Cele mai frecvente greșeli intâlnite în contabilitatea pfa

Contabilitatea in partida simpla – cele mai frecvente greseli intalnite. Contabilitatea PFA. Contabilitate profesii liberale.

1. Introducerea platilor de contributii sociale la cheltuieli deductibile.

Este greseala cea mai frecventa, deoarece afecteaza chiar modul de stabilire a obligatiei de a plati contributii sociale. Ordinul de aplicare a Registrului de evidenta fiscala, Nr. 3254/2017 din 19 decembrie 2017, la art. 3: prevede clar ca nu se introduc la cheltuieli deductibile platile de contributii sociale:

• Conform codului fiscal, in vigoare din 2018, CAS se deduce la sectiunea dedicata din Declaratia unica, la nivelul contributiei datorate, (nu conteaza daca si cat anume s-a achitat din contributie, pana la data depuneri declaratiei).
• Tot din 2018, CASS nu mai este deductibila la calculul venitului impozabil;
• Prin urmare, contributiile sociale datorate nu se introduc nici la pierderi fiscale de raportat;

In Contapp am creat categorii fiscale speciale pentru contributii – si aplicatia calculeaza automat si corect deductibiliatatea platilor de contributii si impozite;

2. Nu se tine cont de condițiile generale de deducere a cheltuielilor

Conform codului fiscal actualizat, conditiile generale pe care trebuie sa le indeplineasca cheltuielile efectuate in scopul desfasurarii activitatii independente, pentru a putea fi deduse, in functie de natura acestora, sunt:

a) sa fie efectuate in cadrul activitatilor independente, justificate prin documente; (documentul sa fie emis pe numele PFA/PFI/II/IF),

b) sa fie cuprinse in cheltuielile exercitiului financiar al anului in cursul caruia au fost platite;

Bonurile fiscale emise de aparatele de marcat fiscale – casa de marcat – reprezentand plati efectuate, trebuie sa indeplineasca urmatoarele conditii pentru ca plata sa fie considerata deductibila:

• sa fie insotite de factura emisa pe numele activitatii – numele PFA/PFI/II/IF, sau
• pe bon este tiparit CUI-ul PFA/PFI/II/IF (cand valoarea platii este mai mica de 100 de euro), sau
• se intocmeste ordin de deplasare, decont cheltuieli, NIR pentru bunuri intrate in gestiune, la care se anexeaza bonul fiscal;

La exceptii se pot incadra:

• cheltuieli aferente sediului profesional stabilite in contractul de comodat/inchiriere – facturile de utilitati vin pe numele proprietarului;
• cheltuieli cu bunurile mobile in folosinta – exemplu polita RCA sau CASCO este pe numele proprietarului;
• asigurarea privata de sanatate/servicii medicale pe baza de abonament, deductibile in limita a 400 de euro pe an;
• pensia privata la pilonul 3 este deductibila in limita a 400 de euro pe an;
• si alte situatii cand nu se poate obtine factura pe numele PFA.

Important! Principiu general de deductibilitate: o plata efectuata de PFA/II/IF/PFI  este cheltuiala deductibila daca este efectuata cu scopul de a obtine venituri in activitatea desfasurata. Trebuie sa justifici in fata organului de control ca orice plata efectuata respecta acest principiu, pe langa conditiile de mai sus.

Important! Toate operatiunile efectuate in numele activitatii se inregistreaza in Registrul Jurnal de Incasari si Plati pe baza documentelor justificative. Deductibilitatea platilor efectuate se stabileste dupa incheierea anului fiscal si se completeaza in Registrul de Evidenta Fiscala, pe categorii de cheltuieli.

Important! Vanzarile si achizitiile, încasările si plățile se introduc in contabilitate la valoarea înscrisă pe document. Astfel, in Registrul Jurnal de încasări si plăti va fi afișată încasare/plata la valoarea de pe document iar in Registrul de evidenta fiscala se va calcul procentul de deductibilitate conform cu natura operatiunii. 

In Contapp introduci valorile de pe documente si alegi categoria fiscala si aplicatia calculeaza automat si corect deductibiliatatea fiecare plati;

3. Nu se folosește cursul BNR pentru operațiunile efectuate în valută

ORDINUL   Nr. 170 din 17 februarie 2015 pentru aprobarea Reglementarilor contabile privind contabilitatea in partida simpla, punctul  “18: Operatiunile efectuate in valuta  se evidentiaza  in contabilitate in moneda nationala, utilizandu‐se cursul de schimb valutar de la data efectuarii operatiunii.

Prin curs de schimb de la data efectuarii operatiunii se intelege cursul de schimb al pietei valutare, comunicat de Banca Nationala a Romaniei, din ultima zi bancara anterioara operatiunii, disponibil ca informatie la momentul efectuarii operatiunii (incasare, plata, emitere de documente).

Sumele aferente operatiunilor in valuta se inregistreaza in Registrul‐jurnal de incasari si plati (cod 14‐1‐1/b) in lei, cu mentionarea in coloana de explicatii a valorii in valuta.”

Ca urmare, orice plata sau incasare in valuta, realizata in numele activitatii independente, in banca sau in numerar (cazuri mai rare) se face la cursul BNR de la data documentului – de regula data operatiunii din extrasul bancar.

Cea mai intalnita greseala este incasarea/plata din/intr-un cont de lei unei facturi emisa intr-o alta valuta, la un curs stabilit de banca sau de procesatorul de plati, ceea ce nu corespunde cu prevederile legii de mai sus. Se foloseste cursul BNR, nu cursul bancii!

In Contapp pentru operatiunile in valuta, folosim automat cursul BNR valabil pentru ziua operatiunii – avem istoric al cursurilor incepand cu anul 2005, pentru 32 de valute; diferentele de curs valutar le introduci pe venituri impozabile sau pe cheltuieli nedeductibile.

4. Se depășește limita de deducere a 50% din cheltuielile cu autovehiculele rutiere

Conform codului fiscal, art,. 68, cheltuielile cu autoturismele sunt deductibile la nivelul a

Totodata, cheltuielile de funcționare, întreținere și reparații, aferente autoturismelor folosite de contribuabil sau membru asociat sunt deductibile limitat, la cel mult un singur autoturism aferent fiecărei persoane.

In Contapp Pentru cheltuielile cu autoturismul se foloseste categoria de deducere in limita a 50% din valoarea documentului de plata;

5. Nu se tine evidenta pe fiecare sursa de venit

Conform codului fiscal, art 118:

In Contapp poti tine evidenta pe fiecare activitate desfasurata si pe fiecare loc al activitatii;

Toate probleme de mai sus le-am rezolvat in Contapp – aplicatie online pentru contabilitatea pfa

Important! In contapp, atunci când creezi un articol pentru achiziții sau pentru plați, ești obligat sa alegi una din categoriile de mai sus. Acesta este cea mai delicata operație, pentru ca în funcție de categoria selectata Contapp calculează automat, venitul net, contribuțiile sociale datorate și venitul impozabil.