Incasari si plati in valuta la activitatile independente

Incasari si plati in valuta la activitatile independente

Mediul de business este tot mai globalizat, platformele de servicii si de comert online cresc exponential in vanzari si devin tot mai populare. Exista o diversitate, greu de imaginat, de produse si servicii care pot fi cumparate online, pe tot globul, din China pana in SUA.

Amazon si Alibaba, cele mai mari platforme de e-commerce din lume, ofera o varietatea uriasa de produse, la preturi care sunt uneori de 2, 3 ori mai mici decat cele de pe site-urile din tara. Mai apropiat de noi, avem Spatiul Economic European, integrat si standardizat, accesibil pentru toti antreprenorii romani unde putem realiza schimburi comerciale fara nicio bariera.

Pe aceste platforme, o PFA sau o II poate fi atat furnizor de bunuri si servicii, cat si importator sau beneficiar. Poti sa cumperi de oriunde si poti sa vinzi oriunde. Dar toate aceste operatiuni externe implica transferuri de bani (in diferite valute) si un flux de documente impus de legile fiscale.

In cazul activitatilor independente, care aplica sistemul de contabilitatea in partida simpla sau la norma de venit, intalnim mai multe situatii pe care ne propunem sa le tratam in acest capitol:

• La ce curs si la ce data inregistram in RJIP incasarea/plata unei facturi in valuta?
• Cum inregistram o tranzactie realizata prin sisteme online de plata – cu carduri emise in lei.
• Ce facem cand cardul bancar sau contul de procesare plati (paypal) este pe persoana fizica? Dar cand este cont de business?
• Cum inregistram diferentele de curs valutar la sumele in euro pe care le avem in conturile bancare sau in numerar?
• Cum inregistram achizita de valute pentru nevoile activitatii pe care o desfasuram.

ORDINUL   Nr. 170 din 17 februarie 2015 pentru aprobarea Reglementarilor contabile privind contabilitatea in partida simpla, punctul  “18: Operatiunile efectuate in valuta  se evidentiaza  in contabilitate in moneda nationala, utilizandu‐se cursul de schimb valutar de la data efectuarii operatiunii.

Prin curs de schimb de la data efectuarii operatiunii se intelege cursul de schimb al pietei valutare, comunicat de Banca Nationala a Romaniei, din ultima zi bancara anterioara operatiunii, disponibil ca informatie la momentul efectuarii operatiunii (incasare, plata, emitere de documente).

Sumele aferente operatiunilor in valuta se inregistreaza in Registrul‐jurnal de incasari si plati (cod 14‐1‐1/b) in lei, cu mentionarea in coloana de explicatii a valorii in valuta.”

Ca urmare, orice plata sau incasare in valuta, realizata in numele activitatii independente, in banca sau in numerar (cazuri mai rare) se face la cursul BNR de la data documentului – de regula data operatiunii din extrasul bancar.

Situatia in care platile si incasarile sunt realizate in valuta facturii

In acest caz, avem conturi deschise la banci in valutele utilizate in facturile de livrari si achizitii prin urmare operatiunile de incasari si plati se realizeaza in aceste valute.

Astfel, sunt doua cai de a nota tranzactiile in Registrul Jurnal de Incasari si Plati:

Calea simpla – vom inregistra venitul incasat sau cheltuiala platita la cursul din data documentului de incasare, respectiv de plata.

Exemplul 1.1: Avem factura pentru prestare de servicii catre client extern, in valoare de 1.000 euro emisa in data de 15 Ianuarie, cursul euro era de 4,5 lei se incaseaza in data de 15 februarie, in contul de euro al PFA, cursul este de 4,7 lei. Vom nota in in RJIP “Incasare client extern, 1.000 euro la cursul de 4,7 lei = 4.700 lei.”

In ContApp am implementat acest tip de operatie. In pagina de Facturi venituri se inregistreaza factura catre clientul extern iar pagina Incasari clienti se alege clientul si banca in valuta facturii si aplicatia va calcula automat suma incasata si va afisa in RJIP conform prevederilor legii contabilitatii in partida simpla

Calea complexa – Vom inregistra in RJIP factura emisa clientului extern sau factura primita de la furnizorul extern, la cursul BNR de la data facturii. Pe un alt rand vom inregistra diferentea de curs valutar dintre momentul facturarii si momentul incasarii/platii. Aceasta diferenta poate fi pozitiva si atunci avem un venit impozabil sau negativa si atunci vom avea cheltuiala deductibila. Aceasta este metoda pe care o foloseste SAGA, care in opinia noastra este incorecta deoarece diferentele de curs valutar pot conduce la cresteri artificiale ale venitului brut.

