{"id":128855,"date":"2026-09-04T07:31:00","date_gmt":"2026-09-04T07:31:00","guid":{"rendered":"http:\/\/contapp.hype.ro\/noua-lege-a-contabilitatii-pentru-pfa\/"},"modified":"2026-09-25T11:42:45","modified_gmt":"2026-09-25T11:42:45","slug":"documente-contabile-pfa","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/contapp.ro\/blog\/documente-contabile-pfa\/","title":{"rendered":"Arhivarea documentelor contabile la PFA: c\u00e2t timp le p\u0103strezi \u0219i cum le arhivezi electronic"},"content":{"rendered":"\n<div class=\"wp-block-rank-math-toc-block\" id=\"rank-math-toc\"><h2>Cuprins<\/h2><nav><ul><li><a href=\"#cat-timp\">C\u00e2t timp p\u0103strezi registrele \u0219i documentele<\/a><\/li><li><a href=\"#arhivare-hartie\">Arhivarea pe h\u00e2rtie<\/a><\/li><li><a href=\"#arhivare-electronica\">Arhivarea electronic\u0103<\/a><\/li><li><a href=\"#e-factura\">e-Factura: originalul este fi\u0219ierul XML<\/a><\/li><li><a href=\"#ce-risti\">Ce ri\u0219ti dac\u0103 documentele lipsesc<\/a><\/li><li><a href=\"#pe-scurt\">Pe scurt<\/a><\/li><li><a href=\"#in-contapp\">Arhiva \u00een ContApp<\/a><\/li><li><a href=\"#intrebari-frecvente\">\u00centreb\u0103ri frecvente<\/a><\/li><\/ul><\/nav><\/div>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Registrele \u0219i documentele justificative ale unui PFA, ale unei \u00eentreprinderi individuale sau ale unei profesii liberale nu se arunc\u0103 la sf\u00e2r\u0219itul anului. Legea stabile\u0219te c\u00e2t timp le p\u0103strezi, iar de c\u00e2\u021biva ani le po\u021bi \u021bine integral \u00een format electronic. Mai jos ai termenele \u00een vigoare, cum le arhivezi pe h\u00e2rtie sau electronic, ce faci cu XML-ul e-Factura \u0219i ce ri\u0219ti dac\u0103 lipsesc la un control.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Regulile de \u00eentocmire a documentelor \u0219i a registrelor sunt \u00een <a href=\"https:\/\/contapp.ro\/blog\/introducere-in-contabilitatea-in-partida-simpla\/\" data-type=\"post\" data-id=\"139980\">introducerea \u00een contabilitatea \u00een partid\u0103 simpl\u0103<\/a> \u0219i \u00een articolul despre <a href=\"https:\/\/contapp.ro\/blog\/registre-obligatorii-in-contabilitatea-pfa-diferente-de-completare\/\" data-type=\"post\" data-id=\"129323\">registrele obligatorii la PFA<\/a>. Aici e vorba doar de p\u0103strarea lor.<\/p>\n\n\n\n<h2 id=\"cat-timp\" class=\"wp-block-heading\">C\u00e2t timp p\u0103strezi registrele \u0219i documentele<\/h2>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-table\"><table class=\"has-fixed-layout\"><thead><tr><th>Ce p\u0103strezi<\/th><th>C\u00e2t timp<\/th><\/tr><\/thead><tbody><tr><td>Registrele contabile (registrul-jurnal de \u00eencas\u0103ri \u0219i pl\u0103\u021bi, registrul-inventar, registrul de eviden\u021b\u0103 fiscal\u0103)<\/td><td>5 ani<\/td><\/tr><tr><td>Documentele justificative (facturi, extrase, chitan\u021be, bonuri, contracte)<\/td><td>5 ani<\/td><\/tr><tr><td>Documentele care dovedesc provenien\u021ba bunurilor cu durat\u0103 de utilizare mai mare de 5 ani<\/td><td>pe toat\u0103 perioada \u00een care folose\u0219ti bunurile<\/td><\/tr><tr><td>Statele de salarii, dac\u0103 ai angaja\u021bi<\/td><td>5 ani<\/td><\/tr><\/tbody><\/table><\/figure>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Cei 5 ani se calculeaz\u0103 de la <strong>1 iulie a anului urm\u0103tor<\/strong> celui \u00een care s-a \u00eencheiat exerci\u021biul financiar. Exemplu: documentele din 2026 apar\u021bin exerci\u021biului \u00eencheiat la 31 decembrie 2026; termenul curge de la 1 iulie 2027 \u0219i se \u00eempline\u0219te la 1 iulie 2032.