

Vânzarea de produse și servicii prin intermediul platformelor online (marketplace-uri sau pe site-uri proprii) presupune emiterea facturii către client, în valuta magazinului și concomitent se emite aceeași factură și în lei, la cursul BNR din data facturării.

Respectând prevederea legală din legea contabilității în partidă simplă, încasarea facturii se înregistrează în RJIP la cursul BNR de la data operațiunii. Diferența dintre valoarea facturii în lei, calculate la cursul BNR și valoarea efectiv încasată în contul platformei constituie cheltuială nedeductibilă sau venit impozabil in cazul in care diferenta de curs este favorabila.

Comisioanele platformei se plătesc conform facturii emise (de platformă), dacă avem cont înregistrat pe numele activității si reprezinta cheltuieli deductibile.

Documentele justificative sunt facturile și extrasul sau statementul sau raportul platformei cu tranzacțiile realizate.

În situația în care nu avem cont deschis pe platformă în numele activității, comisioanele nu sunt deductibile. În acest caz se adaugă ca document justificativ același raport ca mai sus, emis de platformă în numele persoanei fizice.

În ContApp, deși inițial nu am permis încasarea și plata facturilor direct din conturi de lei, am modificat această restricție și acum poți selecta la încasarea/plata unui furnizor un cont de lei, iar aplicația va face automat conversia la cursul BNR și va completa Registrul de Încasări și plăți.

Exemplul 4: O PFA livrează servicii de web design către un client din UK. Prețul este de 1.800 euro. Data facturii este 18 februarie, cursul BNR este 4,6 lei. Clientul plătește direct în contul de lei deschis la o bancă comercială din România în data de 21 februarie. Cursul băncii este este 4,5 lei iar cursul BNR este 4,7 lei. Vom nota în RJIP:

• Încasare factura client extern la curs BNR: 1800 euro x 4,7 lei = 8.460 lei;
• Cheltuieli deductibile cu diferenta de curs valutar: 1.800 x (4,7-  4,5 lei) = 360 lei;

Observație 1. Diferențele de curs valutar pentru sumele în valută existente în sold la o anumită dată nu se înregistrează în contabilitate pfa. Încasările în valută au fost înregistrate în RJIP la data operațiunii și impozitate la închiderea anului fiscal. Ulterior, diferențele de curs calculate, la disponibilul în valută din conturile bancare sau din casă, nu mai afectează venitul sau cheltuielile activității.

Observație 2. Data înregistrării unei operațiuni în RJIP este data încasării sau a plății, nu data facturii. Vezi aici Registrul jurnal de încasări și plăți.

Observație 3. Pentru completarea declarațiilor 300, 301, 390, valoarea facturilor de vânzări sau a facturilor de achiziții emise în valută, se calculează în lei la cursul BNR de la data facturii.

Înregistrarea diferențelor de curs valutar în ContApp

Cf. ORDINULUI Nr. 170 din 17 februarie 2015 pentru aprobarea Reglementărilor contabile privind contabilitatea în partidă simplă, punctul “18: Operațiunile efectuate în valută se evidențiază în contabilitate în moneda națională, utilizându‐se cursul de schimb valutar de la data efectuării operațiunii.”

Prin curs de schimb de la data efectuării operațiunii se înțelege cursul de schimb al pieței valutare, comunicat de Banca Națională a României, din ultima zi bancară anterioară operațiunii, disponibil ca informație la momentul efectuării operațiunii (încasare, plată, emitere de documente).

O problemă apare în situația în care se realizează schimburi valutare sau se plătesc facturi emise în valută direct din conturi de lei. Aceste operațiuni se realizează automat la cursul băncii, care este diferit de cursul BNR.

Exemple:

• Transferul sumei de 1.000 euro din contul de euro în contul de lei al aceleiași activități. În toate cazurile, cursul de schimb oferit de bancă este mai mic decât cursul de schimb al BNR, și atunci se înregistrează o diferență de curs nefavorabilă.
• O factură emisă în valută este plătită direct din contul de lei, la cursul băncii, care în cele mai multe cazuri este nefavorabil. Sau o factură de venituri, emisă în valută, dar încasată într-un cont bancar de lei, la un curs diferit de cel BNR, care aproape în toate cazurile este nefavorabil.

În acest caz, suntem obligați să înregistrăm diferențele de curs valutar, anume diferența dintre cursul băncii și cursul BNR de la data operațiunii. Aceste diferențe de curs valutar se înregistrează în RJIP pentru a respecta prevederile din Ordinul 170, de mai sus. 

În ContApp poți verifica cu ușurință în secțiunea dedicată de la Setări Firmă/ Secțiunea de Case/Bănci.

Alte precizări legate de operațiunile cu valute

În situația in care nu avem factură și avem doar document de încasare/plată, În ContApp acestea se operează la încasări sau plăți diverse, unde se va prelua automat cursul valutar de la data documentului de plata/incasare: bon fiscal, chitanta în valută, extras bancar, etc.

Revenind la întrebările de la începutul capitolului, Diferentele de curs valutar pentru sumele in valuta nu se inregistreaza in RJIP. Încasările în valută au fost înregistrate în RJIP la data operațiunii și impozitate la închiderea anului fiscal. Ulterior, diferențele de curs calculate, la  disponibilul în valută din conturile bancare sau din casa, nu mai afectează venitul sau cheltuielile activității.

Observație 1. Data înregistrării unei operațiuni in RJIP este data incasarii sau a plății, nu data facturii. Vezi aici Registrul jurnal de incasari si plati în valută.

Observație 2. Sunt anumite situații când persoanelor fizice care desfășoară activități independente, care nu sunt înregistrați ca plătitori de TVA în România, sunt obligate sa se înregistreze la ANAF pentru tranzacții intracomunitare- nu conteaza dacă respectiva persoană este  impozitata la norma de venit sau în sistem real. Verifica te rog capitolul dedicat din cuprinsul ghidului.Observație 3. Pentru completarea declarațiilor 300, 301, 390, valoarea facturilor de vanzari sau a facturilor de achiziții emise în valută, se calculează în lei la cursul BNR de la data facturii.