Exemplul 1.2: Am emis factura de prestari de servicii catre un client extern, in valoare de 1.000 euro, in data de 15 Ianuarie; cursul euro era de 4,5 lei, se incaseaza la data de 15 februarie, in contul de euro al PFA, cursul este de 4,7 lei. Vom nota in in RJIP:

• “Incasare client extern, 1.000 euro la cursul de 4,5 lei = 4.500 lei.”
• „Incasari din diferente de curs valutar = 200 lei”

Venitul impozabil este egal cu 4.700 lei. Dupa cum observati rezultatul este acelasi in ambele cazuri.

Exemplul 2: Am emis factura de prestari de servicii catre un client extern, in valoare de 1.200 euro, in data de 22 Ianuarie; cursul euro era de 4,6 lei, se incaseaza la data de 25 februarie, in contul de euro al PFA, cursul este de 4,5 lei. Deci cursul scade. Vom nota in in RJIP:

• “Incasare client extern, 1.200 euro la cursul de 4,6 lei = 5.520 lei”
• „Plati din diferente de curs valutar = 120 lei”

Venitul impozabil este egal cu 5.400 lei.

In Contapp poti sa facturezi si sa faci plati si incasari in 32 de monede. Aplicatia calculeaza automat sumele in lei folosind cursul BNR, actualizat automat. Registrul Jurnal de incasari si plati afiseaza sumele in valuta si cursul valutar utilizat.

Exemplu de contabilizare a diferentelor de curs valutar cu impact asupra sistemului de impozitare.

O persoana fizica, cu activitate de consultanta in IT, incaseaza in cursul anului veniturile in lire sterline, astfel:

• Conforma Saga, care inregistreaza diferentele de curs valutar, venitul brut inregistrat este de 486.305 lei din care 5.023 sunt diferente de curs valutar inregistrate ca cheltuieli deductibile;
• Conform Contapp, care nu inergistreaza diferentele de curs valutar, venitul brut inregistrat este de 481.283 lei.

Ce observam, venitul net este acelasi, dar tinand cont de cursul valutar mediu din 2020, de 4,8371 lei, PFA-ul ar fi trebuit sa aplice impozitare in sistem real din 2021, ceea ce nu este corect. Venitul brut realizat este sub plafonul de 100.000 euro.

Situatia in care factura este in valuta si plata/incasarea este in lei

Aceasta situatie a devenit foarte intalnita ca urmare a dezvoltarii comertului online si a platii cu cardurile bancare. Banca emitenta a cardului face automat conversia din valuta partenerului comercial al PFA la cursul bancii si realizeaza transferul sumelor, din lei in valuta, daca avem plati, respectiv din valuta in lei, cand avem incasari.

In acest caz, cursurile valutare utilizate sunt, in cele mai multe cazuri, defavorabile activitatii independente. Astfel cand cumperi un produs si il platesti online, cu cardul, cursul de la data platii de pe extrasul de card va fi mai mare decat cursul BNR, iar cand se incaseaza o factura de venituri, cursul valutar este mai mic decat cursul BNR.

Asadar, se pune problema cum tratam aceste diferente de curs valutar, daca sunt recunoscute in contabilitate si pot reprezenta venituri impozabile respectiv cheltuieli deductibile.

Atunci cand realizam plati prin intermediul platformelor de plata online, vom inregistram plata la cursul BNR din data tranzactie si nu la cursul bancii sau la cursul VISA, Mastecard, PAYPAL, STRIPE, etc. Intotdeauna se face conversie la suma platita in valuta, la cursul BNR din data platii.

Exemplul 3. Telefon Samsung cumparat de pe amazon de la pretul de 500 euro. Cursul tranzactiei (cursul VISA card), este de 4,8 lei, iar cursul BNR este 4,6 lei. Tranzactia se realizeaza in aceeasi zi, deci nu sunt diferente intre factura si plata la cursul BNR.

Vom avea pe extrasul bancar o plata de 2.400 lei dar vom nota in RJIP:

– plata de 2.300 lei, 500 euro la cursul BNR de 4,6 lei, cu achizita telefonului si – plata de 100 de lei cheltuiala nedeductibila din diferente de curs valutar.

Solutia de mai sus se aplica tuturor tranzactiilor de pe orice alta platforma online. Documentele justificative sunt: factura (invoice-ul emis de furnizor) si extrasul bancar al cardului de pe care s-a facut plata.