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Excep\u021bia de la regula de 5 ani prive\u0219te bunurile folosite mai mult timp, de exemplu un echipament sau un autoturism al activit\u0103\u021bii: p\u0103strezi factura de achizi\u021bie \u0219i celelalte documente care le dovedesc provenien\u021ba c\u00e2t timp le folose\u0219ti.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"has-background wp-block-paragraph\" style=\"background-color:#f4eeee;padding-top:20px;padding-right:20px;padding-bottom:20px;padding-left:20px\"><strong>Aten\u021bie la sursele vechi.<\/strong> Legea nr. 36\/2023 a unificat termenele de p\u0103strare la 5 ani. Termenele de 10 ani pentru documente \u0219i de 50 de ani pentru statele de salarii sunt abrogate, dar apar \u00eenc\u0103 \u00een ghiduri \u0219i ordine mai vechi.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Termenul de p\u0103strare nu e acela\u0219i lucru cu termenul \u00een care ANAF poate stabili obliga\u021bii suplimentare. Cum se calculeaz\u0103 prescrip\u021bia pentru fiecare an afli din articolul despre <a href=\"https:\/\/contapp.ro\/blog\/termenul-de-prescriptie-fiscala\/\" data-type=\"post\" data-id=\"136599\">termenul de prescrip\u021bie fiscal\u0103<\/a>.<\/p>\n\n\n\n<h2 id=\"arhivare-hartie\" class=\"wp-block-heading\">Arhivarea pe h\u00e2rtie<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Dac\u0103 p\u0103strezi documentele pe h\u00e2rtie:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>le grupezi \u00een dosare numerotate;<\/li>\n\n\n\n<li>le ordonezi cronologic \u0219i sistematic, separat pentru fiecare an;<\/li>\n\n\n\n<li>p\u0103strezi dosarele \u00eentr-un spa\u021biu care le fere\u0219te de degradare sau distrugere.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Documentele se p\u0103streaz\u0103, dup\u0103 caz, la domiciliul fiscal, la sediul profesional sau la sediile secundare.<\/p>\n\n\n\n<h2 id=\"arhivare-electronica\" class=\"wp-block-heading\">Arhivarea electronic\u0103<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Normele privind documentele financiar-contabile (OMFP nr. 2634\/2015) permit ca documentele s\u0103 fie \u00eentocmite \u0219i p\u0103strate pe h\u00e2rtie sau \u00een format electronic. Concret:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>documentele \u00een format electronic sunt cele emise \u0219i primite electronic, cu informa\u021biile cerute de norme;<\/li>\n\n\n\n<li>po\u021bi p\u0103stra documentele pe suport electronic, inclusiv pe cele pe care le-ai scanat din h\u00e2rtie, f\u0103r\u0103 s\u0103 aplici Legea nr. 135\/2007 privind arhivarea electronic\u0103;<\/li>\n\n\n\n<li>dac\u0103 \u021bii eviden\u021ba cu un program informatic, documentele se pot p\u0103stra pe suporturi tehnice, cu condi\u021bia s\u0103 poat\u0103 fi listate oric\u00e2nd, la nevoie sau la cererea organelor de control;<\/li>\n\n\n\n<li>po\u021bi \u00eencredin\u021ba arhiva unui operator autorizat pentru servicii arhivistice, dar r\u0103spunderea pentru p\u0103strare r\u0103m\u00e2ne a ta.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Nu mai e nevoie de registre tip\u0103rite \u0219i nici de parafarea lor la vreo institu\u021bie. Registrele vechi pe h\u00e2rtie le po\u021bi trece \u00een format electronic, cu condi\u021bia s\u0103 le p\u0103strezi p\u00e2n\u0103 la expirarea termenului.<\/p>\n\n\n\n<h2 id=\"e-factura\" class=\"wp-block-heading\">e-Factura: originalul este fi\u0219ierul XML<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Pentru facturile transmise prin sistemul e-Factura, <strong>exemplarul original este fi\u0219ierul XML<\/strong>, nu PDF-ul generat din el. De aceea e-Factura se arhiveaz\u0103 doar electronic, pe toat\u0103 durata termenului de p\u0103strare.<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>ANAF p\u0103streaz\u0103 fi\u0219ierele \u00een Spa\u021biul Privat Virtual doar 60 de zile, deci descarc\u0103-le \u0219i arhiveaz\u0103-le \u00een acest interval;<\/li>\n\n\n\n<li>facturile c\u0103tre alte firme se transmit \u00een sistem \u00een <strong>5 zile lucr\u0103toare<\/strong> de la emitere;<\/li>\n\n\n\n<li>dac\u0103 prime\u0219ti \u0219i \u00eenregistrezi o factur\u0103 B2B care nu a trecut prin sistem, ri\u0219ti o amend\u0103 de 15% din valoarea ei \u2014 sanc\u021biunea se aplic\u0103 \u0219i destinatarului, nu doar emitentului.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Regulile complete sunt \u00een articolul despre <a href=\"https:\/\/contapp.ro\/blog\/e-factura\/\" data-type=\"post\" data-id=\"129329\">e-Factura pentru PFA \u0219i profesii liberale<\/a>.<\/p>\n\n\n\n<h2 id=\"ce-risti\" class=\"wp-block-heading\">Ce ri\u0219ti dac\u0103 documentele lipsesc<\/h2>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>documentele justificative nep\u0103strate sau registrele ne\u021binute se sanc\u021bioneaz\u0103 cu amend\u0103 de la <strong>300 la 4.000 lei<\/strong>, potrivit Legii contabilit\u0103\u021bii nr. 82\/1991;<\/li>\n\n\n\n<li>neprezentarea registrelor \u0219i a documentelor la locul indicat de organul fiscal se sanc\u021bioneaz\u0103 cu amend\u0103 de la <strong>6.000 la 8.000 lei<\/strong> pentru persoane fizice, potrivit Codului de procedur\u0103 fiscal\u0103.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Toate amenzile care privesc un PFA sunt adunate \u00een articolul despre <a href=\"https:\/\/contapp.ro\/blog\/amenzi-pfa\/\" data-type=\"post\" data-id=\"128821\">amenzile PFA<\/a>.<\/p>\n\n\n\n<h2 id=\"pe-scurt\" class=\"wp-block-heading\">Pe scurt<\/h2>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>p\u0103strezi registrele \u0219i documentele 5 ani de la 1 iulie a anului urm\u0103tor, iar documentele bunurilor folosite mai mult timp, pe toat\u0103 durata utiliz\u0103rii;<\/li>\n\n\n\n<li>le po\u021bi \u00eentocmi \u0219i p\u0103stra numai \u00een format electronic;<\/li>\n\n\n\n<li>la e-Factura, originalul e fi\u0219ierul XML: descarc\u0103-l din SPV \u00een 60 de zile;<\/li>\n\n\n\n<li>nu ai obliga\u021bia s\u0103 le tip\u0103re\u0219ti: le listezi doar dac\u0103 \u021bi le cer organele de control.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h2 id=\"in-contapp\" class=\"wp-block-heading\">Arhiva \u00een ContApp<\/h2>\n\n\n\n<div class=\"wp-block-group has-background is-layout-constrained wp-container-core-group-is-layout-fdd52c5e wp-block-group-is-layout-constrained\" style=\"background-color:#d9ead3;margin-top:20px;margin-bottom:20px;padding-top:20px;padding-right:20px;padding-bottom:20px;padding-left:20px\">\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>\u00cen ContApp<\/strong> registrele \u0219i documentele se genereaz\u0103 automat, iar e-facturile primite \u0219i emise se descarc\u0103 automat din SPV, f\u0103r\u0103 s\u0103 urm\u0103re\u0219ti termenul de 60 de zile. Le accesezi de pe orice dispozitiv \u0219i le po\u021bi lista oric\u00e2nd, la cererea unui control.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Vezi <a href=\"https:\/\/suport.contapp.ro\/article\/85-lista-de-documente-contapp\">lista documentelor generate de ContApp<\/a> \u0219i cum func\u021bioneaz\u0103 <a href=\"https:\/\/contapp.ro\/program-contabilitate-pfa\/?ref=blog-arhivare\">programul de contabilitate ContApp<\/a>.<\/p>\n<\/div>\n\n\n\n<h2 id=\"intrebari-frecvente\" class=\"wp-block-heading\">\u00centreb\u0103ri frecvente<\/h2>\n\n\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\">C\u00e2t timp p\u0103strez documentele contabile la PFA?<\/h4>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">5 ani, calcula\u021bi de la 1 iulie a anului urm\u0103tor celui \u00een care s-a \u00eencheiat exerci\u021biul financiar. Documentele care dovedesc provenien\u021ba bunurilor cu durat\u0103 de utilizare mai mare de 5 ani se p\u0103streaz\u0103 pe toat\u0103 perioada \u00een care folose\u0219ti bunurile.