 Vanzarile de servicii si produse prin intermediul platformelor online.

Inca de la inceput, este important ca activitatea independenta sa detina cont deschis in nume propriu pe aceste platforme. Tranzactiile realizate pe un cont inregistrat ofera mai multa transparenta operatiunilor si permit deductibilitatea cheltuielilor cu utilizarea platformei.

Vanzarea de produse si servicii prin intermediul platformelor online (marketplace-uri sau pe site-uri proprii) presupune emiterea facturii catre client, in valuta magazinului si concomitent se emite aceeasi factura si in lei, la cursul BNR din data facturarii.

Respectand prevederea legala din legea contabilitatii in partida simpla, incasarea facturii se inregistreaza in RJIP la cursul BNR de la data operatiunii. Diferenta dintre valoarea facturii in lei, calculate la cursul BNR si valoarea efectiv incasata in contul platformei constituie cheltuiala nedeductibila.

Comisioanele platformei se platesc conform facturii emise (de platforma), daca avem cont inregistrat pe numele activitatii,

Documentele justificative sunt facturile si extrasul sau statementul sau raportul platformei cu tranzactiile realizate.

In situatia in care nu avem cont deschis pe platforma in numele activitatii, comisioanele nu sunt deductibile. In acest caz se adauga ca document justificativ acelasi raport ca mai sus, emis de platforma in numele persoanei fizice.

Pentru a evita confiscarea sumelor este ideal ca toate documentele justificative si conturile deschise sa fie realizate in numele activitati independente.

In Contapp, desi initial nu am permis incasarea si plata facturilor direct din conturi de lei, am modificat aceasta restrictie si acum poti selecta la incasarea/plata unui furnizor un cont de lei, iar aplicatia va face automat conversia la cursul BNR si va completa Registrul de Incasari si plati.

Exemplul 4: O PFA livreaza servicii de web design catre un client din UK. Pretul este de 1.800 euro. Data facturii este 18 februarie, cursul BNR este 4,6 lei. Clientul plateste direct in contul de lei deschis la o banca comercila din Romania in data de 21 februarie. Cursul bancii este este 4,5 lei iar cursul BNR este 4,7 lei. Vom nota in RJIP :

• Incasare client extern 1800 euro la cursul de 4,7 lei = 8.460 lei desi in contul bancii avem 1.800 x 4,5 lei = 8.100 lei;

Dupa cum se observa, venitul impozabil a crescut cu 180 lei desi s-a incasat la cursul bancii de 4,5 lei, sub cursul la care s-a facturat. Diferenta aceasta de curs nu este o cheltuiala deductibila pentru activitatea independenta pentru ca s-ar incalca regula cursului BNR fixata prin punctul 18 din legea contabilitatii in partida simpla.

Totusi, pentru a inchide jurnalul de banca sau de casa, putem inregistra diferentele de curs valutar separate ca fiind cheltuieli nedeductibile.

Situatia in care nu avem factura, avem doar document de incasare/plata

In Contapp aceste documente se opereaza la incasari sau plati diverse, si se va folosi automat cursul valutar de la data documentului de plata/incasare: bon fiscal, chitanta in valuta, extras bancr, etc.

Revenind la intrebarile de la inceputul capitolului, Diferentele de curs valutar pentru sumele in valuta nu se inregistreaza in RJIP. Incasarile in valuta au fost inregistrate in RJIP la data operatiunii si impozitate la inchiderea anului fiscal. Ulterior, diferentele de curs calculate, la disponibilul in valuta din conturile bancare sau din casa, nu mai afecteaza venitul sau cheltuielile activitatii.

Important! Achizitia de valuta pentru nevoile activitatii precum si costurile rezultate din schimbul valutar, nu se inregistreaza in RJIP.

Observatie 1. Data inregistrarii unei operatiuni in RJIP este data incasarii sau a platii, nu data facturii. Vezi aici Registrul jurnal de incasari si plati in valuta.

Observatie 2. Sunt anumite situatii cand persoanelor fizice care desfasoara activitati independente, care nu sunt inregistrati ca platitori de TVA in Romania, sunt obligate sa se inregistreze la ANAF pentru tranzactii intracomunitare.  De asemenea nu conteaza daca respectiva persoana este  impozitata la norma de venit sau in sistem real. Verifica te rog capitolul dedicat din cuprinsul ghidului.

Observatie 3. Pentru completarea declaratiilor 300, 301, 390, valoarea facturilor de vanzari sau a facturilor de achizitii emise in valuta, se calculeaza in lei la cursul BNR de la data facturii.