<\/p>\n\n\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\">Mai e valabil termenul de 10 ani?<\/h4>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Nu. Legea nr. 36\/2023 a unificat termenele de p\u0103strare la 5 ani, inclusiv pentru statele de salarii. Termenul de 10 ani apare doar \u00een surse mai vechi.<\/p>\n\n\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\">Pot p\u0103stra documentele doar \u00een format electronic?<\/h4>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Da. Documentele financiar-contabile se pot \u00eentocmi \u0219i p\u0103stra \u00een format electronic, inclusiv cele scanate din h\u00e2rtie, cu condi\u021bia s\u0103 poat\u0103 fi listate oric\u00e2nd la cererea organelor de control.<\/p>\n\n\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\">Cum arhivez e-facturile?<\/h4>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Descarci fi\u0219ierul XML din Spa\u021biul Privat Virtual \u00een cele 60 de zile \u00een care ANAF \u00eel p\u0103streaz\u0103 \u0219i \u00eel arhivezi electronic pe toat\u0103 durata termenului de p\u0103strare. XML-ul este exemplarul original al facturii.<\/p>\n\n\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\">Ce amend\u0103 risc dac\u0103 nu p\u0103strez documentele?<\/h4>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">\u00centre 300 \u0219i 4.000 de lei, potrivit Legii contabilit\u0103\u021bii. Dac\u0103 nu prezin\u021bi registrele \u0219i documentele la locul indicat de organul fiscal, amenda pentru persoane fizice este \u00eentre 6.000 \u0219i 8.000 de lei.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Registrele \u0219i documentele PFA se p\u0103streaz\u0103 5 ani de la 1 iulie a anului urm\u0103tor, iar cele ale bunurilor folosite mai mult timp, pe toat\u0103 durata utiliz\u0103rii. Cum le arhivezi pe h\u00e2rtie sau electronic \u0219i ce faci cu XML-ul e-Factura.<\/p>\n","protected":false},"author":2,"featured_media":143142,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[474],"tags":[37,35,420],"class_list":["post-128855","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-ghid-contabilitate-pfa","tag-contabilitate-in-partida-simpla","tag-contabilitate-pfa","tag-contabilitate-pfa-digitala"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/contapp.ro\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/128855","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/contapp.ro\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/contapp.ro\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/contapp.ro\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/users\/2"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/contapp.ro\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=128855"}],"version-history":[{"count":6,"href":"https:\/\/contapp.ro\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/128855\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":143144,"href":"https:\/\/contapp.ro\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/128855\/revisions\/143144"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/contapp.ro\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/media\/143142"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/contapp.ro\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=128855"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/contapp.ro\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=128855"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/contapp.ro\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=128855"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}